Partajarea site-urilor sau a documentelor cu persoane din afara organizației

 Notă    Dacă aceste informații nu se potrivesc cu ceea ce vedeți, este posibil să utilizați versiunea pre-upgrade de Office 365. Încercați Partajarea unui site cu utilizatori externi pentru a afla informațiile care se aplică pentru dvs.
Folosesc Office 365 cu upgrade al serviciului?

Dacă desfășurați activități care implică partajarea documentelor sau colaborarea directă cu furnizori sau clienți, atunci poate veți dori să utilizați site-urile dvs. pentru a partaja conținut cu persoanele din afara organizației dvs. care nu au licențe pentru abonamentul Microsoft Office 365.

Există trei modalități de a face acest lucru:

Acest subiect vă arată cum să partajați un site sau un document cu persoane din afara organizației dvs.

Ce trebuie să știți înainte de a începe

Înainte de a vă lansa și a partaja conținutul în exterior, trebuie să citiți secțiunea Cele mai bune practici pentru partajarea site-urilor fără a exagera. Dacă vă întrebați ce tipuri de utilizatori îndeplinesc cerințele pentru a fi utilizatori externi și ce drepturi are un utilizator extern, consultați Ce este un utilizator extern? Pentru a afla despre activarea și dezactivarea caracteristicii de partajare externă, consultați secțiunea Gestionarea partajării externe.

În acest articol


Partajarea unui site

Atunci când partajați un site cu utilizatori externi, le trimiteți o invitație pe care o pot utiliza pentru a se conecta la site-ul dvs. Puteți trimite această invitație la orice adresă de e-mail. Atunci când destinatarul acceptă invitația, se poate conecta utilizând fie un cont Microsoft, fie un ID de utilizator Office 365. Când partajați un site, puteți să selectați tipul de permisiuni pe care doriți să le aibă acea persoană pe site.

Aveți grijă când partajați site-ul de echipă sau orice site pe care organizația dvs. îl utilizează îndeosebi pentru activități și documente interne, deoarece veți acorda acces utilizatorilor externi la acel site și la orice subsite-uri care îi partajează permisiunile. Puteți acorda utilizatorilor externi acces la conținutul sensibil. Dacă este necesar să colaborați continuu cu persoane din afara organizației dvs., configurați un site pe care să îl utilizați în mod specific pentru partajarea externă și configurați acel site astfel încât să aibă permisiuni unice față de restul site-urilor. Pentru mai multe informații despre moștenirea permisiunilor, consultați Ce este moștenirea de permisiuni?

Trebuie să fiți Proprietar al site-ului sau să dețineți permisiuni de control complete pentru a partaja un site cu utilizatorii externi. În plus, caracteristica de partajare externă trebuie activată pentru abonamentul dvs. Office 365 (în funcție de planul pe care îl dețineți, administratorul dvs. Office 365 sau SharePoint Online poate face acest lucru).

  1. Accesați site-ul pe care doriți să îl partajați cu utilizatorii externi.
  2. Faceți clic pe Partajare.
    Imaginea comenzii Partajare din partea din dreapta sus a ecranului.
  3. În caseta de dialog Partajare, tastați numele utilizatorilor externi pe care doriți să-i invitați. De exemplu: cineva@outlook.com sau cineva@contoso.com.

    Rețineți: puteți utiliza comanda Partajare și pentru a acorda acces utilizatorilor cu licență internă la un site. Dacă doriți să faceți acest lucru, tastați pur și simplu numele persoanelor pe care doriți să le invitați.
  4. Tastați un mesaj pe care să îl includeți în invitație.
  5. Pentru a atribui utilizatorului extern un anumit grup de permisiuni specifice, faceți clic pe Afișare opțiuni, apoi selectați grupul dorit.

    Este o idee bună să acordați persoanelor gradul cel mai mic de permisiuni necesare pentru a efectua o activitate dorită. De exemplu, dacă persoanele pe care le invitați trebuie doar să citească un conținut, asociați-le grupului Vizitatori, care are implicit permisiuni Citire. Dacă utilizatorii externi trebuie să poată edita sau actualiza conținutul, adăugați-i în grupul Membri, care are implicit permisiuni de editare. Fiți extrem de atent atunci când adăugați utilizatori externi în orice grup care are permisiuni Control total.


    Imaginea casetei de dialog Partajare pentru un site populat cu nume de utilizator pentru utilizatorii externi.
  6. Faceți clic pe Partajare.

În mod implicit, orice invitații pe care le trimiteți utilizatorilor externi vor expira în 7 zile. Dacă un invitat nu vă acceptă invitația în 7 zile și doriți în continuare ca acea persoană să aibă acces la site-ul dvs., va fi necesar să trimiteți o nouă invitație.

