Moduri de partajare a unei baze de date Access

Există mai multe moduri în care se poate partaja o bază de date Access. Metoda recomandată depinde de nevoile și resursele dvs. Acest articol oferă informații pentru a vă ajuta să decideți ce metodă de partajare este potrivită pentru dvs. De asemenea, oferă linkuri pentru informații mai detaliate despre fiecare metodă.

În acest articol se presupune că toate persoanele care partajează baza de date au Access instalat pe computere. Următorul tabel conține linkuri către articole care descriu moduri de partajare care nu necesită ca utilizatorii să aibă instalat Access.

Alte moduri de partajare Trebuie să utilizeze Pentru mai multe informații, consultați...
Implementări Access Runtime Access Runtime Implementarea unei aplicații Access
Rapoarte Poșta electronică; pot fi necesare alte programe, în funcție de formatul raportului Distribuirea unui raport în mod electronic
Aplicație Web

Browser Web; infrastructură Access Services (poate fi găzduit)

 Notă   Acest articol descrie cum se utilizează Access Services pe un site SharePoint pentru a partaja o bază de date cu alți utilizatori care au instalat Access. Articolul aflat în linkul din celula din partea dreaptă descrie cum să partajați o bază de date cu utilizatori care nu au instalat Access.

Construirea unei baze de date pentru partajare pe Web
În acest articol


Prezentare generală

O bază de date Access este compusă din obiecte, cum ar fi tabele, interogări și formulare. Tabelele stochează date. Celelalte tipuri de obiecte din baza de date vă ajută să utilizați datele din tabele. Când doriți să partajați o bază de date, doriți de obicei să partajați tabelele, deoarece acestea conțin date. Când partajați tabele, este important să vă asigurați că toate persoanele utilizează aceleași tabele, astfel încât să utilizeze aceleași date.

Celelalte obiecte din baza de date (interogări, formulare, rapoarte, etc.) nu conțin date, deci este mai puțin important să fie utilizate de celelalte persoane. De fapt, pot exista beneficii în utilizarea de copii diferite ale acestor obiecte. În funcție de nevoile și resursele dvs., aveți o varietate de opțiuni pentru partajarea bazei de date.

Metode de partajare

  • Scindarea unei baze de date     Această opțiune este bună dacă nu aveți un site SharePoint sau un produs de server de bază de date. Tabelele se introduc într-un fișier Access, iar restul în alt fișier Access, denumit bază de date front-end. Baza de date front-end conține linkuri la tabelele din celălalt fișier. Fiecare utilizator primește o copie personală a bazei de date front-end, astfel încât să se partajeze numai tabelele.
  • Folder de rețea    Aceasta este cea mai simplă opțiune și are cele mai puține cerințe, dar oferă de asemenea cea mai puțină funcționalitate. Fișierul bazei de date este stocat într-o unitate de rețea partajată, iar persoanele utilizează fișierul bazei de date în mod simultan. Fiabilitatea și disponibilitatea pot deveni probleme dacă există mai mulți utilizatori care modifică date în mod simultan. Toate obiectele bazei de date sunt partajate.
  • Site SharePoint    Există câteva opțiuni bune dacă aveți un server care execută SharePoint, mai ales un server care execută Access Services, o componentă nouă a SharePoint Server. Mai multe puncte de integrare cu SharePoint fac mai convenabil accesul la baza de date.

Există trei metode de partajare SharePoint:

  • Publicarea unei baze de date utilizând Access Services    Când publicați o bază de date, o mutați pe Web. Aveți posibilitatea să creați formulare și rapoarte Web care se execută într-o fereastră de browser și să creați obiecte Access standard (denumite uneori obiecte „client” pentru a le distinge de obiectele Web). Access trebuie să fie instalat pentru a utiliza obiectele Access standard, dar, deoarece fișierul bazei de date este stocat pe site-ul SharePoint, toate obiectele bazei de date sunt partajate.

 Notă   Când partajați o bază de date pe Web și baza de date conține obiecte client, baza de date se numește bază de date hibrid. Utilizatorii fără Access pot utiliza doar obiectele bazei de date Web, dar utilizatorii care au instalat Access pot utiliza toate obiectele bazei de date.

