Urmărirea comunicațiilor cu clienții în Business Contact Manager

În Business Contact Manager pentru Outlook, comunicațiile includ nu numai mesaje de poștă electronică și jurnale telefonice, dar și informații, cum ar fi un fișier, o Oportunitate (Oportunitate: Șansa de a vinde produsele sau serviciile unui Cont sau Persoană de contact afaceri.) sau un proiect firmă care este asociat cu un anumit client. Elementele devin o parte din istoricul de comunicații (element de istoric al comunicațiilor: Un element, cum ar fi o rezervare, o notă de firmă, un mesaj de poștă electronică, un fișier sau o activitate, care este legat la un cont, persoană de contact de afaceri, oportunitate sau proiect de firmă.) al clientului respectiv.

Acest articol explică modul în care să creați și să editați elemente de istoric comunicații.

Ce intenționați să faceți?


Crearea și legarea elementelor din Istoric comunicații

Elementele din Istoric comunicații includ mesajele de poștă electronică, rezervările și activitățile Outlook. De asemenea, includ fișiere, înregistrări Proiect firmă (Proiect de firmă: Un proiect care se creează în Business Contact Manager pentru Outlook. Un proiect de firmă este alcătuit din una sau mai multe activități ale proiectului.), activități (activitate: Un proiect, o asociere sau o misiune personală sau profesională care se urmărește până la îndeplinire.) proiect, Oportunități, note firmă (notă firmă: Permite unui utilizator să înregistreze în jurnal detaliile comunicațiilor sau tranzacțiilor comerciale și să le lege cu istoricul unui cont, al unei persoane de contact de afaceri, a unei oportunități sau a unui proiect de firmă.) și jurnale telefonice (jurnal telefon: Detaliile unui apel telefonic care se pot lega cu istoricul comunicațiilor unui cont, unei persoane de contact de afaceri, unei oportunități sau unui proiect de firmă.).

Toate elementele de istoric comunicații trebuie legate la o înregistrare. Aveți posibilitatea să legați elementele existente, cum ar fi un mesaj de poștă electronică sau un fișier la o înregistrare sau să creați un element de istoric comunicații din interiorul unei înregistrări. Elementul este legat automat la înregistrare.

Elementele sunt listate pe pagina Istoric a înregistrării și în folderul Istoric comunicații.

Numai Oportunități și Proiecte firmă sunt elemente de istoric comunicații care pot conține și alte elemente de istoric comunicații.

Element de istoric comunicații Elemente de istoric comunicații care pot fi legate la acesta
Oportunitate
  • Mesaj de poștă electronică
  • Notă firmă
  • Jurnal telefon
  • Fișier
  • Activitate Outlook
  • Rezervare
Proiect firmă
  • Notă firmă
  • Jurnal telefon
  • Fișier
  • Activitate Outlook
  • Rezervare
Pagina Istoric comunicații din Conturi și Contacte firmă

Conturi și Contacte firmă moștenesc elementele de istoric comunicații ale înregistrărilor care sunt legate la ele.

Dacă un element de istoric comunicații, cum ar fi un jurnal telefon, este legat la alt element de istoric comunicați, cum ar fi un Proiect firmă, jurnalul telefon este listat pe pagina Istoric a Proiectului firmă și pe pagina Istoric a înregistrării Cont sau Contact firmă la care este legat Proiectul firmă.

Cont și Contact firmă moștenesc și activitățile proiect din înregistrările Proiect firmă.

Începutul paginii Începutul paginii

Crearea unui element de Istoric comunicații

  1. În Panoul de navigare, sub Business Contact Manager, faceți clic pe unul dintre folderele următoare pentru a afișa spațiul de lucru:
  • Gestionare contacte.
  • Vânzări.
  • Management de proiect (numai Proiecte firmă)

AfișareDe ce nu este listat folderul Marketing?

