Deschiderea, editarea și actualizarea fișierelor de pe un site SharePoint

Aveți posibilitatea să vă conectați la o bibliotecă pe un site SharePoint prin utilizarea Microsoft Office Outlook 2007 și să navigați, să editați și chiar să căutați fișiere. După ce conectați biblioteca SharePoint la Outlook, aveți posibilitatea să lucrați cu fișierele respective de pe hard disk, chiar și dacă nu sunteți la birou.

 Notă   Caracteristicile descrise în acest articol funcționează cu site‑urile SharePoint care execută Windows SharePoint Services 3.0 sau Microsoft Office SharePoint Server 2007. Dacă nu sunteți sigur de versiunile produselor și tehnologiilor Microsoft SharePoint care se execută pe server, întrebați administratorul serverului.

În acest articol


Generalități

Dacă utilizați frecvent Outlook pentru a vă gestiona informațiile, este posibil să preferați să lucrați cu fișierele din biblioteca SharePoint direct în Office Outlook 2007 în loc de un browser Web. De exemplu, este posibil să răspundeți la un mesaj de poștă electronică și să trebuiască să căutați niște detalii ale echipei de lucru pe site-ul ­SharePoint. Dacă ați conectat biblioteca SharePoint la Outlook, aveți posibilitatea să navigați și să vizualizați fișierele căutate așa cum ați face cu un mesaj de poștă electronică, fără să ieșiți din Outlook.

Documentele dintr-o bibliotecă SharePoint în Outlook

Explicație 1 Aveți posibilitatea să aranjați și să sortați vizualizarea unei biblioteci SharePoint în mai multe moduri în Outlook 2007.
Explicație 2 Săgeata roșie se afișează atunci când lucrați cu un fișier offline. Aveți posibilitatea să faceți clic pe săgeată pentru a vedea mai multe informații despre starea fișierului, cum ar fi ultima dată de modificare.

Alt avantaj al editării fișierelor din Outlook este că acestea se stochează pe hard diskurile dvs. în timp ce lucrați cu ele, ceea ce este mai rapid decât lucrul pe un server.

Când se recomandă lucrul cu fișiere în Outlook

Lucrul cu fișiere de pe site-ul SharePoint în Outlook este cel mai potrivit pentru parcurgerea și editarea fișierelor de rutină pe care le stocați într-o bibliotecă de documente, cum ar fi documente, foi de calcul și prezentări. De asemenea, se pot parcurge fișierele care aparțin de alte tipuri de biblioteci, cum ar fi biblioteci de imagini. Operațiuni mai complexe cu date, cum ar fi lucrul cu listele de clienți sau actualizarea aplicațiilor de baze de date se efectuează mai bine direct pe site-ul SharePoint. Dacă doriți să modificați setările sau structura unei biblioteci sau să creați o bibliotecă nouă, se recomandă să lucrați cu biblioteca direct pe site-ul SharePoint.

Aveți posibilitatea să deschideți fișierele din mai multe tipuri de aplicații în Office Outlook 2007. Dacă fișierul este compatibil cu Windows SharePoint Services 3.0 sau Office SharePoint Server 2007, aveți de asemenea posibilitatea să editați fișierul și să actualizați modificările pe server când ați terminat. Exemple de fișiere compatibile sunt foile de lucru Microsoft Office Excel 2007, prezentările Microsoft Office PowerPoint 2007 și documentele Microsoft Office Word 2007.

Aveți de asemenea posibilitatea să luați fișierele offline cu dvs. pentru a lucra la ele, cum ar fi în timpul unui zbor cu avionul. Când ajungeți înapoi la birou, veți actualiza versiunile cu site-ul SharePoint.

Modificările efectuate într-un fișier nu se actualizează automat pe server în timp ce editați și salvați fișierul. Astfel, se lucrează mai repede cu fișierele offline, deoarece computerul nu trebuie să se conecteze la server în timp de lucrați. Când închideți un fișier, vi se solicită actualizarea modificărilor pe server. Se actualizează doar modificările efectuate pentru anumite fișiere, ceea ce înseamnă că Outlook nu trebuie să sincronizeze toată biblioteca din nou cu serverul.

