O regulă este o acțiune pe care Microsoft Outlook o efectuează automat pe mesaje de intrare sau de ieșire, pe baza condițiilor pe care le-ați specificat. Este posibil să creați o regulă dintr-un șablon, dintr-un mesaj sau utilizând condițiile proprii.
În acest articol
Cum ajută regulile la gestionarea mesajelor de poștă electronică
O regulă este o acțiune pe care Microsoft Outlook o efectuează automat pentru mesajele de intrare sau cele trimise care întrunesc condițiile pe care le specificați în regulă. Aveți posibilitatea să alegeți multe condiții și acțiuni prin utilizarea expertului Reguli. Utilizarea regulilor vă poate ajuta să fiți organizat și la curent cu situația.
Regulile sunt împărțite în două categorii: organizare și notificare. Regulile nu operează pe mesaje care au fost citite, ci numai pe cele care nu au fost citite.
Expertul Reguli include șabloane pentru cele mai utilizate reguli, printre care se numără următoarele:
- Păstrare organizare Acestea sunt reguli care vă ajută la clasificarea și urmărirea mesajelor. De exemplu, aveți posibilitatea să creați o regulă pentru mesajele primite de la un anumit expeditor, cum ar fi Cornel Lupu, având cuvântul "vânzări" în linia Subiect, pentru a fi semnalizate pentru urmărire, clasificate ca Vânzări sau mutate într-un folder denumit Vânzările lui Cornel.
- Menținere la zi Acestea sunt reguli care vă notifică într-un fel sau altul când primiți un anumit mesaj. De exemplu, aveți posibilitatea să creați o regulă care trimite automat o avertizare pe telefonul dvs. mobil atunci când primiți un mesaj de la un membru al familiei.
- Pornire de la o regulă necompletată Acestea sunt reguli pe care le creați de la zero.
Începutul paginii
Crearea unei reguli
- Pe fila Pornire, în grupul Acțiuni, faceți clic pe Reguli, apoi pe Gestionare reguli și avertizări.
- Dacă aveți mai mult de un singur cont de poștă electronică, în lista Se aplică modificările acestui folder, selectați Inbox dorit, apoi faceți clic pe Regulă nouă.
Dacă doriți să creați o regulă dintr-un șablon, procedați astfel:
- Sub Pasul 1: Selectați un șablon, selectați șablonul dorit din colecțiile de șabloane Păstrare organizare sau Menținere la zi.
- Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe valoarea subliniată. De exemplu, dacă faceți clic pe linkul persoane sau listă de distribuire, se va deschide Agenda.
- Sub Pasul 1: Selectați condițiile, selectați condițiile pe care doriți să le respecte mesajul pentru a i se aplica regula.
- Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată dacă nu ați făcut-o deja, apoi faceți clic pe Următorul.
- Sub Pasul 1: Selectați acțiunile, selectați acțiunile pe care doriți să le execute regula când se respectă condițiile specificate.
- Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată dacă nu ați făcut-o deja, apoi faceți clic pe Următorul.
- Sub Pasul 1: Selectați condițiile, selectați orice excepții de la regulă, apoi faceți clic pe Următorul.
- Pentru a încheia crearea regulii, introduceți un nume pentru regulă, apoi selectați oricare dintre opțiunile dorite.
- Dacă doriți să executați această regulă pentru mesaje care se află deja în unul dintre folderele dvs., bifați caseta de selectare Se execută regula acum pentru mesajele existente deja în "folder".
- Pentru a aplica această regulă pentru toate conturile de poștă electronică și pentru Inboxul asociat fiecărui cont, bifați caseta de selectare Crearea acestei reguli la toate conturile.
- Faceți clic pe Terminare.
Începutul paginii
Pentru a crea o regulă selectând propriile condiții, acțiuni și excepții, procedați astfel:
- Pe fila Pornire, în grupul Acțiuni, faceți clic pe Reguli.
- Dacă aveți mai mult de un singur cont de poștă electronică, în lista Se aplică modificările acestui folder, selectați un Inbox.
- Faceți clic pe Regulă nouă.
- Sub Pornire de la o regulă necompletată, selectați Verificare mesaje la sosire sau Verificare mesaje după trimitere, apoi faceți clic pe Următorul.
