Pasul 1: Planificarea gestionării SharePoint Online utilizând Centrul de administrare

Acesta este primul articol din Ghid de planificare SharePoint Online pentru Office 365 pentru întreprinderi. Articolul tratează planificarea colecțiilor de site-uri interne pentru organizație și caracteristicile pe care este util să le implementați în colecțiile de site-uri. De asemenea, acest articol descrie unele dintre aspectele la care trebuie să vă gândiți înainte să creați un site web orientat către public.

În acest articol


Cine ar trebui să citească acest articol?

După ce organizația dvs. și utilizatorii săi se abonează la SharePoint Online pentru Microsoft Office 365 pentru întreprinderi, se furnizează un URL organizației pentru a gestiona implementarea sa de SharePoint Online. Persoana care utilizează acest URL pentru a accesa interfața de utilizator Administrare SharePoint Online este cunoscut sub numele de administrator SharePoint Online. Dacă vi s-a atribuit acest rol sau dacă plănuiți să implementați SharePoint Online, acest document vă va fi util. Este util să cooptați alte persoane din organizație în planificarea implementării SharePoint Online pentru a lua decizii cu privire la caracteristici, permisiuni și guvernanța site-urilor și colecțiilor de site-uri.

Începutul paginii Începutul paginii

Care sunt sarcinile administratorului de servicii SharePoint Online?

Administratorul SharePoint Online Service poate efectua următoarele activități:

  • Crearea, ștergerea și restaurarea colecțiilor de site-uri
  • Acordarea accesului administratorilor colecției de site-uri
  • Acordarea accesului utilizatorilor externi și partenerilor de asistență
  • Alocarea și monitorizarea spațiului de stocare al colecției de site-uri
  • Planificarea site-urilor multilingve
  • Configurarea profilurilor de utilizator și a Site-urilor mele
  • Configurarea InfoPath Forms Services pentru organizație
  • Configurarea și gestionarea metadatelor gestionate

Unele dintre aceste activități necesită prevedere și planificare. Acest document este menit să vă ajute în planificarea respectivă.

Începutul paginii Începutul paginii

Planificarea soluțiilor pentru parteneri

Pe măsură ce începeți planificarea, trebuie să evaluați dacă organizația dvs. are cerințe de afaceri specifice care vă pot solicita să utilizați servicii sau aplicații terțe pentru a particulariza SharePoint Online. De exemplu, organizația dvs. poate necesita să migreze un volum mare de conținut sau un număr mare de utilizatori pe site-ul SharePoint Online. Sau poate că aveți procese de afaceri care solicită asistență pentru listele activate pentru e-mail. În cazul în care considerați că organizația dvs. poate avea de câștigat prin utilizarea serviciilor și aplicațiilor terțe, explorați serviciile și aplicațiile profesionale disponibile de la partenerii Microsoft la Microsoft Office 365 Marketplace. Aveți posibilitatea să utilizați acest spațiu pentru a găsi experți care vă pot ajuta să implementați în cloud sau să ajustați Microsoft Office 365 în funcție de cerințele afacerii dvs. Se recomandă să explorați și să căutați serviciile și soluțiile terțe disponibile la începutul procesului dvs. de planificare.

Începutul paginii Începutul paginii

Planificarea creării și gestionării colecțiilor de site-uri

Centrul de administrare SharePoint Online vă oferă posibilitatea să creați și să gestionați colecții de site-uri într-un singur loc, însă este important să planificați din vreme pentru a hotărî cum să implementați colecțiile de site-uri, înainte de a le crea.

O colecție de site-uri este un grup de site-uri web care au același proprietar și care partajează setările de administrare, cum ar fi permisiunile. Când creați o colecție de site-uri, un site de nivel superior este creat automat în colecția de site-uri. Apoi aveți posibilitatea să creați unul sau mai multe subsite-uri sub site-ul de nivel superior.

Site-urile de nivel superior și subsite-urile permit niveluri diferite de control asupra caracteristicilor și setărilor site-urilor. Utilizând această ierarhie, aveți posibilitatea să permiteți utilizatorilor să aibă un site de lucru principal pentru întreaga echipă, site-uri individuale de lucru și site-uri partajate pentru proiecte colaterale. Aveți posibilitatea să creați colecții de site-uri separate pentru diverse diviziuni sau pentru site-uri web externe. Modul în care hotărâți să separați colecțiile de site-uri depinde de dimensiunea organizației și nevoile sale de afaceri.

Aveți posibilitatea să începeți prin evaluarea tipului de site-uri și colecții de site-uri necesare în organizația dvs., luând în considerare răspunsurile la următoarele întrebări.

Hotărâți: Pentru a vă ajuta să efectuați aceasta:
Ce tip de conținut va fi stocat pe site-uri? Stabiliți grupurile din organizație care utilizează tipuri de conținut sau șabloane de site asemănătoare. Pentru mai multe informații despre planificarea șabloanelor de site, consultați Planificați ce șablon de site se utilizează pentru colecția de site-uri în acest articol.
Cât spațiu de stocare este necesar pentru fiecare colecție de site-uri? Evaluați câte colecții de site-uri sunt necesare sau puteți avea. Poate fi necesar să stabiliți acest număr pe baza gradului de utilizare curent al serverului sau a tipului de conținut pe care îl va găzdui colecția de site-uri. Pentru informații despre modificarea spațiului de depozitare din colecțiile de site-uri, consultați Modificarea spațiului de stocare din colecția de site-uri și a cotelor de utilizare a resurselor în Ajutorul SharePoint Online.
Există diviziuni sau grupuri care trebuie să păstreze date separate? Creați colecții de site-uri separate. De exemplu, permisiunile pe care le oferiți utilizatorilor la datele de la resurse umane vor fi diferite de cele pe care le oferiți la datele suplimentare de marketing.
Organizația dvs. va avea un site web public? Alegeți un nume de domeniu și achiziționați-l sau utilizați numele de domeniu implicit furnizat de Office 365. Pentru mai multe informații, consultați Configurarea unui site web public în Ajutorul SharePoint Online.
Aveți nevoie de suport multilingv? Alegeți limba corectă când creați colecția de site-uri. Pentru mai multe informații despre planificarea site-urilor care utilizează mai multe limbi, consultați Planificarea site-urilor pentru a utiliza mai multe limbi mai jos în acest articol.
Dacă doriți ca utilizatorii să aibă un Site-ul meu propriu. Planificați implementarea Site-urilor mele. Pentru mai multe informații despre panificarea Site-urilor mele, consultați Planificarea pentru Site-urile mele mai jos în acest articol.
Creați și gestionați formulare particularizate sau le încorporați în fluxurile de lucru. Planificați implementarea InfoPath Forms Services. Pentru mai multe informații, consultați Planificarea InfoPath Forms Services mai jos în acest articol.
Dacă utilizați sau nu metadate gestionate. Hotărâți cine va fi responsabil cu stabilirea terminologiei utilizate în organizație. Pentru mai multe informații despre planificarea metadatelor gestionate, consultați Planificați să utilizați metadate gestionate mai jos în acest articol.

Guvernanța este un set de politici, roluri, responsabilități și procese care ghidează, direcționează și controlează modul în care organizația cooperează pentru a-și atinge țintele în afaceri. Aceste ținte se concentrează pe guvernanța software-ului și a serviciului pe care îl furnizați, pe guvernanța aplicației și soluțiile particularizate pe care le furnizați și pe gestionarea conținutului și a informațiilor stocate de utilizatori în serviciile respective. Când planificați colecțiile de site-uri trebuie să construiți, de asemenea, un plan pentru modul în care le guvernați.

Când vă gândiți cum să structurați și să guvernați colecțiile de site-uri, luați în considerare răspunsurile la aceste întrebări.

