Introducere în Access 2007

Există mai multe moduri în care se poate începe utilizarea programului Microsoft Office Access 2007, în funcție de situația în care vă aflați, dacă utilizați Access pentru prima oară, dacă mutați date din altă bază de date sau program de foi de calcul în Access sau faceți upgrade dintr-o versiune anterioară de Access. Acest articol acoperă întrebările care pot apărea în fiecare dintre aceste situații.

În acest articol


Utilizarea Access pentru prima oară

Office Access 2007 oferă un număr de îmbunătățiri care fac ușurează mai mult ca niciodată procesul de creare a unei baze de date. Utilizatorii care au mai creat baze de date în Access vor aprecia modul în care aceste caracteristici noi și îmbunătățite grăbesc procesul.

Când porniți Office Access 2007, primul ecran care apare este pagina Introducere în Microsoft Office Access (în afara cazului în care ați pornit Access făcând dublu clic pe un anumit fișier de baze de date Access, caz în care se deschide respectiva bază de date). Pagina Introducere în Microsoft Office Access este punctul de plecare din care aveți posibilitatea să creați o bază de date nouă, să deschideți o bază de date sau să vizualizați conținutul disponibil de pe Microsoft Office Online.



Crearea unei baze de date utilizând un șablon

Access vă oferă o mare varietate de șabloane care pot fi utilizate pentru a grăbi procesul de creare a bazei de date. Un șablon este o bază de date gata de a fi utilizată, care conține toate tabelele, interogările (interogare: Chestionare a datelor stocate în tabele sau cerere de efectuare a unei acțiuni asupra datelor. O interogare poate alătura date din mai multe tabele pentru a servi ca sursă de date pentru un formular sau raport.), formularele și rapoartele necesare efectuării activităților specifice. De exemplu, există șabloane care pot fi utilizate să urmărească probleme, să gestioneze persoane de contact sau să țină o evidență a cheltuielilor. Anumite șabloane conțin câteva înregistrări mostră care demonstrează utilitatea lor. Bazele de dată șablon pot fi utilizate așa cum sunt sau pot fi particularizate pentru a se potrivi mai bine cu nevoile dvs.

  1. Porniți Access dacă nu este pornit deja.

Dacă o bază de date este deja deschisă, efectuați următoarele pentru a afișa pagina Introducere în Microsoft Office Access:

  • Faceți clic pe butonul Microsoft Office Imagine buton, apoi pe Închidere bază de date.Imagine buton

Pagina Introducere în Microsoft Office Access

  1. Mai multe șabloane sunt afișate sub Șabloane deosebite online în pagina Introducere în Microsoft Office Access, în timp ce altele devin disponibile dacă faceți clic pe una din categoriile Categorii de șabloane din partea stângă a ferestrei Access. Aveți posibilitatea să descărcați mai multe șabloane de pe site-ul Web Microsoft Office Web (consultați următoarea secțiune, Descărcarea unu șablon de pe Microsoft Office Online pentru detalii).
  2. Faceți clic pe șablonul pe care doriți să îl utilizați.
  3. În panoul din partea dreaptă a ferestrei Access, programul sugerează un nume de fișier pentru baza dvs. de date în caseta Nume fișier. Aveți posibilitatea să editați și să specificați un alt folder. Opțional, aveți posibilitatea să creați propria bază de date și să o legați la un site Windows SharePoint Services 3.0.
  4. Faceți clic pe Creare (sau pe Descărcare, pentru un Șablon Office Online).

Access creează și deschide baza de date. Se afișează un formular, în care aveți posibilitatea să începeți să introduceți date.