Dacă altcineva efectuează modificările într-un fișier înainte de a efectua actualizarea pe server, programul vă solicită să îmbinați cele două seturi de modificări când efectuați actualizarea fișierului pe server sau să specificați versiunea de fișier pe care o păstrați. Pentru a împiedica alte persoane de la efectuarea modificărilor într-un fișier, aveți posibilitatea să verificați fișierul înainte de a lucra cu el.

Locațiile în care apar fișierele în Outlook

Când conectați o bibliotecă SharePoint la Office Outlook 2007, biblioteca se afișează într-un folder denumit Liste SharePoint. De aici, aveți posibilitatea să utilizați caracteristicile de urmărire și comunicare pe care le utilizați în mod normal în Outlook, cum ar fi semnalizarea pentru urmărirea, clasificarea fișierelor sau redirecționarea lor către colegii de lucru. Semnalizatoarele și categoriile pe care le aplicați prin intermediul Outlook nu sunt disponibile când lucrați pe site-ul dvs. într-un browser Web, dar vă pot ajuta să organizați ceea ce lucrați în Outlook.

Când lucrați în Outlook, aveți posibilitatea să găsiți cu ușurință fișierele cu care lucrați utilizând Căutare foldere, caracteristică furnizată de Outlook, în folderul Liste SharePoint. Folderele de căutare nu stochează de fapt elemente, dar sunt vizualizări care ajută la găsirea rapidă a elementelor care sunt stocate în alte foldere.

Așa cum vedeți mesajele din Inbox, aveți posibilitatea să vedeți titlurile fișierelor din biblioteca dvs., le căutați și le deschideți. Orice structuri de foldere din bibliotecă apar de asemenea și în Outlook. Fișierele nu se adaugă la dimensiunea Inboxului, dar se stochează într-un fișier de foldere personale (.pst) de pe hard disk.

Aveți de asemenea posibilitatea să descărcați numai un singur fișier sau folder, dacă aceea este tot ceea ce aveți nevoie în Outlook. Dacă fișierul sau fișierele cu care lucrați sunt în foldere, Outlook descarcă și structura folderului. Cu toate acestea, nu se poate descărca o vizualizare filtrată a bibliotecii, cum ar fi fișierele create într-un anumit departament.

Examinarea fișierelor în Outlook

În panoul de examinare din Office Outlook 2007, aveți posibilitatea să vizualizați mai multe tipuri de fișiere stocate într-o bibliotecă ­SharePoint. Mai multe informații despre starea fișierului, cum ar fi ultima dată a editării, pot apărea în partea de sus a acestuia.

Informații despre fișierul din biblioteca SharePoint care se afișează în panoul de examinare

 Notă   Dacă dețineți o bibliotecă mare, un administrator poate controla dacă se descarcă antetul unui fișier (cum ar fi bara de titlu și anumite proprietăți) sau tot fișierul. Dacă sunt disponibile pentru descărcare numai anteturile în mod implicit, aveți posibilitatea să descărcați fișierele individuale pe măsură ce aveți nevoie de ele.

Începutul paginii Începutul paginii

Conectarea unei biblioteci SharePoint la Outlook

  1. Într-un browser Web, deschideți biblioteca pe site-ul SharePoint.

Dacă nu aveți posibilitatea să localizați biblioteca, faceți clic pe Se vizualizează tot conținutul site-ului, apoi pe numele calendarului.

  1. În meniul Acțiuni Meniu Acțiuni, faceți clic pe Conectare la Outlook.

Meniul Acțiuni în Documente partajate

  1. Când vi se solicită să confirmați că doriți să vă conectați biblioteca la Outlook, faceți clic pe Da.

În Outlook, biblioteca se adaugă la lista de foldere într-un folder nou denumit Liste SharePoint.

Când faceți clic pe biblioteca care s-a adăugat, fișierele din ea apar în modul în care apar mesajele de poștă electronică. Faceți dublu clic pe fișier pentru a-l deschide sau faceți clic cu butonul din dreapta pentru mai multe opțiuni.

 Note 

  • Dacă biblioteca dvs. are foldere și doriți să conectați toate folderele și fișierele la Outlook, vizualizați biblioteca în nivelul său superior înainte de a o conecta la Outlook. Dacă navigați prin conținutul unui folder din bibliotecă atunci când vă conectați, se va conecta numai conținutul folderului respectiv.
  • Pentru a conecta numai conținutul unui folder la Outlook, există două opțiuni. Dacă folderul care conține fișierele dvs. nu este deschis, indicați către aceasta, faceți clic pe săgeata afișată, apoi faceți clic pe Conectare la Outlook. Dacă folderul pe care doriți să-l conectați este deja deschis, urmați pașii pentru a conecta o bibliotecă făcând clic pe Conectare la Outlook în meniul Acțiuni.

