Eliminarea informațiilor personale și a celor ascunse din documentele Office

Înainte de a partaja un document important cu colegii sau clienții, probabil vă rezervați timp pentru verificarea conținutului din document pentru a vă asigura că totul este corect și că documentul nu conține ceva ce nu ați dori să vadă alții. Dacă intenționați să partajați o copie electronică a unui document Microsoft Office, o bună idee este să faceți un pas suplimentar de a examina ca documentul să nu aibă date ascunse sau informații personale ce pot fi stocate direct în document sau în proprietățile documentului (metadate (metadate: Date care descriu alte date. De exemplu, cuvintele dintr-un document sunt date; numărul de cuvinte din text este un exemplu de metadată.)). Deoarece aceste informații ascunse pot dezvălui detalii despre organizația dvs. sau despre document pe care probabil nu ați dori să le faceți publice, este o idee bună să le eliminați înainte de a partaja documentul cu alte persoane.

Acest articol explică modul cum caracteristica Inspector document din Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 și Microsoft Office PowerPoint 2007 vă poate ajuta să găsiți și să eliminați datele ascunse și informațiile personale din documentele dvs. Office.

În acest articol


Ce tipuri de informații personale și ascunse se stochează în documentele Office?

Într-un document Office se pot stoca câteva tipuri de informații personale și ascunse. Aceste informații pot să nu fie vizibile imediat atunci când vizualizați documentul într-un program Office, dar poate fi posibil ca alte persoane să vadă sau să regăsească aceste informații.

Informațiile ascunse pot include date pe care programele Office le adaugă la un fișier pentru a vă permite să colaborați la scrierea și editarea unui document împreună cu alte persoane. De asemenea, poate include informații pe care le desemnați explicit ca fiind ascunse.

Documentele Office pot conține următoarele tipuri de date ascunse și informații personale:

  • Comentarii, marcaje de revizuire din modificările urmărite, versiuni și adnotări cu cerneală    Dacă ați colaborat cu alte persoane pentru a vă crea documentul, acesta poate conține elemente cum ar fi marcaje de revizuire din modificările urmărite, adnotări în cerneală sau versiuni. Aceste informații pot permite altora să vadă numele persoanelor care au lucrat la document, comentariile de la recenzenți și modificările care s-au făcut în document.
  • Proprietăți de document și informații personale    Proprietățile documentului, cunoscute și ca metadate (metadate: Date care descriu alte date. De exemplu, cuvintele dintr-un document sunt date; numărul de cuvinte din text este un exemplu de metadată.), includ detalii despre document cum ar fi autorul, subiectul și titlul. De asemenea, proprietățile de document includ informații ce sunt gestionate automat de programele Office, cum ar fi numele persoanei care a salvat ultima dată un document și data la care un document a fost creat. Dacă ați utilizat caracteristici specifice, este posibil ca documentul să conțină și alte tipuri de informații de identificare personală (Informații de identificare personală (IIP): Orice fel de informații care pot fi utilizate pentru a identifica o persoană, cum ar fi numele, adresa poștală, adresa de poștă electronică, codul numeric personal, adresa IP sau alt identificator unic asociat cu IIP din alt program.), cum ar fi anteturi de poștă electronică, informații de tip Trimitere pentru revizuire, rute de distribuire, căi de imprimantă și informații despre calea de fișier pentru publicarea paginilor Web.
  • Anteturi, subsoluri și inscripționări    Documentele Word și registrele de lucru Excel pot conține informații în anteturi și subsoluri. În plus, este posibil să aveți adăugată o inscripționare la documentul Word.
  • Text ascuns    Documentele Word pot conține text formatat ca text ascuns. Dacă nu știți dacă documentul dvs. conține sau nu text ascuns, utilizați Inspector document pentru a-l căuta.
  • Rânduri, coloane și foi de lucru    Într-un registru de lucru Excel, se pot ascunde rânduri, coloane și foi de lucru întregi. Dacă distribuiți o copie a unui registru de lucru ce conține rânduri, coloane sau foi de lucru ascunse, alte persoane pot anula ascunderea acestor rânduri, coloane sau foi de lucru și pot vedea datele pe care le conțin.
  • Conținut invizibil    Prezentările PowerPoint și registrele de lucru Excel pot conține obiecte ce nu sunt vizibile deoarece sunt formatate ca invizibile.
  • Conținut în afara diapozitivului    Prezentările PowerPoint pot conține obiecte care nu sunt vizibile imediat, deoarece au fost glisate în zona exterioară diapozitivului. Acest conținut în afara diapozitivului poate include casete text, miniaturi, grafică și tabele.
  • Note prezentare    Secțiunea Note a unei prezentări PowerPoint poate conține text pe care nu doriți să îl faceți public, în special dacă notele au fost scrise pentru uzul exclusiv al persoanei care face prezentarea.
  • Proprietăți server de documente    Dacă documentul a fost salvat într-o locație dintr-un server de gestiune a documentelor, cum ar fi un site Atelier de documente sau o bibliotecă de tip Microsoft Windows SharePoint Services, documentul poate conține proprietăți de document suplimentare legate de această locație din server.
  • Date XML particularizate    Documentele pot conține date XML particularizate care nu sunt vizibile direct în document. Inspector document poate găsi și elimina aceste date XML.