 Notă   Dacă șablonul dvs. conține date mostră, aveți posibilitatea să ștergeți fiecare înregistrare după cum urmează:

  • Faceți clic pe antetul rândului pe înregistrarea pe care doriți să o ștergeți. (Antetul de rând este caseta sau bara aflată la stânga înregistrării.)
  • În fila Pagină de pornire, în grupul Înregistrări, faceți clic pe Ștergere.Imagine buton
  1. Pentru a începe introducerea de date, faceți clic în prima celulă din formular, apoi începeți tastarea. După ce introduceți câteva înregistrări, utilizați Panoul de navigare pentru a vedea dacă există alte formulare sau rapoarte pe care să le utilizați.

Descărcarea unui șablon de pe Microsoft Office Online

Dacă nu găsiți șablonul care se potrivește cerințelor dvs. în pagina Introducere în Microsoft Office Access, explorați site-ul Web Office Online Web site pentru mai multe variante de șabloane.

  1. Porniți Access dacă nu este pornit deja.

Dacă o bază de date este deja deschisă, efectuați următoarele pentru a afișa pagina Introducere în Microsoft Office Access:

  • Faceți clic pe butonul Microsoft Office Imagine buton, apoi pe Închidere bază de date.Imagine buton
  1. Lângă marginea inferioară a paginii Introducere în Microsoft Office Access, sub Mai multe pe Office Online, faceți clic pe Șabloane.

Apare site-ul Web Office Online într-o fereastră nouă a browserului.

  1. Utilizați instrumentele de căutare de pe site-ul Office Online pentru a găsi și descărca șablonul dorit.
  2. După ce descărcați un șablon, baza de date nouă se stochează în unul din următoarele foldere:
    • Microsoft Windows Vista    c:\Utilizatori\nume utilizator\Documents
    • Microsoft Windows Server 2003 sau Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\nume utilizator\My Documents

Data viitoare când doriți să lucrați cu baza de date, utilizați Access sau Windows Explorer pentru a o deschide din acea locație.

Începutul secțiunii

Crearea unei baze de date de la zero

Dacă nu se potrivește niciun șablon nevoilor dvs. sau aveți datele în alt program pe care doriți să-l importați în Access, este posibil să luați decizia că este mai bine să creați o bază de date de la zero. Pentru majoritatea aplicațiilor, acest lucru implicită de obicei unul sau ambele elemente următoare:

  • Crearea de tabele noi, apoi introducerea, lipirea sau importul datelor în acele tabele.
  • Importul datelor din alte surse, proces care determină crearea de tabele noi.

Pentru a afla mai multe despre plănuirea și proiectarea unei baze de date sau despre crearea de relații, formulare, rapoarte sau interogări, urmați linkurile din secțiunea Consultați și a acestui articol.

Crearea unei baze de date necompletate

  1. Porniți Access.
  2. În pagina Introducere în Microsoft Office Access, faceți clic pe Bază de date necompletată.

Butonul Bază de date necompletată

  1. În panoul Bază de date necompletată, tastați un nume de fișier în caseta Nume fișier. Dacă nu furnizați o extensie de nume de fișier, Access o adaugă în mod implicit. Locația implicită a fișierelor este:
    • Microsoft Windows Vista    c:\Utilizatori\nume utilizator\Documents
    • Microsoft Windows Server 2003 sau Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\nume utilizator\My Documents

Pentru a modifica locația fișierului, faceți clic pe RăsfoireImagine buton lângă caseta Nume fișier, navigați și selectați noua locație, apoi faceți clic pe OK.

  1. Faceți clic pe Creare.

Access creează baza de date, apoi deschide un tabel necompletat (denumit Tabel1) în vizualizarea Foaie de date (Vizualizare foaie de date: O vizualizare care afișează datele dintr-un tabel, formular, interogare, vizualizare sau procedură stocată în format rânduri și coloane. În vizualizare foaie de date se pot edita câmpuri, adăuga și șterge date și căuta date.).

  1. Access poziționează cursorul în prima celulă goală din coloana Adăugare câmp nou.

Un tabel nou, necompletat într-o bază de date nouă

Pentru a adăuga date, începeți să tastați — sau lipiți datele din altă sursă, după cum este descris în secțiunea Lipirea datelor dintr-o altă sursă într-un tabel Access mai jos în acest articol.