În mod implicit, folderul Marketing nu conține înregistrări Cont sau Contact firmă. Nu aveți posibilitatea să adăugați un element de istoric comunicații la orice înregistrare activitate de marketing, deoarece acestea nu sunt legate la un tip de înregistrare Cont sau Contact firmă.

  1. Faceți clic pe fila care conține înregistrarea pe care o doriți.

 Notă   Nu aveți posibilitatea să adăugați un element de istoric comunicații în nicio activitate proiect, deoarece nu este legat la un tip de înregistrare Cont sau Contact firmă.

  1. Faceți dublu clic pe înregistrarea la care doriți să legați un element nou de istoric comunicații.
  2. Pe Panglică, în grupul Afișare, faceți clic pe Istoric.
  3. Faceți clic pe butonul Nou, apoi faceți clic pe tipul de element de istoric comunicații pe care doriți să îl adăugați.

 Notă   Nu aveți posibilitatea să creați fișiere noi în Business Contact Manager pentru Outlook. Este posibil să legați numai fișiere existente la înregistrări. Tipul de fișiere pe care este posibil să le legați includ fișiere Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher, Word și fișiere de imagini. Pentru mai multe informații, consultați Crearea unei legături de la un fișier Microsoft Excel, PowerPoint Publisher sau Word către o înregistrare, mai jos în acest articol.

  1. Completați formularul pentru noul element, apoi faceți clic pe Salvare și închidere sau trimiteți mesajul de poștă electronică.

Elementul este listat pe pagina Istoric.

 Sfat   Fișierele din istoricul comunicații sunt mai degrabă legate decât stocate în baza de date Business Contact manager. Dacă vă partajați baza de date, iar un utilizator nu are acces la rețeaua dvs. și trebuie să acceseze fișierele din istoricul de comunicații, mai degrabă atașați fișierele în secțiunea Comentarii decât să legați fișierele la istoricul de comunicații. Rețineți că limita dimensiunii bazei de date este 4 GO, iar fișierele care sunt atașate măresc dimensiunea bazei de date.

Începutul paginii Începutul paginii

Legarea elementelor de istoric comunicații existente la înregistrări

Notele firmă, jurnalele telefon, mesajele de poștă electronică, rezervările, activitățile și fișierele se pot lega la mai mult de o înregistrare.

Oportunitățile se pot lega doar la o singură înregistrare Cont sau înregistrare Contact firmă.

Proiectele firmă se pot lega la mai mult de o înregistrare Cont sau o înregistrare Contact firmă, dar numai una dintre înregistrările Cont sau Contact firmă poate fi înregistrarea principală.

Activitățile proiect pot fi legate numai la o singură înregistrare Proiect firmă.

Aveți posibilitatea să modificați înregistrarea la care este legat oricare dintre elementele de istoric comunicații. Pentru mai multe informații, consultați Vizualizarea și editarea elementelor de istoric comunicații mai jos în acest articol.

Legarea la un mesaj de poștă electronică, o rezervare, o activitate sau o înregistrare Outlook existente

  1. Deschideți elementul Outlook (element Outlook: Elementul de bază care păstrează informațiile din Outlook (similar unui fișier din alte programe). Elementele sunt: mesaje de poștă electronică, întâlniri, persoane de contact, activități, intrări jurnal, note, articole și documente postate.) pe care doriți să-l legați la înregistrare.
  2. Pe Panglică, în grupul Firmă, faceți clic pe Legare la înregistrare.
  3. În caseta de dialog Legare la înregistrare Business Contact Manager din lista Tip element faceți clic pe tipul de înregistrare la care doriți să legați elementul.
  4. În lista de înregistrări, faceți clic pe o înregistrare.

Dacă doriți să legați elementul la mai mult de o înregistrare, selectați înregistrările respective.

AfișareCum selectez mai multe înregistrări?

