Răspunsul automat la mesajele primite în timp ce sunteți absent de la birou

Când nu sunteți la computer și nu vă verificați poșta electronică, aveți posibilitatea să configurați Microsoft Office Outlook 2007 să trimită un răspuns automat unei persoane sau tuturor celor care vă trimit mesaje.

În acest articol


Ce tipuri de conturi de poștă electronică utilizați?

Tipul de cont de poștă electronică (cont de poștă electronică: Numele serverului, numele utilizatorului, parola și adresa de poștă electronică utilizate de Outlook pentru a se conecta la un serviciu de poștă electronică. Contul de poștă electronică din Outlook este creat pe baza informațiilor furnizate de administrator sau de un furnizor de servicii Internet (ISP).) pe care îl utilizați stabilește funcționalitatea care vă este disponibilă:

  • În cazul în care cunoașteți tipul de server de poștă electronică la care sunteți conectat, săriți peste secțiunea următoare.
  • Dacă trebuie să identificați tipul de cont pe care îl utilizați, citiți această secțiune.

Unul dintre cele mai ușoare moduri de a vedea dacă utilizați un cont Exchange este să verificați dacă există comanda Asistentul Absent de la birou în meniul Instrumente. Faceți clic pe butonul de extindere Buton de extindere din partea de jos a meniului pentru a vă asigura că se afișează toate comenzile din meniul Instrumente.

Dacă există comanda Asistentul Absent de la birou în meniul Instrumente și vedeți următoarea casetă de dialog când faceți clic pe ea, atunci aveți un cont Exchange 2007. Dacă da, consultați secțiunea Răspunsuri automate din conturi Microsoft Exchange Server 2007.

Caseta de dialog Asistent Absent de la birou

Dacă există comanda Asistent Absent de la birou în meniul Instrumente și vedeți următoarea casetă de dialog când faceți clic pe ea, atunci aveți un cont Exchange Server 2003 sau o versiune anterioară. Dacă da, consultați secțiunea Răspunsuri automate din conturi Microsoft Exchange Server 5.5-2003.

Caseta de dialog Asistent Absent de la birou

Dacă nu există comanda Asistentul Absent de la birou în meniul Instrumente, atunci probabil că nu aveți un cont Exchange. Totuși, se poate imita o mare parte a comportamentului asistentului Absent de la birou prin utilizarea regulilor. Pentru a afla cum se realizează aceasta, consultați secțiunea Răspunsuri automate pentru conturi POP3 și IMAP.

AfișareVariantă alternativă de a afla tipul de cont de poștă electronică pe care îl utilizați

Tipurile de conturi de poștă electronică care există în profilul dvs. Outlook pot fi identificate în caseta de dialog Setări cont.

  1. În meniul Instrumente, faceți clic pe Setări cont.
  2. În fila Poștă electronică, în coloana Tip apare tipul de cont pentru fiecare adresă de poștă electronică.

Fila Poștă electronică din Setări cont

Anumite caracteristici pot necesita anumite versiuni de Microsoft Exchange. De exemplu, Outlook Anywhere necesită Exchange 2003 sau o versiune mai recentă.

Pentru a determina versiunea de Exchange la care vă conectați, consultați Determinarea versiunii de Microsoft Exchange la care se conectează contul meu.

Începutul paginii Începutul paginii


Răspunsuri automate din conturile Microsoft Exchange Server 2007

Pentru această caracteristică este necesar un cont Microsoft Exchange 2007. Majoritatea conturilor personale sau folosite la domiciliu nu utilizează Exchange.

În această secțiune


Activarea sau dezactivarea asistentului Absent de la birou

Când utilizați Outlook cu un cont Exchange 2007, aveți acces la noua funcție Asistent Absent de la birou și la o interfață utilizator îmbunătățită. Caracteristicile noi includ:

  • Formatarea Text îmbogățit    Utilizați fonturi, culori și formatări în răspunsuri.
  • Trimiterea răspunsurilor automate către persoane care nu sunt în firma dvs.    Răspunsurile automate Absent de la birou pot fi particularizate pentru destinatari atât din cadrul firmei, cât și dinafara ei. De exemplu, este posibil să doriți să trimiteți un mesaj mai general în afara firmei  — poate unul care să nu listeze nume, numere de telefon sau adrese de poștă electronică alternative de contact.
  • Programarea răspunsurilor automate Absent de la birou în prealabil, cu o oră de începere și de oprire     Nu mai este necesar să țineți minte să activați (sau să dezactivați) funcția de răspuns automat în Absent de la birou. Programați datele și orele la care se vor trimite răspunsuri automate.
  1. În meniul Instrumente, faceți clic pe Asistent Absent de la birou.