 Note 

  • Introducerea datelor în vizualizarea Foaie de date este proiectată să fie similară cu introducerea datelor într-o foaie de lucru Excel. Restricțiile principale sunt reprezentate de faptul că datele trebuie introduse în rânduri și coloane alăturate, începând din colțul din stânga sus al foii de date. Nu se recomandă să încercați să formatați datele introducând înregistrări sau coloane necompletate, așa cum ați face într-o foaie de calcul Excel, deoarece acest lucru va însemna risipă de spațiu în tabel. Tabelul conține numai datele dvs. Toate reprezentările acelor date se vor efectua în formularele și rapoartele pe care le veți proiecta mai târziu.
  • Structura tabelului se creează în timp ce introduceți date. Oricând adăugați o coloană nouă tabel, se definește un câmp nou. Access setează tipul de date (tip de date: Caracteristica unui câmp care determină ce tip de date poate conține. Tipurile de date includ Boolean, Întreg, Lung, Simbol monetar, cu simplă precizie, cu dublă precizie, Șir de caractere și Variant (implicit).) al câmpului pe baza tipului de date pe care îl introduceți. De exemplu, dacă aveți o coloană în care ați introdus numai valori de dată, Access va seta tipul de date al câmpului la Dată/Oră. Dacă încercați mai târziu să introduceți o valoare care nu este dată (cum ar fi un nume sau un număr de telefon) în acel câmp, Access afișează un mesaj care vă informează că valoarea nu se potrivește cu tipul de date din câmp. Când este posibil, se recomandă să planificați tabelul astfel încât fiecare coloană să conțină tip de date, fie că este text, număr sau alt tip. Astfel, este mult mai simplu să se genereze interogări, formulare și rapoarte care selectează numai datele dorite.
  • Pentru mai multe informații despre lucrul cu foi de date, consultați articolul Deschiderea unei foi de date necompletate.

Dacă nu vă interesează să introduceți date acum, faceți clic pe ÎnchidereImagine buton.

Adăugarea unui tabel

Aveți posibilitatea să adăugați un tabel nou la o bază de date existentă dacă utilizați instrumentele din grupul Tabele din fila Creare.

Imagine Panglică Access

Faceți clic pe Tabel pentru a crea un tabel necompletat în vizualizarea Foaie de date. Aveți posibilitatea să utilizați vizualizarea Foaie de date pentru a începe să introduceți date imediat și să lăsați programului Access sarcina de a crea structura tabelului pe măsură ce înaintați, sau să utilizați vizualizarea Proiectare (Vizualizare proiect: O vizualizare care afișează proiectul următoarelor obiecte de bază de date: tabele, interogări, formule, rapoarte și macrocomenzi. În Vizualizare proiect se pot crea obiecte de bază de date noi și se poate modifica proiectul obiectelor existente.) pentru a crea mai întâi structura tabelului, apoi să comutați înapoi la vizualizarea Foaie de date pentru a introduce datele. Indiferent de vizualizarea cu care începeți, aveți întotdeauna posibilitatea să comutați la cealaltă vizualizare utilizând butoanele de vizualizare din bara de stare din fereastra Access.

Inserarea unui tabel începând din vizualizarea Foaie de date    În vizualizarea Foaie de date, aveți posibilitatea să introduceți date imediat și să lăsați Access să genereze structura tabelului. Numele de câmpului se atribuie automat (Câmp1, Câmp2, etc.), iar Access setează tipul de date pentru câmp pe baza tipului de date pe care îl introduceți.

  1. În fila Creare, în grupul Tabele, faceți clic pe Tabel.Imagine buton
  1. Access creează tabelul, apoi plasează cursorul în prima celulă goală din coloana Adăugare câmp nou.