Luați în considerare următoarele: Pentru a crea următoarele:
Structura colecțiilor de site-uri mărește eficiența organizației dvs.? O colecție de site-uri eficientă este formată din grupuri de indivizi și echipe care partajează scopuri comune.
Structura permite arhitecturii de informații să respecte cerințele regulamentare, cerințele de confidențialitate și scopurile de securitate? Un site sigur care este deschis celor care au nevoie de informații, însă în care informațiile sunt blocate pentru cei care nu ar trebui să le vadă.
De ce tip de acces la conținut vor avea nevoie utilizatorii? Un model de permisiune care permite acces la citire, acces la scriere sau amândouă.
Utilizatorii din afara firmei trebuie să aibă acces? Autorizare pentru utilizatorii externi numai în colecțiile de site-uri care au nevoie de autorizare. Pentru mai multe informații acordarea accesului la site-uri utilizatorilor externi, consultați Partajarea unui site cu utilizatorii externi în Ajutorul SharePoint Online.
Cine va avea permisiunea să creeze și să gestioneze site-urile din colecția de site-uri? Un plan gestionat pentru site-uri care sunt bine întreținute.
Ce caracteristici și funcționalități vor fi activate pentru utilizatori? Locații pentru acțiuni și aplicații specifice, cum ar fi soluții sandbox.
Conținutul din rezultatele de căutare va fi relevant pentru cei care partajează colecția de site-uri? O colecție de site-uri în care conținutul este util pentru cei care partajează site-ul.
Care este gradul de particularizare pe care îl veți permite? O soluție care este gestionabilă și la care se poate face upgrade cu ușurință.

Pentru a afla răspunsurile la întrebările de mai sus, continuați să citiți Ghidurile de planificare și, de asemenea, citiți articolele de Ajutor SharePoint Online referitoare la Gestionarea permisiunilor. Este important să înțelegeți ce tip de acces doriți să oferiți utilizatorilor interni și externi înainte de a începe să configurați mediul.

Administratorul SharePoint Online trebuie să colaboreze cu alte persoane din organizație pentru a răspunde la aceste întrebări înainte să configureze colecțiile de site-uri și să permită crearea site-urilor. Administratorul este în măsură să efectueze următoarele acțiuni:

  • Crearea, ștergerea și restaurarea colecțiilor de site-uri
  • Stabilirea cotelor în colecțiile de site-uri
  • Crearea unui site public
  • Atribuirea permisiunilor către administratorii colecției de site-uri
  • Decizia privind accesul utilizatorilor externi la colecțiile de site-uri
  • Configurarea celorlalte caracteristici menționate în acest articol

Planificarea prealabilă poate aduce o schimbare semnificativă în modul în care implementarea site-urilor se comportă în timp. Pentru mai multe aspecte cu privire la planificarea site-urilor și colecțiilor de site-uri, consultați Pasul 2: Planificarea site-urilor și gestionarea utilizatorilor din acest ghid.

Începutul paginii Începutul paginii

Planificarea șablonului de site care se utilizează pentru colecția de site-uri

Când creați o colecție de site-uri sau site-uri în interiorul unei colecții de site-uri, SharePoint vă furnizează opțiunea de a alege un șablon de site. Un șablon de site este prepopulat cu liste, biblioteci, pagini și alte elemente sau caracteristici care vin în sprijinul cerințelor unei organizații. Când creați o nouă colecție de site-uri sau un site utilizând un șablon, aveți posibilitatea să începeți să utilizați site-ul imediat sau să îl particularizați, astfel încât să îndeplinească cerințele echipei, evenimentului sau ale organizației ca întreg.

Este important să vă gândiți cum să utilizați site-urile înainte să creați colecția de site-uri, deoarece fiecare site va moșteni proprietățile șablonului pe care îl alegeți pentru colecția de site-uri. Este util să alegeți să aveți mai multe colecții de site-uri care utilizează șabloane de site diferite pentru proiecte sau scopuri diferite.

Aveți posibilitatea să alegeți dintre mai multe șabloane atunci când configurați site-uri în SharePoint Online. Pentru o descriere a fiecărui șablon, consultați O prezentare generală a șabloanelor de site în Ajutor SharePoint Online.

Mai multe informații despre șabloanele de site se află în Pasul 2: Planificarea site-urilor și gestionarea utilizatorilor din acest ghid.

Începutul paginii Începutul paginii

Planificarea spațiului de stocare care se alocă colecțiilor de site-uri

Când organizația dvs. achiziționează serviciul SharePoint Online, i se alocă o rezervă de stocare pe baza numărului de licențe de utilizator achiziționate și tipul de plan Office 365 achiziționat. Spațiul de stocare total este rezervat astfel încât să vă dați seama cât spațiu de stocare să acordați fiecărei colecții de site-uri (minim 50 MO).

Când atribuiți spațiu de stocare unei colecții noi de site-uri, aveți posibilitatea să vedeți spațiul de stocare total alocat organizației și ce procent din spațiul de stocare a rămas să fie alocat noilor colecții de site-uri. După ce stabiliți un volum de spațiu de stocare pentru o colecție de site-uri, aveți posibilitatea să o măriți oricând, ulterior, dacă este necesar.

Instrumentele din SharePoint Online vă permit să evaluați cât de mult spațiu de stocare este utilizat de fiecare colecție de site-uri și să fiți notificat printr-o avertizare în momentul în care o colecție de site-uri se apropie de limita de alocare de spațiu de stocare.

Dacă observați că spațiul de stocare atribuit organizației se apropie de sfârșit, aveți la dispoziție trei variante:

  • Reduceți volumul de conținut din site-urile SharePoint Online
  • Ștergeți una sau mai multe dintre colecțiile de site-uri
  • Achiziționați mai mult spațiu de stocare de la Microsoft sau de la furnizorul dvs.

Este important să monitorizați cât spațiu de stocare este utilizat și să stabiliți reguli și politici împreună cu administratorii colecției de site-uri și proprietarii de site-uri, în ce privește orice limitări ale dimensiunii fișierelor pe care doriți să le stabiliți în organizația dvs.

Pentru mai multe informații despre setarea limitelor și avertizărilor de stocare, consultați Modificarea spațiului de stocare din colecția de site-uri și a cotelor de utilizare a resurselor în Ajutorul SharePoint Online.

Ștergerea și restaurarea colecțiilor de site-uri

Coșul de reciclare permite administratorului SharePoint Online să restaureze colecțiile de site-uri șterse, cât timp acestea nu au stat în coșul de reciclare mai mult de 30 de zile. După 30 de zile în coșul de reciclare, colecția de site-uri de șterge automat definitiv. Coșul de reciclare vă acordă timp pentru a vă asigura că o colecție de site-uri nu conține date de care organizația dvs. are nevoie.

Începutul paginii Începutul paginii

Planificarea permisiunilor acordate utilizatorilor externi pentru a accesa site-urile interne

SharePoint Online vă permite să colaborați cu utilizatori din afara organizației, oferindu-le permisiunea de a accesa resurse din site-uri interne. Acești utilizatori se numesc utilizatori externi. Pentru a permite utilizatorilor externi să acceseze un site, mai întâi trebuie să activați Gestionarea partajării prin e-mail în Centrul de administrare SharePoint. Activând această setare în Centrul de administrare SharePoint Online, administratorul SharePoint Online acordă fiecărui administrator de colecție de site-uri din mediu opțiunea de a activa partajarea externă pe site-urile sale.

Apoi administratorii de colecție de site-uri pot activa Invitații utilizatori externi pentru colecțiile lor, iar proprietarii și proiectanții de site-uri pot invita utilizatorii externi să le acceseze site-urile trimițându-le o invitație prin e-mail. Utilizatorii se pot conecta la site utilizând una dintre următoarele trei metode: o adresă de e-mail asociată cu un cont Microsoft, o adresă , o adresă Hotmail, Live sau MSN sau un ID Microsoft Online Services (dacă firmă lor are propriul abonament Microsoft Online Services). Invitațiile expiră după o singură utilizare. După ce un utilizator extern devine membru sau vizitator al unui site, utilizatorul respectiv poate fi adăugat la oricare alt site din oricare altă colecție de site-uri din mediu.

Este important să înțelegeți cum funcționează această caracteristică, deoarece poate fi activată și dezactivată la trei niveluri diferite în cadrul mediului. Fiecare locație este semnificativă în funcție de faptul că utilizatorilor li s-a acordat sau nu deja accesul.

Pentru mai multe informații despre acordarea accesului utilizatorilor externi, consultați Partajarea unui site cu utilizatorii externi în Ajutorul SharePoint Online.