 Sfat   După ce conectați o bibliotecă la Outlook, aveți posibilitatea să trimiteți un mesaj de partajare la alți membri de echipă pentru a-i invita să se conecteze la bibliotecă. Faceți clic cu butonul din dreapta pe numele bibliotecii în Outlook, apoi faceți clic pe Partajare nume bibliotecă. Astfel, se creează un mesaj de poștă electronică care conține un link și o comandă de conectare la bibliotecă.

Începutul paginii Începutul paginii

Descărcarea unui fișier dintr-o bibliotecă SharePoint în Outlook

Pentru bibliotecile foarte mari, Outlook poate descărca numai o listă de fișiere disponibile, astfel încât să descărcați doar fișierele dorite. Există și posibilitatea de a descărca doar listă de fișiere la început, apoi de a descărca toate fișierele de-a lungul unei perioade de timp. Astfel, aveți posibilitatea să vedeți lista de fișiere mai rapid. Administratorul poate de asemenea să specifice că nu se descarcă toate fișierele în mod automat.

Dacă nu ați descărcat un fișier, acesta apare în grupul Disponibil pentru descărcare în lista de mesaje. Aveți posibilitatea să marcați fișierul pentru descărcare în timpul următoarei comenzi Trimitere/primire sau să îl descărcați imediat dacă aveți o conexiune la site-ul SharePoint.

  1. În lista de mesaje, în grupul Disponibil pentru descărcare, faceți clic cu butonul din dreapta pe fișierul pe care doriți să-l descărcați.

 Sfat   Aveți posibilitatea să selectați mai multe fișiere în același timp dacă țineți apăsată tasta CTRL în timp ce faceți clic pe anteturile fișierelor.

  1. Faceți clic pe Marcare pentru descărcare documente în meniul de comenzi rapide.

 Notă   În examinarea unui fișier care nu a fost descărcat încă, este posibil să vedeți butonul Se descarcă acest document, pe care aveți posibilitatea să faceți clic pentru a descărca documentul în cazul în care ați stabilit o conexiune la server.

Începutul paginii Începutul paginii

Deschiderea unui fișier dintr-o bibliotecă SharePoint utilizând Outlook

Pentru a deschide un fișier în Office Outlook 2007, trebuie mai întâi să conectați biblioteca la Outlook. Pentru mai multe informații, consultați Conectarea unei biblioteci SharePoint la Outlook în acest articol.

După ce descărcați fișierele în Outlook, aveți posibilitatea să le deschideți atunci când lucrați offline. Pentru a verifica disponibilitatea fișierelor, comutați la o vizualizare care aranjează fișierele după disponibilitatea lor. Toate fișierele care nu se descărcă apar în grupul Disponibile pentru descărcare. În secțiunea Vedeți și găsiți linkuri către informații generale despre aranjarea vizualizărilor.

  1. În Corespondență, în Panou de navigare, extindeți folderul Liste SharePoint, apoi selectați numele bibliotecii SharePoint.

Dacă nu vedeți un folder Liste SharePoint, faceți clic pe săgeată lângă Toate elementele de poștă electronică și verificați că este selectată opțiunea Liste SharePoint.

  1. Faceți dublu clic pe numele fișierul pentru a-l deschide. Dacă vi se solicită să verificați sursa fișierului, faceți clic pe Deschidere dacă vi se pare că este sigur să deschideți fișierul.
  2. Dacă fișierul a fost actualizat pe server după ce l-ați descărcat în Outlook, este posibil să vi se solicite să alegeți dacă doriți deschiderea celei mai noi versiuni a fișierului. Faceți clic pe Da sau Nu, dacă doriți să deschideți copia de pe hard disk sau copia de pe server.
  3. Fișierul se deschide în programul în care a fost creat, dacă ați instalat programul pe computer.

Începutul paginii Începutul paginii

Editarea unui fișier dintr-o bibliotecă SharePoint utilizând Outlook

Pentru a edita un fișier în Office Outlook 2007, trebuie mai întâi să conectați biblioteca la Outlook. Pentru mai multe informații, consultați Conectarea unei biblioteci SharePoint la Outlook din acest articol.