Începutul paginii Începutul paginii

Ce informații poate găsi și elimina Inspector document?

Inspector document include câțiva Inspectori distincți ce se pot utiliza pentru găsirea și eliminarea diverselor tipuri de date ascunse și informații personale. Unii dintre acești Inspectori sunt specifici pentru fiecare program Office în parte. Inspector document afișează seturi diferite de Inspectori în Office Word 2007, în Office Excel 2007 și în Office PowerPoint 2007 pentru a vă da posibilitatea de a găsi și elimina datele ascunse și informațiile personale specifice fiecăruia dintre aceste programe.

Pentru a afla ce tipuri de date ascunse și informații personale poate găsi și elimina Inspector document într-un anumit program Microsoft Office, examinați tabelele de mai jos.

 Notă   Dacă organizația dvs. a particularizat Inspector document prin adăugarea de module Inspector, probabil se poate verifica documentul și pentru alte tipuri de informații.

Office Word 2007

Nume Inspector Găsește și elimină
Comentarii, revizuiri și adnotări
  • Comentarii
  • Marcaje de revizuire din modificări urmărite
  • Informații despre versiunea documentului
  • Adnotări cu cerneală
Proprietăți document și informații personale
  • Proprietăți de document, printre care informațiile din filele Rezumat, Statistică și Particularizare ale casetei de dialog Proprietăți document
  • Anteturi de poștă electronică
  • Rute de distribuire
  • Informații Trimitere pentru revizuire
  • Proprietăți server de documente
  • Informații despre politica de gestionare a documentelor
  • Informații despre tipul de conținut
  • Informațiile privind legăturile pentru datele legate, pentru câmpurile legate (se face conversia ultimei valori la text)
  • Nume utilizator
  • Nume șablon
Anteturi și subsoluri
  • Informații din anteturile de document
  • Informații din subsolurile de document
  • Inscripționări
Text ascuns
  • Text formatat ca ascuns (un efect de font disponibil în caseta de dialog Font)

 Notă   Acest Inspector nu poate detecta textul care a fost ascuns prin alte metode (de exemplu, text alb pe un fundal alb).

Date XML particularizate
  • Date XML particularizate ce pot fi stocate într-un document

Office Excel 2007

Nume Inspector Găsește și elimină
Comentarii și adnotări
  • Comentarii
  • Adnotări cu cerneală
Proprietăți document și Informații personale
  • Proprietăți de document, printre care informațiile din filele Rezumat, Statistică și Particularizare ale casetei de dialog Proprietăți document
  • Anteturi de poștă electronică
  • Rute de distribuire
  • Informații Trimitere pentru revizuire
  • Proprietăți server de documente
  • Informații despre politica de gestionare a documentelor
  • Informații despre tipul de conținut
  • Nume utilizator
  • Informații despre calea imprimantei
  • Comentarii scenariu
  • Calea de fișier pentru publicarea paginilor Web
  • Comentarii pentru numele definite și numele de tabel
  • Conexiuni de date externe inactive
Anteturi și subsoluri
  • Informații din anteturile de foi de lucru
  • Informații din subsolurile de foi de lucru
Rânduri și coloane ascunse
  • Rânduri ascunse
  • Coloane ascunse care conțin date