  • Salvarea unei baze de date într-o bibliotecă de documente    Această metodă este similară cu salvarea unei baze de date într-un folder de rețea. Se recomandă să luați în considerare și utilizarea listelor SharePoint pentru stocarea datelor, în locul tabelelor Access, pentru a îmbunătăți și mai mult disponibilitatea datelor.
  • Legarea la liste    Când creați legături la liste SharePoint, datele se partajează, însă nu și obiectele bazei de date. Fiecare utilizator utilizează propria copie a bazei de date.
  • Server bază de date    Această metodă este similară cu scindarea unei baze de date, în sensul că tabelele sunt stocate pe rețea și fiecare utilizator deține o copie locală a unui fișier bază de date Access care conține linkuri la tabele, împreună cu interogări, formulare, rapoarte și alte obiecte de bază de date. Se recomandă să utilizați această opțiune dacă aveți disponibil un server de bază de date și toți utilizatorii au instalat Access. Serverele de bază de date sunt optimizate pentru partajarea cu mai mulți utilizatori. Beneficiile vor fi diferite în funcție de software-ul de bază de date utilizat, dar vor include în general conturi de utilizator și acces selectiv la date, disponibilitate excelentă a datelor și bune instrumente integrate de gestionare a datelor. Mai mult, majoritatea software-urilor de server de bază de date funcționează bine cu versiuni anterioare de Access, astfel încât utilizatorii nu trebuie să utilizeze aceeași versiune. Se partajează numai tabelele.

Factori de luat în considerare

Scindarea unei baze de date Folder de rețea Site SharePoint Server bază de date
Necesită software de server bază de date? N N N D
Necesită SharePoint Foundation (denumit anterior Windows SharePoint Services)? N N D N
Necesită Access Services pe un SharePoint Server? N N

În funcție de scenariu:

Legarea la liste și salvarea într-o bibliotecă de documente nu necesită Access Services

Publicarea ca bază de date Web necesită Access Services

N
Disponibilitatea datelor Bună Adecvat pentru grupuri mici cu editare simplă a datelor Cea mai bună. Permite scenarii offline. Cea mai bună
Securitate În funcție de măsurile suplimentare Cea mai puțin sigură metodă Cea mai bună Cea mai bună
Flexibilitate Flexibilă. Poate dezvolta cu ușurință caracteristici noi de bază de date fără a întrerupe lucrul. Fiecare utilizator poate modifica proiectarea obiectelor din copia personală. Mai puțin flexibilă. Dezvoltarea se poate realiza fără o copie offline a bazei de date, care este înlocuită ulterior. Nu permite utilizatorilor să modifice individual proiectarea bazei de date. Flexibilă. Echilibrează permisiunile SharePoint pentru controlul accesului și modificările din proiectare. Permite utilizarea pe bază de browser a unor obiecte din baza de date, cum ar fi formularele. Flexibilă. Se pot dezvolta cu ușurință noi caracteristici de bază de date fără a întrerupe lucrul. Fiecare utilizator poate modifica proiectarea obiectelor din copia personală.
Începutul paginii Începutul paginii

Scindarea unei baze de date

Când scindați o bază de date, o reorganizați în două fișiere - o bază de date back-end care conține tabelele de date și o bază de date front-end care conține toate celelalte obiecte ale bazei de date, cum ar fi interogări, formulare și rapoarte. Fiecare utilizator interacționează cu datele utilizând o copie locală a bazei de date front-end.

Pentru a scinda o bază de date, utilizați expertul Divizor bază de date. După scindarea bazei de date, distribuiți utilizatorilor baza de date front-end.