Începutul paginii Începutul paginii

Planificați ca site-urile să utilizeze mai multe limbi

Caracteristica Interfață utilizator multilingvă (MUI) permite utilizatorilor să vizualizeze site-uri sau pagini web într-o altă limbă decât limba implicită setată pe site sau în colecția de site-uri. Caracteristica MUI nu este un instrument de traducere; pur și simplu, modifică limba de afișare pentru elementele de interfață implicite. Interfața utilizator a site-ului se referă la elementele de pe ecran pe care le utilizați pentru a interacționa cu SharePoint, cum ar fi meniurile, elementele de navigare și coșul de reciclare.

Utilizând caracteristica MUI, aveți posibilitatea să afișați în mai multe limbi următoarele elemente din interfața cu utilizatorul:

  • Titlul și descrierea site-ului
  • Meniurile și acțiunile implicite SharePoint
  • Coloanele implicite
  • Coloanele particularizate (listă sau site)
  • Linkurile din bara de navigare
  • Serviciile de metadate gestionate

Când caracteristica MUI este implementată de un utilizator, aceasta va modifica interfața utilizator numai pentru acel utilizator și nu va afecta modul în care se afișează site-ul pentru alți utilizatori. De asemenea, orice conținut de site (spre deosebire de elementele interfeței cu utilizatorul) care a fost creat în limba implicită a site-ului va fi afișat în continuare în limba implicită.

Caracteristica MUI este activată implicit în Centrul de administrare SharePoint Online. Cu toate acestea, dacă se va utiliza MUI într-o colecție de site-uri, atunci trebuie activată de administratorul colecției de site-uri. Dvs. și proprietarii de site-uri trebuie să hotărâți înainte ce limbă implicită se utilizează în colecția de site-uri și în site-uri, pentru că, odată specificată, limba nu poate fi schimbată. După ce creați o colecție de site-uri, este important să verificați dacă setările regionale și lingvistice sunt corecte. De exemplu, când creați site-uri în limba franceză, setările lingvistice vor fi setate întotdeauna la Franceză, chiar dacă vă aflați în Canada. Prin urmare, indiferent ce limbă alegeți, este o idee bună să verificați că atât setările lingvistice, cât și cele regionale corespund locației dvs.

De asemenea, este util să verificați dacă colecțiile de site-uri care au fost create anterior au setările corecte. Acestea sunt colecții de site-uri cum ar fi Site-ul meu și CentruConținut.

Pentru mai multe informații despre site-urile multilingve, consultați Introducere în caracteristicile multilingve din Ajutor SharePoint Online.

Începutul paginii Începutul paginii

Planificarea unui site orientat către public

În calitate de administrator SharePoint Online, aveți posibilitatea să creați un site web orientat către public care să poată fi accesat de utilizatorii din afara organizației dvs., pentru a vă promova pe piață firma, pentru a furniza informații despre cum să vă contacteze și pentru a permite clienților sau partenerilor să găsească informații despre produsele și serviciile dvs. Când configurați site-ul, vi se solicită să furnizați un nume de domeniu, care este adresa URL pe care o vor utiliza alte persoane pentru a vă accesa site-ul. Aveți posibilitatea să optați să utilizați numele implicit, furnizat de Microsoft sau un nume particularizat pe care îl utilizează firma dvs.

Securitate   Dacă optați să utilizați un nume de domeniu particularizat, site-ul public va utiliza mai degrabă protocolul HTTP decât protocolul HTTPS. Datele trimise utilizând protocolul HTTP nu sunt criptate, iar acest lucru poate permite altor utilizatori din rețea să poată vizualiza informațiile trimise la și de la site. Toate celelalte site-uri SharePoint Online pentru Office 365 pentru întreprinderi utilizează protocolul HTTPS, inclusiv site-ul public atunci când este configurat utilizând adresa URL implicită.

Există mai multe considerații și pași pentru a vă asigura că domeniul va lucra cu SharePoint Online:

  • Trebuie să dețineți numele de domeniu    Organizația dvs. trebuie să fi achiziționat numele de domeniu și acesta trebuie să fie înregistrat la un registrator de domeniu.
  • Numele de domeniu trebuie să fie unic în SharePoint Online    Pentru a împiedica apariția conflictelor cu serverele interne de e-mail, se recomandă să evitați utilizarea numelor de domeniu de nivelul doi pentru SharePoint Online, cum ar fi contoso.com. Aceasta respectă specificațiile detaliate în Request for Comments (RFC) 1034, „Nume de domeniu - concepte și facilități”. De exemplu, serverul de e-mail poate utiliza numele de domeniu contoso.com, iar site-ul public SharePoint poate utiliza www.contoso.com.
    Pentru a redirecționa utilizatorii care încearcă să găsească site-ul public și tastează http://contoso.com, aveți posibilitatea să configurați o redirecționare împreună cu registratorul de domeniu pentru a redirecționa traficul la http://www.contoso.com.

     Notă    Nu toți registratorii de domeniu oferă servicii de redirecționare.

  • Modificați domeniul pe pagina de administrare de domeniu Office 365    Când vă înregistrați pentru servicii în Office 365, veți aveți posibilitatea să specificați numele de domeniu de utilizat pentru serviciile pe care le achiziționați. Pentru a utiliza propriul nume de domeniu cu SharePoint Online, va trebui să specificați în Office 365 că intenționați să utilizați numele de domeniu cu SharePoint Online în loc de alt serviciu. Când configurați site-ul public în SharePoint Online, este posibil să alegeți numele de domeniu pe care l-ați specificat în pagina de administrare Office 365.
  • Adăugarea unei înregistrări CNAME pentru numele de domeniu    Se recomandă să preluați informațiile CNAME ale site-ului public în SharePoint Online și să configurați o înregistrare CNAME la registratorul de domeniu, înainte să creați site-ul web. Această acțiune trebuie efectuată înainte ca site-ul să fie accesibil vizitatorilor. Înregistrarea în avans a CNAME va permite începerea propagării înainte ca site-ul să fie în direct.

Aflați mai multe despre configurarea site-ului public și crearea înregistrării CNAME în articolul Configurarea unui site web public.

Începutul paginii Începutul paginii

Planificarea profilurilor de utilizator

Înainte să personalizați site-urile și conținutul din cadrul unei organizații, trebuie să planificați modul în care organizația va utiliza și va gestiona profilurile de utilizator. În SharePoint Online, informațiile despre utilizatorii dintr-o organizație sunt stocate în profilurile de utilizator. SharePoint Online primește informațiile despre profil de la serviciul director Office 365 în timpul sincronizării unidirecționale programate regulat. De asemenea, utilizatorii își pot edita profilurile manual, de obicei prin intermediul paginii Profilul meu.

Profilele de utilizator identifică conexiunile între utilizatori, cum ar fi manageri, grupuri de lucru, apartenențe la un grup și site-uri comune. De asemenea, profilele de utilizator conțin informații despre preocupările utilizatorului și pot ajuta utilizatorii să localizeze experți în subiecte pentru o anumită zonă, utilizând caracteristica Căutare de persoane.

Profilele de utilizator sunt mai mult decât niște simple grupări de proprietăți importate și particularizate despre utilizatorii dintr-o organizație. Proprietățile sunt utilizate, de asemenea, pentru a afișa informații spre relațiile fiecărui utilizator cu alți utilizatori dintr-o organizație. Aceste relații pot încuraja o colaborare mai eficientă cu colegii și în interiorul echipelor. Subtipurile de profile pot fi utilizate pentru a crea un set diferit de proprietăți pentru un set diferit de utilizatori. De exemplu, aveți posibilitatea să creați un subtip care clasifică un utilizator ca stagiar sau ca angajat cu normă întreagă.

Începutul paginii Începutul paginii

Planificarea proprietăților profilului de utilizator

Când planificați profilurile de utilizator, trebuie să stabiliți informațiile care sunt necesare despre utilizatori. Aceste informații vor fi stocate în proprietățile profilurilor de utilizator. Setările de confidențialitate și de politică dintr-o organizație guvernează tipul de informații de profil pe care le poate vedea un utilizator. Proprietarul informațiilor stabilește setările de confidențialitate, iar organizația stabilește setările de politică.