Pentru a selecta înregistrări adiacente, apăsați tasta SHIFT, apoi faceți clic pe prima și pe ultima înregistrare din grupul pe care doriți să-l adăugați. Pentru a selecta înregistrări neadiacente, apăsați tasta CTRL, apoi faceți clic pe înregistrările individuale. Pentru a selecta toate înregistrările, faceți clic pe o înregistrare, apoi apăsați CTRL+A.

  1. Sub Înregistrări legate, faceți clic pe Legare la.

Înregistrările pe care le-ați selectat sunt listate în caseta Legare la.

 Sfat   Pentru a lega un element Outlook la tipuri diferite de înregistrări, faceți clic pe tipul de înregistrare în lista Tip element, apoi faceți clic pe înregistrare.

  1. Faceți clic pe OK.

 Sfat   Pentru a vă asigura că toate mesajele de la sau către un Cont sau un Contact firmă sunt incluse în istoricul comunicații, în Outlook, faceți clic cu butonul din dreapta pe un mesaj de poștă electronică pe care doriți să-l legați la înregistrare, apoi faceți clic pe Legare și urmărire. Pentru informații despre cum să creați automat legături între mesajele de poștă electronică și înregistrări, consultați Legarea și urmărirea mesajelor de poștă electronică în Business Contact Manager.

 Notă   Nu există niciun indicator care să vă arate că un mesaj de poștă electronică, o rezervare sau o activitate este legată la o înregistrare. Aveți posibilitatea să faceți clic pe butonul Legare la înregistrare în elementul Outlook pentru a vedea dacă elementul este legat și înregistrările la care este legat elementul.

Începutul paginii Începutul paginii

Crearea unei legături de la un fișier Microsoft Excel, PowerPoint, Publisher sau Word către o înregistrare

  1. În Excel, PowerPoint, Publisher sau Word, deschideți fișierul pe care doriți să îl legați la o înregistrare.
  2. Faceți clic pe fila Fișier.
  1. Faceți clic pe fila Business Contact Manager, apoi faceți clic pe butonul Legare la înregistrare.
  2. În caseta de dialog Legare la înregistrare Business Contact Manager din lista Folder faceți clic pe tipul de înregistrare la care doriți să legați fișierul.
  3. În lista de înregistrări, faceți clic pe o înregistrare.

Dacă doriți să legați fișierul la mai mult de o înregistrare, selectați înregistrările respective.

AfișareCum selectez mai multe înregistrări?

Pentru a selecta înregistrări adiacente, apăsați tasta SHIFT, apoi faceți clic pe prima și pe ultima înregistrare din grupul pe care doriți să-l adăugați. Pentru a selecta înregistrări neadiacente, apăsați tasta CTRL, apoi faceți clic pe înregistrările individuale. Pentru a selecta toate înregistrările, faceți clic pe o înregistrare, apoi apăsați CTRL+A.

  1. Sub Înregistrări legate, faceți clic pe Legare la.

Înregistrările pe care le-ați selectat sunt listate în caseta Legare la.

  1. Faceți clic pe OK.

Pentru mai multe informații, consultați Legarea unui fișier la o înregistrare Business Contact Manager.

Începutul paginii Începutul paginii

Vizualizarea și editarea elementelor din Istoric comunicații

Aveți posibilitatea să vizualizați și să editați elementele de istoric comunicații din pagina istoric comunicații a unei înregistrări sau în folderul Istoric comunicații (Folderul Istoric comunicații: Un folder, accesibil din meniul Business Contact Manager, care conține toate elementele de istoric al comunicațiilor și înregistrările la care sunt legate acestea.). Printre elementele editabile se numără activitățile, rezervările, notele de firmă și jurnalele telefonice. Mesajele de poștă electronică nu pot fi editate.

  1. Alegeți una dintre următoarele:
  1. În Panoul de navigare, sub Business Contact Manager, faceți clic pe unul dintre folderele următoare pentru a afișa spațiul de lucru:
  • Gestionare contacte.
  • Vânzări.
  • Management de proiect (numai Proiecte firmă)

AfișareDe ce nu este listat folderul Marketing?