- Sub Pasul 1: Selectați condițiile, selectați condițiile pe care doriți să le respecte mesajul pentru a i se aplica regula.
- Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată dacă nu ați făcut-o deja, apoi faceți clic pe Următorul.
- Sub Pasul 1: Selectați acțiunile, selectați acțiunile pe care doriți să le execute regula când se respectă condițiile specificate.
- Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată dacă nu ați făcut-o deja, apoi faceți clic pe Următorul.
- Sub Pasul 1: Selectați condițiile, selectați orice excepții de la regulă, apoi faceți clic pe Următorul.
- Pentru a încheia crearea regulii, introduceți un nume pentru regulă, apoi selectați oricare dintre opțiunile dorite.
- Dacă doriți să executați această regulă pentru mesaje care se află deja în unul dintre folderele dvs., bifați caseta de selectare Se execută regula acum pentru mesajele existente deja în "folder".
- Pentru a aplica această regulă pentru toate conturile de poștă electronică și pentru Inboxul asociat fiecărui cont, bifați caseta de selectare Crearea acestei reguli la toate conturile.
- Faceți clic pe Terminare.
Începutul paginii
Aveți posibilitatea să creați o regulă direct dintr-un mesaj. De exemplu, se poate o regulă pentru a muta un mesaj primit de la o persoană într-un anumit folder.
Dacă doriți să creați o regulă dintr-un mesaj, procedați astfel:
- Faceți clic pe mesajul pentru care doriți să creați o regulă, apoi pe fila Pornire, în grupul Acțiuni, faceți clic pe Reguli, apoi pe Creare regulă.
- În caseta de dialog Creare regulă, bifați casetele de selectare pentru condițiile dorite. Multe opțiuni conțin deja informațiile din mesajul selectat.
- Bifați caseta de selectare Mutare element în folderul.
- Faceți clic pe un folder existent sau pe Nou pentru a crea un folder nou pentru stocarea mesajelor.
- Pentru a adăuga mai multe condiții, acțiuni sau excepții de la regulă, faceți clic pe Opțiuni complexe, apoi urmați restul instrucțiunilor din expertul Reguli.
Sfat Pentru a executa regula imediat, bifați caseta de selectare Se execută regula acum pentru mesajele existente deja în folder pe ultima pagină a expertului Reguli.
Începutul paginii
Executarea manuală a unei reguli
Dacă doriți să executați manual o regulă sau mai multe reguli, procedați astfel:
- În meniul Acțiuni, faceți clic pe Reguli.
- În caseta de dialog Gestionare reguli și avertizări, dezactivați regula prin debifarea casetei de selectare de lângă regulă.
- Faceți clic pe Executare reguli pe loc.
- În caseta de dialog Executare reguli pe loc, sub Selectare reguli de executat, bifați caseta de selectare de lângă regula de executat.
- În caseta Se execută în folderul, faceți clic pe Răsfoire, apoi selectați folderul pentru care doriți să se aplice regula.
- În caseta listă Se aplică reguli în, faceți clic pe categoria de mesaje pentru care doriți să se aplice regula.
De exemplu, aveți posibilitatea să aplicați regula numai pentru mesajele dintr-un folder.
- Faceți clic pe Exec. acum.
Excepții
Aveți posibilitatea să adăugați excepții la regulile dvs. pentru circumstanțe speciale, cum ar fi situația în care un mesaj este semnalizat pentru o acțiune de urmărire sau este marcat ca fiind foarte important. O regulă nu se va aplica unui mesaj chiar dacă este întâlnită numai una dintre excepțiile pe care le specificați.
Începutul paginii
Reguli bazate pe server versus reguli doar pentru clienți
Reguli bazate pe server Dacă utilizați un cont Microsoft Exchange, este posibil să creați reguli bazate pe server. Aceste reguli se execută în cutia poștală de pe serverul de corespondență, chiar dacă Outlook nu se execută. Regulile bazate pe server trebuie aplicate mesajelor când acestea sunt livrate pentru prima oară în Inbox, iar regulile trebuie să execute complet pe server. De exemplu, o regulă care specifică ca un mesaj să fie imprimat nu poate executa până când nu s-a executat complet pe server. Dacă o regulă nu se poate aplica pe server, aceasta se aplică când porniți Outlook și devine o regulă doar pentru client.