Când planificați profilurile de utilizator, trebuie să luați în considerare câțiva factori:

  • Proprietățile implicite vă satisfac cerințele sau este necesar să creați proprietăți noi? Trebuie să stabiliți ce proprietăți utilizați pentru profilurile de utilizator de bază, pe baza celor care sunt relevante în organizație. Proprietățile sunt importante când căutați utilizatori, când creați audiențe de utilizat la direcționarea conținutului și când stabiliți relații între colegi și grupuri de lucru.
  • Ce zone din organizație necesită subtipuri diferite de profil de utilizator? De exemplu, trebuie să creați subtipuri de profil de utilizator pentru angajații cu normă întreagă, pentru angajații cu jumătate de normă și pentru stagiari?

Proprietățile implicite ale profilului de utilizator    SharePoint Online asigură un set de proprietăți implicite de profil de utilizator. Trebuie să revizuiți aceste proprietăți și politicile care se aplică acestora înainte să hotărâți ce modificări să efectuați, ce proprietăți să păstrați, ce proprietăți să eliminați și ce proprietăți suplimentare să creați. Unele dintre aceste proprietăți de profil de utilizator pot fi indexate de Căutare de persoane și unele pot fi reproduse în toate colecțiile de site-uri.

Proprietățile suplimentare ale profilului    Proprietățile implicite de profil de utilizator pot fi suplimentate cu proprietăți suplimentare care urmăresc informații cheie care altfel nu sunt disponibile. Aceste proprietăți pot fi, de exemplu, numere întregi, șiruri, seturi de termeni etc. De exemplu, aveți posibilitatea să creați o proprietate de profil care se numește „pasiune preferată” și să o asociați cu un set de termeni numit „pasiuni” din Serviciu metadate gestionate. Utilizatorii care își actualizează profilele pot selecta apoi unul dintre acești termeni din setul de termeni „pasiuni” ca valoare pentru pasiunea preferată. Pentru mai multe informații despre seturile de termeni și Serviciu metadate gestionate, consultați Planificați să utilizați metadate gestionate, mai jos în acest articol.

Ar trebui să planificați să adăugați proprietăți la nivelul Serviciu profil utilizator sau la nivelul colecției de site-uri, în funcție de cerințele de afaceri pe care le-ați identificat în planificarea anterioară. Cerințele cheie de afaceri pot fi satisfăcute deseori prin crearea de noi proprietăți care asociază utilizatorii cu procese importante de afaceri. Căutarea poate utiliza apoi aceste proprietăți pentru a găsi utilizatori sau caracteristicile de personalizare pot utiliza proprietățile pentru a îndrepta conținut către utilizatori. Proprietățile nu trebuie să fie vizibile în profilele publice sau în Site-urile mele și pot fi utile pentru căutare sau personalizare, fără a fi afișate în profilele publice sau în Site-urile mele.

Pentru a limita durata planificării, concentrați-vă pe adăugarea proprietăților care permit cerințe cheie de afaceri sau scenarii pentru fiecare colecție de site-uri. Dacă o proprietate relevantă nu rezolvă anumite scenarii, așteptați până când este identificată o cerință specifică în timpul operațiunilor obișnuite, în loc să planificați să adăugați proprietatea numai datorită faptului că credeți că veți avea nevoie de ea. Poate să nu fie necesar să adăugați multe proprietăți noi. Cu toate acestea, merită să luați în considerare această posibilitate, în caz că descoperiți cerințe evidente.

Apartenențe la grup și colegi    Relațiile dintre diverșii utilizatori dintr-o organizație sunt afișate pe pagina publică de profil a fiecărui utilizator. Relațiile includ apartenențele la site (o vizualizare globală a tuturor apartenențelor la grup ale fiecărui utilizator) și colegii. În SharePoint Online, profilurile de utilizator conțin informații despre apartenența la grup pe site a utilizatorilor numai dacă aceștia aparțin grupului de apartenență implicit de pe un site.

Printre colegii unui utilizator se pot număra persoanele din imediata apropiere a utilizatorului, cum ar fi managerul acestuia, colegii de birou și superiorii direcți. Organizațiile care au relații cheie care traversează grupuri de utilizatori, manageri sau alți utilizatori este util să adauge persoanele în listele Colegi ale anumitor grupuri.

Pentru mai multe informații despre gestionarea profilurilor de utilizator, consultați Gestionarea profilurilor de utilizator și Adăugarea, editarea sau ștergerea proprietăților dintr-un profil de utilizator sau dintr-un profil de organizație.

Începutul paginii Începutul paginii

Planificarea politicilor de profil de utilizator

Politicile sunt seturi de reguli pe care administratorii le atribuie utilizatorilor sau grupurilor de utilizatori. Aceste reguli permit administratorilor să specifice setările de confidențialitate care sunt asociate cu o anumită proprietate de profil, așadar, politicile determină ce informații pot vizualiza utilizatorii pe profilurile fiecăruia. De asemenea, politicile permit administratorilor să specifice dacă un utilizator poate înlocui setările implicite de confidențialitate.

Pentru a începe planificarea politicilor, evaluați vizibilitatea curentă a informațiilor despre utilizatorii din organizație. Unele informații despre utilizatorii individuali trebuie să rămână private. Alte informații pot fi partajate și ar trebui partajate liber cu alți utilizatori, pentru a încuraja colaborarea. Politicile care sunt mai puțin restrictive permit mai multor utilizatori să vizualizeze mai frecvent profilurile publice, ceea ce afectează cât de des trebuie să actualizați profilurile de utilizator. În organizațiile cu mulți utilizatori, actualizarea frecventă poate afecta performanța și planificarea capacităților.

SharePoint Online asigură un set de politici care pot fi configurate pentru a ajuta administratorii să pună la dispoziție informațiile corespunzătoare care satisfac cerințele organizației. De asemenea, organizațiile au posibilitatea să creeze și să configureze caracteristici de politică particularizate pentru a îndeplini nevoi specifice. Ar trebui să revizuiți cerințele de colaborare din organizație înainte să dezvoltați un plan pentru implementarea celei mai bune combinații de politici.

Următoarele întrebări vă pot ajuta să stabiliți ce politici sunt potrivite organizației dvs.:

  • Ce proprietăți ar trebui să fie obligatorii?    Unele proprietăți - cum ar fi numele contului, numele preferat, numărul de telefon de la birou, departamentul, funcția și adresa de e-mail de birou - sunt implicit obligatorii și nu pot fi ignorate sau modificate de către utilizatori. În majoritatea organizațiilor, aceste proprietăți sunt modalități cheie de a permite colaborarea și a dezvolta relații în interiorul organizației. SharePoint Online utilizează, de asemenea, multe dintre ele pentru a activa alte caracteristici, cum ar fi colegii sau publicul.
  • Ce proprietăți ar trebui să fie vizibile pentru toată lumea?    Implicit, unele proprietăți sunt vizibile pentru toată lumea, însă informațiile sensibile pot fi configurate să aibă vizibilitate redusă. De exemplu, o firmă care are mulți angajați pe teren poate decide că este important ca informațiile despre telefoanele mobile să fie vizibile pentru toată lumea. Alte organizații pot alege să păstreze confidențialitatea în ce privește toate numerele de telefon care nu sunt de birou.
  • Ce proprietăți pot fi modificate de utilizatori?    Unele proprietăți pot fi puse la dispoziție fără să necesite ca utilizatorii să furnizeze informații sau să permită efectuarea unei anumite acțiuni. De exemplu, unii utilizatori pot să nu dorească popularea automată a listelor de colegi. Alți utilizatori pot dori să modifice setarea de vizibilitate implicită pentru o proprietate.

Când planificați setarea de politică a unei proprietăți, luați în considerare următorii factori:

Condiție Dezactivarea proprietății Transformarea proprietății în proprietate opțională Transformarea proprietății în proprietate obligatorie
Proprietatea este utilizată de caracteristici cheie de utilizator. X
Proprietatea este asociată cu date de afaceri cheie pentru aplicații. X
Proprietatea este utilizată când creați un public. X
Administratorii SharePoint Online se așteaptă la valori consecvente și sugestive pentru proprietate. X
Proprietatea va fi utilizată rar. X

Proprietatea va distrage atenția de la alte proprietăți mai importante.

Notă: Aveți posibilitatea să modificați setările de afișare ale proprietăților pentru a le ascunde de vizitatorii care vizualizează profile publice, pagina Editare detalii sau partea web Colegii mei.

