Un Atelier de planificare întâlniri este un site Web destinat centralizării tuturor informațiilor și materialelor pentru una sau mai multe întâlniri.

În acest articol

• Despre Atelierul de planificare întâlniri

• Părțile unui site Atelier de planificare întâlniri

• Participanți, utilizatori și grupuri de site în site-ul Atelier de planificare întâlniri

Despre Atelierul de planificare întâlniri

Un site Atelier de planificare întâlniri este un site Web care este un depozit pentru toate informațiile și materialele necesare pentru una sau mai multe întâlniri. Aveți posibilitatea să configurați site Atelier de planificare întâlniri când creați o invitație la o întâlnire în Microsoft Office Outlook. Subiectul, numele participanților, data, ora și locația din solicitarea întâlnirii sunt adăugate la atelierul de planificare întâlniri în mod automat de Outlook. Dacă modificați aceste informații mai târziu, Outlook actualizează automat site-ul Atelier de planificare întâlniri cu informațiile noi.

 Notă   În schimb, dacă actualizați informațiile pe site-ul Atelier de planificare întâlniri, trebuie să actualizați acele informații în solicitarea de informații din Outlook în mod manual.

În cazul în care configurați un site Atelier de planificare întâlniri prin utilizarea Outlook cu un cont Microsoft Exchange, se adaugă un link la site în mod automat în corpul mesajului care conține solicitarea de întâlnire. Invitații pot să facă clic pe link pentru a vedea și a lucra cu programul respectiv, cu documentele și alte informații legate de întâlnire de pe site-ul Atelier de planificare întâlniri. În timpul întâlnirii, aveți posibilitatea să vizualizați site-ul Atelier de planificare întâlniri și să îl actualizați cu informații precum numele participanților, deciziile care s-au luat, elementele sau activitățile care au fost atribuite participanților și să publicați consemnările oficiale ale întâlnirii. Aceste caracteristici ajută la crearea unei evidențe complete a întâlnirii pentru referințe viitoare.

Aveți posibilitatea să creați un site Atelier de planificare întâlniri dintr-o varietate de locații, dacă sunt disponibile Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 și un site părinte SharePoint site. Noul site Atelier de planificare întâlniri este creat ca un sub-site al site-ului părinte SharePoint. Unele exemple de locații pentru a crea un Atelier de planificare întâlniri sunt un program de calendar și programări compatibil cu Windows SharePoint Services 3.0, cum ar fi Outlook, un site Windows SharePoint Services 3.0 sau Microsoft Office SharePoint Server 2007 pe un intranet și un site extern care găzduiește Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 sau mai recent. Aveți de asemenea posibilitatea să creați un site Atelier de planificare întâlniri prin utilizarea unui site existent Atelier de planificare întâlniri, dar, în acest caz, noul site nu poate fi un sub-site al site-ului existent Atelier de planificare întâlniri.

Atât Outlook cât și Windows SharePoint Services 3.0 pot ajuta la configurarea unui site Atelier de planificare întâlniri pentru mai mult de o întâlnire, cum ar fi pentru întâlniri care se repetă sau pentru mai multe întâlniri asemănătoare, care sunt legate la același site Atelier de planificare întâlniri. Aveți de asemenea posibilitatea să desemnați un reprezentant să configureze un site Atelier de planificare întâlniri pentru dvs.

 Notă   Dacă utilizați un alt program de poștă electronică decât Outlook, consultați documentați pentru mai multe informații sau contactați administratorul de sistem.

Aveți posibilitatea să invitați pe orice posesor de adresă de poștă electronică validă în același domeniu de încredere cu al dvs. la site-uri Atelier de planificare întâlniri care sunt create în domeniul de încredere. Site-urile Atelier de planificare întâlniri care sunt create pe site-uri externe pot fi accesate de oricine care are o adresă de poștă electronică validă.

Dacă utilizați un program de mesagerie instantanee care este compatibil cu Windows SharePoint Services 3.0, cum ar fi Microsoft Windows Live Messenger sau Microsoft Office Communicator, aveți posibilitatea să utilizați programul din lista Participanți în site-ul Atelier de planificare întâlniri pentru a comunica cu alți participanți. De asemenea, aveți posibilitatea să solicitați unui participant care se află online să viziteze Atelier de planificare întâlniri, astfel încât să lucrați împreună.

 Începutul paginii

Părțile unui site Atelier de planificare întâlniri

Un site Atelier de planificare întâlniri este format din una sau mai multe pagini care conțin părți de informații, denumite părți Web. Exemple de părți Web sunt detaliile întâlnirii și listele de informații obișnuite în planificarea, conducerea sau urmărirea unei întâlniri. Titlurile tipice pentru liste includ Obiective, Program, Participanți, Decizii și Activități. În plus față de liste, aveți posibilitatea să adăugați bibliotecă de documente și una de imagini, unde invitații pot stoca materialele în legătură cu întâlnirea. Listele și bibliotecile care se afișează în mod implicit pe pagina de pornire depind de șablonul ales la crearea site-ului Atelier de planificare întâlniri.

Dacă site-ul Atelier de planificare întâlniri nu conține toate informațiile solicitate, aveți posibilitatea să îl particularizați pentru a se potrivi nevoilor dvs. Ajutorul pentru site-ul Atelier de planificare întâlniri este disponibil pe site și în Ajutor Windows SharePoint Services.

 Începutul paginii

Participanți, utilizatori și grupuri de site pe site-ul Atelier de planificare întâlniri

Deși Outlook actualizează lista Participanți pe un site Atelier de planificare întâlniri, nu atribuie în mod automat permisiuni participanților pentru a accesa site-ul Atelier de planificare întâlniri. Acordarea sau neacordarea permisiunilor în mod automat depinde de tipul site-ului Atelier de planificare întâlniri.

În cazul în care creați un site Atelier de planificare întâlniri și trimiteți o solicitare de întâlnire cu un link către site, participanții sunt desemnați în mod automat la grupul site-ului Contributor și sunt adăugați la site ca utilizatori cu drepturi de citire și scriere pe site-ul Atelier de planificare întâlniri. Ca organizator al întâlnirii, sunteți desemnat grupului site-ului Administrator. Dacă există o problemă cu acordarea drepturilor în mod automat unui participant, veți primi un mesaj cu instrucțiuni despre locul din site în care aveți posibilitatea să adăugați participantul ca utilizator.

În situația în care o legătură la un site Atelier de planificare întâlniri existent după trimiterea solicitării pentru întâlnire, toți participanții vor avea drepturi de acces la site în mod automat dacă oricare dintre următoarele condiții este adevărată:

• Site-ul Atelier de planificare întâlniri a fost creat original cu permisiuni unice care sunt diferite de site-ul Web părinte.
• Site-ul Atelier de planificare întâlniri a moștenit setările de permisiuni de la site-ul SharePoint părinte și participanții au drepturi de acces la site-ul părinte.

Pentru mai multe informații, consultați Ajutor pe site-ul Atelier de planificare întâlniri.

 Începutul paginii