Printre avantajele unei baze de date scindate se numără:

  • Performanțe îmbunătățite    Performanța bazei de date se îmbunătățește de obicei în mod semnificativ, deoarece doar datele se trimit în rețea. Într-o bază de date care nu este scindată, dar este partajată utilizând un folder de rețea, sunt trimise în rețea și obiectele bazei de date, tabele, interogări, formulare, rapoarte, macrocomenzi și module, nu doar datele.
  • Disponibilitate mai mare    Pentru că doar datele se trimit în rețea, tranzacțiile din baza de date, cum ar fi editările de înregistrări, sunt terminate mai rapid, lăsând datele disponibile mai mult timp pentru editare.
  • Securitate îmbunătățită    Dacă stocați baza de date back-end pe un computer care utilizează sistemul de fișiere NTFS, aveți posibilitatea să utilizați caracteristicile de securitate NTFS pentru a contribui la protejarea datelor. Pentru că utilizatorii accesează baza de date back-end utilizând tabele legate, este mai puțin probabil ca intrușii să obțină acces neautorizat la date prin sustragerea bazei de date front-end sau prin simularea ca utilizator autorizat. În mod implicit, Windows XP, Windows Vista și Windows 7 utilizează sistemul de fișiere NTFS.
  • Fiabilitate îmbunătățită    Dacă un utilizator întâmpină o problemă și baza de date se închide în mod neașteptat, orice deteriorare a fișierului bază de date se limitează de obicei la copia bazei de date front-end pe care a deschis-o utilizatorul. Pentru că utilizatorul accesează doar datele din baza de date back-end utilizând tabelele legate, este mult mai puțin probabil ca fișierul bazei de date back-end să se deterioreze.
  • Mediu de dezvoltare flexibil    Pentru că fiecare utilizator lucrează cu o copie locală a bazei de date front-end, fiecare utilizator poate dezvolta în mod independent interogări, formulare, rapoarte și alte obiecte din baza de date fără a-i afecta pe alți utilizatori. În mod similar, aveți posibilitatea să dezvoltați și să distribuiți o versiune nouă a bazei de date front-end fără a întrerupe accesul la datele stocate în baza de date back-end.

Pentru instrucțiuni etapizate și mai multe informații despre scindarea unei baze de date, consultați articolul Scindarea unei baze de date.

Începutul paginii Începutul paginii

Partajarea unei baze de date utilizând un folder de rețea

Cel mai simplu mod de a partaja o bază de date este să o puneți într-un folder de rețea partajat. Deși este cea mai simplă metodă cu cele mai puține cerințe de sistem, este de asemenea și cea mai robustă. Toate condițiile următoare ar trebui să fie adevărate:

  • Baza de date nu va fi utilizată simultan de mai mult de câteva persoane.
  • Nu există câmpuri Memo în baza de date sau, dacă există, nu vor fi actualizate simultan de utilizatori diferiți.
  • Utilizatorii nu au nevoie să particularizeze proiectarea bazei de date.

 Notă   Această metodă este mai puțin sigură decât alte metode de partajare a bazei de date, deoarece fiecare utilizator are o copie completă a fișierului bazei de date, crescând astfel riscul de acces neautorizat.

Pentru a partaja o bază de date utilizând un folder de rețea.

  1. Dacă nu este disponibil deja unul, configurați un folder de rețea partajat.

Pentru ajutor referitor la acest pas, consultați sistemul de ajutor al sistemului de operare de pe computerul pe care-l veți utiliza pentru a partaja baza de date. Dacă folderul partajat se află pe un server de rețea, poate fi necesară asistență din partea administratorului de rețea.

  1. Asigurați-vă că Access este setat să se deschidă în mod partajat pe toate computerele utilizatorilor. Aceasta este setarea implicită, însă verificați pentru asigurare. Dacă un utilizator deschide baza de date în mod exclusiv, acest lucru va limita disponibilitatea datelor. Efectuați următoarea procedură pe fiecare computer:
    1. Porniți Access.
    2. Faceți clic pe fila Fișier, apoi pe Opțiuni.
    3. În panoul din stânga din caseta de dialog Opțiuni Access, faceți clic pe Setări client.
    4. În panoul din dreapta din caseta de dialog Opțiuni Access, în secțiunea Complex, sub Mod implicit de deschidere, selectați Partajat.
    5. Faceți clic pe OK, apoi închideți Access.
  2. Copiați fișierul bazei de date în folderul partajat. După ce copiați fișierul, asigurați-vă că atributele de fișier sunt setate să permită accesul citire/scriere în fișierul bazei de date. Utilizatorii trebuie să aibă acces citire/scriere pentru a utiliza baza de date.
  3. Pe computerul fiecărui utilizator, creați o comandă rapidă la fișierul bazei de date.

