Introducere în rapoartele din Access

Rapoartele oferă o modalitate de a vizualiza, a formata și a rezuma informațiile din baza de date Microsoft Access. De exemplu, puteți să creați un raport simplu de numere de telefon pentru toate contactele sau un raport rezumat pentru totalul vânzărilor din mai multe regiuni și perioade de timp.

Din acest articol veți obține o prezentare generală a rapoartelor din Access. De asemenea, veți afla aspectele de bază ale creării unui raport, veți învăța să utilizați opțiuni precum sortarea, gruparea și rezumarea datelor și veți ști să examinați și să imprimați raportul.

 Notă    Informațiile din acest articol sunt destinate pentru a fi utilizate doar cu bazele de date desktop Access.

În acest articol


Prezentare generală

Ce puteți face cu un raport?

Un raport este un obiect din baza de date care vă este de ajutor atunci când doriți să prezentați informațiile din baza dvs. de date pentru oricare dintre următoarele utilizări:

  • Afișarea sau distribuirea unui rezumat al datelor.
  • Arhivarea de instantanee ale datelor.
  • Furnizarea de detalii despre înregistrările individuale.
  • Crearea de etichete.

Părțile unui raport

Chiar dacă este posibil să creați rapoarte „nelegate” care nu afișează date, pentru obiectivele acestui articol, vom presupune că un raport este legat la o sursă de date, cum ar fi un tabel sau o interogare. Proiectarea unui raport este împărțită în secțiuni pe care le puteți afișa în Vizualizarea Proiect. Înțelegerea modului în care funcționează fiecare secțiune vă poate ajuta să creați rapoarte mai bune. De exemplu, secțiunea în care alegeți să plasați un control calculat determină modul în care Access calculează rezultatele. Următoarea listă afișează un rezumat al tipurilor de secțiuni și utilizările lor:

Secțiune Cum se afișează secțiunea la imprimare Unde se poate utiliza secțiunea
Antet raport La începutul raportului. Utilizați antetul raportului pentru a afișa informațiile care apar în mod normal pe o copertă, cum ar fi o siglă, un titlu sau data. Când plasați un control calculat care utilizează funcția agregată Sum în antetul raportului, suma se calculează pentru întreg raportul. Antetul raportului se imprimă înainte de antetul paginii.
Antet pagină În partea de sus a fiecărei pagini. Utilizați un antet de pagină pentru a repeta titlul raportului pe fiecare pagină.
Antet grup La începutul fiecărui grup nou de înregistrări. Utilizați antetul de grup pentru a imprima numele grupului. De exemplu, într-un raport grupat după produse, utilizați antetul de grup pentru a imprima numele produselor. Când plasați un control calculat care utilizează funcția agregată Sum în antetul grupului, suma se calculează pentru grupul curent. Într-un raport, pot exista mai multe secțiuni antet de grup, în funcție de numărul de niveluri de grupare adăugate. Pentru mai multe informații despre crearea anteturilor și subsolurilor de grup, consultați secțiunea Adăugarea grupării, sortării și a totalurilor.
Detaliu Apare o dată pentru fiecare rând din sursa de înregistrări. Acesta este locul în care se plasează controalele care formează corpul principal al raportului.
Subsol grup La sfârșitul fiecărui grup de înregistrări. Utilizați un subsol de grup pentru a imprima informații rezumative pentru un grup. Într-un raport, pot exista mai multe secțiuni subsol de grup, în funcție de numărul de niveluri de grupare adăugate.
Subsol pagină La sfârșitul fiecărei pagini. Utilizați un subsol de pagină pentru a imprima numerele de pagină sau informațiile pentru fiecare pagină.
Subsol raport

La sfârșitul raportului.

 Notă    În Vizualizarea proiect, subsolul raportului apare sub subsolul de pagină. Însă, în alte vizualizări (Vizualizarea aspect, de exemplu, sau la examinarea sau imprimarea raportului), subsolul raportului apare deasupra subsolului de pagină, imediat după ultimul subsol de grup sau linie de detaliu pe ultima pagină.

Utilizați subsolul de raport pentru a imprima totalurile raportului sau alte informații de rezumat pentru întreg raportul.

Veți observa că este mult mai ușor să creați rapoarte semnificative atunci când bazele de date au o structură de tabele și relații între acestea bine proiectate. Pentru o introducere în pregătirea și proiectarea unei baze de date, consultați articolul Noțiuni de bază despre proiectarea bazelor de date.