 Sfat   Pentru împiedica o persoană de la efectuarea modificărilor într-un fișier în timp ce lucrați cu el, aveți posibilitatea să verificați mai întâi fișierul din biblioteca de pe site-ul SharePoint. Dacă verificați fișierul înainte de a-l deschide, fișierul se deschide în modul de editare, și se poate începe lucrul imediat.

După ce descărcați fișierele în Outlook, aveți posibilitatea să le deschideți atunci când lucrați offline. Pentru a verifica disponibilitatea fișierelor, comutați la o vizualizare care aranjează fișierele după disponibilitatea lor. Toate fișierele care nu se descărcă apar în grupul Disponibile pentru descărcare. În secțiunea Vedeți și găsiți linkuri către informații generale despre aranjarea vizualizărilor.

  1. În Corespondență, în Panoul de navigare, extindeți folderul Liste SharePoint, apoi selectați numele bibliotecii SharePoint.

Dacă nu vedeți un folder Liste SharePoint, faceți clic pe săgeata de lângă Toate elementele de poștă electronică și verificați că este selectată opțiunea Liste SharePoint.

  1. Faceți dublu clic pe numele fișierul pentru a-l deschide. Dacă vi se solicită să verificați sursa fișierului, faceți clic pe Deschidere dacă vi se pare că este sigur să deschideți fișierul.
  2. Dacă fișierul a fost actualizat pe server după ce l-ați descărcat în Outlook, este posibil să vi se solicite să alegeți dacă doriți deschiderea celei mai noi versiuni a fișierului. Faceți clic pe Da sau Nu, dacă doriți să deschideți copia de pe hard disk sau copia de pe server.
  3. Fișierul se deschide în programul în care a fost creat, dacă ați instalat programul pe computer.

Dacă fișierul a fost creat într-un program compatibil cu Windows SharePoint Services 3.0, cum ar fi Word 2007, Excel 2007 sau PowerPoint 2007, este posibil să se afișeze Bara de mesaj în partea de sus a fișierului. Bara de mesaj apare sub bara de titlu și sub orice alte bare de instrumente care sunt afișate în partea de sus a fișierului. Bara de mesaj conține textul Document pe server offline și un buton Editare offline.

  1. Faceți clic pe butonul Editare offline.

Este posibil să se afișeze un mesaj care furnizează informații despre lucrul offline, cum ar fi linkuri la folderul SharePoint de pe hard disk și la Opțiunile de editare offline pentru programul dvs.

  1. Efectuați modificările dorite pentru fișier și salvați-l în mod normal.
  2. Închideți fișierul.

Dacă sunteți conectat la server când închideți fișierul, caseta de dialog Editare offline se poate afișa pentru a permite actualizarea modificărilor pe server. Dacă nu sunteți conectat la server pentru site-ul dvs. SharePoint, caseta de dialog nu se afișează la închiderea fișierului, dar poate apărea când vă conectați din nou și deschideți fișierul din nou.

  1. Faceți clic pe Actualizare dacă sunteți pregătit să actualizați fișierul pe server.
  2. Dacă fișierul nu este bifat, celelalte persoane nu îl pot vedea până când nu îl bifați la loc. Dacă nu este bifat, este posibil să vi se solicite bifarea fișierului. Dacă sunteți pregătit să bifați fișierul, faceți clic pe Da.

Este posibil să vi se solicite introducerea de informații suplimentare, cum ar fi comentarii despre modificări efectuate sau alte detalii despre fișier.

  1. Dacă lucrați cu fișierul în timp ce nu sunteți conectat la server, vi se va solicita actualizarea fișierului Când sunteți pregătit să actualizați fișierul de per server, deschideți di nou fișierul, efectuați modificările suplimentare, apoi închideți-l. Când se afișează caseta de dialog Editare offline, faceți clic pe Actualizare.

 Notă   Dacă nu ați verificat fișierul înainte să lucrați pe el și cineva l-a actualizat pe server în timp ce lucrați pe el, poate apărea un mesaj de conflicte pe server. Urmați instrucțiunile pentru a rezolva conflictul.