X
Hotărâți să furnizați valori implicite pentru proprietăți, însă doriți ca utilizatorii să poată elimina informațiile sau dacă doriți să permiteți fiecărui utilizator să furnizeze valoarea relevantă a proprietății. X

Când planificați setările de vizibilitate implicite pentru politicile unei organizații, luați în considerare următorii factori:

Condiție Acțiune
Doriți să utilizați proprietate în căutare, astfel încât utilizatorii să poată fi găsiți prin căutările după proprietate.

Stabiliți politica implicită de acces la Oricine.

Notă: Proprietățile care au un acces mai restrictiv nu vor fi utilizate de căutare.

Proprietatea este utilă în grupuri de lucru și alte diviziuni din organizație și nu conține informații sensibile. Faceți ca proprietatea să fie vizibilă pentru oricine.
Proprietatea este utilă mai ales pentru colaborarea în interiorul unui grup de lucru sau cu un anumit grup de colegi selectați individual. Faceți ca proprietatea să fie vizibilă numai pentru colegi.
Proprietatea are un caracter sensibil sau confidențial.

Faceți ca proprietatea să devină vizibilă numai pentru superiorul direct sau, în anumite cazuri, numai pentru utilizatorul individual.

Important: Informațiile care sunt considerate confidențiale variază în funcție de organizație și chiar de la o regiune la alta. Dacă organizația dvs. are site-uri în numeroase țări sau regiuni, trebuie să vă familiarizați cu legile și reglementările privind confidențialitatea din toate acestea.

Pentru mai multe informații despre gestionarea politicilor profilului de utilizator, consultați Gestionarea profilurilor de utilizator.

Începutul paginii Începutul paginii

Planificarea audiențelor și a direcționării conținutului

Audiențele fac parte din serviciul Profil utilizator care permite organizațiilor să direcționeze conținutul către utilizatori pe baza activității sau serviciului lor. Audiențele pot fi definite printr-unul sau mai multe dintre elementele următoare: apartenența la o listă de distribuire sau la un grup de securitate Windows, locul în structura de raportare organizațională sau prin intermediul proprietăților publice din profilurile de utilizator. De asemenea, conținutul poate fi direcționat utilizând grupuri SharePoint pentru direcționarea conținutului din părțile web.

De asemenea, trebuie să țineți cont că informațiile despre audiență sunt compilate după un program care nu este controlat prin SharePoint Online. Acest lucru înseamnă că este posibil ca informațiile să nu fie întotdeauna actuale.

Redarea audiențelor cheie    Când planificați audiențele în timpul implementării inițiale, scopul ar trebui să fie să găsiți cel mai mic set posibil de audiențe cheie pe baza necesităților de conținut ale organizației, a arhitecturii informaționale a site-ului și a colecțiilor de site-uri și a utilizatorilor care sunt asociați cu fiecare colecție de site-uri. Vă recomandăm să urmăriți acest proces pentru planificarea audiențelor în timpul configurării inițiale a site-ului:

  1. Înregistrați scopul central pentru fiecare colecție de site-uri și site.
  2. Determinați cel mai mic număr de audiențe care vă pot permite să direcționați conținutul așa cum este necesar.
  3. Înregistrați toate grupurile SharePoint existente și mapați-le potrivit necesităților de audiență.
  4. Identificați audiențele suplimentare care trebuie definite.
  5. Identificați grupurile SharePoint suplimentare care trebuie definite.

La sfârșitul procesului de planificare a audienței, ar trebui să aveți o listă de audiențe ce îndeplinesc necesitățile grupurilor de utilizatori care utilizează fiecare colecție de site-uri.

Planificați cum să orientați conținutul către audiențe    Pentru a utiliza audiențele în scopul de a orienta conținutul, administratorul SharePoint Online și administratorii de site trebuie să decidă ce elemente de site vor fi utilizate în fiecare site. Administratorul SharePoint Online și administratorii de site trebuie să lucreze împreună strâns pentru a se asigura că oferă o experiență unitară pentru audiențe în cadrul tuturor site-urilor și colecțiilor de site-uri.

Odată definite, audiențele pot fi utilizate pentru a direcționa conținutul în numeroase moduri. De exemplu, pentru aplicațiile client Microsoft Office 2010, administratorul SharePoint Online poate defini linkurile care se afișează în locațiile SharePoint și poate stabili audiențele cărora le este vizibil fiecare link. Pe site-urile web Site-ul meu, administratorul SharePoint Online poate stabili audiențele pentru linkurile de navigare Site-ul meu care apar pe bara de linkuri de sus. Într-un mediu în care sunt configurate audiențele, administratorii de site pot utiliza părți web pentru a direcționa conținutul în funcție de audiență.

De asemenea, aveți posibilitatea să direcționați linkurile aplicațiilor client Office, linkurile site-ului de personalizare (linkurile de navigare Site-ul meu), locațiile gazdă de încredere pentru Site-ul meu și părțile web.

Pentru mai multe informații despre gestionarea audiențelor, consultați Gestionarea audiențelor.

Începutul paginii Începutul paginii

Planificarea etichetării sociale

Etichetarea socială se efectuează sub formă de note și etichete în SharePoint Online. Utilizatorii pot aplica etichete la documente și pagini pe care doresc să le urmărească mai simplu sau pe care cred că alții le pot considera interesante. Notele pentru alte persoane pot încuraja dialogul informal și permit persoanelor să se conecteze mai simplu.

Etichetele sunt organizate într-un „nor de etichete” care apare pe fila Etichete și note a paginii Profilul meu a unui utilizator. Etichetele utilizate cel mai des apar mai mari decât restul etichetelor. Persoanele pot răsfoi și filtra etichetele în mai multe moduri.

Nor de etichete

Etichetele și notele apar, de asemenea, ca activități pe pagina Profilul meu a unui utilizator și activitățile apar pe paginile Flux de știri ale altor persoane. Pentru mai multe informații despre modul de utilizare a etichetelor și notelor, precum și despre beneficiile utilizării acestora, consultați Videoclip: Utilizarea etichetelor și notelor pentru partajarea informațiilor cu colegii sau Utilizarea etichetelor și notelor pentru partajarea informațiilor cu colegii.

Caracteristici care contribuie la protejarea informațiilor personale și confidențiale

Etichetarea socială din SharePoint Online include următoarele caracteristici care îi pot ajuta pe utilizatori să controleze informațiile pe care le partajează, pentru a nu partaja în mod inadvertent informații personale sau confidențiale.

  • Etichete private Un utilizator care adaugă o etichetă la o pagină web poate indica faptul că eticheta este privată. Alte persoane nu pot vedea faptul că eticheta a fost adăugată la pagina web. Alte persoane nu văd eticheta în norul de etichete al utilizatorului, decât dacă utilizatorul care a adăugat eticheta a aplicat aceeași etichetă la o altă pagină web fără a o face privată.
  • Controlul evaluărilor Controlul evaluărilor afișează doar evaluarea agregată pe care a primit-o un element. Aceasta nu arată ce utilizatori au evaluat elementul sau ce evaluări individuale au fost furnizate.
  • Ajustare de securitate Adăugarea unei etichete, a unei note sau a unei evaluări la o pagină web creează o activitate. Înainte ca SharePoint Online să afișeze o activitate, acesta utilizează o componentă denumită ajustare de securitate pentru a determina dacă utilizatorul curent are permisiunea de a vizualiza pagina web la care se aplică activitatea. Dacă utilizatorului nu i se permite să vizualizeze pagina web, SharePoint Online nu afișează activitatea. Aveți posibilitatea să actualizați setările ajustării de securitate pe baza necesităților organizației dvs. De exemplu, aveți posibilitatea să limitați ajustarea de securitate pentru a verifica linkurile la unul sau mai multe site-uri pe care le specificați. De asemenea, aveți posibilitatea să dezactivați ajustarea de securitate. Pentru informații și pentru pașii pentru a gestiona opțiunile de ajustare de securitate, consultați Gestionarea setărilor pentru Site-ul meu.