Comanda Absent de la birou în meniul Instrumente

  1. Faceți clic pe Se trimit răspunsuri automate Absent de la birou.
  2. În fila În firmă, tastați răspunsurile pe care doriți să le trimiteți cât timp sunteți absent de la birou.

Aveți posibilitatea să utilizați controalele pentru a modifica fontul, dimensiunea fontului și alte formatări de text.

Opțional, se pot trimite răspunsuri automate către persoane care nu fac parte din firma dvs. Aveți posibilitatea să selectați trimiterea unui răspuns automat către fiecare persoană care vă trimite un mesaj de poștă electronică sau numai către persoanele listate în Persoane de contact.

 Notă   Persoana de contact trebuie să existe în folderul Persoane de contact Exchange. Dacă persoana de contact se află doar într-un folder care face parte din fișierul Foldere personale (.pst), atunci nu se va trimite răspunsul automat.

  1. În fila În afara firmei, tastați răspunsurile pe care doriți să le trimiteți cât timp sunteți absent de la birou.

Aveți posibilitatea să utilizați controalele pentru a modifica fontul, dimensiunea fontului și alte formatări de text.

  1. Bifați caseta de selectare Se răspunde automat persoanelor din afara firmei.
  2. Faceți clic pe Doar Persoanele mele de contact sau pe Oricine din afara firmei pentru a specifica persoanele cărora li se vor trimite răspunsuri automate.

Când este bifată caseta de selectare Se răspunde automat persoanelor din afara organizației, fila În afara Organizației tab afișează (Activat) lângă numele filei.

Utilizarea regulilor cu asistentul Absent de la birou

Pentru această caracteristică este necesar un cont Microsoft Exchange 2000, 2003 sau 2007. Majoritatea conturilor personale sau folosite la domiciliu nu utilizează Exchange. Pentru a determina versiunea de Exchange la care se conectează contul dvs., consultați Determinarea versiunii de Microsoft Exchange la care se conectează contul meu.

Dacă nu veți verifica poșta electronică cât timp nu sunteți la birou, utilizați asistentul Absent de la birou cu reguli pentru gestionarea automată a mesajelor primite, specificând ce acțiuni să efectueze Outlook în legătură cu acestea. De exemplu, aveți posibilitatea să creați reguli pentru a muta sau copia automat mesajele în alte foldere, pentru a șterge mesajele, a trimite răspunsuri particularizate, etc.

În cazul în care creați reguli, este important să înțelegeți cum se aplică în Outlook.

  • Regulile se aplică în ordinea în care apar în lista de reguli, de sus în jos.
  • Dacă selectați mai mult de o condiție în caseta de dialog Editare regulă, regula se va aplica numai mesajelor care îndeplinesc toate condițiile. De exemplu, dacă specificați Cristina Potra drept expeditor (condiție) și „Întâlnire marketing” (condiție) în caseta Subiect, regula se va aplica numai mesajelor care îndeplinesc ambele condiții.
  • Dacă însă setați mai multe criterii pentru o singură condiție, regula se aplică oricărui mesaj care îndeplinește cel puțin un criteriu pentru condiția respectivă. De exemplu, dacă specificați „Cristina Potra; Ioan Crisiarcu” în caseta De la, regula se aplică atât mesajelor de la Cristina Potra cât și celor de la Ioan Crisiarcu.
  1. În meniul Instrumente, faceți clic pe Asistentul Absent de la birou.
  2. Faceți clic pe Adăugare regulă.
  3. Sub Când sosește un mesaj care îndeplinește următoarele condiții, specificați condițiile pe care mesajul trebuie să le îndeplinească pentru a se aplica regula.
  4. Pentru a specifica mai multe condiții, faceți clic pe Complex, selectați opțiunile, apoi faceți clic pe OK.
  5. Pentru a specifica faptul că această regulă se aplică ultima, bifați caseta de selectare Nu se procesează regulile ulterioare.
  6. Sub Se efectuează următoarele acțiuni, selectați acțiunile dorite. Se pot selecta mai multe acțiuni.