Atunci când utilizatorii externi primesc invitațiile, aceștia pot face clic pe un buton care îi va duce la o pagină unde se pot conecta la site-ul dvs. SharePoint Online, utilizând un cont Microsoft sau un ID de utilizator Office 365. Dacă utilizatorii nu au cel puțin un cont Microsoft, aceștia se pot înscrie pentru un cont Microsoft gratuit.

Începutul paginii Începutul paginii

Partajarea unui document prin trimiterea sau postarea unui link de invitat anonim

Puteți să creați un link de invitat anonim și apoi să partajați linkul folosind orice suport doriți. De exemplu, postați-l pe o pagină de rețea socială sau lipiți-l într-un e-mail. Puteți crea un link de invitat care oferă permisiunea de editare sau doar permisiunea de vizionare.

Trebuie să fiți Proprietar al site-ului sau să dețineți permisiuni de control complete pentru a partaja un document cu utilizatorii externi. În plus, caracteristica de partajare externă trebuie activată fie în Setările serviciului Office 365, fie în Centrul de administrare SharePoint Online (în funcție de planul pe care îl dețineți). De asemenea, partajarea externă trebuie activată pentru colecția de site-uri (doar pentru planurile pentru întreprinderi).

  1. Faceți clic pe punctele de suspensie (...) de lângă document pentru a deschide fereastra de explicație, apoi faceți clic pe Partajare.
    Începerea partajării unui document într-o bibliotecă SharePoint
  2. În caseta de dialog Partajare, selectați Obțineți un link.
  3. Selectați Creați un link pentru tipul de permisiune pe care doriți să-l acordați.
    Este creat un URL pentru un link de invitat.
  4. Selectați URL-ul de link de invitat și copiați-l.
    Creați un link de invitat anonim și copiați-l
    Acum puteți lipi URL-ul pentru linkul de invitat în suportul ales.
  • Dacă un document este într-o bibliotecă de site de echipă, alți membri ai site-ului pot găsi linkurile de invitat în caseta de dialog Partajare și le pot trimite altora.
  • Dacă fișierul pe care încercați să îl partajați se află într-o bibliotecă ce utilizează Information Rights Management, nu îl veți putea partaja extern.
  • Linkurile de invitat anonime ar putea fi redirecționate sau partajate cu alte persoane, care, la rândul lor, ar putea să vizualizeze sau să editeze conținutul fără a se conecta. Evitați utilizarea de linkuri de invitat anonime pentru conținutul sensibil.
  • Persoanele care sunt invitate să acceseze documente utilizând linkuri de invitat anonim vor putea doar să vizualizeze și să citească fișierele din aplicația Office Online relevantă. Ele nu vor putea să deschidă fișierele într-o versiune desktop corespunzătoare a programului Office.
  • Dacă partajarea externă este dezactivată global în setările serviciului Office 365 sau în Centrul de administrare SharePoint Online, linkurile partajate nu vor mai funcționa. În cazul în care caracteristica este reactivată mai târziu, aceste linkuri vor funcționa din nou. De asemenea, puteți să dezactivați linkurile individuale care au fost partajate, dacă doriți să revocați accesul la un document specific. Consultați Dezactivarea unui link de invitat anonim.

Începutul paginii Începutul paginii

Cum permiteți persoanelor să creeze linkuri de invitat cu documentele partajate cu ele

Ar putea fi util să partajați unele documente la scară largă sau, de fapt, să încurajați alte persoane să le partajeze la rândul lor. Pentru aceste documente, puteți permite altor persoane să creeze linkuri de invitat anonim cu documentele partajate cu ele.

Pentru a permite această capacitate, trebuie să aveți permisiune de control total.

  1. Accesați biblioteca unde doriți să permiteți persoanelor să creeze linkuri de invitat.
  2. Selectați pictograma rotiță dințată și selectați Setări site.
  3. Pe pagina Setări site, sub Utilizatori și permisiuni, selectați Permisiuni site.
  4. În fila Permisiuni, faceți clic pe Setări solicitare de acces.
  5. În caseta de dialog Setări solicitare de acces, bifați Permiteți membrilor să partajeze site-ul și fișierele și folderele individuale.

Acum, când persoanele selectează documente pe care le-ați partajat cu ele și deschid caseta de dialog Partajare, pot crea un link de invitat. Rețineți, totuși, că pot crea linkuri de invitat care permit invitaților să editeze documentul numai dacă le-ați oferit permisiunea de editare atunci când ați partajat prima dată documentul. Dacă au doar permisiune de vizualizare, pot crea numai linkuri de invitat care oferă permisiune de vizualizare.

Pentru o prezentare generală a Setărilor de solicitare acces, consultați Video: Partajarea unui site fără solicitare de acces.

Începutul paginii Începutul paginii

Partajarea unui document care necesită conectare la site-ul dvs.