 Notă   Dacă nu vedeți o coloană denumită Adăugare câmp nou, este posibil să fiți în modul de vizualizare Proiectare în loc de vizualizarea Foaie de date. Pentru a comuta la vizualizarea Foaie de date, faceți dublu clic pe tabel în Panoul de navigare. Access vă solicită să salvați noul tabel, apoi comută la vizualizarea Foaie de date.

  1. În fila Foaie de date, în grupul Câmpuri și coloane, faceți clic pe Câmp nou.Imagine buton

Access afișează panoul Șabloane de câmp, care conține o listă de tipuri de câmp utilizate frecvent. Glisați unul din aceste câmpuri în foaia de date și Access va adăuga un câmp cu acel nume și îi va seta proprietățile la o valoare potrivită pentru acel tip de câmp. Aveți posibilitatea să modificați proprietățile mai târziu. Trebuie să glisați câmpul într-o zonă din foaia de date care conține date. Apare o bară de inserare verticală, afișând unde se va afla câmpul.

  1. Pentru a adăuga date, începeți să tastați în prima celulă necompletată — sau lipiți date dintr-o altă sursă, după cum este descris mai jos în acest articol.
    • Pentru a redenumi o coloană (câmp), faceți dublu clic pe titlul coloanei, apoi tastați numele nou. Este o idee bună să dați un nume semnificativ fiecărui câmp, pentru a ști ce conține atunci când îl vedeți în panoul Listă de câmpuri.
    • Pentru a muta o coloană, selectați-o făcând clic pe titlul ei, apoi glisați-o acolo unde doriți. De asemenea, aveți posibilitatea să selectați mai multe coloane alăturate și să le glisați pe toate într-o locație nouă.

Inserarea unui tabel, începând din vizualizarea Proiectare    În vizualizarea Proiectare, creați mai întâi structura tabelului nou. Apoi, comutați la vizualizarea Foaie de date pentru a introduce date sau introduceți datele utilizând altă metodă, cum ar fi lipirea sau adăugarea.

  1. În fila Creare, în grupul Tabele, faceți clic pe Proiectare tabel.Imagine buton
  1. Pentru fiecare câmp din tabel, tastați un nume în coloana Nume câmp, apoi selectați un tip de date din lista Tip de date.

 Notă   Dacă nu vedeți coloanele Nume câmp și Tip de date, este posibil să vă aflați în vizualizarea Foaie de date, nu în vizualizarea Proiectare. Pentru a comuta la vizualizarea Proiectare, faceți clic pe butonul Vizualizare proiect în bara de stare din fereastra Access. Access solicită un nume pentru tabelul nou, apoi comută la vizualizarea Proiectare.

  1. Dacă doriți, aveți posibilitatea să introduceți o descriere pentru fiecare câmp în coloana Descriere. Descrierea pe care o introduceți se afișează în bara de stare atunci când punctul de inserare se află în acel câmp și se utilizează ca bară de stare text pentru orice controale pe care le creați glisând câmpul din panoul Listă de câmpuri dintr-un formular sau raport, și pentru orice controale care se creează pentru acel câmp din expertul Formular sau expertul Raport.
  2. După ce ați adăugat toate câmpurile, salvați tabelul:
    • Faceți clic pe butonul Microsoft Office Imagine buton, apoi faceți clic pe Salvare sau apăsați CTRL+S.
  1. Începeți introducerea de date în tabel oricând, comutând la vizualizarea Foaie de date, făcând clic în prima celulă necompletată și tastând. De asemenea, aveți posibilitatea să lipiți date din altă sursă, după cum este descris în următoarea secțiune.

Dacă, după introducerea unor date, doriți să adăugați unul sau mai multe câmpuri la tabel, aveți posibilitatea să începeți să tastați în coloana Adăugare câmp nou din vizualizarea Foaie de date sau să adăugați câmpuri noi utilizând comenzile din grupul Câmpuri și coloane din fila Foaie de date.

Pentru mai multe informații despre crearea tabelelor, inclusiv utilizarea șabloanelor de tabel, consultați articolul Crearea tabelelor într-o bază de date.

