Gestionarea mesajelor de e-mail utilizând reguli

O regulă este o acțiune pe care Microsoft Outlook o efectuează automat pe mesaje de intrare sau de ieșire, pe baza condițiilor pe care le-ați specificat. Puteți crea o regulă dintr-un șablon, dintr-un mesaj sau utilizând condiții proprii.

Utilizați Outlook Web App? Consultați Reguli Inbox pentru a afla despre crearea și gestionarea regulilor care vor funcționa și cu programul Outlook pentru desktop.

În acest articol


Cum ajută regulile la gestionarea mesajelor de e-mail

O regulă este o acțiune pe care Microsoft Outlook o efectuează automat pentru mesajele primite sau cele trimise care întrunesc condițiile pe care le specificați în regulă. Puteți să alegeți multe condiții și acțiuni prin utilizarea Expertului reguli.

Regulile sunt împărțite în două categorii - organizare și notificare. Regulile nu operează pe mesaje care au fost citite, ci numai pe cele care nu au fost citite.

Șabloane Reguli în Expertul reguli

Expertul Reguli include șabloane pentru cele mai utilizate reguli, printre care se numără următoarele:

  • Păstrare organizare     Aceste reguli vă ajută să clasificați și să urmăriți mesajele. De exemplu, puteți să creați o regulă pentru mesajele primite de la un anumit expeditor, cum Iustin Munteanu, având cuvântul „vânzări” în linia Subiect, pentru a fi semnalizate pentru urmărire, clasificate ca Vânzări și mutate într-un folder denumit Vânzările lui Iustin.
  • Menținere la zi     Aceste reguli vă notifică într-un anumit mod când primiți un anumit mesaj. De exemplu, puteți să creați o regulă care trimite automat o avertizare pe dispozitivul mobil atunci când primiți un mesaj de la un membru al familiei.
  • Pornire de la o regulă necompletată     Acestea sunt reguli pe care le creați fără ajutorul unui șablon de reguli și pe care le puteți particulariza complet.

Începutul paginii Începutul paginii

Crearea unei reguli

Outlook include șabloane de reguli pentru scenarii obișnuite. Utilizați aceste șabloane de reguli sau creați propriile reguli personalizate.

Utilizarea șabloanelor de reguli Outlook

  1. Faceți clic pe fila Fișier.
  2. Faceți clic pe Gestionare reguli și avertizări.
  3. În caseta de dialog Reguli și avertizări, în fila Reguli e-mail, faceți clic pe Regulă nouă.
  4. Sub Pasul 1: Selectați un șablon, selectați șablonul dorit din colecțiile de șabloane Păstrare organizare sau Menținere la zi.
  5. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe valoarea subliniată. De exemplu, dacă faceți clic pe linkul persoane sau grup public, se va deschide Agenda.
  6. Faceți clic pe Următorul.
  7. Sub Pasul 1: Selectați condițiile, selectați condițiile pe care doriți să le respecte mesajul pentru a i se aplica regula.
  8. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată pentru orice condiție pe care ați adăugat-o, apoi specificați valoarea.
  9. Faceți clic pe Următorul.
  10. Sub Pasul 1: Selectați acțiunile, selectați acțiunile pe care doriți să le execute regula când se respectă condițiile specificate.
  11. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată pentru orice acțiune pe care ați adăugat-o, apoi specificați valoarea.
  12. Faceți clic pe Următorul.
  13. Sub Pasul 1: Selectați condițiile, selectați orice excepții de la regulă, apoi faceți clic pe Următorul.
  14. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată pentru orice excepție pe care ați adăugat-o, apoi specificați valoarea.
  15. Faceți clic pe Următorul.
  16. Sub Pasul 1: Specificați un nume pentru această regulă, introduceți un nume.
  17. Sub Pasul 2: Inițializați opțiuni pentru regulă, bifați casetele de selectare pentru opțiunile pe care doriți.
    • Dacă doriți să rulați această regulă pentru mesaje care se află deja în Inbox, bifați caseta de selectare Rulează regula acum pentru mesajele existente deja în „Inbox”.
    • În mod implicit, noua regulă este activată. Pentru a dezactiva regula, debifați caseta de selectare Activarea acestei reguli.
    • Pentru a aplica această regulă la toate conturile dvs. de e-mail configurate în Outlook, bifați caseta de selectare Crearea acestei reguli la toate conturile.
  18. Faceți clic pe Terminare.