Când introduceți calea către fișierul bazei de date în proprietatea Țintă din comanda rapidă, utilizați o adresă UNC și nu o literă de unitate mapată. De exemplu, în loc de F:\eșantion.accdb, utilizați \\numecomputer\partajat.accdb.

 Notă   Această etapă poate fi efectuată și de către utilizatorii înșiși.

Începutul paginii Începutul paginii

Partajarea unei baze de date utilizând un site SharePoint

Alegând SharePoint, veți beneficia de date într-o locație centrală și veți avea posibilitatea să utilizați caracteristicile SharePoint pentru a ajuta gestionarea permisiunilor de utilizator și pentru a face disponibile datele printr-un browser Web.

Moduri de partajare a unei baze de date utilizând SharePoint


Publicarea unei baze de date Web utilizând Access Services

Access Services oferă o platformă pentru crearea bazelor de date care se pot utiliza pe Web. Proiectați și publicați o bază de date Web utilizând Access 2010 și SharePoint, urmând ca utilizatorii să folosească baza de date Web într-un browser Web.

Cum funcționează

Când publicați o bază de date Web, Access Services creează un site SharePoint care conține baza de date. Toate obiectele bazei de date și datele se mută în listele SharePoint din acel site.

 Notă   Pentru a construi o bază de date Web, aveți nevoie de permisiuni de Proiectant pe site-ul SharePoint unde doriți să o publicați. Pentru mai multe informații despre permisiunile SharePoint, consultați secțiunea Vedeți și.

Formularele și rapoartele se execută în browser

Formularele, rapoartele și macrocomenzile de interfață cu utilizatorul se execută în browser. Acest lucru permite Access să reîmprospăteze datele de pe ecran fără să refacă toată pagina.

Aveți posibilitatea să creați un formular pentru a ajuta persoanele să navigheze în aplicație. Pentru aceasta există un control nou, denumit controlul Navigare, care ușurează adăugarea butoanelor de navigare standard în stil Web la un formular.

 Notă   Panoul Navigare (caracteristica utilizată în Access pentru a răsfoi în obiectele unei baze de date) nu este disponibil într-un browser Web.

Datele se stochează în liste SharePoint

Toate tabelele devin liste SharePoint, iar înregistrările devin elemente de listă. Acest lucru vă permite să utilizați permisiunile SharePoint pentru a controla accesul la baza de date Web.

Interogările și macrocomenzile de date executate pe server

Procesarea SQL se produce pe server. Acest lucru vă permite să îmbunătățiți performanțele de rețea limitând traficul la setul de rezultate.

Partajarea prin Internet

Aveți posibilitatea să utilizați SharePoint Online pentru a publica baza de date Web pe Internet. SharePoint Online este o implementare SharePoint orientată spre Internet, găzduită de Microsoft. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea Vedeți și.

Când publicați o bază de date pe Access Services pentru prima dată, specificați un URL pentru serverul SharePoint pe care doriți să faceți publicarea. După ce publicați baza de date, Access își reamintește locația, astfel încât nu mai este necesar să localizați din nou serverul când publicați vreo modificare.

Utilizarea obiectelor client într-o bază de date hibrid

Aveți posibilitatea să creați și să salvați obiecte client într-o bază de date pe care o publicați utilizând Access Services, dar acele obiecte client nu se pot utiliza într-un browser Web. Însă, utilizatorii care au Access instalat pot deschide baza de date hibrid utilizând Access, apoi pot utiliza obiectele client pe care le-ați publicat.

De exemplu, aveți o aplicație Web de relații cu clienții. Clienții pot utiliza unele părți ale aplicației într-un browser Web. Alte părți ale aplicației, de exemplu un tabel și un formular care afișează promoțiile pe care le poate oferi un reprezentant de vânzări, sunt disponibile numai dacă baza de date este deschisă cu Access.

Pentru mai multe informații despre partajarea unei baze de date utilizând Access Services, consultați articolul Construirea unei baze de date pentru a o partaja pe Web.