Începutul secțiunii

Lipirea datelor dintr-o altă sursă într-un tabel Access

Dacă datele dvs. sunt stocate în alt program, cum ar fi Office Excel 2007, aveți posibilitatea să le copiați și să le lipiți într-un tabel Access. În general, acest lucru funcționează cel mai bine dacă datele dvs. sunt deja separate în coloane, cum se întâmplă într-o foaie de lucru Excel. Dacă datele dvs. sunt într-un program de procesare de text, se recomandă să le separați în coloane de date utilizând tabulatori sau să ordonați datele într-un tabel în programul de procesare de text înainte să le copiați. Dacă datele dvs. necesită editare sau manipulare (de exemplu, separarea numelor complete în nume și prenume), efectuați aceste operațiuni înainte de a copia datele, mai ales dacă nu sunteți obișnuit cu Access.

Când lipiți datele într-un tabel necompletat, Access setează tipul de date pentru fiecare câmp în funcție de tipul de date pe care le întâlnește. De exemplu, dacă lipește un câmp care conține numai valori, Access aplică tipul de date Dată/oră pentru câmpul respectiv. Dacă lipește un câmp care conține numai cuvintele "da" și "nu", Access va aplica tipul de date Da/Nu.

Access denumește câmpurile în funcție de ce găsește în primul rând al datelor lipite. Dacă primul rând de date lipite este similar cu rândurile care urmează, Access determină că primul rând face parte din datele efective și denumește câmpurile în mod generic (C1, C2, etc.), Dacă primul rând de date lipite nu este similar cu următoarele, Access stabilește că primul rând constă în nume de câmp. Programul denumește câmpurile în consecință și nu include primul rând în corpul de date.

Dacă Access atribuie nume de câmp generice, trebuie să le redenumiți cât de curând, pentru a evita încurcăturile. Utilizați următoarea procedură:

  1. Salvați tabelul.
    • Faceți clic pe butonul Microsoft Office Imagine buton, apoi faceți clic pe Salvare sau apăsați CTRL+S.
  1. În vizualizarea Foaie de date, faceți dublu clic pe fiecare titlu de coloană, apoi tastați un nume valid de câmp pentru fiecare coloană. Este posibil să pară că suprascrieți date, dar rândul de titluri de coloane conține nume de câmpuri, nu date.
  2. Salvați din nou tabelul.

 Notă   De asemenea, aveți posibilitatea să redenumiți câmpuri comutând la vizualizarea Proiectare și editând numele câmpurilor de acolo. Pentru a comuta la vizualizarea Proiectare, faceți clic cu butonul din dreapta pe tabel în Panoul de navigare, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect. Pentru a comuta înapoi la vizualizarea Foaie de date, faceți dublu clic pe tabel în Panoul de navigare.

Începutul secțiunii

Importarea datelor din altă sursă

Un scenariu posibil este acela în care colectați date în alt program și doriți să le importați în Access. De asemenea, este posibil să lucrați cu alte persoane, care stochează datele în alte programe, și să doriți să lucrați cu datele lor în Access. În oricare situație, Access ușurează importul datelor din alte programe. Aveți posibilitatea să importați date dintr-o foaie de lucru Excel, dintr-un tabel din altă bază de date Access, dintr-o listă SharePoint sau din diverse alte surse. Procesul diferă un pic în funcție de sursă, dar aceste instrucțiuni vă vor ajuta să începeți:

  1. În fila Date externe, în grupul Import, faceți clic pe comanda pentru tipul de fișier din care importați.

Imagine Panglică Access

De exemplu, dacă importați date dintr-o foaie de lucru Excel, faceți clic pe Excel. Dacă nu vedeți tipul corect de program, faceți clic pe Mai multe.

