Utilizarea rapoartelor și diagramelor în Business Contact Manager

Un raport este un instrument excelent pentru a obține o imagine detaliată a Conturilor, (Cont: O firmă sau o organizație cu care faceți afaceri. Dacă se furnizează un serviciu, cum ar fi stomatologic sau medical, un Cont poate fi și un client.) Contactelor firmă (Persoană de contact afaceri: O persoană cu care faceți afaceri la firmă sau organizație.), Clienților potențiali (client potențial: Un client potențial care trebuie contact de către un vânzător și care trebuie calificat sau descalificat drept oportunitate de vânzare.), Oportunităților (Oportunitate: Șansa de a vinde produsele sau serviciile unui Cont sau Persoană de contact afaceri.), Proiectelor de firmă (Proiect de firmă: Un proiect care se creează în Business Contact Manager pentru Outlook. Un proiect de firmă este alcătuit din una sau mai multe activități ale proiectului.) și a activităților de marketing (activitate de marketing: O acțiune care este destinată vânzării sau identificării produselor și serviciilor pentru un grup selectat de destinatari. Printre activitățile de marketing se pot număra liste de apeluri, mesaje de poștă electronică și fluturași imprimați. Dintr-o campanie de marketing pot face parte mai multe activități de marketing.). Aveți posibilitatea să deschideți zeci de rapoarte implicite în Business Contact Manager pentru Outlook, iar în plus să modificați, să salvați, să actualizați și să reutilizați un număr aproape nelimitat de rapoarte suplimentare.

Acest articol descrie caracteristicile rapoartelor din Business Contact Manager pentru Outlook și modul în care se poate lucra cu rapoartele, în care se pot particulariza acestea și cum se pot utiliza pentru a iniția alte activități de afaceri.

---

• Deschiderea și modificarea unui raport
• Salvarea, reîmprospătarea sau imprimarea unui raport deschis
• Crearea unei diagrame dintr-un raport
• Exportul unui raport în Excel sau în alt program pentru analiză
• Lansarea unei activități de marketing dintr-un raport
• Deschiderea unui raport dintr-un gadget
• Vizualizarea listei de rapoarte standard

---

Deschiderea și modificarea unui raport

Business Contact Manager pentru Outlook furnizează numeroase rapoarte predefinite. Dacă nu vedeți exact ceea ce vă trebuie, aveți posibilitatea să deschideți un raport similar, apoi să îl modificați așa cum considerați necesar. De asemenea, este posibil să vă salvați rapoartele particularizate, pentru a le reutiliza ulterior.

Deschiderea unui raport

1. În Panglică (panglică: Un element care înlocuiește majoritatea meniurilor, barelor de instrumente și panourilor de activități. Panglica prezintă file bazate pe activități, care conțin instrumente și opțiuni organizate în grupuri logice.), faceți clic pe fila Rapoarte. Rapoartele disponibile sunt grupate după spațiile lor de lucru asociate: Gestionare contacte, Vânzări, Marketing sau Proiecte firmă. Grupul Deschis conține rapoarte pe care le-ați modificat și salvat.

2. Pentru a deschide un raport predefinit, faceți clic pe butonul pentru tipul de raport pe care doriți să îl vedeți, apoi faceți clic pe numele raportului din listă.
3. Pentru a deschide un raport modificat pe care l-ați salvat, faceți clic pe Rapoarte salvate, faceți clic pe numele raportului în caseta de dialog Deschidere rapoarte salvate, apoi faceți clic pe Deschis.

 Sfat    Dacă nu știți sigur care grup sau categorie conține raportul pe care îl căutați, Vizualizarea listei de rapoarte standard.

Pentru asistență la modificarea unui raport, consultați Modificarea unui raport pentru a-l face mai util.

Începutul paginii

Modificarea unui raport

Dețineți foarte mult control asupra aspectului rapoartelor dvs. în Business Contact Manager pentru Outlook.

---

• Modificarea aspectului unui raport
• Modificarea unui raport pentru a-l face mai util

---

Modificarea aspectului unui raport

Există diverse modalități de a modifica aspectul sau imaginea unui raport. Este posibil să utilizați aceste metode separat sau în combinații; ordinea în care efectuați modificările nu are importanță.