Salvarea unui fișier de bază de date într-o bibliotecă de documente SharePoint

Această metodă reprezintă un mod convenabil de gestionare a accesului la o bază de date. Aveți posibilitatea să salvați o bază de date în orice bibliotecă de documente SharePoint. Acest lucru vă permite să integrați gestionarea fișierelor bazei de date Access cu restul documentelor și informațiilor de afaceri.

 Notă   Publicarea unei baze de date pe un site SharePoint este disponibilă numai pentru fișierele bazei de date care sunt salvate în formatul Office Access 2007.

De exemplu, dacă site-ul dvs. SharePoint conține liste care țin evidența problemelor serviciului clienți și stochează informațiile cu privire la clienți, aveți posibilitatea să creați o bază de date în Access ca front-end pentru listele respective. Aveți posibilitatea să construiți interogări Access pentru a analiza acele probleme și rapoarte Access în scopul de a formata și publica rapoarte scrise pentru o ședință cu privire la starea echipei. Dacă persoanele au Access instalat pe computere, interogările și rapoartele Access pot fi făcute disponibile în meniul VizualizareMeniu Vizualizare pentru lista SharePoint. Când persoanele vizualizează lista pe site-ul SharePoint, au posibilitatea să localizeze și să deschidă interogările, rapoartele și alte obiecte Access, făcând clic pe meniul Vizualizare. Dacă persoanele nu au Access, pot utiliza în continuare datele din liste prin intermediul vizualizărilor SharePoint.

  1. Deschideți baza de date pe care doriți să o partajați.
  2. Faceți clic pe fila Fișier, apoi faceți clic pe Partajare.
  3. Sub Salvare bază de date ca, în secțiunea Complex, faceți clic pe SharePoint.
  4. În caseta de dialog Salvare la SharePoint, răsfoiți la biblioteca de documente pe care doriți să o utilizați.
  5. Revizuiți numele fișierului bazei de date și tipul de fișier al bazei de date, efectuați modificările necesare, apoi faceți clic pe Salvare.

Mutați datele în liste SharePoint și creați legături la acestea.

Cu această metodă, fiecare utilizator poate modifica propria copie a bazei de date, deoarece datele se partajează prin site-ul SharePoint. Deși nu aveți aceleași beneficii ca atunci când publicați baza de date pe un site SharePoint, veți avea avantajul datelor centralizate. Această metodă are aceleași beneficii ca utilizarea unei baze de date scindate. În plus, deoarece datele se află în liste SharePoint, aveți posibilitatea să le face disponibile în mod separat prin rețea, utilizând caracteristicile SharePoint.

Această metodă are trei pași principali:

  1. Mutați datele în liste SharePoint.
  2. Creați linkuri la acele liste.
  3. Distribuiți fișierul bazei de date.

Aveți posibilitatea să utilizați expertul Expert Mutare la site SharePoint pentru a parcurge primii doi pași și de a dispune de mijlocele necesare pentru a efectua ultimul pas.

Utilizarea expertului Export tabele către SharePoint

  1. În fila Instrumente bază de date, în grupul Mutare date, faceți clic pe SharePoint.

 Notă   Această opțiune este disponibilă numai dacă baza de date este salvată în format de fișier .accdb.

  1. Urmați pașii din expertul Export tabele către SharePoint, inclusiv specificarea locației site-ului SharePoint.

Pentru a revoca procesul, faceți clic pe Stop.

  1. Pe ultima pagină a expertului, bifați caseta de selectare Afișare detalii pentru a vedea mai multe detalii despre migrare.

Această pagină de expert descrie ce tabele s-au legat la liste și furnizează informații despre locația de rezervă și URL-ul pentru baza dvs. de date. De asemenea, furnizează un avertisment despre problemele în legătură cu migrarea, dacă acestea au apărut, și furnizează locația tabelului jurnal în care se pot vedea mai multe detalii despre probleme.

  1. Faceți clic pe Terminare când expertul termină acțiunile.

Dacă expertul afișează un avertisment, ar trebui să examinați tabelul jurnal și să întreprindeți acțiunile necesare pentru a vă asigura că datele au realizat migrarea cu succes. De exemplu, anumite câmpuri nu sau fost mutate sau nu s-a realizat conversia acestora la un alt tip de date decât cel compatibil cu o listă SharePoint.