Trebuie să fiți Proprietar al site-ului sau să dețineți permisiuni de control complete pentru a partaja un document cu utilizatorii externi. În plus, caracteristica de partajare externă trebuie activată fie în Setările serviciului Office 365, fie în Centrul de administrare SharePoint Online (în funcție de planul pe care îl dețineți). De asemenea, partajarea externă trebuie activată pentru colecția de site-uri (doar pentru planurile pentru întreprinderi).

  1. Faceți clic pe punctele de suspensie (...) de lângă document pentru a deschide fereastra de explicație, apoi faceți clic pe Partajare.
    Începerea partajării unui document într-o bibliotecă SharePoint
  2. Introduceți adresele de e-mail ale persoanelor pe care le invitați să partajeze documentul. De exemplu: cineva@outlook.com, cineva@gmail.com sau utilizatorextern@contoso.com.
  3. În lista verticală, selectați nivelul de permisiune pe care doriți să îl acordați acestor utilizatori.
  4. Dacă doriți, tastați un mesaj de inclus în e-mail. Mesajul poate include informații sau instrucțiuni despre documentul partajat.
  5. Bifați caseta de selectare Este necesară conectarea.

 Atenție    Dacă nu bifați caseta de selectare Este necesară conectarea, e-mailul va conține un link de invitat anonim către document. Linkurile de invitat anonime ar putea fi redirecționate sau partajate cu alte persoane, care, la rândul lor, ar putea să vizualizeze sau să editeze conținutul fără a se conecta.

  1. Faceți clic pe Partajare.

Începutul paginii Începutul paginii

Cum să partajați fără a exagera

Cele mai bune practici pentru partajarea site-urilor

Dacă ați partajat un site întreg cu un utilizator, atunci acel utilizator va putea să se conecteze la site și să lucreze ca un membru cu drepturi depline al site-ului. Utilizatorul va putea răsfoi, căuta, vizualiza și edita conținut (în funcție de grupul de permisiuni cu care îl asociați). Va putea să facă lucruri cum ar fi să vadă numele altor utilizatori ai site-ului din Selector persoane sau metadatele documentelor. Utilizatorii externi vor apărea și în Selector persoane ca utilizatori ai site-ului. Aceasta înseamnă că alte persoane care vă utilizează site-ul pot acorda permisiuni diferite acestor utilizatori decât le-ați acordat inițial atunci când ați partajat site-ul cu ei. Asigurați-vă că știți identitatea utilizatorilor externi înainte de a-i invita la site-ul dvs.

Dacă invitați utilizatori externi la site-ul de echipă, ei vor putea vedea conținutul din site-ul de echipă și toate subsite-urile. Dacă doriți să evitați ca utilizatorii externi să aibă acces la conținut important sau sensibil din site-ul dvs. de echipă, ar trebui să creați un subsite al site-ului de Echipă care să aibă permisiuni unice, apoi să partajați doar acel subsite cu utilizatorii externi. Pentru a afla mai multe despre moștenirea permisiunilor, consultați Ce este moștenirea de permisiuni?

În mod similar, dacă doriți să partajați un subsite pe care l-ați creat în locația OneDrive pentru business, ar trebui să vă asigurați că acesta are permisiuni unice, pentru a nu acorda din greșeală utilizatorilor permisiune la site-uri sau conținut suplimentare de pe Site-ul meu.

Începutul paginii Începutul paginii

Cele mai bune practici pentru partajarea documentelor

Dacă partajați documente utilizând linkuri de invitat anonime, atunci este posibil ca destinatarii invitației să partajeze aceste linkuri de invitat cu alții, care le-ar putea utiliza pentru a vizualiza conținutul. Nu utilizați linkuri de invitat pentru a partaja documente sensibile. Dacă doriți să minimizați riscul ca cineva să partajeze un link anonim, partajați, în schimb, un document care impune conectarea.

Decideți cum să partajați

Când luați în considerare dacă și cum să partajați conținutul extern, gândiți-vă la următoarele:

  • Cui doriți să îi acordați acces la conținutul de pe site-ul echipei și la orice subsite-uri și ce doriți să poată face aceștia?
  • Cui din organizația dvs. doriți să-i oferiți permisiunea de a partaja conținut extern?
  • Există conținut despre care doriți să vă asigurați că nu este disponibil niciodată pentru vizualizare de către persoane din afara organizației?

Răspunsurile la aceste întrebări vă vor ajuta să planificați strategia de partajare a conținutului.

Încercați aceasta: În cazul în care:

Partajați un site

Dacă doriți să partajați un site, dar, de asemenea, doriți să îi restricționați utilizatorii externi pentru a nu avea acces la o parte din conținutul intern al organizației dvs., luați în considerare crearea unui subsite cu permisiuni unice pe care să îl utilizați exclusiv în scopul de a partaja extern.