• Utilizarea panoului Particularizare raport     În Panglică, în grupul Aspect, faceți clic pe oricare dintre opțiuni pentru a deschide panoul Particularizare raport:
• Selectare coloană Dacă doriți să modificați ce coloane se afișează, faceți clic pe acest buton, apoi faceți clic pe semnul + (plus) pentru a extinde lista și a vizualiza toate elementele din aceasta. Opțiunile disponibile vor varia în funcție de raportul pe care îl modificați. Bifați casetele de selectare pentru coloanele pe care doriți să le afișați și debifați casetele de selectare pentru elementele pe care nu doriți să le vedeți în raport.
• Antet și subsol. Dacă doriți să adăugați un antet sau un subsol la raport sau să adăugați note la raport, faceți clic pe acest buton, apoi bifați casetele de selectare și introduceți informațiile pentru coloanele pe care doriți să le afișați. Debifați casetele de selectare pentru coloanele pe care nu doriți să le vedeți în raport.
• Fonturi. Dacă doriți să modificați modalitatea de afișare a fonturilor și numerelor, faceți clic pe Fonturi. Faceți clic pe opțiunile pe care doriți să le modificați și actualizați-le așa cum considerați necesar. Aveți posibilitatea să modificați fontul din corpul raportului, de pe etichetele pentru rânduri și coloane și din câmpurile numerice pentru totaluri și subtotaluri.
• Utilizarea controalelor Sortare și filtrare      Pe Panglică, în grupul Sortare și filtrare, alegeți oricare dintre următoarele variante:
• Filtrare. Aveți posibilitatea să limitați rezultatele afișate în raport filtrând raportul. Pentru informații despre filtrarea unui raport, consultați Filtrarea înregistrărilor în Business Contact Manager.
• Ascendentă sau Descendentă. Faceți clic pe una dintre aceste opțiuni pentru a modifica ordinea de sortare a înregistrărilor din raport. Implicit, listele sunt sortate în ordine alfabetică, pe baza câmpului principal din raport. De exemplu, în raportul intitulat Contacte firmă după Cont, lista este sortată inițial după Nume cont. Sub Nume cont, fiecare Contact firmă legat la un Cont este afișat în ordine alfabetică.

 Sfat    Numele sunt afișate după informațiile din câmpul Nume complet. Dacă includeți titluri cu numele complet, titlurile sunt incluse în sortare. De exemplu, numele complet Dl. Iulian Călinov ar fi listat sub D.

• Reordonare coloane     Pentru a modifica ordinea coloanelor dintr-un raport, faceți clic pur și simplu pe un nume de coloană, apoi glisați coloana acolo unde doriți.
• Sortarea elementelor într-un câmp de date secundar    Pentru a inversa ordinea textului sau a numerelor dintr-un câmp secundar, faceți clic pe numele câmpului din raport. De exemplu, în raportul intitulat Contacte firmă după Cont, aveți posibilitatea să faceți clic pe coloana Nume persoană de contact afaceri pentru a sorta din nou numele Contactelor firmă listate de sub fiecare Nume cont în ordine alfabetică inversă. Faceți clic din nou pe titlul coloanei pentru a restaura ordinea inițială. La fel, dacă faceți clic pe numele de coloană Adresă - Cod poștal, lista de Contacte firmă de sub fiecare Nume cont este sortată din nou în ordine numerică inversă.
• Restrângerea sau extinderea grupurilor dintr-un câmp de date secundar     Faceți clic pe semnul - (minus) din orice rând al raportului pentru a restrânge toate subelementele și a afișa doar prima linie a intrării din raport. De exemplu, în raportul intitulat Contacte firmă după Cont, aveți posibilitatea să faceți clic pe semnul - (minus) lângă un Nume cont pentru a ascunde lista de Contacte firmă legate. Pentru a indica faptul că o listă este restrânsă, semnul - (minus) se transformă în semnul + (plus). Această caracteristică poate fi utilă pentru reducerea dimensiunii și complexității raportului. Pentru a extinde un grup, faceți clic pe semnul +.

Începutul paginii

Modificarea unui raport pentru a-l face mai util

Există diverse modalități prin care se pot modifica rapoartele, pentru a le face mai utile pentru dvs. sau pentru colegii dvs.

• Filtrarea rezultatelor    După deschiderea unui raport, utilizați filtrele (filtru: Un filtru poate defini ce înregistrări sau coloane se returnează dintr-o interogare. Un filtru limitează întotdeauna rezultatul.) Simplu și Complex pentru a exclude înregistrările specifice din raport. Filtrarea rezultatelor raportului poate fi utilă pentru diverse activități. De exemplu, un raport pentru Clienți potențiali care este filtrat după locație este o bază excelentă pentru o campanie de marketing prin corespondență directă în legătură cu un eveniment pe care îl planificați în zonă. Pentru mai multe informații despre filtrare, consultați Filtrarea înregistrărilor în Business Contact Manager.
• Modificarea aspectului    Actualizați modul în care arată informațiile din rapoartele dvs. în Modificarea aspectului unui raport
• Particularizările datelor    Înainte de a deschide un raport, este posibil să efectuați modificări importante la acesta, cu particularizări precum câmpurile definite de utilizator (câmp definit de utilizator: Un câmp pe care îl creați și îl definiți pentru a urmări informații specifice afacerii dvs.) sau modificări la intrările implicite din diverse liste. Adăugați câmpuri definite de utilizator la formularul (formular: O modalitate de a colecta și a distribui informații pentru elemente din Business Contact Manager pentru Outlook.) Client potențial, de exemplu, pentru a înregistra informațiile specifice de domeniu de care aveți nevoie și pentru a genera rapoarte din acesta. Modificați opțiunile disponibile într-o listă și opțiunile respective devin coloane de date în următorul dvs. raport.

