Introducere în rapoarte

Când utilizați o bază de date, utilizați, de obicei, rapoarte pentru a vizualiza, formata și a rezuma datele. De exemplu, creați un raport de tip listă pentru a afișa numere de telefon pentru toate persoanele de contact sau un raport rezumat pentru a face totalul vânzărilor din firma dvs. în diferite regiuni și perioade de timp.

Acest articol oferă o prezentare generală a rapoartelor din Microsoft Access 2010 și prezintă caracteristice noi sau modificate pentru rapoarte. Acest explică, de asemenea, modalitățile de creare a unui raport, de sortare, grupare și rezumare a datelor și de examinare și imprimare a unui raport.

Veți observa că e mult mai ușor să creați rapoarte semnificative dacă bazele de date au o structură de tabele și relații între acestea bine proiectate. Pentru o introducere în pregătirea și proiectarea unei baze de date, consultați articolul Noțiuni de bază despre proiectarea bazelor de date.

În acest articol


Prezentare generală

Un raport este un obiect de bază de date care se utilizează pentru a afișa și a rezuma date. Rapoartele furnizează o modalitate de distribuire sau de arhivare a unor instantanee de date, fie prin imprimare, fie prin conversia în fișiere PDF sau XPS, fie prin export în alte formate de fișier.

Raport Angajați în Examinare înaintea imprimării

Rapoartele pot furniza detalii despre înregistrări individuale, pot rezuma mai multe înregistrări sau ambele. De asemenea, rapoartele Access se pot utiliza pentru a crea etichete pentru corespondență sau pentru alte scopuri.

Este posibil să creați rapoarte „nelegate” care nu afișează date, dar, pentru obiectivele acestui articol, vom presupune că un raport este legat la o sursă de date, cum ar fi un tabel sau o interogare.

Rapoarte client verso Rapoarte Web

Access 2010 furnizează o caracteristică nouă care permite crearea unei „baze de date Web” prin publicarea unei baze de date Access pe un server SharePoint care rulează Access Services. Atunci când creați o bază de date Web, rapoartele Access sunt redate în browser cu ajutorul SQL Server Reporting Services. Această conversie determină anumite limitări ale caracteristicilor care se pot utiliza în rapoartele pe care doriți să le redați în browser. Însă, dacă nu sunteți preocupat de redarea raportului în browser, aveți posibilitatea să utilizați setul complet de caracteristici pe care le furnizează proiectantul de rapoarte Access.

Părțile unui raport

În Access, structura unui raport este împărțită în secțiuni. Într-o bază de date client, aveți posibilitatea să vizualizați raportul în Vizualizare proiect pentru a vedea secțiunile sale. În Vizualizare aspect, secțiunile nu sunt evidente, dar există și se pot selecta utilizând lista verticală din grupul Selecție din fila Format. Pentru a crea rapoarte utile, trebuie să înțelegeți cum funcționează fiecare secțiune. De exemplu, secțiunea în care alegeți să plasați un control calculat determină modul în care Access calculează rezultatele. Următoarea listă afișează un rezumat al tipurilor de secțiuni și utilizările lor:

  • Antet raport   Această secțiune se imprimă o singură dată, la începutul raportului. Utilizați antetul raportului pentru a afișa informațiile care apar în mod normal pe o copertă, cum ar fi o siglă, un titlu sau data. Când plasați un control calculat care utilizează funcția agregată Sum în antetul raportului, suma se calculează pentru întreg raportul. Antetul raportului se imprimă înainte de antetul paginii.
  • Antet pagină   Această secțiune se imprimă în partea de sus a fiecărei pagini. De exemplu, utilizați un antet de pagină pentru a repeta titlul raportului pe fiecare pagină.
  • Antet grup   Această secțiune se imprimă la începutul fiecărui grup nou de înregistrări. Utilizați antetul de grup pentru a imprima numele grupului. De exemplu, într-un raport grupat după produse, utilizați antetul de grup pentru a imprima numele produselor. Când plasați un control calculat care utilizează funcția agregată Sum în antetul grupului, suma se calculează pentru grupul curent. Într-un raport, pot exista mai multe secțiuni antet de grup, în funcție de numărul de niveluri de grupare adăugate. Pentru mai multe informații despre crearea anteturilor și subsolurilor de grup, consultați secțiunea Adăugarea grupării, sortării și a totalurilor.
  • Detaliu   Această secțiune se imprimă o dată pentru fiecare rând din sursa de înregistrări. Secțiunea Detaliu este locul în care se plasează controalele care formează corpul principal al raportului.
  • Subsol grup   Această secțiune se imprimă la sfârșitul grup de înregistrări. Utilizați un subsol de grup pentru a imprima informații rezumative pentru un grup. Într-un raport, pot exista mai multe secțiuni subsol de grup, în funcție de numărul de niveluri de grupare adăugate.
  • Subsol pagină   Această secțiune se imprimă la sfârșitul fiecărei pagini. Utilizați un subsol de pagină pentru a imprima numerele de pagină sau informațiile pentru fiecare pagină.
  • Subsol raport   Această secțiune se imprimă o singură dată, la sfârșitul raportului. Utilizați subsolul de raport pentru a imprima totalurile raportului sau alte informații de rezumat pentru întreg raportul.