În mod implicit, activitățile de marketing nu au o pagină Istoric. Nu aveți posibilitatea să adăugați un element de istoric comunicații în nicio înregistrare activitate de marketing, deoarece nu este legat la un tip de înregistrare Cont sau Contact firmă.

  1. Faceți clic pe fila care conține înregistrarea pe care o doriți.
  2. Faceți dublu clic pe înregistrarea care are elementele de istoric comunicații pe care doriți să le vizualizați.
  3. Pe Panglică, în grupul Afișare, faceți clic pe Istoric.

Sunt listate toate elementele de istoric comunicații care sunt legate la înregistrare.

  1. În Panoul de navigare, faceți clic pe butonul Business Contact Manager.Butonul Business Contact Manager din Panoul de navigare
  1. Faceți dublu clic pe folderul Înregistrări de firmă pentru a-l extinde, apoi faceți clic pe Istoric comunicații.

 Notă   Elementele de istoric comunicații care sunt legate la mai mult de o înregistrare apar în folderul Istoric comunicații de mai multe ori. Când ștergeți o copie a elementului de istoric comunicații care are mai multe copii, celelalte copii vor fi în continuare legate la înregistrări. Numele înregistrărilor legate sunt afișate în coloana Legat la din folderul Istoric comunicații.

 Sfat   Aveți posibilitatea să sortați sau să filtrați lista pentru a vedea elementele pe care le doriți. Faceți clic pe fila Vizualizare, apoi faceți clic pe aranjamentul sau pe filtrul dorit. Pentru informații despre cum să aplicați un filtru mai complex, consultați Filtrarea înregistrărilor în Business Contact Manager.

  1. Faceți dublu clic pe elementul de istoric comunicații pe care doriți să îl editați.
  2. Efectuați modificările, apoi salvați-le.

Începutul paginii Începutul paginii

De ce anumite elemente de istoric comunicații se listează de mai multe ori

Un element poate fi listat pe pagina Istoric și în folderul Istoric comunicații de mai multe ori, dacă elementul este legat la mai mult de o înregistrare.

Pagina Istoric a unei înregistrări Cont sau Contact firmă poate lista un element de mai multe ori dacă:

  • Elementul este legat la înregistrarea Cont, iar înregistrările care sunt legate la înregistrarea Cont sunt, de asemenea, legate la element. O înregistrare Cont moștenește elementele de istoric comunicații ale înregistrărilor care sunt legate la ea.
  • Elementul este legat la înregistrarea Contact firmă, iar o Oportunitate sau un Proiect firmă legat la Contact firmă conține o legătură către același element de istoric comunicații. O înregistrare Contact firmă moștenește istoricul comunicații al Oportunităților și Proiectelor firmă legate.

Folderul Istoric comunicații listează un element de mai multe ori numai dacă elementul este legat la mai mult de o înregistrare. Dacă un element este listat pe pagina Istoric a unei înregistrări Cont pentru că aceasta l-a moștenit, dar elementul nu este legat direct la înregistrarea Cont, elementul nu se listează în folderul Istoric comunicații ca legat la înregistrarea Cont.

Dacă editați un element într-o înregistrare, elementul se modifică în toate înregistrările legate.

Începutul paginii Începutul paginii

Ștergerea unui element de istoric comunicații

Nu toate elementele de istoric comunicații șterse se comportă în același fel.

Când ștergeți dintr-o înregistrare o rezervare, o întâlnire, un mesaj de poștă electronică sau o activitate, elementul se păstrează neatins în locația sa originală. Aveți posibilitatea să legați elementul la altă înregistrare, în orice moment. Rezervarea, întâlnirea, mesajul de poștă electronică sau activitatea care s-a șters se mută în folderul Elemente șterse (Folderul Elemente șterse: Un folder care stochează elemente șterse de utilizator. Numai proprietarul bazei de date poate șterge definitiv aceste elemente.) din Business Contact Manager pentru Outlook.