Pentru mai multe informații despre editarea valorilor din liste, consultați Crearea și particularizarea listelor și tipurilor de înregistrări.

 Notă    Dacă un câmp definit de utilizator pe care l-ați adăugat la un raport este șters din baza de date Business Contact Manager (Bază de date Business Contact Manager: Baza de date care stochează informații despre conturi, persoane de contact de afaceri, oportunități, proiecte de firmă și alte elemente.), raportul salvat nu va afișa informațiile din câmpul șters. Dacă exportați un raport cu informații în Excel înainte de ștergerea câmpului, aceste rapoarte nu sunt afectate.

Începutul paginii

Corectarea erorilor datelor dintr-un raport

Atunci când vă uitați pe un raport, este posibil să observați erori pe care doriți să le corectați. De exemplu, este posibil să vedeți că un Contact firmă a fost asociat unui Cont greșit. O astfel de eroare nu poate fi corectată în raport, dar poate fi corectată în înregistrările individuale implicate.

Pentru a corecta eroarea din acest exemplu, deschideți înregistrarea Contact firmă și, la Pagina general a înregistrării, în câmpul Cont legat, introduceți Contul corect. Dacă reveniți apoi la raport și în grupul Acțiuni și faceți clic pe Reîmprospătare, raportul va fi corect.

Începutul paginii

Salvarea, reîmprospătarea sau imprimarea unui raport deschis

După ce ați revizuit un raport, este posibil să doriți să salvați modificări pe care le-ați efectuat la acesta, să actualizați datele sau să imprimați raportul. Începeți cu un raport deschis pentru a termina oricare dintre aceste acțiuni.

Salvarea unui raport modificat

Nu este necesar să salvați un raport pe care nu l-ați modificat, pentru că acesta este disponibil din fila Rapoarte a Panglicii. Rapoartele salvate sunt stocate în baza de date Business Contact Manager pentru Outlook.

1. Pe Panglică, faceți clic pe fila Rapoarte, apoi faceți clic pe tipul de raport pe care doriți să îl deschideți, apoi faceți clic pe numele raportului pentru a-l deschide.
2. Particularizați raportul așa cum se descrie în Deschiderea și modificarea unui raport.
3. Pe Panglică, în grupul Acțiuni, faceți clic pe Salvare ca.
4. În caseta de dialog Salvare ca ce se deschide, tastați un nume pentru raport, apoi faceți clic pe OK.

Pentru a deschide un raport particularizat, faceți clic pe Rapoarte salvate.

 Sfat    Raportul este salvat în aceeași categorie ca raportul pe care l-ați modificat pentru a crea raportul salvat.

Reîmprospătarea datelor dintr-un raport

Datele din raport se reîmprospătează de fiecare dată când deschideți raportul salvat. De asemenea, este posibil să le actualizați după cum considerați necesar.

1. Pe Panglică, faceți clic pe fila Rapoarte, apoi faceți clic pe tipul de raport pe care doriți să îl deschideți, apoi faceți clic pe numele raportului pentru a-l deschide.
2. Pe Panglică, în grupul Acțiuni, faceți clic pe Reîmprospătare.

Imprimarea unui raport

1. Pe Panglică, faceți clic pe fila Rapoarte, apoi faceți clic pe tipul de raport pe care doriți să îl deschideți, apoi faceți clic pe numele raportului pentru a-l deschide.
2. Pe Panglică, în grupul Acțiuni, faceți clic pe Imprimare.

Începutul paginii

Crearea unei diagrame dintr-un raport

Aveți posibilitatea să creați o diagramă din majoritatea rapoartelor din Business Contact Manager pentru Outlook și din rapoartele particularizate pe care le-ați creat dintr-un raport. Rapoartele care pot fi afișate în formă de diagramă vor afișa un buton Diagramă activ ( ), în Panglică. Rapoartele care nu au date nu pot fi vizualizate ca diagrame.

1. Deschideți raportul pe care doriți să îl vedeți ca diagramă.
2. Pe Panglică, în grupul Afișare, faceți clic pe Diagramă. Dacă o diagramă este prea lată pentru a se afișa pe monitorul dvs., sub diagramă va apărea o bară de defilare orizontală.