 Notă   Dacă nu găsiți tipul de format corect în grupul Import, este posibil să fie nevoie să porniți programul în care ați creat datele inițial și să utilizați programul pentru a salva datele într-un format obișnuit de fișier (cum ar fi un fișier text delimitat (fișier text delimitat: Un fișier conținând date în care valorile câmpurilor individuale sunt separate de un caracter, cum ar fi o virgulă sau un tabulator.)) înainte de a fi posibil importul datelor în Access.

  1. În caseta de dialog Preluare date externe, faceți clic pe Răsfoire pentru a găsi fișierul de date sursă sau tastați calea completă către fișierul de date sursă în caseta Nume fișier.
  2. Faceți clic pe opțiunea pe care o doriți sub Specificați cum și unde se stochează datele în baza de date curentă.. Aveți posibilitatea să creați un tabel nou care utilizează date importate, să adăugați date la un tabel existent sau să creați un tabel legat care menține un link la sursa de date.
  3. Faceți clic pe OK.

Access pornește expertul Import.

  1. Urmați instrucțiunile din expertul Import. Pașii de urmat depind de opțiunile de import sau de legare pe care le alegeți.
  2. În ultima pagină a acestui expert, faceți clic pe Terminare.

Access vă solicită să salvați detaliile operațiunii de import pe care tocmai ați terminat-o.

  • Dacă credeți că veți efectua aceeași operațiune din nou, faceți clic pe Salvare pași de import, apoi introduceți detaliile.

Aveți posibilitatea să reproduceți cu ușurință operațiunea de import dacă faceți clic pe Importuri salvate în grupul Import din fila Date externe, pe specificațiile importului, apoi pe Executare.

  • Dacă nu doriți să salvați detaliile operațiunii, faceți clic pe  Închidere.

Access importă datele într-un tabel nou, apoi afișează tabelul sub Tabele în Panoul de navigare.

Pentru a afla mai multe despre modul în care se importă date în Access, urmați linkurile din secțiunea Consultați și.

Începutul secțiunii

Deschiderea unei baze de date Access existente

  1. Faceți clic pe butonul Microsoft Office Imagine buton, apoi faceți clic pe Deschidere.
  1. Faceți clic pe o comandă rapidă în caseta de dialog Deschidere — sau, în caseta Privire în, faceți clic pe unitatea sau folderul care conțin baza de date dorită.
  2. În lista de foldere, faceți dublu clic pe foldere până când deschideți folderul care conține baza de date.
  3. Când găsiți baza de date, efectuați una din următoarele:
    • Pentru a deschide baza de date în modul deschis implicit, faceți dublu clic pe ea.
    • Pentru a deschide baza de date pentru acces partajat într-un mediu multi-utilizator (bază de date multiutilizator (partajată): O bază de date care permite ca mai mult de un singur utilizator să acceseze și să modifice același set de date în același timp.), astfel încât dvs. și alți utilizatori să citească și să scrie în baza de date în același timp, faceți clic pe Deschidere.
    • Pentru a deschide baza de date doar în citire, astfel încât să poată vizualizată dar nu și editată, faceți clic pe săgeata de lângă butonul Deschidere, apoi pe Deschidere doar în citire.
    • Pentru a deschide baza de date pentru acces exclusiv, astfel încât să nu poată fi deschisă cât timp o aveți deschisă, faceți clic pe săgeata de lângă butonul Deschidere, apoi pe Deschidere exclusivă.
    • Pentru a deschide o bază de date pentru acces doar în citire, faceți clic pe săgeata de lângă butonul Deschidere, apoi pe Deschidere exclusiv doar în citire. Alți utilizatori vor avea în continuare posibilitatea să deschidă baza de date, dar vor avea acces doar în citire.