Dacă ștergeți o rezervare, o întâlnire, un mesaj de poștă electronică sau o activitate din locația sa originală, dar nu și din Business Contact Manager pentru Outlook, aproximativ 4 KO din element se păstrează în Business Contact Manager pentru Outlook. Dacă deschideți o rezervare, un mesaj de poștă electronică, o activitate sau un fișier care a fost șters din locația sa originală, se afișează într-un formular Activitate firmă. Pentru informații, consultați Utilizarea unui formular Activitate firmă mai jos în acest articol.

Când ștergeți o notă de firmă, o Oportunitate sau un jurnal telefonic dintr-o înregistrare, dacă elementul nu este legat la altă înregistrare, nota de firmă, Oportunitatea sau jurnalul telefonic se mută în folderul Elemente șterse din Business Contact Manager pentru Outlook.

Pentru a șterge definitiv un element de istoric comunicații din Business Contact Manager pentru Outlook , trebuie să îl ștergeți din fiecare înregistrare la care este legat și să goliți folderul Elemente șterse.

 Notă   Numai proprietarul bazei de date poate goli folderul Elemente șterse din Business Contact Manager pentru Outlook.

Pentru mai multe informații despre ștergerea înregistrărilor, consultați Ștergerea înregistrărilor Business Contact Manager.

  1. În Panoul de navigare, faceți clic pe butonul Business Contact Manager.Butonul Business Contact Manager din Panoul de navigare
  1. Faceți dublu clic pe folderul Înregistrări de firmă pentru a-l extinde, apoi faceți clic pe Istoric comunicații.
  2. Faceți clic pe una sau mai multe copii ale elementului de istoric comunicații pe care doriți să îl ștergeți.

    AfișareCum selectez mai multe înregistrări?

    Pentru a selecta înregistrări adiacente, apăsați tasta SHIFT, apoi faceți clic pe prima și pe ultima înregistrare din grupul pe care doriți să-l adăugați. Pentru a selecta înregistrări neadiacente, apăsați tasta CTRL, apoi faceți clic pe înregistrările individuale. Pentru a selecta toate înregistrările, faceți clic pe o înregistrare, apoi apăsați CTRL+A.

  1. Faceți clic cu butonul din dreapta pe elementele selectate, apoi faceți clic pe Ștergere.

 Notă   Într-o înregistrare, nu faceți clic pe butonul Ștergere care se află în grupul Acțiuni de pe Panglică, deoarece veți șterge toată înregistrarea, nu numai elementul de istoric comunicații selectat.

Următorul tabel listează elementele de istoric comunicații și dacă sunt sau nu salvate în Business Contact Manager pentru Outlook. Dacă elementul este stocat numai în Business Contact Manager pentru Outlook, este șters împreună cu înregistrarea legată Cont, Contact de firmă, Oportunitate sau Proiect de firmă.

Tip de element de istoric comunicații Salvați numai în
Business Contact Manager for Outlook?
Notă firmă Da
Proiect firmă Da
Activitate proiect Da
Oportunitate Da
Jurnal telefon Da
Mesaj de poștă electronică Nu
Rezervare Nu
Activitate Nu
Fișier Nu

 Notă   Când folderul Elemente șterse este golit, toate elementele din folder sunt șterse definitiv. Cu toate acestea, dacă elementul legat la o înregistrare există și în altă parte ca fișier sau ca rezervare, ca activitate sau ca mesaj de poștă electronică Outlook, atunci poate fi legat la alte înregistrări. Jurnalele telefonice și notele de firmă sunt un caz aparte, deoarece nu sunt independente. Trebuie să fie legate la înregistrări Cont, Contact firmă, Oportunitate sau Proiect firmă. Ca urmare, după ce înregistrările la care sunt legate sunt șterse definitiv, aceste elemente nu se pot restaura. Pentru mai multe informații despre restaurarea elementelor șterse, consultați Restaurarea unei înregistrări în Business Contact Manager.