Furnizați unei persoane din afara organizației acces continuu la informații și conținut de pe site. Persoana trebuie să se poată comporta ca un utilizator cu drepturi depline al site-ului și să creeze, să editeze și să vizualizeze conținut.
Partajați un document și impuneți conectarea prin sign in. Furnizați persoanelor din afara organizației dvs. acces securizat la un document specific pentru revizuire sau colaborare, dar aceste persoane nu necesită acces continuu la alt conținut de pe site-ul intern.
Partajați un document utilizând un link de invitat anonim. Partajați un link la un document care nu este sensibil sau confidențial cu persoane din afara organizației dvs., astfel încât acestea să-l poată vizualiza sau actualiza cu feedback. Aceste persoane nu necesită acces continuu la conținutul de pe site-ul dvs. intern.

Începutul paginii Începutul paginii

Vedeți cine are acces la un anumit site sau document

De asemenea, puteți să utilizați comanda Partajare pentru a vedea rapid lista de persoane cu care a fost salvat un document.

Alegeți una dintre următoarele variante:

  • Pentru a vedea cine are acces la un site, faceți clic pe Partajare în partea din dreapta sus a paginii, apoi faceți clic pe linkul de după Partajat cu în caseta de dialog Partajare pentru a vedea lista de persoane care au acces la site.
  • Pentru a vedea cine are acces la un document, la un folder sau la un set de documente, selectați elementul în biblioteca de documente, apoi faceți clic pe Partajat cu pe fila Fișiere.

Începutul paginii Începutul paginii

Retragerea invitațiilor

Dacă doriți să retrageți o invitație trimisă unui utilizator extern, puteți anula invitația înainte ca aceasta să fie acceptată.

Accesați site-ul pentru care doriți să retrageți o invitație.

  1. Accesați SetăriButonul Setări > Setări site.
  2. Sub Utilizatori și permisiuni, faceți clic pe Solicitări de acces și invitații.
  3. Sub Invitații utilizatori externi, găsiți persoana a cărei invitație la site doriți să o retrageți și faceți clic pe Meniu deschis.
  4. În fereastra de proprietăți, faceți clic pe Retragere.

Dacă utilizatorul extern a acceptat deja o invitație și doriți să îl eliminați de pe site-ul dvs., puteți face acest lucru eliminându-l din grupul de permisiuni SharePoint căruia l-ați asociat. Persoana din organizația dvs. care are permisiuni de administrator Office 365 sau de administrator SharePoint Online îl poate elimina, de asemenea, din lista de utilizatori pentru mediul dvs. Pentru mai multe informații, consultați articolele listate în secțiunea Gestionarea partajării externe.

Începutul paginii Începutul paginii

Dezactivarea unui link de invitat anonim

Atunci când un document a fost partajat printr-un link de invitat, puteți vedea aceste informații în explicațiile despre document.

Caseta de dialog Proprietăți arătând faptul că un document a fost partajat cu un link de invitat.

Puteți să anulați accesul la un document care a fost partajat printr-un link, dezactivând linkul.

  1. Accesați biblioteca ce conține documentul pentru care doriți să eliminați un link de invitat.
  2. Indicați spre document și faceți clic pe Deschidere meniu.
  3. Faceți clic pe un link de invitat în propoziția Deschis oricui cu un link de invitat.
  4. Lângă adresa URL pentru linkul de invitat, faceți clic pe butonul Dezactivare.
  5. Atunci când sunteți întrebat dacă doriți ca linkul să fie dezactivat, faceți clic pe Dezactivare link.
    Casetă de dialog care vă întreabă dacă doriți să dezactivați un link de invitat pentru un document care a fost partajat, astfel încât să nu mai funcționeze.

Când persoane din afara organizației dvs. încearcă să acceseze conținutul utilizând linkul de invitat, acestea vor vedea un mesaj ce indică faptul că nu îl pot accesa.

Începutul paginii Începutul paginii

Gestionarea partajării externe

Setările de administrare pentru partajarea externă diferă în funcție de planul Office 365 la care este abonată organizația dvs. Pentru informații despre activarea sau dezactivarea caracteristicii de partajare externă sau despre configurarea acesteia, consultați următoarele subiecte:

Dacă organizația dvs. utilizează Office 365 pentru firme mici, consultați Gestionarea partajării cu utilizatorii externi.

Dacă organizația dvs. utilizează unul dintre planurile Office 365 pentru întreprinderi, consultați Gestionarea partajării externe pentru mediul online SharePoint.

Pentru informații despre configurarea și gestionarea solicitărilor de acces la site-uri, consultați Configurarea și gestionarea solicitărilor de acces.

Începutul paginii Începutul paginii

 
 
Se aplică la:
Centrul de administrare SharePoint, SharePoint Online Enterprise (E1 și E2), SharePoint Online Enterprise (E3 și E4), SharePoint Online pentru firme medii, SharePoint Online pentru firme mici