Dacă nu găsiți baza de date pe care doriți să o deschideți    

  1. În caseta de dialog Deschidere, faceți clic pe comanda rapidă Computerul meu — sau, în caseta Privire în, faceți clic pe Computerul meu.
  2. În lista de unități, faceți clic cu butonul din dreapta pe unitatea care credeți că conține baza de date, apoi faceți clic pe Căutare.
  3. Introduceți criteriile de căutare, apoi apăsați ENTER pentru a căuta în baza de date.
  4. Dacă se găsește baza de date, deschideți-o făcând dublu clic pe caseta de dialog Rezultate căutare.
  5. Deoarece căutarea a fost inițiată din caseta de dialog Deschidere, trebuie să faceți clic pe Revocare în acea casetă de dialog înainte să se deschidă baza de date.

 Notă   Aveți posibilitatea să deschideți direct un fișier de date într-un format de fișier extern (cum ar fi dBASE, Paradox, Microsoft Exchange sau Excel). De asemenea, aveți posibilitatea să deschideți direct orice sursă de date ODBC (Sursă de date ODBC: Datele și informațiile necesare pentru a accesa datele din programe și baze de date care acceptă protocolul ODBC (Open Database Connectivity).), cum ar fi Microsoft SQL Server sau Microsoft FoxPro. Access creează automat o bază de date Access nouă în același folder cu fișierul de date și adaugă linkuri la fiecare tabel din baza de date externă.

AfișareSfaturi

  • Pentru a deschide una din ultimele baze de date pe care le-ați deschis, faceți clic pe numele de fișier în lista Deschidere bază de date recentă în pagina Introducere în Microsoft Office Access. Access deschide baza de date, aplicând aceleași setări de opțiuni pe care baza de date le avea ultima oară când ați deschis-o. Dacă lista de fișiere utilizate recent nu se afișează, faceți clic pe Butonul Microsoft OfficeImagine buton, apoi pe Opțiuni Access. Se afișează caseta de dialog Opțiuni Access. Faceți clic pe categoria Complex, apoi, sub secțiunea Afișare, bifați caseta de selectare Lista fișierelor recent utilizate. (De asemenea, aveți posibilitatea să specificați numărul de fișiere utilizate recent care doriți să se afișeze în listă, un număr de maxim nouă.
  • Dacă deschideți o bază de date făcând clic pe Buton Microsoft OfficeImagine buton și utilizați comanda Deschidere, aveți posibilitatea să vizualizați o listă de comenzi rapide către baza de date pe care ați deschis-o făcând clic pe Documentele mele recente în caseta de dialog Deschidere.

Începutul secțiunii


Începutul paginii Începutul paginii

Importul datelor dintr-o foaie de calcul sau alt program

Dacă sunteți obișnuit cu alte programe de foi de calcul sau de baze de date, probabil că știți elementele de bază ale modului în care funcționează aceste aplicații și la ce sunt utile bazele de date. Access este diferit de multe dintre aplicațiile de baze de date, deoarece permite crearea bazelor de date relaționale (bază de date relațională: Un tip de bază de date care stochează informația în tabele. Utilizează valori care se potrivesc din două tabele pentru stabilirea unei relații între datele dintr-un tabel și datele din celălalt tabel. În mod obișnuit, într-o bază de date relațională se stochează un tip specific de date o singură oară.). De asemenea, Access furnizează multe opțiuni pentru lucrul cu alte programe de baze de date, cum ar fi SQL Server.

În această secțiune


Importul unei foi de lucru Excel în Access

Multe persoane încep să lucreze cu Access după ce creează mai întâi o listă în Excel. Excel este un mediu foarte bun pentru construirea de liste, dar pe măsură ce lista crește, devine mai greu de organizat și de menținut într-o stare actuală. Mutarea listei în Access este următorul pas logic.

O bază de date este similară în structură cu o foaie de lucru, în sensul că datele sunt stocate în rânduri și coloane. Drept rezultat, este de obicei ușor de importat o foaie de lucru într-un tabel dintr-o bază de date. Principala diferență dintre stocarea datelor într-o foaie de lucru și stocarea lor într-o bază de date este modul în care sunt organizate datele. Simpla importare a întregii foi de lucru ca un tabel nou nu va rezolva problemele legate de organizarea și actualizarea datelor, mai ales dacă foaia de lucru conține date redundante. Pentru a rezolva aceste probleme, trebuie să divizați datele din foaia de lucru în tabele separate, fiecare cu datele sale asociate. Pentru mai multe informații despre cum se aranjează datele în tabele, consultați articolul Noțiuni elementare despre proiectarea bazelor de date.