 Notă   Dacă specificați că este necesar ca un mesaj să fie șters, regulile care urmează regulii de ștergere în lista de reguli din caseta de dialog Asistent Absent de la birou nu vor afecta mesajul.

Editarea regulilor utilizate cu asistentul Absent de la birou

Pentru această caracteristică este necesar un cont Microsoft Exchange 2000, 2003 sau 2007. Majoritatea conturilor personale sau folosite la domiciliu nu utilizează Exchange. Pentru a determina versiunea de Exchange la care se conectează contul dvs., consultați Determinarea versiunii de Microsoft Exchange la care se conectează contul meu.

  1. În meniul Instrumente, faceți clic pe Asistentul Absent de la birou.

Comanda Absent de la birou în meniul Instrumente

  1. Pentru a edita regulile, efectuați oricare dintre următoarele acțiuni:
    • Modificarea unei anumite reguli    
      1. Faceți clic pe Reguli, selectați o regulă, apoi faceți clic pe Editare regulă.
      2. Efectuați modificările pentru condițiile și acțiunile regulii.
    • Modificarea ordinii în care regulile sunt aplicate mesajelor de intrare    
  1. Sub Aceste reguli vor fi aplicate mesajelor primite în timp ce sunteți absent din birou, faceți clic pe regula pe care doriți să o mutați mai sus sau mai jos în listă.
  2. Faceți clic pe Mutare în sus sau Mutare în jos.
  • Ștergerea unei reguli    
  1. Sub Aceste reguli vor fi aplicate mesajelor primite în timp ce sunteți absent din birou, faceți clic pe regula pe care doriți să o ștergeți.
  2. Faceți clic pe Ștergere regulă.

Activarea sau dezactivarea regulilor utilizate cu asistentul Absent de la birou

Pentru această caracteristică este necesar un cont Microsoft Exchange 2000, 2003 sau 2007. Majoritatea conturilor personale sau folosite la domiciliu nu utilizează Exchange. Pentru a determina versiunea de Exchange la care se conectează contul dvs., consultați Determinarea versiunii de Microsoft Exchange la care se conectează contul meu.

  1. Pentru a activa sau dezactiva regulile absent de la birou, în meniul Instrumente, faceți clic pe Asistent Absent de la birou.

Comanda Absent de la birou în meniul Instrumente

  1. Faceți clic pe Reguli.
  2. În coloana Stare, bifați sau debifați caseta de selectare de lângă regula pe care doriți să o activați sau să o dezactivați.

Începutul paginii Începutul paginii


Răspunsuri automate din conturi Microsoft Exchange Server 2000 și Exchange Server 2003

Această caracteristică necesită un cont Microsoft Exchange 2000 sau 2003. Majoritatea conturilor personale și de domiciliu nu utilizează Exchange. Pentru a determina versiunea de Exchange la care se conectează contul dvs., consultați Determinarea versiunii de Microsoft Exchange la care se conectează contul meu.

În această secțiune


Activarea sau dezactivarea asistentului Absent de la birou

  1. În meniul Instrumente, faceți clic pe Asistentul Absent de la birou.
  2. Faceți clic pe Momentan sunt absent din birou.
  3. În caseta Se răspunde automat o singură dată fiecărui expeditor cu următorul text, tastați mesajul care va fi trimis cât timp sunteți absent.
  4. Dacă doriți, creați reguli pentru a gestiona corespondența de intrare.
    1. În meniul Instrumente, faceți clic pe Asistentul Absent de la birou.

Comanda Absent de la birou în meniul Instrumente

 Notă   Comanda Asistentul Absent de la birou apare numai dacă utilizați un cont de poștă electronică Exchange Server.

  1. Faceți clic pe Adăugare regulă.
  2. Sub La sosirea unui mesaj care îndeplinește următoarele condiții, specificați condițiile pe care mesajul trebuie să le îndeplinească pentru a se produce acțiunea asociată regulii.
  3. Pentru a specifica mai multe condiții, faceți clic pe Complex, selectați opțiunile, apoi faceți clic pe OK.
  4. Pentru a specifica faptul că această regulă se aplică ultima, bifați caseta de selectare Nu se procesează regulile următoarele.
  5. Sub Se efectuează următoarele acțiuni, selectați opțiunile. Se pot selecta mai multe opțiuni.