Modalitatea de afișare a informațiilor de etichetare socială

Un utilizator poate vedea informațiile de etichetare socială în modalitățile următoare:

  • Paginile Profilul meu și Fluxul meu de știri Conținutul care apare pe paginile Profilul meu și Fluxul meu de știri este ajustat pentru securitate în funcție de utilizatorul care vizualizează pagina. Așadar, aveți posibilitatea să vedeți toate informațiile pe propria dvs. pagină Profilul meu. Însă, atunci când vă uitați la pagina Fluxul meu de știri sau la pagina de profil a altei persoane, vedeți doar informațiile pe care aveți permisiunea să le vizualizați.
  • Urmărirea Atunci când urmați o etichetă, primiți o notificare de fiecare dată când cineva adaugă eticheta într-o pagină web. Aceste notificări sunt ajustate pentru securitate. Faptul că urmați o etichetă este public. Când faceți ca o persoană să vă devină coleg, primiți o notificare de fiecare dată când persoana adaugă o etichetă, o notă sau o evaluare la o pagină web.
  • Pagini web Atunci când adăugați o etichetă sau o notă la o pagină web, aveți posibilitatea să vedeți etichetele și notele pe care le-au adăugat ceilalți utilizatori la pagina web. Aveți posibilitatea să vedeți toate notele, însă vedeți doar etichetele publice.

Recomandări pentru etichetarea socială

În plus față de utilizarea caracteristicilor de confidențialitate și securitate incluse în SharePoint Online, trebuie să luați în considerare următorii pași:

  • Informați-i pe utilizatori care aspecte ale activității de etichetare socială sunt publice și care sunt private.
  • Înainte de a implementa un cod particularizat, asigurați-vă că informațiile pe care le prezintă vor corespunde standardelor de confidențialitate și de securitate ale organizației dvs.
  • Când permisiunile necesare pentru a accesa un site web se modifică, faceți ca serviciul de căutare să acceseze cu crawlere din nou site-ul web.

Pentru informații despre gestionarea caracteristicilor sociale, inclusiv despre etichetare, consultați Gestionarea caracteristicilor personale și sociale sau Activarea sau dezactivarea etichetelor sociale și a zonelor pentru comentarii pentru un utilizator sau un grup.

Începutul paginii Începutul paginii

Planificarea pentru Site-urile mele

Site-urile mele sunt site-uri personale care asigură un set bogat de caracteristici de colaborare și rețele sociale fiecărui membru din organizația dvs. Site-urile mele oferă utilizatorilor o locație centrală în care pot stoca, partaja și urmări informațiile care îi interesează. Fiecare utilizator poate folosi un site Site-ul meu pentru a descoperi alți utilizatori, zone de competență, proiecte și relații de afaceri. Fiecare utilizator poate vizualiza Site-ul meu al său, dacă face clic pe numele de utilizator corespunzător în colțul din dreapta sus al oricărei pagini, apoi pe Site-ul meu.

Site-urile mele permit utilizatorilor să partajeze cu ușurință informații despre ei înșiși și activitatea lor. Această partajare de informații încurajează colaborarea, construiește și promovează experiența și indică conținutul relevant pentru persoanele care doresc să îl vadă. Aveți posibilitatea să particularizați conținutul pentru fiecare utilizator din orice organizație și să permiteți administratorilor să configureze politicile pentru protejarea confidențialității.

Deși o organizație poate particulariza Site-urile mele, în mod implicit, acestea sunt organizate în trei secțiuni distincte:

  • Fluxul meu de știri    este pagina implicită atunci când un utilizator accesează Site-ul meu. Această pagină afișează informații despre activități recente legate de colegii și interesele specificate ale unui utilizator. Utilizatorii pot particulariza fluxurile lor de știri adăugând sau eliminând colegi care îi interesează, specificând interese și configurând tipul de activități pe care doresc să le urmărească, cum ar fi atunci când un coleg etichetează informații de interes comun.
  • Conținutul meu    este o pagină parte web care afișează un conținut pe care un utilizator l-a stocat în Site-ul meu. Implicit, pagina Conținutul meu afișează un panou de navigare din stânga cu linkuri către bibliotecile de documente și bibliotecile de imagini ale unui utilizator. Pagina parte web conține părți web Documente partajate, Documente personale și Publicări recente în blog. Un utilizator poate particulariza pagina Conținutul meu adăugând sau eliminând părți web în zone din pagină.
  • Profilul meu    afișează pagina de profil a utilizatorului altor persoane din organizație, în care utilizatorii pot partaja experiența, imaginile de profil etc. Deși paginile Fluxul meu de știri și Conținutul meu sunt disponibile doar utilizatorului, pagina Profilul meu este ceea ce acel utilizator și alte persoane din organizație văd atunci când accesează Site-ul meu al utilizatorului.

Pentru a planifica eficient Site-urile mele, trebuie să stabiliți următoarele:

  • Informațiile de profil de utilizator pe care doriți să le puneți la dispoziția utilizatorilor, așa cum s-a discutat mai sus
  • Politicile care vor fi aplicate pentru vizualizarea informațiilor de profil de utilizator din profilul public, de asemenea discutate mai sus
  • Utilizatorii care doriți să dețină un site Site-ul meu și permisiunile corespunzătoare pentru aceștia
  • Caracteristicile Site-ul meu pe care doriți să le activați

Următoarea secțiune tratează pașii care vă ajută să planificați Site-urile mele.

Începutul paginii Începutul paginii

Stabilirea utilizatorilor și a permisiunilor pentru utilizatori

Pe lângă planificarea acelor utilizatori dintr-o organizație care vor avea un site Site-ul meu, trebuie să planificați și ce caracteristici Site-ul meu vor fi disponibile fiecărui utilizator. Printre întrebările de luat în considerare se numără următoarele:

  • Cine poate crea Site-urile mele?
  • Cine poate crea etichete și note sociale?
  • Cine poate adăuga colegi?

Se recomandă să utilizați grupuri de securitate pentru a gestiona permisiuni. Următorul tabel furnizează îndrumări pentru configurarea permisiunilor pentru caracteristicile sociale:

Permisiune Îndrumare
Creare site personal Implicit, toți utilizatorii autentificați pot crea un site Site-ul meu. Asigurați-vă că doriți ca setarea implicită să se aplice în organizație. Alternativ, aveți posibilitatea să utilizați unul sau mai multe grupuri de securitate pentru a acorda permisiunea Creare site personal unui subset de utilizatori dintr-o organizație.
Utilizare caracteristici sociale Implicit, toți utilizatorii autentificați pot adăuga evaluări și etichete sociale în documente, în alte elemente SharePoint Online și în alte elemente cum ar fi pagini web externe și publicări de blog. Utilizatorii pot lăsa note neașteptate pe paginile de profil ale unui site web Site-ul meu sau pe orice pagină SharePoint Online. Alternativ, aveți posibilitatea să utilizați unul sau mai multe grupuri de securitate pentru a acorda permisiunea Utilizare caracteristici sociale unui subset de utilizatori dintr-o organizație.
Utilizare caracteristici personale Implicit, toți utilizatorii autentificați își pot edita profilele, pot adăuga sau edita colegi și pot adăuga sau edita apartenențe la grup. Alternativ, aveți posibilitatea să utilizați unul sau mai multe grupuri de securitate pentru a acorda permisiunea Utilizare caracteristici personale unui subset de utilizatori dintr-o organizație.

Pentru mai multe informații despre gestionarea caracteristicilor sociale, consultați Gestionarea caracteristicilor personale și sociale.

Planificarea caracteristicilor din Site-ul meu

Caracteristicile Site-ul meu care necesită atenție specială includ următoarele:

  • Flux de știri    Implicit, caracteristica Flux de știri este dezactivată. Caracteristica trebuie activată pentru ca utilizatorii să poată urmări activitățile colegilor pe pagina de flux de știri din Site-ul meu. Utilizatorii pot vizualiza numai activitățile din fluxul de știri pentru care au permisiune. Când planificați Site-urile mele, trebuie să luați în considerare implicațiile de confidențialitate ale acestei caracteristici și să definiți restricții bazate pe cerințele dvs.
  • Instrumentul pentru etichete și note    Instrumentul pentru etichete și note poate fi activat sau dezactivat în Centrul de administrare SharePoint Online, utilizând permisiunea Utilizare caracteristici sociale. Această setare se aplică tuturor utilizatorilor care au permisiunea Utilizare caracteristici sociale. De asemenea, utilizatorii pot adăuga etichete sau note în conținutul din afara SharePoint Online, utilizând instrumentul bookmarklet.
  • Browserul organizației    Browserul organizației este activat implicit. Informațiile organizației sunt importate din serviciul de director Office 365. Utilizatorii finali trebuie să aibă instalat Microsoft Silverlight pe stațiile de lucru pentru a putea vedea browserul organizației. Nu aveți posibilitatea să dezactivați browserul organizației, însă puteți împiedica utilizatorii să îl vadă, dacă ștergeți nodul organizației din Lansare rapidă sau eliminați partea web din pagină.