Începutul paginii Începutul paginii

Crearea unui raport

Puteți să creați rapoarte pentru baza dvs. de date desktop Access, urmând pașii de mai jos:

Pasul 1: alegeți o sursă de date

Sursa de înregistrări a unui raport poate fi un tabel, o interogare denumită sau o interogare încorporată. Sursa de înregistrări trebuie să conțină toate rândurile și coloanele de date pe care doriți să le afișați în raport.

  • Dacă datele provin de la un tabel existent sau de la o interogare existentă, selectați tabelul sau interogarea din Panoul de navigare, apoi continuați cu Pasul 2.
  • Dacă sursa de înregistrări nu există încă, alegeți una dintre următoarele variante:
    • Continuați cu Pasul 2 și utilizați instrumentul Raport necompletat

Sau

  • Creați tabelele sau interogarea care conțin datele necesare. Selectați interogarea sau tabelul în Panoul de navigare, apoi continuați cu Pasul 2.

Pasul 2: alegeți un instrument pentru rapoarte

Instrumentele pentru rapoarte se află în fila Creare din panglică, în grupul Rapoarte. Următorul tabel descrie opțiunile:

Instrument Descriere

Raport

Creează un raport simplu, tabelar, care conține toate câmpurile din sursa de înregistrări selectată în Panoul de navigare.

Proiectare raport

Deschide un raport necompletat în Vizualizare proiect, căruia aveți posibilitatea să îi adăugați câmpurile și controalele necesare.

Raport necompletat

Deschide un raport necompletat în Vizualizare aspect și afișează Lista de câmpuri, de unde puteți să adăugați câmpuri în raport.

Expert raport

Afișează un expert în mai mulți pași care vă permite să specificați câmpuri, niveluri de grupare/sortare și opțiuni de aspect.

Etichete

Afișează un expert care vă permite să selectați dimensiuni standard sau particularizate de etichete, precum și câmpuri care doriți să se afișeze și modalitatea de a le sorta.

Pasul 3: creați raportul

  1. Faceți clic pe butonul pentru instrumentul pe care doriți să-l utilizați. Dacă apare un expert, urmați pașii din expert și faceți clic pe Terminare în ultima pagină.
    Access afișează raportul în Vizualizare aspect.
  2. Formatați raportul până când arată așa cum doriți:
  • Redimensionați câmpurile și etichetele selectându-le și glisând muchiile până ajung la dimensiunea dorită.
  • Mutați un câmp selectându-l (împreună cu eticheta sa, dacă există) și glisându-l în noua locație.
  • Faceți clic cu butonul din dreapta pe câmp și utilizați comenzile din meniul de comenzi rapide pentru a îmbina sau a scinda celule, pentru a șterge sau a selecta câmpuri și pentru a efectua alte activități de formatare.

În plus, aveți posibilitatea să utilizați caracteristicile descrise în următoarele secțiuni pentru a face raportul mai atractiv și mai ușor de citit.

Începutul paginii Începutul paginii

Adăugarea grupării, sortării și a totalurilor

Cea mai rapidă modalitate de a adăuga o grupare, o sortare sau totaluri într-un raport de bază de date desktop este să faceți clic cu butonul din dreapta pe câmpul în care doriți să se aplice gruparea, sortarea sau totalul, apoi să faceți clic pe comanda dorită din meniul de comenzi rapide.

Aveți posibilitatea să adăugați grupare, sortare sau totaluri și utilizând panoul Grupare, sortare și totaluri în timp raportul este deschis în Vizualizare aspect sau în Vizualizare proiect:

  1. Dacă panoul Grupare, sortare și totaluri nu este deja deschis, în fila Proiectare, în grupul Grupare și totaluri, faceți clic pe Grupare și sortare.
  2. Faceți clic pe Adăugare grup sau pe Adăugare sortare, apoi selectați câmpul în care doriți să grupați sau să sortați.
  3. Faceți clic pe Mai mult într-o linie de grupare sau de sortare pentru a seta mai multe opțiuni și pentru a adăuga totaluri.

Pentru mai multe informații detaliate despre grupare, sortare și totaluri, consultați articolul Crearea unui raport grupat sau a unui raport rezumat.

Începutul paginii Începutul paginii

Evidențierea datelor prin formatarea condiționată

Access include instrumente pentru evidențierea datelor dintr-un raport. Aveți posibilitatea să adăugați reguli de formatare condiționată pentru fiecare control sau grup de controale, iar în rapoartele client, puteți să adăugați, de asemenea, bare de date pentru a compara datele.