 Notă    În Vizualizarea proiect, subsolul raportului apare sub subsolul de pagină. Însă, în alte vizualizări (Vizualizarea aspect, de exemplu, sau la examinarea sau imprimarea raportului), subsolul raportului apare deasupra subsolului de pagină, imediat după ultimul subsol de grup sau linie de detaliu pe ultima pagină.

Începutul paginii Începutul paginii

Noutăți

Crearea unui raport în Access 2010 seamănă foarte bine cu procesul de creare a unui raport în Access 2007. Însă, în Access 2010 există câteva caracteristici noi care se referă la rapoarte:

  • Galerie partajată de imagini   În Access 2010, aveți posibilitatea să atașați o imagine la o bază de date, apoi să utilizați imaginea în mai multe obiecte. Actualizarea unei singure imagini o actualizează în toate locurile în care se utilizează aceasta, în întreaga bază de date.
  • Teme Office   În Access 2010, acum aveți posibilitatea să utilizați Teme standard Microsoft Office pentru a aplica seturi de fonturi și culori proiectate profesionist pentru toate formularele și rapoartele Access, simultan.
  • Formatare condiționată mai puternică   Access 2010 include instrumente mai puternice pentru evidențierea datelor dintr-un raport. Aveți posibilitatea să adăugați până la 50 de reguli de formatare condiționată pentru fiecare control sau grup de controale, iar în rapoartele client, aveți posibilitate să adăugați bare de date pentru a compara datele din înregistrări.
  • Aspecte mai flexibile   În Access 2010, metoda implicită de proiectare pentru rapoarte este plasarea controalelor în aspecte. Aceste grile vă ajută să aliniați și să dimensionați cu ușurință controale și sunt obligatorii pentru orice raport pe care doriți să îl redați într-un browser. Deși aspectele nu sunt noutăți în Access 2010, există unele modificări în ceea ce privește utilizarea lor pentru a muta, a alinia și a redimensiona controale.

Începutul paginii Începutul paginii

Crearea unui raport nou

Pasul 1: alegeți o sursă de date

Sursa de înregistrări a unui raport poate fi un tabel, o interogare denumită sau o interogare încorporată. Sursa de înregistrări trebuie să conțină toate rândurile și coloanele de date pe care doriți să le afișați în raport.

Pentru mai multe informații despre crearea de tabele sau interogări, consultați articolele Introducere în tabele sau Introducere în interogări.

Pasul 2: alegeți un instrument pentru rapoarte

Instrumentele pentru rapoarte se află în fila Creare din panglică, în grupul Rapoarte. Următorul tabel descrie pe scurt funcțiile fiecărui instrument:

Rapoarte compatibile Web

Rapoartele create cu aceste instrumente sunt compatibile cu caracteristica Publicare în Access Services și se vor reda într-un browser. Observați că obiectele compatibile Web sunt indicate de un glob pe pictograma obiectului.

Imagine buton Instrument Descriere
Imagine buton

Raport

Creează un raport simplu, tabelar, care conține toate câmpurile din sursa de înregistrări selectată în Panoul de navigare.
Imagine buton

Raport necompletat

Deschide un raport necompletat în Vizualizare aspect și afișează panoul de activități Listă de câmpuri. Access creează o interogare sursă de înregistrări când glisați câmpuri din Listă de câmpuri în raport.

Pentru mai multe informații despre caracteristica Publicare în Access Services, consultați articolul Construirea unei baze de date Access pentru partajare pe Web.

Rapoarte client

Rapoartele create cu aceste instrumente nu sunt compatibile cu caracteristica Publicare în Access Services. Adăugarea rapoartelor client la o bază de date Web nu va împiedica publicarea bazei de date, dar rapoartele client nu vor fi disponibile în browser. Aveți însă posibilitatea să utilizați un raport client când baza de date se deschide în Access.