 Notă   Dacă specificați faptul că este necesar ca un mesaj să fie șters, regulile care urmează regulii de ștergere în lista de reguli din caseta de dialog Asistent Absent de la birou nu afectează mesajul.

Utilizarea regulilor cu asistentul Absent de la birou

Această caracteristică necesită un cont Microsoft Exchange 2000 sau 2003. Pentru a determina versiunea de Exchange la care se conectează contul dvs., consultați Determinarea versiunii de Microsoft Exchange la care se conectează contul meu.

Dacă nu veți verifica poșta electronică cât timp nu sunteți la birou, utilizați asistentul Absent de la birou cu reguli pentru gestionarea automată a mesajelor primite, specificând ce acțiuni să efectueze Outlook în legătură cu acestea. De exemplu, aveți posibilitatea să creați reguli pentru a muta sau copia automat mesajele în alte foldere, pentru a șterge mesajele, a trimite răspunsuri particularizate, etc.

În cazul în care creați reguli, este important să înțelegeți cum se aplică în Outlook.

  • Regulile se aplică în ordinea în care apar în lista de reguli, de sus în jos.
  • Dacă selectați mai mult de o condiție în caseta de dialog Editare regulă, regula se va aplica numai mesajelor care îndeplinesc toate condițiile. De exemplu, dacă specificați Cristina Potra drept expeditor (condiție) și „Întâlnire marketing” (condiție) în caseta Subiect, regula se va aplica numai mesajelor care îndeplinesc ambele condiții.
  • Dacă însă setați mai multe criterii pentru o singură condiție, regula se aplică oricărui mesaj care îndeplinește cel puțin un criteriu pentru condiția respectivă. De exemplu, dacă specificați „Cristina Potra; Ioan Crisiarcu” în caseta De la, regula se aplică atât mesajelor de la Cristina Potra cât și celor de la Ioan Crisiarcu.
  1. În meniul Instrumente, faceți clic pe Asistent Absent de la birou.

Comanda Absent de la birou în meniul Instrumente

  1. Faceți clic pe Reguli.
  2. Faceți clic pe Adăugare regulă.
  3. Sub La sosirea unui mesaj care îndeplinește următoarele condiții, specificați condițiile pe care mesajul trebuie să le îndeplinească pentru a se produce acțiunea asociată regulii.
  4. Pentru a specifica mai multe condiții, faceți clic pe Complex, selectați opțiunile, apoi faceți clic pe OK.
  5. Pentru a specifica faptul că această regulă se aplică ultima, bifați caseta de selectare Nu se procesează regulile următoarele.
  6. Sub Se efectuează următoarele acțiuni, selectați opțiunile. Se pot selecta mai multe opțiuni.

 Notă   Dacă specificați faptul că este necesar ca un mesaj să fie șters, regulile care urmează regulii de ștergere în lista de reguli din caseta de dialog Asistent Absent de la birou nu afectează mesajul.

Editarea regulilor utilizate cu asistentul Absent de la birou

Această caracteristică necesită un cont Microsoft Exchange 2000 sau 2003. Pentru a determina versiunea de Exchange la care se conectează contul dvs., consultați Determinarea versiunii de Microsoft Exchange la care se conectează contul meu.

  1. În meniul Instrumente, faceți clic pe Asistent Absent de la birou.

Comanda Absent de la birou în meniul Instrumente

Comanda Asistentul Absent de la birou apare numai dacă utilizați un cont de poștă electronică Exchange Server.

  1. Pentru a edita regulile, efectuați oricare dintre următoarele acțiuni:
    • Modificarea unei anumite reguli    
      1. Selectați regula, apoi faceți clic pe Editare regulă.
      2. Efectuați modificările pentru condițiile și acțiunile regulii.
    • Modificarea ordinii în care regulile sunt aplicate mesajelor de intrare    
  1. Sub Aceste reguli vor fi aplicate mesajelor primite în timp ce sunteți absent din birou, faceți clic pe regula pe care doriți să o mutați mai sus sau mai jos în listă.
  2. Faceți clic pe Mutare în sus sau Mutare în jos.
  • Ștergerea unei reguli    
  1. Sub Aceste reguli vor fi aplicate mesajelor primite în timp ce sunteți absent din birou, faceți clic pe regula pe care doriți să o ștergeți.
  2. Faceți clic pe Ștergere regulă.