Începutul paginii Începutul paginii

Proiectarea unei reguli personalizate

  1. Faceți clic pe fila Fișier.
  2. Faceți clic pe Gestionare reguli și avertizări.
  3. În caseta de dialog Reguli și avertizări, în fila Reguli e-mail, faceți clic pe Regulă nouă.
  4. Sub Pornire de la o regulă necompletată, faceți clic pe Verificare mesaje la sosire sau pe Verificare mesaje după trimitere.
  5. Faceți clic pe Următorul.
  6. Sub Pasul 1: Selectați condițiile, selectați condițiile pe care doriți să le respecte mesajul pentru a i se aplica regula.
  7. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată pentru orice condiție pe care ați adăugat-o, apoi specificați valoarea.
  8. Faceți clic pe Următorul.
  9. Sub Pasul 1: Selectați acțiunile, selectați acțiunile pe care doriți să le execute regula când se respectă condițiile specificate.
  10. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată pentru orice acțiune pe care ați adăugat-o, apoi specificați valoarea.
  11. Faceți clic pe Următorul.
  12. Sub Pasul 1: Selectați condițiile, selectați orice excepții de la regulă, apoi faceți clic pe Următorul.
  13. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată pentru orice excepție pe care ați adăugat-o, apoi specificați valoarea.
  14. Faceți clic pe Următorul.
  15. Sub Pasul 1: Specificați un nume pentru această regulă, introduceți un nume.
  16. Sub Pasul 2: Inițializați opțiuni pentru regulă, bifați casetele de selectare pentru opțiunile pe care doriți.
    • Dacă doriți să rulați această regulă pentru mesaje care se află deja în Inbox, bifați caseta de selectare Rulează regula acum pentru mesajele existente deja în „Inbox”.
    • În mod implicit, noua regulă este activată. Pentru a dezactiva regula, debifați caseta de selectare Activarea acestei reguli.
    • Pentru a aplica această regulă la toate conturile dvs. de e-mail configurate în Outlook, bifați caseta de selectare Crearea acestei reguli la toate conturile.
  17. Faceți clic pe Terminare.

Începutul paginii Începutul paginii

Crearea unei reguli pe baza expeditorilor sau destinatarilor unui mesaj

O regulă poate fi creată rapid din orice mesaj. Avantajul creării unei reguli în acest fel este că regulile sunt sugerate în funcție de expeditorul mesajului sau de destinatari. De exemplu, atunci când începeți cu un mesaj, o regulă sugerată mută toate mesajele de la acel expeditor într-un folder pe care îl alegeți.

  1. Faceți clic pe mesajul pentru care doriți să creați o regulă, apoi pe fila Pornire, în grupul Mutare, faceți clic pe Reguli.

Regulile sugerate apar în funcție de expeditorii și destinatarii mesajelor.

  1. Alegeți una dintre următoarele:
  • Faceți clic pe una dintre regulile sugerate, faceți clic pe un folder de destinație, apoi faceți clic pe OK.
  • Pentru mai multe opțiuni pentru reguli bazate pe expeditor, destinatari sau subiectul mesajului, faceți clic pe Creare regulă.

Dacă alegeți Creare regulă în pasul 2, apare caseta de dialog Creare regulă. Continuați cu pașii următori.

  1. Sub Când primesc e-mail cu toate condițiile selectate, bifați casetele de selectare pentru condițiile dorite.
  2. Sub Să se efectueze următoarele, bifați casetele de selectare pentru acțiunea pe care doriți să o efectueze regula atunci când sunt întrunite condițiile specificate.
  3. Bifați caseta de selectare Mutare element în folderul.
  4. Faceți clic pe un folder existent sau pe Nou pentru a crea un folder pentru stocarea mesajelor.

Pentru a adăuga mai multe condiții, acțiuni sau excepții de la regulă, faceți clic pe Opțiuni complexe, apoi urmați restul instrucțiunilor din Expertul reguli. Acesta este același expert care apare atunci când faceți clic pe Gestionare Reguli și avertizări. în vizualizarea Backstage (făcând clic pe fila Fișier). Pentru mai multe informații consultați Proiectarea unei reguli personalizate.

  1. Faceți clic pe OK.

Începutul paginii Începutul paginii

Importul sau exportul regulilor

Consultați Importul sau exportul unui set de reguli pentru a afla cum să importați sau să exportați reguli, pentru ca alte persoane să le poată utiliza.

Rularea manuală a regulilor

Dacă doriți să rulați manual o regulă sau mai multe reguli, procedați astfel:

  1. Faceți clic pe fila Fișier.
  2. Faceți clic pe Gestionare reguli și avertizări.
  3. Faceți clic pe Rulare reguli pe loc.
  4. În caseta de dialog Rulare reguli pe loc, sub Selectare reguli de rulat, bifați caseta de selectare de lângă fiecare regulă pe care doriți să o rulați.
  5. În caseta Se execută în folderul, dacă doriți să selectați alt folder, faceți clic pe Răsfoire, faceți clic pe folder, apoi faceți clic pe OK.

Bifați caseta de selectare Se includ subfoldere pentru a include toate folderele de sub folderul specificat în pasul 5.

  1. În lista Se aplică reguli în, alegerea implicită este toate mesajele. Puteți să modificați acest lucru pentru a marca mesajele ca citite sau necitite.
  2. Faceți clic pe Exec. acum.

Începutul paginii Începutul paginii

Reguli bazate pe server versus reguli doar pentru clienți

Există două tipuri de reguli în Outlook - bazate pe server și doar pentru client.