 Notă   Pentru a vizualiza listele din site-ul SharePoint, faceți clic pe Liste din Lansare rapidă sau faceți clic pe Vizualizare tot conținutul site-ului. Este bine să reîmprospătați pagina din browserul Web. Pentru a afișa listele din Lansare rapidă în site-ul SharePoint sau pentru a modifica alte setări, cum ar fi activarea urmăririi versiunilor, modificați setările listei de pe site-ul SharePoint. Pentru mai multe informații, consultați Ajutor de pe site-ul SharePoint.

Începutul paginii Începutul paginii

Utilizarea Access cu un server de bază de date

Aveți posibilitatea să utilizați Access cu un produs server de bază de date, cum ar fi SQL Server, pentru a partaja baza de date. Această metodă vă oferă multe beneficii, dar necesită software suplimentar , un produs server de bază de date.

Beneficii pentru partajarea unei baze de date utilizând un server de bază de date

  • Înaltă performanță și scalabilitate    În multe situații, un server de bază de date oferă performanțe mai bune decât un fișier individual de bază de date Access. Multe produse de baze de date oferă suport și pentru baze de date foarte mari, cu dimensiuni de ordinul teraocteților, adică de aproximativ 500 de ori mai mari decât limita pentru un fișier de bază de date Access (doi gigaocteți). Produsele server de bază de date funcționează de obicei foarte eficient prin procesarea interogărilor în paralel (utilizând mai multe fire native într-un singur proces pentru gestionarea solicitărilor de la utilizator) și prin minimizarea cerințelor suplimentare de memorie atunci când se adaugă mai mulți utilizatori.
  • Disponibilitate crescută    Majoritatea produselor server de bază de date vă permit să creați copii de rezervă pentru baza de date în timpul utilizării. În consecință, nu trebuie să impuneți utilizatorilor să închidă baza de date pentru a crea o copie de rezervă a datelor. Mai mult, produsele server de bază de date gestionează de obicei foarte eficient operațiunile simultane de editare și blocare a înregistrărilor.
  • Securitate îmbunătățită    Nicio bază de date nu poate fi securizată complet. Însă, produsele server de bază de date oferă o securitate foarte bună, care va proteja datele împotriva utilizării neautorizate. Majoritatea produselor server bază de date oferă securitate pe bază de cont, permițând setarea permisiunilor de vizualizare a tabelelor în funcție de utilizator. Chiar și în cazul în care baza de date front-end Access este obținută în mod impropriu, accesul neautorizat la date va fi împiedicat prin securitatea pe bază de cont.
  • Recuperarea automată    În cazul unei erori de sistem (cum ar fi blocarea sistemului de operare sau o întrerupere de alimentare), unele produse server de bază de date au mecanisme de recuperare automată, care recuperează în câteva minute o bază de date la ultima stare de consistență, fără intervenția administratorului bazei de date.
  • Procesarea pe server    Utilizând Access într-o configurație client/server ajută la reducerea traficului din rețea prin procesarea interogărilor bazei de date pe server înainte de a trimite rezultatele la client. Procesarea pe server este de obicei o metodă mai eficientă, mai ales când se lucrează cu seturi mari de date.

Pașii elementari pentru utilizarea Access cu un server de bază de date

Pașii necesari pentru utilizarea Access cu un server de bază de date depind de produsul server de bază de date pe care îl utilizați, dar pașii elementari sunt aceiași:

  1. Mutați datele din tabele dintr-o bază de date Access în tabelele de pe serverul de bază de date.
  2. Creați legături la tabelele server de bază de date dinspre fișierul bază de date Access.
  3. Creați conturi de utilizator potrivite pe serverul de bază de date.
  4. Distribuiți fișierul bază de date Access.
  5. Instalați orice driver de bază de date necesar pe computerele utilizatorilor.

Pentru informații specifice despre Access cu SQL Server, consultați subiectul Mutarea datelor Access pe o bază de date SQL Server utilizând Expert migrare.

Începutul paginii Începutul paginii
 
 
Se aplică la:
Access 2010