| Se aplică la |
| Microsoft Office Access 2003 |
Indiferent dacă aveți experiență sau vă aflați la începutul activității de recrutare a personalului, acest articol vă va ajuta să proiectați o soluție pentru a ține o evidență eficientă a posturilor libere, CV-urilor și candidaților. Soluția descrisă în acest articol constă în proiectarea și crearea unei baze de date Access cu formulare și rapoarte care simplifică organizarea evidenței datelor.
Dacă nu sunteți familiarizați cu Access, veți fi mirat, probabil că acesta vă poate ajuta în muncă. Iată trei din necesitățile în care Access vă poate oferi ajutor:
- Lucrul cu un volum mare de date Trebuie să țineți evidența posturilor care devin vacante, a CV-urilor și candidaților; pentru fiecare din aceste entități, trebuie să stocați multe detalii. De exemplu, pentru fiecare post vacant trebuie să stocați detalii precum locația, profesiunea, departamentul, managerul de resurse umane, descrierea, calificare necesară și așa mai departe. Stocarea de date într-o foaie de lucru ca listă simplă de coloane și rânduri pot face informațiile mai greu de vizualizat, actualizat și filtrat.
- Interogarea datelor pentru a obține anumite informații De exemplu, doriți să vedeți posturile vacante care nu s-au ocupat de peste trei luni. Sau doriți să vedeți toate posturile pentru care un anumit candidat și-a trimis CV-ul.
Utilizând Access, aveți posibilitatea să construiți interogări de mari dimensiuni cu un efort minim. Odată construită, interogarea poate fi executată cu un simplu clic de maus regăsind informațiile dorite în numai câteva secunde.
- Imprimarea rapoartelor Doriți să trimiteți superiorului dvs.detalii cu posturile ocupate în ultimele trei luni sau să trimiteți detalii din CV-urile primite pentru fiecare dintre posturile vacante către managerii de resurse umane respectivi. Utilizați Access dacă nu doriți să construiți manual aceste rapoarte de fiecare dată când aveți nevoie de ele; cu Access pot fi proiectate rapoarte, specificate detalii de aspect și de tipărire, fiind posibilă imprimarea lor de către oricine, ori de câte ori este necesar.
Dacă nu sunteți familiarizat cu proiectarea sau crearea bazelor de date, trebuie să învățați puțin despre cum poate fi evitată eficient dublarea datelor. Acest aspect este cunoscut sub numele de „normalizare”. Normalizarea datelor este necesară pentru crearea unei baze de date utilizabilă și fiabile, în același fel în care crearea unui proiect este vitală pentru construirea unei clădiri. Obiectivul normalizării datelor este identificarea datelor de stocat și a celei mai bune modalități de stocare a lor, astfel încât atât dvs. cât și utilizatorii să obțineți în mod rapid și eficient informațiile dorite.
Pentru însușirea noțiunilor de bază despre normalizare sau pentru reîmprospătarea lor, consultați articolul „Introducere în normalizarea bazelor de date” din situl Web Microsoft Product Support. Se recomandă cu insistență citirea sa în totalitate, pentru a înțelege conceptul de normalizare înainte de a continua.
Să începem proiectarea soluției.
Pasul 1: Identificarea utilizatorilor
Primul pas în proiectarea unei soluții pentru baza de date este identificarea utilizatorilor. Listați toate persoanele care utilizează setul curent de instrumente al organizației și pe cele care pot beneficia de o soluție mai eficientă.
În acest articol presupunem că baza de date este destinată celor care recrutează personal, managerilor de resurse umane care au posturi vacante în echipă și angajaților care vor să se transfere în alt post din cadrul organizației.
Notă Lăsăm deoparte candidații și operatorii de interviu externi pentru a nu complica proiectul. După proiectarea și crearea acestei baze de date, aceasta poate fi extinsă pentru a cuprinde candidații externi, operatorii de interviu, departamentul personal etc.
Pasul 2: Identificarea nevoilor utilizatorilor
Pasul următor este identificarea informațiilor necesare utilizatorilor, când și cât de des au nevoie de aceste informații și în ce format trebuie să apară. Astfel veți vedea mai întâi cum utilizatorii își rezolvă efectiv aceste probleme, apoi veți afla ce nu funcționează bine. De exemplu, managerii de resurse umane nu doresc să aștepte până vineri să vadă noile CV-uri. Așa că, una dintre cerințele noii soluții este ca managerii de resurse umane să poată imprima zilnic CV-urile pentru posturile vacante din grupul lor.