Când planificați Site-urile mele, trebuie să luați în considerare atât avantajele, cât și impactul utilizării acestor caracteristici.

Pentru mai multe informații despre gestionarea Site-urilor mele, consultați Gestionarea setărilor pentru Site-ul meu. Pentru mai multe informații despre gestionarea utilizatorilor și a permisiunilor de utilizator, consultați articolele Pasul 2: Planificarea site-urilor și gestionarea utilizatorilor și Gestionarea permisiunilor  în Ajutorul SharePoint Online.

Începutul paginii Începutul paginii

Planificarea InfoPath Forms Services

InfoPath Forms Services din Microsoft SharePoint Online permite redarea formularelor în browserul web. Sunt disponibile sub forma unei caracteristici Enterprise a SharePoint Online. Administratorii SharePoint Online configurează setările pentru InfoPath Forms Services pe pagina de pornire din Centrul de administrare SharePoint Online.

Toate procesele de afaceri presupun o colectare a unor date de un anumit tip, iar succesul oricărui proces de afaceri se bazează pe calitatea și integritatea datelor. Utilizând formularele InfoPath în soluțiile SharePoint, aveți posibilitatea să vă asigurați că numai datele valide de bună calitate sunt colectate. InfoPath 2010 realizează acesta permițându-vă să standardizați, să particularizați și să optimizați procesul de colectare a datelor fără să scrieți cod.

Mai jos sunt prezentate câteva caracteristici cheie pe care InfoPath le furnizează pentru a asigura integritatea datelor:

  • Validarea particularizată a datelor    asigură faptul că utilizatorii nu pot remite formulare care conțin date nevalide.
  • Aspect particularizat    Utilizând vizualizările multiple, aveți posibilitatea să simplificați experiența de completare a formularelor scindând formularele pe mai multe pagini sau creând vizualizări separate care sunt optimizate pentru anumiți utilizatori sau anumite activități. Formatarea condiționată vă permite să optimizați experiența de completare a formularelor. De exemplu, aveți posibilitatea să afișați sau să ascundeți câmpurile din formular pe baza valorilor introduse de utilizatori.
  • Conexiuni de date    la alte surse, cum ar fi liste SharePoint sau servicii web vă permit să introduceți date contextuale de sprijin în formularele dvs.

 Notă    InfoPath Forms Services accesează sursele de date externe utilizând o identitate Windows delegată. Ca urmare, sursele de date externe trebuie să se afle în aceeași colecție de site-uri sau să fie disponibile utilizatorilor anonimi. Dacă lucrurile nu stau așa, autentificarea la sursele de date externe nu va reuși.

Pentru implementarea caracteristicilor de mai sus codul nu este necesar. Cu toate acestea, aveți posibilitatea să scrieți cod gestionat, dacă utilizați VSTA (Visual Studio Tools for Applications) pentru a adăuga funcționalități mai complexe în formularele dvs.

Implementarea formularelor

Publicarea opțiunilor pentru formularele din biblioteca de formulare depind de faptul dacă șablonul de formular conține sau nu cod gestionat, de permisiunile proiectantului de formular și de setările InfoPath Forms Services.

 Notă    Trebuie să utilizați Microsoft Office InfoPath 2010 pentru a publica formularele pe SharePoint Online. Nu aveți posibilitatea să publicați șabloanele de formular pe SharePoint Online din InfoPath 2007 sau din versiunile anterioare.

Publicarea formularelor de browser fără cod    Formularele de browser web care nu conțin cod gestionat pot fi publicate direct în SharePoint Online de către orice proiectant de cod cu nivelul de permisiune Proiectare. Proiectanții de formulare publică șabloane de formulare utilizând InfoPath Designer.

Administratorii SharePoint Online pot restricționa capacitatea de publicare a formularelor de browser la SharePoint Online, dacă dezactivează publicarea de șabloane de formular de utilizator activate pentru browser pe pagina de opțiuni de configurare din InfoPath Forms Services din Administrare SharePoint Online. Această opțiune se aplică numai formularelor din bibliotecile de formulare și permite organizațiilor care doresc un control mai centralizat al șabloanelor de formular să ceară aprobarea unui administrator înainte să publice formulare în SharePoint Online. Această opțiune nu împiedică utilizatorii să publice formulare Filler în SharePoint Online. Aceste formulare pot fi completate numai dacă se utilizează InfoPath Filler.

Publicarea formularelor de browser cu cod    Proiectanții de formulare pot adăuga cod gestionat în formulare, utilizând VSTA (Visual Studio Tools for Applications). VSTA este o componentă de instalare opțională disponibilă în Instalarea pentru InfoPath 2010.

Administratorii de colecții de site-uri pot publica șabloanele de formular care au cod în biblioteci de formulare ca soluții de tip sandbox, dacă Serviciu cod în mod sandbox Microsoft SharePoint Foundation rulează în colecția de site-uri. Aceasta permite unui proiectant de formulare care este administrator de colecție de site-uri să publice formulare fără să necesite aprobarea administratorului SharePoint Online. Soluțiile de tip sandbox vor rula într-un mediu care are acces la un subset al modelului de obiecte de server.

Șabloanele de formular care conțin cod care necesită încredere totală pentru a se rula nu pot fi publicate în SharePoint Online.

Completarea formularelor

După ce un formular a fost publicat, utilizatorii pot începe să completeze formularele care se bazează pe șablonul de formular respectiv.

Există două medii principale de completare a formularelor, browserul web și InfoPath Filler. Orice formular poate fi completat în InfoPath Filler. Numai formularele activate pentru browser pot fi completate într-un browser web.

Administratorii SharePoint Online pot dezactiva redarea formularelor în browserul web, dacă configurează setările pe pagina de configurare din InfoPath Forms Services. Aceasta se aplică numai șabloanelor de formular de utilizator care au fost publicate în biblioteci de formulare, iar nu șabloanelor de formulare aprobate de administrator sau șabloanelor de formular publicate în liste. Dacă redarea formularelor de browser web este dezactivată, formularele se vor deschide în InfoPath Filler dacă InfoPath este instalat pe computerul utilizatorului.

Formularele de listă SharePoint pot fi completate offline, utilizând SharePoint Workspace. Formularele din bibliotecile de formulare pot fi completate offline utilizând InfoPath Filler.

Formularele de browser InfoPath pot fi găzduite, de asemenea, pe pagini web, utilizând partea web Formular InfoPath.

Pentru mai multe informații despre configurarea InfoPath Forms Services, consultați Configurarea InfoPath Forms Services.

Începutul paginii Începutul paginii

Planificarea utilizării Serviciilor de conectivitate cu aplicații de business

Uneori veți avea nevoie sau veți dori să lucrați cu date care nu sunt stocate în bazele dvs. de date SharePoint. Alte aplicații externe pot conține informații importante pentru pentru afacerea dvs. Serviciile de conectivitate cu aplicații de business (BCS) au fost create pentru a vă ajuta să integrați aceste sisteme externe ca liste externe în fluxul dvs. de date SharePoint. Pentru utilizatorii SharePoint, datele din aceste sisteme externe apar pe o pagină web și pot fi citite și scrise ca orice altă listă.

Puteți utiliza Serviciile de conectivitate cu aplicații de business pentru a aduce datele pe site-ul SharePoint Online din următoarele surse:

  • Serviciile web Microsoft Windows Communication Foundation (numit și WCF)

 Notă    Extragerea datelor din alte sisteme externe poate necesita pași intermediari, sub forma unui serviciu web WCF pentru cod particularizat. Există, însă unele firma care publică servicii WCF de largă utilizare.

Să analizăm în detaliu acești pași.

Crearea unui aplicații țintă care utilizează Serviciul de stocare securizat

Trebuie să creați mai întâi o aplicație țintă, deoarece implementarea BCS în SharePoint Online utilizează tehnologia de stocare securizat. Puteți considera acest pas ca fiind crearea mijloacelor prin care puteți mapa un grup de conturi pe care SharePoint le cunoaște și le apreciază ca fiind de încredere la un cont pe care serviciile WCF îl cunosc și îl apreciază ca fiind de încredere.