Imagine buton Instrument Descriere
Imagine buton

Raport

Creează un raport simplu, tabelar, care conține toate câmpurile din sursa de înregistrări selectată în Panoul de navigare.
Imagine buton

Proiectare raport

Deschide un raport necompletat în Vizualizare proiect, căruia aveți posibilitatea să îi adăugați câmpurile și controalele dorite.
Imagine buton

Raport necompletat

Deschide un raport necompletat în Vizualizare aspect și afișează panoul de activități Listă de câmpuri. Când glisați câmpuri din Listă de câmpuri în raport, Access creează o interogare încorporată și o stochează în proprietatea Sursă înregistrări a raportului.
Imagine buton

Expert raport

Afișează un expert în mai mulți pași care vă permite să specificați câmpuri, niveluri de grupare/sortare și opțiuni de aspect. Expertul creează un raport pe baza selecțiilor făcute.
Imagine buton

Etichete

Afișează un expert care vă permite să selectați dimensiuni standard sau particularizate de etichete, precum și câmpuri care doriți să se afișeze și modalitatea de a le sorta. Expertul creează un raport cu etichete pe baza selecțiilor făcute.

Pasul 3: creați raportul

  1. Faceți clic pe butonul pentru instrumentul pe care doriți să-l utilizați. Dacă apare un expert, urmați pașii din expert și faceți clic pe Terminare în ultima pagină.

    Access afișează raportul în Vizualizare aspect.
  2. Formatați raportul până arată așa cum doriți:
  • Redimensionați câmpurile și etichetele selectându-le și glisând muchiile până ajung la dimensiunea dorită.
  • Mutați un câmp selectându-l (împreună cu eticheta sa, dacă există) și glisându-l în noua locație.
  • Faceți clic cu butonul din dreapta pe câmp și utilizați comenzile din meniul de comenzi rapide pentru a îmbina sau a scinda celule, pentru a șterge sau a selecta câmpuri și pentru a efectua alte activități de formatare.

În plus, aveți posibilitatea să utilizați caracteristicile descrise în următoarele secțiuni pentru a face raportul mai atractiv și mai ușor de citit.

Începutul paginii Începutul paginii

Adăugarea grupării, sortării și a totalurilor

Cea mai rapidă modalitate de a adăuga grupare, sortare sau totaluri într-un raport este să faceți clic cu butonul din dreapta pe câmpul în care doriți să se aplice gruparea, sortarea sau totalul, apoi să faceți clic pe comanda dorită din meniul de comenzi rapide.

Aveți posibilitatea să adăugați grupare, sortare sau totaluri și utilizând panoul Grupare, sortare și totaluri în timp raportul este deschis în Vizualizare aspect sau în Vizualizare proiect:

  1. Dacă panoul Grupare, sortare și totaluri nu este deja deschis, în fila Proiectare, în grupul Grupare și totaluri, faceți clic pe Grupare și sortare.
  2. Faceți clic pe Adăugare grup sau pe Adăugare sortare, apoi selectați câmpul în care doriți să grupați sau să sortați.
  3. Faceți clic pe Mai mult într-o linie de grupare sau de sortare pentru a seta mai multe opțiuni și pentru a adăuga totaluri.

Începutul paginii Începutul paginii

Evidențierea valorilor utilizând formatarea condiționată

Access 2010 include instrumente mai puternice pentru evidențierea datelor dintr-un raport. Aveți posibilitatea să adăugați până la 50 de reguli de formatare condiționată pentru fiecare control sau grup de controale, iar în rapoartele client, aveți posibilitate să adăugați bare de date pentru a compara datele din înregistrări.

Pentru a adăuga formatare condiționată

  1. Deschideți raportul în Vizualizare aspect făcând clic cu butonul din dreapta pe raport în Panoul de navigare, apoi făcând clic pe Vizualizare aspect.
  2. Selectați toate controalele la care doriți să aplicați formatare condiționată. Pentru a selecta mai multe controale, țineți apăsată tasta SHIFT sau CTRL și faceți clic pe controale.
  3. În fila Format, în grupul Control formatare, faceți clic pe Formate condiționale.

    Access deschide caseta de dialog Gestionar reguli formatare condiționată.
  4. În caseta de dialog Gestionar reguli formatare condiționată, faceți clic pe Regulă nouă.
  5. În caseta de dialog Regulă nouă de formatare, selectați o valoare sub Se selectează un tip de regulă:
  • Pentru a crea o regulă care se evaluează pentru fiecare înregistrare, individual, selectați Verificați valorile din înregistrarea curentă sau utilizați o expresie.
  • Pentru a crea o regulă care compară înregistrările între ele utilizând bare de date, faceți clic pe Comparare cu alte înregistrări.

 Notă    Opțiunea Comparare cu alte înregistrări nu este disponibilă în bazele de date Web.


  1. Sub Se editează descrierea regulii, specificați regula care va determina situația în care se aplică formatarea, precum și formatarea dorită la întrunirea criteriilor regulii.
  2. Faceți clic pe OK pentru a reveni la caseta de dialog Gestionar reguli formatare condiționată.
  3. Pentru a crea o regulă suplimentară pentru acest control sau set de controale, repetați această procedură de la pasul 4. Altfel, faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog.