Sfat O modalitate utilă de identificare a tuturor nevoilor utilizatorilor și formatul corect pentru fiecare este crearea unor formulare și rapoarte eșantion simple, discutarea și testarea lor cu utilizatori potențiali. Utilizați un formular pentru introducerea datelor și un raport pentru vizualizarea lor. Analizați datele eșantion, numărul de detalii, modalitatea de prezentare a datelor, frecvența utilizării și tehnicile de livrare. Aceste simulări vă vor ajuta ulterior la proiectarea formularelor și rapoartelor în procesul de creare al bazei de date.
Iată câteva modele de necesități pentru fiecare categorie de utilizator al bazei de date:
| Categoria de utilizator |
Model de necesități |
| Manageri de resurse umane |
CV-uri detaliate, incluzând experiența profesională anterioară și nivelul instrucției școlare a candidatului
Rapoarte care compară candidații care au solicitat un anumit post
|
| Candidați |
Informații detaliate despre posturile vacante
Căutări de posturi care corespund nevoilor și calificării
|
| Responsabili cu recrutarea |
Listele posturilor devenite recent vacante
CV-uri detaliate
Căutări de candidați care corespund cerințelor unui anumit post vacant
|
Pasul 3: Identificarea datelor ce trebuie stocate sau regăsite
Dacă ați creat formulare și rapoarte eșantion, listați elementele de date din fiecare, apoi aplicați primele trei reguli de normalizare (cunoscute ca prima formă normală, a doua formă normală și a treia formă normală) pentru a ajunge la structurile de date capabile să evite redundanța și inconsistența.
De exemplu, iată cum arată datele unui CV înainte de a fi normalizat și cum arată după aplicarea primei, celei de-a doua și celei de-a treia forme normale:
Datele CV-ului înainte de normalizare
Un model de CV care conține următoarele elemente:
Notă Unele grupuri, cum ar fi Grilă calificare și Cariera profesională, pot avea mai multe intrări. De exemplu, un candidat poate avea mai multe calificări, un anumit nivel pentru fiecare calificare etc. sau să fi avut alte funcții sau alți manageri.
- Obiectiv
- Post solicitat
- ID angajat
- Prenume
- Nume de familie
- Data angajării
- Adresa de poștă electronică de contact
- Tip de poștă electronică
- Număr de telefon pentru contact
- Tip de număr de telefon
- Adresa URL a paginii personale
- Adresa de contact
- Localitate
- Județ/Sector
- Cod poștal
- Țară
- Funcție preferată
- Categorie preferată
- Produs preferat
- Zile de deplasare pe lună
- Preferințe de transfer
- Transfer preferat
- Dată disponibilitate
- Grilă calificare (mai multe intrări)
- Calificare
- Nivel de calificare
- Ultima utilizare
- Ani de experiență
- Postul curent
- ID manager
- Funcție
- Categorie
- Produs
- Nivel
- Locație
- Cariera profesională (mai multe intrări)
- ID manager
- Funcție
- Categorie
- Produs
- Data de începere
- Data de terminare
- Responsabilități
- Experiența profesională anterioară (mai multe intrări)
- Angajator anterior
- Funcție
- Data de începere
- Data de terminare
- Responsabilități
- Motivele plecării
- Instrucție școlară (mai multe intrări)
- Școală/Institut
- Nivel/Diplomă
- Superior
- General
- Data absolvirii
- Note
Datele CV-ului în prima formă normală (după separarea grupurilor care se repetă și adăugarea unei chei primare)
După eliminarea intrărilor care se repetă, precum detaliile din secțiunea Grilă calificare, lista anterioară se poate fi împărțită în următoarele grupuri: CV, Grilă calificare, Carieră profesională, Experiență profesională anterioară și Instrucție școlară.
CV
Grilă calificare
- ID angajat (cheie primară)
- Calificare
- Nivel de calificare
- Ultima utilizare
- Ani de experiență
Carieră profesională
- ID angajat (cheie primară)
- ID manager
- Funcție
- Categorie
- Produs
- Rata de pornire
- Rata de terminare
- Responsabilități
Experiență profesională anterioară
- ID angajat (cheie primară)
- Angajator anterior
- Funcție
- Data de începere
- Data de terminare
- Responsabilități
- Motivele plecării
Instrucție școlară
- ID angajat (cheie primară)
- Școală/Institut
- Nivel/Diplomă
- Superior
- General
- Data absolvirii
Datele CV-ului din cea de a doua formă normală (după eliminarea elementelor care se aplică la mai multe înregistrări și adăugarea de chei externe)
Numele angajatului, data angajării, informațiile de contact, detalii despre postul deținut în prezent, preferințe și data disponibilității pot fi aplicate mai multor CV-uri, prin urmare mutați-le într-o listă separată (Candidat).