Scopul principal al creării unei conexiuni de stocare securizat este acela că acreditările utilizate pentru a accesa sistemul extern vor fi diferite de acreditările utilizate pentru a accesa SharePoint Online. Stocarea securizată leagă cele două sisteme (SPO și sistemul extern) prin stocarea numelui de utilizator și a parolei corespunzătoare pentru sistemul extern și permițând membrilor unui grup desemnat în SharePoint Online să utilizeze acreditările stocate. Aceasta permite grupul respectiv de utilizatori SharePoint Online să acceseze datele din sistemul extern.

Stocarea securizată rezolvă și problemele potențiale de salt dublu al autentificării, deoarece, după conectare, SharePoint Online trebuie să obțină informații din sistemul de date extern în numele dvs. Stocarea securizată poate elimina necesitatea unor forme de autentificare mai complexe.

 Notă    Un salt dublu apare atunci când utilizatorul trece acreditările pe un computer și se autentifică cu ele, dar trebuie ulterior să scoată informații de pe alt computer unde, pentru a obține acces la date, trebuie din nou să treacă acreditările și să le valideze. SharePoint Online poate rezolva această problemă de securitate utilizând stocarea securizată pentru a trece acreditările la un sistem de date extern.

Începutul paginii Începutul paginii

Crearea unui tip de conținut extern și a unui liste externe

Puteți utiliza SharePoint Designer pentru a crea tipul de conținut extern și lista externă pe care le utilizați pentru a afișa datele externe. Puteți considera tipul de conținut extern ca o conexiune la date externe care este definită de tipul de conținut pe care doriți să-l afișați. De exemplu, conectarea la un serviciu WCF necesită un tip de conținut extern WCF. Când configurați acest tip de conținut extern, veți putea să definiți tipul de acțiuni pe care le pot efectua utilizatorii cu datele respective. De exemplu: pot citi și scrie sau pot doar citi?

După ce configurați tipul de conținut extern, puteți utiliza SharePoint Designer 2010 și pentru a crea o listă care afișează datele externe. Sau puteți crea lista externă în cadrul unui site de echipă SharePoint Online. Această listă expune datele din site-ul dvs. web pentru utilizatorii site-ului care pot opta pentru crearea de diagrame sau de foi de calcul în Microsoft Office Word sau în Excel, cu ajutorul acestei liste. Aceasta înseamnă, de asemenea, că datele externe de care aveți nevoie pot fi afișate celor care au nevoie să le utilizeze prin SharePoint Online. De exemplu, dacă tipul de conținut extern WCF include date în Comenzi clienți, BCS vă permite să afișați aceste date pe un site securizat, ca listă. Utilizatorii site-ului pot actualiza lista Comenzi clienți pe site-ul SharePoint Online chiar direct din browser.

Începutul paginii Începutul paginii

Permisiuni pentru tipul de conținut extern

Când configurați permisiunile pentru noul tip de conținut extern în administrarea SharePoint Online, rețineți că trebuie să acordați drepturi de Setare permisiuni cel puțin unui cont sau grup. Fără posibilitatea de a seta permisiuni pentru utilizatori sau grupuri, conexiunea BCS devine imposibil de gestionat. Aceasta deoarece nimeni nu are acces implicit și după ce introduceți manual un utilizator sau un grup, interfața impune alocarea anticipată a dreptului de Setare permisiuni ca mecanism de securitate.

De obicei, când configurați permisiuni specifice pentru tipuri de conținut extern, administratorul SharePoint Online sau grupurile specificate să gestioneze BCS vor primi drepturile de Setare permisiuni sau chiar toate drepturile disponibile. Permisiunile disponibile sunt:

  • Editare
  • Rulare
  • Selectabil în clienți
  • Setare permisiuni

Dintre toate aceste permisiuni, cea de Editare trebuie să fie rezervată sau acordată numai acelor utilizatori aleși anume pentru a gestiona BCS sau care au acces la nivel de administrator SharePoint Online. De asemenea, țineți seama că dreptul de Setare permisiuni va permite persoanei căreia i se acordă acel drept să acorde drepturi de editare și altora. Considerați acesta ca parte a asigurării securității atunci când planificați utilizatorii cu acces la configurația BCS.

Începutul paginii Începutul paginii

Planificarea utilizării Serviciului de stocare securizat

Care este scopul Serviciului de stocare securizat? Acest serviciu SharePoint simplifică accesul la datele externe de aplicații de business. Pentru a înțelege de ce oferă Serviciul de stocare securizat acest avantaj, este important să înțelegeți că numele de utilizator și parola utilizate pentru a accesa depozitele de date externe pot să nu fie aceleași ca numele de utilizator și parola utilizate pentru a accesa SharePoint Online. Când un utilizator accesează o pagină SharePoint Online care afișează informații dintr-un sistem extern de date, SharePoint trebuie să facă o cerere separată de regăsire a informațiilor din sistemul extern. Aceasta trebuie să fie făcută cu acreditările cunoscute de sistemul extern de date pentru ca cererea de conținut să reușească. Numai atunci SharePoint poate afișa pe pagină informațiile din sistemul extern de date. Serviciul de stocare securizat stochează acreditările pentru sistemul extern de date exact din acest motiv.

Serviciul de stocare securizat este proiectat să creeze un fundal pentru maparea între un grup de utilizatori din SharePoint și un singur utilizator cunoscut de sistemul extern de date. Când este configurat corect Serviciul de stocare securizat, se produc următoarele:

  • Un utilizator se autentifică prin intermediul IIS (Internet Information Services), tehnologia pentru servere web aflată la baza tehnologiilor SharePoint, pentru SharePoint Online, cu acreditări valide.
  • In SharePoint Online, Serviciul de stocare securizat utilizează acreditări mapate cunoscute de aplicația de business externă pentru a livra toate datele externe necesare pe site, pentru utilizatorul autentificat.

Alt avantaj al Serviciului de stocare securizat este acela că elimină solicitările de autentificare pentru utilizatori. Când utilizatorii navighează la paginile SharePoint Online care accesează sisteme externe de date, Serviciul de stocare securizat este activ în fundal, verificând drepturile utilizatorilor și furnizând acreditări mapate la datele externe, când este cazul. Aceasta permite utilizatorilor să acceseze datele necesare fără a li se cere introducerea numelor de utilizator și a parolelor specifice aplicației externe.

Serviciul de stocare securizat este utilizat împreună cu Serviciile de conectivitate cu aplicații de business în SharePoint Online.

Începutul paginii Începutul paginii

Planificați să utilizați metadate gestionate

Utilizând colecțiile ierarhice de termeni gestionați central (numiți seturi de termeni) ca atribute pentru elementele din site-urile SharePoint, aveți posibilitatea să îmbunătățiți consistența metadatelor din conținut și să facilitați pentru utilizatori descoperirea conținutului în site-uri. Seturile de termeni sunt create și gestionate cu ajutorul unei caracteristici numite Instrumentul Gestionare depozit de termeni, care poate fi accesată din Centrul de administrare SharePoint Online, dar și din pagina Setări site.

Instrumentul Gestionare depozit de termeni este instrumentul pe care taxonomii, administratorii sau alte persoane care gestionează taxonomiile îl pot utiliza pentru a crea, a importa și a gestiona seturi de termeni și termenii din acestea. Instrumentul Gestionare depozit de termeni afișează toate seturile de termeni globale și orice seturi de termeni locale disponibile pentru colecția de site-uri din care accesați Instrumentul Gestionare depozit de termeni.

Pentru a planifica strategia pentru utilizarea metadatelor gestionate, consultați Planificarea termenilor și seturi de termeni. Pentru a înțelege mai multe despre metadatele gestionate din SharePoint Online, consultați Introducere în metadatele gestionate.

Următorul articol din acest ghid de planificare: Pasul 2: Planificarea site-urilor și gestionarea utilizatorilor

Principalul articol din ghidul de planificare: Ghid de planificare SharePoint Online pentru Office 365 pentru întreprinderi

Începutul paginii Începutul paginii

 
 
Se aplică la:
SharePoint Online pentru întreprinderi