  • Reguli bazate pe server     Dacă când utilizați un cont Microsoft Exchange Server, unele reguli pe care le creați sunt reguli bazate pe server. Aceste reguli rulează în cutia dvs. poștală de pe serverul de e-mail Exchange, chiar și atunci când Outlook nu rulează pe computer. Regulile bazate pe server trebuie să se aplice la mesaje atunci când acestea sunt livrate pentru prima dată în inboxul, iar regulile trebuie să poată rula până când sunt finalizate pe server. De exemplu, o regulă care specifică faptul că un mesaj se imprimă nu poate rula până când nu este finalizată pe server. Dacă o regulă nu poate fi aplicată pe server, aceasta se aplică atunci când porniți Outlook și devine o regulă doar pentru client.
  • Reguli doar pentru clienți     Regulile doar pentru clienți sunt reguli care rulează numai pe computerul dvs. Acestea sunt reguli care nu pot rula până când nu sunt rulate complet pe server, cum ar fi specificarea de a se imprima anumite mesaje. Regulile doar pentru clienți rulează numai când rulează și Outlook.

Dacă lista dvs. de reguli conține ambele tipuri de reguli, cele bazate pe server se aplică primele, urmate de cele doar pentru clienți.

Începutul paginii Începutul paginii

Aplicarea de reguli la alte elemente din Outlook

Confirmări de livrare, răspunsuri la votare și răspunsuri automate

Când se aplică regulile, confirmările de livrare, confirmările de citire, răspunsurile la votări și răspunsurile automate (notificările Absent de la birou) sunt procesate ca mesaje. De exemplu, o regulă care mută elemente (element: Un element este unitatea de bază care păstrează informațiile din Outlook (similar unui fișier din alte programe). Elementele sunt: mesaje de poștă electronică, întâlniri, persoane de contact, activități, intrări jurnal, note, articole și documente postate.) ce conțin în subiect cuvântul „întâlnire” într-un anumit folder, mută de asemenea și toate confirmările de livrare, răspunsurile la votări și răspunsurile automate care conțin cuvântul „întâlnire”.

 Notă    Când o regulă mută răspunsurile la votări din Inbox în alt folder, urmărirea votării este afectată. Când deschideți un mesaj trimis care include un buton de votare, informațiile de urmărire nu vor include scorul răspunsurilor mutate de regulă. Mutarea sau ștergerea manuală a unui răspuns nu afectează urmărirea.

Începutul paginii Începutul paginii

Solicitări de întâlnire, solicitări de activitate și documente

Când se aplică regulile, solicitările de întâlnire, solicitările de activitate și documentele sunt tratate ca mesaje. De exemplu, când creați o regulă care mută elementele (element: Un element este unitatea de bază care păstrează informațiile din Outlook (similar unui fișier din alte programe). Elementele sunt: mesaje de poștă electronică, întâlniri, persoane de contact, activități, intrări jurnal, note, articole și documente postate.) care conțin în caseta Subiect cuvântul „întâlnire” într-un anumit folder, orice solicitare de activitate sau solicitare de întâlnire care întrunește respectiva condiție se mută, de asemenea. Totuși, rețineți următoarele limitări atunci când creați reguli care afectează aceste tipuri de elemente:

  • Este posibil ca un element mutat într-un alt folder decât un folder de e-mail să nu funcționeze așa cum vă așteptați după ce este mutat. De exemplu, dacă un mesaj este mutat în folderul Calendar, nu se va crea o nouă întâlnire.
  • Dacă răspunsul la o întâlnire sau la o activitate se mută în folderul Elemente șterse prin utilizarea unei reguli, răspunsul nu este urmărit de către elementul inițial.
  • Dacă o solicitare de întâlnire este mutată automat în folderul Elemente șterse, întâlnirea nu se adaugă la Calendar.
  • Regulile care afectează mesajele pe care le trimiteți nu se aplică solicitărilor de activități și solicitărilor de întâlnire.

Începutul paginii Începutul paginii

Grupuri de persoane de contact

O regulă care include un Grup de persoane de contact se poate comporta diferit, în funcție de modul în care creați regula.

  • Mutarea mesajelor trimise într-un folder Grup de persoane de contact      Această regulă este disponibilă numai dacă utilizați un cont Exchange Server. Numai mesajele trimise în Grupul de persoane de contact sunt mutate în folderul specificat. Mesajele de la persoane care sunt membri ai Grupului de persoane de contact nu se mută în folderul specificat.

Începutul paginii Începutul paginii

Redirecționarea mesajelor în afara organizației

Dacă utilizați un cont Microsoft Exchange Server 2010, implicit, nu puteți să utilizați regulile pentru a redirecționa mesajele către adrese de e-mail din afara organizației. Această setare contribuie la prevenirea dezvăluirii de informații confidențiale și personale din organizație. Această setare se poate modifica doar de către un administrator Exchange.

Pentru mai multe informații, consultați, Determinarea versiunii de Microsoft Exchange Server la care se conectează contul meu.

Începutul paginii Începutul paginii

 
 
Se aplică la:
Outlook 2010