Pentru a adăuga formatare condiționată la controale:

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raport și faceți clic pe Vizualizare aspect.
  2. Selectați controalele necesare și, pe fila Format, în grupul Control formatare, faceți clic pe Formatare condiționată.

 Sfat    Pentru a selecta mai multe controale, mențineți apăsată tasta CTRL și faceți clic pe controale.

  1. În caseta de dialog Gestionar reguli formatare condiționată, faceți clic pe Regulă nouă.
  2. În caseta de dialog Regulă nouă de formatare, selectați o valoare sub Se selectează un tip de regulă:
  • Pentru a crea o regulă care se evaluează pentru fiecare înregistrare, individual, selectați Verificați valorile din înregistrarea curentă sau utilizați o expresie.
  • Pentru a crea o regulă care compară înregistrările între ele utilizând bare de date, faceți clic pe Comparare cu alte înregistrări.
  1. Sub Se editează descrierea regulii, specificați regula de aplicare a formatării, precum și tipul de formatare care trebuie aplicată, apoi faceți clic pe OK.
  2. Pentru a crea o regulă suplimentară pentru același control sau set de controale, repetați această procedură de la pasul 4.

Începutul paginii Începutul paginii

Particularizarea culorilor și fonturilor

Încercați o opțiune Temă aplicație pentru a particulariza culoarea și fonturile.

  1. Deschideți raportul în Vizualizare aspect făcând clic cu butonul din dreapta pe el în Panoul de navigare, apoi făcând clic pe Vizualizare aspect.
  2. Din opțiunile Instrumente aspect raport, pe fila Proiectare, faceți clic pe Teme și plasați cursorul deasupra diverselor teme din galerie pentru a examina efectele. Faceți clic pe o temă pentru a o selecta, apoi salvați raportul.
  3. Utilizați galeriile Culori sau Fonturi pentru a seta independent culori sau fonturi.


Începutul paginii Începutul paginii

Adăugarea unei sigle sau a unei imagini de fundal   

Puteți să adăugați o siglă sau o imagine de fundal la un raport și, dacă actualizați imaginea, actualizarea are loc automat de fiecare dată când se utilizează imaginea în baza de date.

Pentru a adăuga sau a elimina o imagine:

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raport și faceți clic pe Vizualizare aspect.
  2. În raport, faceți clic pe poziția în care doriți să adăugați imaginea și, pe fila Proiectare, în grupul Antet/Subsol, faceți clic pe Siglă.
  3. Navigați la imagine și faceți clic pe Deschidere. Access adaugă imaginea la raport.
  4. Pentru a elimina imaginea, faceți clic cu butonul din dreapta pe aceasta și faceți clic pe Ștergere din meniul de comenzi rapide.

Pentru a adăuga o imagine de fundal:

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raport și faceți clic pe Vizualizare aspect.
  2. În fila Format, în grupul Fundal, faceți clic pe Imagine de fundal.
  3. Selectați o imagine din lista Galerie de imagini sau faceți clic pe Răsfoire, selectați o imagine, apoi faceți clic pe OK.

Începutul paginii Începutul paginii

Examinarea și imprimarea unui raport

Examinarea unui raport

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raport și faceți clic pe Examinare înaintea imprimării. Aveți posibilitatea să utilizați comenzile din fila Examinare înaintea imprimării pentru a efectua următoarele:
  • Imprimarea raportului
  • Ajustarea dimensiunii sau aspectului paginii
  • Mărire sau micșorare sau vizualizarea mai multor pagini simultan
  • Reîmprospătarea datelor din raport
  • Exportul raportului în alt format de fișier.
  1. Faceți clic pe Închidere Examinare înaintea imprimării.

Imprimarea unui raport

Pentru a imprima un raport fără a-l examina:

  • În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raport și faceți clic pe Imprimare. Raportul este trimis la imprimanta implicită.

 Notă    Dacă selectați raportul în Panoul de navigare și selectați Imprimare din fila Fișier, puteți să selectați opțiuni de imprimare suplimentare, cum ar fi numărul de pagini și de copii și să specificați o imprimantă.

  • Pentru a deschide o casetă de dialog unde se poate selecta o imprimantă, se poate specifica numărul de copii și altele, faceți clic pe Imprimare.

Începutul paginii Începutul paginii

 
 
Se aplică la:
Access 2013