 Sfat    Dacă doriți să creați diagrame mai sofisticate, exportați datele raportului în Excel și utilizați acest program pentru a crea diagrama. Pentru mai multe informații despre exportul datelor din raport în Excel, consultați Exportul unui raport în Excel sau în alt program pentru analiză.

3. Utilizați controalele din grupul Diagramă din Panglică pentru a particulariza diagramele.

• Etichete     Faceți clic pe Etichete pentru a adăuga sau a elimina Titluri axă și o Legendă.
• Valori     Faceți clic pe Valori pentru a selecta datele afișate în raport. De exemplu, în diagrama pentru Oportunități după Sursă, aveți posibilitatea să afișați date Număr de oportunități    sau Venit.
• Previzionat     și Total    Bifați aceste casete de selectare dacă doriți ca diagrama să afișeze venitul real, venitul așteptat sau ambele.

 Notă    Aceste casete de selectare nu sunt disponibile în fiecare diagramă.

Începutul paginii

Exportul unui raport în Excel sau în alt program pentru analiză

Aveți posibilitatea să exportați cu ușurință un raport Business Contact Manager pentru Outlook în Microsoft Excel sau în alt program pentru analize aprofundate. Pentru a exporta datele din raport în alt program decât Excel, începeți prin a exporta datele în Excel. Apoi, în Excel, este posibil să salvați datele într-un format de fișier pe care îl poate deschide celălalt program. De exemplu, un fișier Excel salvat în formatul de fișier Valori separate prin virgulă (.csv) poate fi deschis în diverse programe.

Alegeți una dintre următoarele:

Salvați raportul ca fișier Excel pe computer    

1. Deschideți raportul pe care doriți să-l exportați în Excel.
2. În Panglică, în grupul Acțiuni, faceți clic pe Export către Excel. Raportul se deschide în Excel.
3. În Excel, faceți clic pe butonul Salvare pentru a deschide caseta de dialog Salvare ca. Alegeți din peste 20 de formate de fișier pentru a salva raportul.

Trimiteți raportul prin poșta electronică, sub formă de fișier Excel atașat    

1. Deschideți raportul pe care doriți să îl trimiteți ca atașare de poștă electronică.
2. Pe Panglică, în grupul Acțiuni, faceți clic pe Trimitere prin poșta electronică. Se deschide un formular mesaj de poștă electronică Outlook, cu raportul atașat ca fișier Excel (format .xlsx).
3. Completați rândurile Către și Subiect, tastați un mesaj (opțional), apoi faceți clic pe Trimitere.

Începutul paginii

Lansarea unei activități de marketing dintr-un raport

Aveți posibilitatea să utilizați un raport care să conțină adresele, numerele de telefon sau adresele de poștă electronică ale Conturilor, Contactelor firmă sau Clienților potențiali, pentru a lansa o activitate de marketing în Business Contact Manager pentru Outlook.

1. Deschideți un raport pe care doriți să îl utilizați ca bază pentru o activitate de marketing.
2. Faceți clic pe CTRL+A pentru a evidenția toate înregistrările din listă.
3. În Panglică, în grupul Comunicare, faceți clic pe Listă nouă apeluri, Mesaje de poștă electronică în masă sau Imprimare corespondență directă, apoi faceți clic pe Toți destinatarii sau pe Destinatari selectați.
4. În formularul de activitate de marketing care se deschide, creați lista de destinatari pentru activitate și conținut.

Pentru informații despre crearea unei liste de apeluri, consultați Crearea și utilizarea listelor de apeluri în Business Contact Manager. Pentru informații despre crearea altor activități de marketing, consultați Promovați-vă produsele și serviciile în Business Contact Manager.

Începutul paginii

Deschiderea unui raport dintr-un gadget

Pentru a deschide un raport dintr-un gadget, faceți clic pe pictograma raportului de pe gadget. Rapoartele deschise din gadgeturi se comportă la fel ca rapoartele deschise din Panglică.

Pentru mai multe informații despre gadgeturi, consultați Utilizarea gadgeturilor în Business Contact Manager.

Începutul paginii

Vizualizarea listei de rapoarte standard

Lista următoare de rapoarte standard disponibilă în Business Contact Manager pentru Outlook este organizată după tipul de înregistrare.

 Sfat    Majoritatea rapoartelor pot fi transformate în diagrame, așa cum se descrie în Crearea unei diagrame dintr-un raport.

Rapoarte de cont    

Rapoarte pentru contacte de firmă    

Rapoarte pentru clienți potențiali

Rapoarte de oportunități

Alte rapoarte de vânzări

Rapoarte de marketing

Rapoarte pentru proiecte de firmă.