Începutul paginii Începutul paginii

Sortarea elementelor de istoric comunicații

Aveți posibilitatea să sortați elementele de istoric comunicații în mai multe moduri.

  1. Alegeți una dintre următoarele:

AfișareSortarea elementelor de istoric comunicații pe pagina Istoric a unei înregistrări

  1. În Panoul de navigare, sub Business Contact Manager, faceți clic pe unul dintre folderele următoare pentru a afișa spațiul de lucru:
  • Gestionare contacte.
  • Vânzări.
  • Management de proiect (numai Proiecte firmă)

AfișareDe ce nu este listat folderul Marketing?

În mod implicit, folderul Marketing nu conține înregistrări Cont sau Contact firmă. Nu aveți posibilitatea să adăugați un element de istoric comunicații la orice înregistrare activitate de marketing, deoarece acestea nu sunt legate la un tip de înregistrare Cont sau Contact firmă.

  1. Faceți clic pe fila care conține înregistrarea pe care o doriți.
  2. Faceți dublu clic pe înregistrarea care conține elementele de istoric comunicații pe care doriți să le vizualizați.
  3. Pe Panglică, în grupul Afișare, faceți clic pe Istoric.

AfișareSortarea înregistrărilor în folderul Istoric comunicații

  1. În Panoul de navigare, faceți clic pe butonul Business Contact Manager.Butonul Business Contact Manager din Panoul de navigare
  1. Faceți dublu clic pe folderul Înregistrări de firmă pentru a-l extinde, apoi faceți clic pe Istoric comunicații.

  1. Pe Panglică, faceți clic pe fila Vizualizare.
  2. În grupul Aranjament, faceți clic pe una dintre opțiunile disponibile:
  • După tip sau Tip
  • După data creării
  • După data modificării
  • După autor
  • După Legat la
  • Inversare sortare
  • Extindere/restrângere

 Sfat   De asemenea, aveți posibilitatea să sortați lista dacă faceți clic pe un antet de coloană.

 Notă   Sortarea este păstrată cât timp folderul Istoric comunicații este deschis. Când închideți înregistrarea sau folderul, sortarea este eliminată.

Începutul paginii Începutul paginii

Utilizarea unui formular Activitate firmă

Dacă deschideți un element de istoric comunicații, cum ar fi o întâlnire, un mesaj de poștă electronică, o activitate sau un fișier, iar elementul nu este disponibil, acesta se deschide într-un formular Activitate firmă. Elementul de istoric comunicații original poate fi indisponibil fie pentru că a fost șters din locația sa originală, fie pentru că nu mai sunteți conectat la computerul pe care este localizat elementul original.

Formularul Activitate firmă include câteva informații de bază. De exemplu, pentru mesajele de poștă electronică, acesta include Subiect, Legătură la și primii 4 kiloocteți (KO) din mesaj. În cazul unui fișier, include numele fișierului, Legătură la și locația originală a fișierului.

 Notă   Câmpuri care conțin informații din elementul original nu se pot edita.

  • Subiect     Subiectul sau titlul elementului original.
  • Legătură la     O înregistrare la care acest element a fost legat.
  • Creat/scadent     Data la care elementul original a fost creat sau a fost scadent.
  • Trimis     Data la care elementul original a fost trimis (se aplică numai la o întâlnire sau la un mesaj de poștă electronică).
  • Modificat     Data la care au fost salvate cele mai recente modificări la elementul original.
  • Note     Primii 4 kiloocteți (KO) din mesajul de poștă electronică, informații de bază despre întâlnire sau activitate sau locația originală a fișierului.

Începutul paginii Începutul paginii

 
 
Se aplică la:
Outlook 2013, Outlook 2010