Începutul paginii Începutul paginii

Obținerea unui aspect profesionist prin Teme

Aveți posibilitatea să aplicați acum Teme Office 2010 într-o bază de date Access, ceea ce vă ajută să creați un stil uniform în toate documentele Office.

 Important    Dacă alegeți o Temă Office, un font sau o culoare, acestea se aplică tuturor formularelor și rapoartelor din baza de date (nu numai unuia, în care lucrați).

  1. Deschideți raportul în Vizualizare aspect făcând clic cu butonul din dreapta pe el în Panoul de navigare, apoi făcând clic pe Vizualizare aspect.
  2. Pe fila Proiectare, în grupul Teme, selectați Tema, culoarea sau fontul.


  • Utilizați galeria Temă pentru a seta simultan culori și fonturi într-o schemă predefinită.
  • Utilizați galeriile Culori sau Fonturi pentru a seta independent culori sau fonturi.

Începutul paginii Începutul paginii

Adăugarea imaginilor   

În mod tradițional, în Access, imaginile au fost legate de controale imagine individuale în formulare sau în rapoarte. Pentru a modifica o imagine utilizată frecvent, în mai multe formulare și rapoarte, trebuia ca fiecare control imagine să fie editat manual. În Access 2010, aveți posibilitatea să atașați o imagine la o bază de date, o singur dată, apoi să utilizați imaginea în mai multe obiecte. Actualizarea unei singure imagini o actualizează în toate locurile în care se utilizează aceasta, în întreaga bază de date. Acest lucru este foarte util, de exemplu, pentru siglele de firmă sau pentru imaginile de fundal care se utilizează în întreaga bază de date.

Adăugarea unei imagini

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul în care doriți să adăugați imaginea, apoi faceți clic pe Vizualizare aspect.
  2. Faceți clic pe raportul unde doriți să adăugați imaginea.
  3. În fila Proiectare, în grupul Controale, faceți clic pe Inserare imagine.
  4. Alegeți una dintre următoarele:
  • Utilizarea unei imagini existente   Dacă imaginea există deja în galerie, faceți clic pe ea pentru a o adăuga în raport.
  • Încărcarea unei imagini noi   În partea de jos a galeriei, faceți clic pe Răsfoire. În caseta de dialog Inserare imagine, navigați la imaginea pe care doriți să o utilizați, apoi faceți clic pe Deschidere.

Access adaugă imaginea selectată la raport.

Adăugarea unei imagini de fundal

 Notă    Imaginile de fundal nu se pot adăuga la rapoarte compatibile Web.

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul în care doriți să adăugați imaginea de fundal, apoi faceți clic pe Vizualizare aspect.
  2. În fila Format, în grupul Fundal, faceți clic pe Imagine de fundal.
  3. Alegeți una dintre următoarele:
  • Utilizarea unei imagini existente   Dacă imaginea există deja în galerie, faceți clic pe ea pentru a o adăuga în raport.
  • Încărcarea unei imagini noi   În partea de jos a galeriei, faceți clic pe Răsfoire. În caseta de dialog Inserare imagine, navigați la imaginea pe care doriți să o utilizați, apoi faceți clic pe Deschidere.

Access adaugă imaginea selectată la raport.

Începutul paginii Începutul paginii

Examinarea și imprimarea unui raport

Examinarea unui raport

  1. Deschideți raportul pe care doriți să-l examinați sau selectați-l în Panoul de navigare.
  2. În fila Fișier, faceți clic pe Imprimare, apoi pe Examinare înaintea imprimării.

    Access deschide raportul în Examinare înaintea imprimării. Aveți posibilitatea să utilizați comenzile din fila Examinare înaintea imprimării pentru a efectua următoarele:
  • Imprimarea raportului;
  • Ajustarea dimensiunii sau aspectului paginii;
  • Mărire sau micșorare sau vizualizarea mai multor pagini simultan;
  • Reîmprospătarea datelor din raport;
  • Exportul raportului în alt format de fișier.
  1. Pentru a reveni la spațiul de lucru al bazei de date, în fila Examinare înaintea imprimării, în grupul Închidere examinare, faceți clic pe Închidere Examinare înaintea imprimării.

Imprimarea unui raport

În afară de imprimarea din Examinare înaintea imprimării, aveți posibilitatea și să imprimați un raport fără a-l examina:

  1. Deschideți raportul pe care doriți să-l examinați sau selectați-l în Panoul de navigare.
  2. În fila Fișier, faceți clic pe Imprimare.
  • Pentru a trimite raportul direct la imprimanta implicită fără a seta opțiuni de imprimare, faceți clic pe Imprimare rapidă.
  • Pentru a deschide o casetă de dialog unde se poate selecta o imprimantă, se poate specifica numărul de copii și altele, faceți clic pe Imprimare.

Începutul paginii Începutul paginii

 
 
Se aplică la:
Access 2010