Începutul paginii Începutul paginii

Eliminarea unui fișier SharePoint din Outlook

Dacă dețineți o bibliotecă mare, este posibil să nu doriți să vedeți toate fișierele sale în Outlook 2007. Aveți posibilitatea să eliminați fișierele individuale din folderul Liste SharePoint în Outlook dacă nu aveți nevoie să lucrați cu ele. Această procedură nu șterge fișierele din biblioteca SharePoint.

  1. În Corespondență, în Panoul de navigare, în folderul Liste SharePoint, selectați biblioteca din care doriți să eliminați unul sau mai multe fișiere.
  2. În lista de mesaje, selectați fișierul pe care doriți să-l eliminați.

Pentru a selecta mai multe fișiere, țineți apăsată tasta CTRL în timp ce faceți clic pe anteturile fișierele. Pentru a selecta toate fișierele, apăsați CTRL+A.

  1. Faceți clic cu butonul din dreapta pe selecție, apoi pe Eliminare copie offline.

Antetul fișierului eliminat se mută apoi din grupul Documente descărcate în grupul Disponibil pentru descărcare. Când faceți clic pe antetul fișierului eliminat, Panoul lectură nu afișează o examinare, deoarece copia locală a fișierului a fost eliminată.

Începutul paginii Începutul paginii

Eliminarea unei biblioteci SharePoint din Outlook

  1. În Corespondență, în Panoul de navigare, în folderul Liste SharePoint, selectați biblioteca pe care doriți să o eliminați.
  2. Faceți clic cu butonul din dreapta pe folder, apoi pe Ștergere nume bibliotecă în meniul de comenzi rapide.
  3. Când vi se solicită să confirmați ștergerea, faceți clic pe Da.

 Notă   Această procedură elimină biblioteca numai din Outlook, nu și de pe site-ul SharePoint.

Începutul paginii Începutul paginii

Adăugarea unui fișier la o bibliotecă SharePoint prin poșta electronică

Dacă site-ul dvs. SharePoint și biblioteca sunt configurate să primească poștă electronică, aveți posibilitatea să adăugați un fișier la bibliotecă prin trimiterea lui ca atașare într-un mesaj de poștă electronică, în mod similar cu modul în care trimiteți atașare într-un mesaj de poștă electronică la un coleg de birou. Nu este necesar să conectați biblioteca la Outlook.

Înainte de a trimite mesaje de poștă electronică bibliotecii, trebuie să cunoașteți dacă aceasta este configurată pentru a primi mesaje prin poștă electronică, și, dacă da, să obțineți adresa.

  1. Efectuați una sau mai multe din următoarele acțiuni pentru a obține adresa de poștă electronică a bibliotecii:
    • Căutați în Agendă. Dacă adresa de poștă electronică nu este acolo, ea poate fi obținută de la persoana care a instalat biblioteca. Apoi, o veți adăuga la lista Persoane de contact, astfel încât să fie ușor de găsit mai târziu.
    • Vizualizați descrierea bibliotecii de pe site-ul SharePoint, care se afișează sub titlul bibliotecii. Este posibil ca proprietarul site-ului să fi adăugat adresa de poștă electronică a bibliotecii la descrierea sa.
    • Vizualizați setările de poștă electronică pentru bibliotecă, dacă aveți permisiunea să vizualizați setările bibliotecii:
      1. În browser, pe site-ul dvs., faceți clic pe numele bibliotecii pentru a o deschide.

Dacă nu se afișează numele bibliotecii, faceți clic pe Se vizualizează tot conținutul site-ului, apoi pe numele bibliotecii.

  1. În meniul SetăriImagine meniu, faceți clic pe setările pentru tipul de bibliotecă pe care îl deschideți.

De exemplu, într-o bibliotecă de documente, faceți clic pe Setări bibliotecă de documente.

  1. Dacă biblioteca este activată pentru poștei electronice, adresa sa apare sub Listare informații, lângă Adresă de poștă electronică.
  1. În Outlook, atașați fișierul, cum ar fi un document sau o foaie de lucru, la un mesaj de poștă electronică.
  2. În caseta Către sau Cc, adăugați adresa bibliotecii. În cazul în care grupul SharePoint include deja biblioteca, adăugați în schimb adresa de poștă electronică a grupului SharePoint.
  3. Faceți clic pe Trimitere.

Începutul paginii Începutul paginii

 
 
Se aplică la:
Outlook 2007