Activarea sau dezactivarea regulilor utilizate cu asistentul Absent de la birou

Această caracteristică necesită un cont Microsoft Exchange 2000 sau 2003. Pentru a determina versiunea de Exchange la care se conectează contul dvs., consultați Determinarea versiunii de Microsoft Exchange la care se conectează contul meu.

  1. Pentru a activa sau dezactiva regulile absent de la birou, în meniul Instrumente, faceți clic pe Asistent Absent de la birou.

Comanda Absent de la birou în meniul Instrumente

  1. În coloana Stare, bifați sau debifați caseta de selectare de lângă regula pe care doriți să o activați sau să o dezactivați.

Începutul paginii Începutul paginii


Răspunsuri automate pentru conturi POP3 IMAP

Dacă profilul dvs. nu include un cont de poștă electronică Exchange Server, aveți posibilitatea să combinați un șablon de poștă electronică Outlook cu reguli Outlook pentru a reproduce funcțiile asistentului Absent de la birou. Utilizând această combinație, aveți posibilitatea să utilizați contul de poștă electronică POP3 sau IMAP pentru a trimite răspunsuri automate la mesajele de intrare.

 Important   Pentru a se trimite răspunsurile automate, trebuie să lăsați computerul pornit și Outlook în execuție.

În această secțiune


Crearea unui șablon de mesaj

  1. În meniul Fișier, indicați spre Nou, apoi faceți clic pe Mesaj corespondență.
  2. În fila Opțiuni, în grupul Format, faceți clic pe Text simplu.
  3. În corpul mesajului, tastați mesajul pe care doriți să-l trimiteți ca răspuns automat.
  4. În fereastra mesajului, faceți clic pe Butonul Microsoft Office imagine buton, apoi pe Salvare ca.
  5. În caseta de dialog Salvare ca, în lisat Tip fișier, faceți clic pe Șabloane Outlook (*.oft).
  6. În caseta Nume fișier, tastați un nume pentru șablonul de mesaj, apoi faceți clic pe Salvare.

Crearea unei reguli pentru răspunsul automat la mesajele noi de poștă electronică

Efectuați una din următoarele acțiuni:

  1. În meniul Instrumente, faceți clic pe Reguli și avertizări.
  2. În caseta de dialog Reguli și avertizări, faceți clic pe Regulă nouă.
  3. Sub Pornire de la o regulă necompletată, faceți clic pe Verificare mesaje la sosire, apoi faceți clic pe Următorul.
  4. Sub Care condiții se verifică?, bifați caseta de selectare trimis doar mie și orice alte criterii doriți, apoi faceți clic pe Următorul.
  5. Când vedeți o casetă de dialog care vă informează că această regulă se va aplica fiecărui mesaj primit, faceți clic pe Da.
  6. Sub Ce faceți cu acest mesaj?, bifați caseta de selectare Răspuns utilizând un anumit șablon.
  7. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii (faceți clic pe o valoare subliniată), faceți clic pe un anumit șablon.
  8. În caseta de dialog Selectare un șablon pentru răspuns, în caseta Căutare în, faceți clic pe Șabloane utilizator în sistemul de fișiere.
  9. Selectați șablonul pe care l-ați creat în secțiunea anterioară, apoi faceți clic pe Deschidere.
  10. Faceți clic pe Următorul.
  11. În mod opțional, bifați casetele de selectare pentru orice excepții din regula de răspuns automat.
  12. Faceți clic pe Următorul.
  13. Sub Pasul 1: Specificați un nume pentru această regulă, tastați un nume pentru regula de răspuns automat, apoi faceți clic pe Terminare.

Regula răspuns utilizând un anumit șablon din expertul Reguli trimite răspunsul automat pe care l-ați creat odată pentru fiecare expeditor în timpul unei singure sesiuni. Această regulă împiedică Outlook de la trimiterea răspunsurilor repetitive unui singur expeditor de la care ați primit mai multe mesaje. În timpul unei sesiuni, Outlook urmărește lista de utilizatori cărora le-a răspuns. Dacă însă închideți Outlook și îl porniți din nou, lista de expeditori care au primit răspunsul automat se reinițializează.

 Important   Pentru ca expertul Reguli să răspundă automat, Outlook trebuie să fie pornit și configurat să verifice periodic pentru mesaje noi.

Începutul paginii Începutul paginii

 
 
Se aplică la:
Outlook 2007