Reguli doar pentru clienți Regulile doar pentru clienți sunt reguli care se execută numai pe computerul dvs. Acestea sunt reguli care nu se pot executa până când nu sunt executate complet pe server, cum ar fi specificarea de a se imprima anumite mesaje. Regulile doar pentru clienți se execută numai când se execută și Outlook.
Dacă lista dvs. de reguli conține ambele tipuri de reguli, cele bazate pe server se aplică primele, urmate de cele doar pentru clienți.
Începutul paginii
Aplicarea de reguli la alte elemente din Outlook
Confirmări de livrare, răspunsuri la votare și răspunsuri automate
Când se aplică regulile, confirmările de livrare, confirmările de citire, răspunsurile la votări și răspunsurile automate sunt tratate ca mesaje. De exemplu, o regulă care mută elemente (element: Un element este unitatea de bază care păstrează informațiile din Outlook (similar unui fișier din alte programe). Elementele sunt: mesaje de poștă electronică, întâlniri, persoane de contact, activități, intrări jurnal, note, articole și documente postate.) ce conțin în subiect cuvântul „întâlnire” într-un anumit folder, mută de asemenea și toate confirmările de livrare, răspunsurile la votări și răspunsurile automate care conțin cuvântul „întâlnire”.
Notă Când o regulă mută răspunsurile la votări din Inbox la alt folder, urmărirea votării este afectată. Când deschideți un mesaj trimis care include un buton de votare, informațiile de urmărire nu vor include scorul răspunsurilor mutate de regulă. Mutarea sau ștergerea manuală a unui răspuns nu afectează urmărirea.
Începutul paginii
Solicitări de întâlnire, solicitări de activitate și documente
Când se aplică regulile, solicitările de întâlnire, solicitările de activitate și documentele sunt tratate ca mesaje. De exemplu, când creați o regulă care mută elementele (element: Un element este unitatea de bază care păstrează informațiile din Outlook (similar unui fișier din alte programe). Elementele sunt: mesaje de poștă electronică, întâlniri, persoane de contact, activități, intrări jurnal, note, articole și documente postate.) care conțin în caseta Subiect cuvântul „întâlnire” într-un anumit folder, orice solicitare de activitate sau solicitare de întâlnire care întrunește respectiva condiție se mută, de asemenea. Cu toate acestea, rețineți următoarele limitări atunci când creați reguli care afectează aceste tipuri de elemente:
- Este posibil ca un element mutat într-un folder care nu este de poștă electronică să nu funcționeze așa cum vă așteptați. De exemplu, dacă un mesaj este mutat în folderul Calendar, nu se va crea o nouă întâlnire.
- Dacă răspunsul la o întâlnire sau o activitate se mută în folderul Elemente șterse, utilizând o regulă, răspunsul nu este urmărit de către elementul original.
- Dacă o solicitare de întâlnire este mutată automat în folderul Elemente șterse, întâlnirea nu se adaugă la Calendar.
- Regulile care afectează mesajele pe care le trimiteți nu se aplică solicitărilor de activități și solicitărilor de întâlnire.
Începutul paginii
Grupuri de persoane de contact
O regulă care include o listă de distribuire se poate comporta diferit, în funcție de modul în care creați regula.
- Mutarea mesajelor trimise într-un folder Grup de persoane de contact Această regulă este disponibilă numai dacă utilizați un cont Exchange. Numai mesajele trimise în Grupul de persoane de contact sunt mutate în folderul specificat. Mesajele de la persoane care sunt membri ai Grupului de persoane de contact nu se mută în folderul specificat.
Începutul paginii
Redistribuirea mesajelor în afara firmei
Dacă utilizați un cont Exchange 2010, nu aveți posibilitatea să utilizați regulile pentru a redirecționa mesajele către adrese de poștă electronică din afara organizației. Această setare contribuie la prevenirea dezvăluirii datelor firmei. Această setare se poate modifica doar de către un administrator Exchange.
Începutul paginii