CV
Candidat
- ID candidat
- ID angajat (cheie externă)
- Prenume
- Nume de familie
- Data angajării
- Adresa de poștă electronică de contact
- Tip de poștă electronică
- Număr de telefon pentru contact
- Tip de număr de telefon
- Adresa URL a paginii personale
- Adresa de contact
- Localitate
- Județ/Sector
- Cod poștal
- Țară
- Funcție preferată
- Categorie preferată
- Produs preferat
- Zile de deplasare pe lună
- Preferințe de transfer
- Transfer preferat
- Dată disponibilitate
- ID manager
- Funcție
- Categorie
- Produs
- Nivel
- Locație
Grupurile Grilă calificare, Carieră profesională, Experiență profesională anterioară și Instrucție școlară, așa cum sunt listate anterior, există deja în a doua formă normală, astfel încât nu mai sunt necesare modificări.
CV-ul din cea de-a treia formă normală (după eliminarea elementelor care nu depind de cheia primară)
În grupul Candidat, există câteva elemente care depind de ID angajat, nu de ID candidat, prin urmare mutați elementele care depind de ID angajat într-o listă separată (Angajat).
Candidat
- ID candidat
- ID angajat
- Adresa de poștă electronică de contact
- Tip de poștă electronică
- Număr de telefon pentru contact
- Tip de număr de telefon
- Adresa URL a paginii personale
- Adresa de contact
- Localitate
- Județ/Sector
- Cod poștal
- Țară
- Funcție preferată
- Categorie preferată
- Produs preferat
- Zile de deplasare pe lună
- Preferințe de transfer
- Transfer preferat
- Dată disponibilitate
Angajat
- ID angajat
- Prenume
- Nume de familie
- Data angajării
- ID manager
- Funcție
- Categorie
- Produs
- Nivel
- Locație
Toate celelalte structuri sunt deja în cea de-a treia formă normală, deci nu mai sunt necesare modificări.
Pasul 4: Identificarea datelor care sunt deja disponibile
După optimizarea structurilor de date, vedeți dacă nu cumva unul sau mai multe grupuri (sau tabele) există deja într-o altă sursă de date, cum ar fi o bază de date deținută de o altă echipă din organizație. De exemplu, cariera profesională a unui angajat și detaliile postului curent se pot afla într-o bază de date deținută de departamentul personal. Aflați dacă există posibilitatea să partajați aceste date sau să faceți legătura la ele pentru a elimina redundanța în cadrul organizației și a vă reduce timpul de muncă!
Pasul 5: Identificarea relațiilor dintre tabele, astfel încât acestea să se poată genera rapoarte, interogări și alte informații.
Atunci când creați baza de date, întregul CV și detaliile despre candidatul de care este interesat un manager de resurse umane vor veni din mai multe tabele — obiectivul și postul solicitat din tabelul CV, informațiile de contact ale candidatului și preferințele din tabelul Candidat, calificarea și instrucția școlară din tabelele Grilă calificare și Instrucție școlară etc. Înainte de a genera o listă a CV-urilor pentru un manager de resurse umane, aceste tabele trebuie să fie reunite într-un mod inteligibil astfel încât toate informațiile relevante despre un anumit candidat (sau angajat) să poată fi reunite. Identificați tabelele care trebuie corelate și câmpurile pe care le veți utiliza pentru a stabili relații. De exemplu, tabelele CV și Candidat pot fi corelate utilizând câmpul comun ID candidat. Tabelele Candidat și Grilă calificare pot fi corelate utilizând câmpul comun ID angajat.
Pasul 6: Finalizarea proiectului formularelor, rapoartelor și interogărilor
Dacă aveți formulare și rapoarte eșantion, utilizați-le pentru a finaliza formularele și rapoartele care trebuie create în baza de date. Alegeți machetele pentru câmpurile de date, identificați tabelele subordonate, selectați o temă etc. De exemplu, datele pe care un candidat le introduce în formularul de CV vor fi stocate în tabelele CV și Candidat. Datele din raportul despre numărul de posturi ocupate în timpul ultimei săptămâni vor proveni din tabelul Posturi. Asigurați-vă că proiectați toate formularele necesare utilizatorilor pentru introducerea de date, rapoartele imprimate și interogările.
În acest moment sunteți pregătit pentru a crea o bază de date și a-i adăuga tabele, interogări, formulare și rapoarte. Pentru mai multe informații despre crearea unei baze de date, căutați în Ajutorul Access.
Dacă doriți mai multe informații despre proiectarea bazelor de date Access, consultați articolul „Unde se pot găsi informații despre proiectarea unei baze de date Access” în situl Microsoft Product Support.