 Note 

  • Dacă există coloane ascunse în registrul de lucru care nu conțin date și acestea sunt aflate între coloane care conțin date, aceste coloane ascunse goale vor fi detectate și eliminate.
  • Dacă rândurile și coloanele ascunse din registrul de lucru conțin date, prin eliminarea lor se pot modifica rezultatele calculelor sau ale formulelor din registrul de lucru. Dacă nu știți ce informații conțin rândurile sau coloanele ascunse, închideți Inspector document, anulați ascunderea rândurilor sau coloanelor ascunse, apoi examinați conținutul lor.
  • Acest Inspector nu detectează forme, diagrame, controale, obiecte și controale Microsoft ActiveX, imagini sau ilustrații SmartArt care se pot afla în coloanele ascunse.
Foi de lucru ascunse
  • Foi de lucru ascunse

 Notă   Dacă foile de lucru ascunse din registrul de lucru conțin date, prin eliminarea lor se pot modifica rezultatele calculelor sau ale formulelor din registrul de lucru. Dacă nu știți ce informații conțin foile de lucru ascunse, închideți Inspector document, anulați ascunderea foilor de lucru ascunse, apoi examinați conținutul lor.

Date XML particularizate
  • Date XML particularizate ce pot fi stocate într-un registru de lucru
Conținut invizibil
  • Obiecte care nu sunt vizibile deoarece sunt formatate ca invizibile

 Notă   Acest Inspector nu detectează obiectele care sunt acoperite de alte obiecte.

Office PowerPoint 2007

Nume Inspector Găsește și elimină
Comentarii și adnotări
  • Comentarii
  • Adnotări cu cerneală
Proprietăți document și Informații personale
  • Proprietăți de document, printre care informațiile din filele Rezumat, Statistică și Particularizare ale casetei de dialog Proprietăți document
  • Anteturi de poștă electronică
  • Rute de distribuire
  • Informații Trimitere pentru revizuire
  • Proprietăți server de documente
  • Informații despre politica de gestionare de documente
  • Informații despre tipul de conținut
  • Calea de fișier pentru publicarea paginilor Web
Conținut în afara diapozitivului invizibil
  • Obiecte care nu sunt vizibile deoarece sunt formatate ca invizibile

 Notă   Acest Inspector nu detectează obiectele care sunt acoperite de alte obiecte.

Conținut în afara diapozitivului
  • Obiecte care nu sunt vizibile imediat într-o prezentare, deoarece se află în afara zonei diapozitivului, acestea incluzând:
    • Miniatură
    • Casete text
    • Grafică
    • Tabele

 Notă   Inspector document nu detectează și nu elimină obiectele din afara diapozitivelor care au efecte de animație.

Note prezentare
  • Text care a fost adăugat la secțiunea Note a unei prezentări

 Notă   Inspector document nu poate elimina imaginile care sunt adăugate la secțiunea Note a unei prezentări.

Date XML particularizate
  • Date XML particularizate ce pot fi stocate într-o prezentare

Începutul paginii Începutul paginii

Cum găsesc și elimin datele ascunse și informațiile personale din documentele mele Office?

Aveți posibilitatea să utilizați Inspector document pentru a găsi și elimina datele ascunse și informațiile personale din documentele Office care au fost create în Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 și în versiunile mai vechi ale acestor programe Office. Este o idee bună să utilizați Inspector document înainte de a partaja o copie electronică a documentului Office, cum ar fi într-o atașare de poștă electronică.

  1. Deschideți documentul Office pe care doriți să îl inspectați pentru date ascunse sau informații personale.
  2. Faceți clic pe butonul Microsoft OfficeImagine buton, faceți clic pe Salvare ca, apoi tastați un nume în caseta Nume fișier pentru a salva o copie a documentului inițial.

 Important   O idee bună ar fi să utilizați Inspector document pe o copie a documentului original, deoarece nu este mereu posibil să restaurați datele eliminate de Inspector document.

  1. În copia documentului inițial, faceți clic pe Butonul Microsoft OfficeImagine buton, indicați spre Pregătire, apoi faceți clic pe Inspectare document.
  2. În caseta de dialog Inspector document, bifați casetele de selectare pentru a alege tipurile de conținut ascuns care doriți să fie inspectate. Pentru mai multe informații despre Inspectorii individuali, consultați Ce informații poate găsi și elimina Inspector document?
  3. Faceți clic pe Inspectare.
  4. Examinați rezultatele inspectării în caseta de dialog Inspector document.
  5. Faceți clic pe Eliminare totală de lângă rezultatele inspectării pentru tipurile de conținut ascuns pe care doriți să le eliminați din document.

 Important   Dacă eliminați conținut ascuns din document, este posibil ca acesta să nu se poată restaura dacă faceți clic pe Anulare.

Începutul paginii Începutul paginii

 
 
Se aplică la:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007