Access prezintă caracteristica Expert Analizor de tabel, care ajută la executarea acestui proces. După ce importați date într-un tabel, expertul vă ajută să divizați tabelul în tabele separate, fiecare conținând date care nu sunt dubluri în niciun alt tabel. Expertul creează de asemenea relațiile necesare între tabele. Pentru mai multe informații despre relații, consultați secțiunea Relații într-o bază de date din acest articol.

Importul unei foi de lucru Excel ca tabel într-o bază de date Office Access 2007 nouă

  1. Faceți clic pe butonul Microsoft Office Imagine buton, apoi faceți clic pe Nou.
  1. Tastați un nume pentru baza de date nouă în caseta Nume fișier, apoi faceți clic pe Creare.
  2. Închideți Tabel1.

Când vi se solicită salvarea modificărilor din Tabel1, faceți clic pe Nu.

  1. În fila Date externe, în grupul Import, faceți clic pe Excel.Imagine buton
  1. În caseta de dialog Preluare date externe, faceți clic pe Răsfoire.
  2. Utilizați caseta de dialog Deschidere fișier pentru a găsi fișierul dvs.
  3. Selectați fișierul, apoi faceți clic pe Deschidere.
  4. În caseta de dialog Preluare date externe, asigurați-vă că este selectată opțiunea Se importă datele sursă într-un tabel nou din baza de date curentă.
  5. Faceți clic pe OK.

Pornește expertul Import foaie de calcul și vă solicită câteva întrebări despre datele dvs.

  1. Urmați instrucțiunile făcând clic pe Următorul sau Înapoi pentru a naviga în pagini. În ultima pagină a expertului, faceți clic pe Terminare.

 Notă   Access vă solicită să salvați detaliile operațiunii de import pe care tocmai ați terminat-o. Dacă credeți că veți efectua aceeași operațiune din nou, faceți clic pe Da, apoi introduceți detaliile. Aveți posibilitatea să reproduceți operațiunea în viitor făcând clic pe Importuri salvate în grupul Import din fila Date externe. Dacă nu doriți să salvați detaliile operațiunii, faceți clic pe  Închidere.

Access importă datele într-un tabel nou, apoi îl afișează sub Toate tabelele în Panoul de navigare.

Utilizarea expertului Analizor de tabel pentru a organiza datele

După ce datele au fost importate într-un tabel Access, aveți posibilitatea să utilizați expertul Analizor de tabel pentru a identifica rapid datele care se repetă. Expertul furnizează apoi un mod simplu de a organiza datele care se repetă în tabele separate, astfel încât să se stocheze în cel mai eficient mod. Access păstrează tabelul original pe post de copie de rezervă, apoi creează tabele noi care se pot utiliza ca bază pentru aplicația de bază de date.

  1. Deschideți baza de date Access care conține tabelul pe care doriți să-l analizați
  2. În fila Instrumente bază de date, în grupul Analiză, faceți clic pe Analizare tabel.

Pornește expertul Analizor de tabel.

În cazul în care conceptul de normalizare este nou pentru dvs., există două pagini de introducere în expert care conțin un scurt asistent de instruire — care conține și butoane pe care se poate face clic pentru a vedea exemple. Dacă nu vedeți aceste pagini de introducere, dar vedeți o casetă de selectare etichetată Se afișează pagini introductive?, atunci bifați caseta de selectare și faceți clic de două ori pe Înapoi pentru a vedea introducerea. Dacă nu doriți să vedeți paginile introductive, debifați caseta de selectare.

  1. Pe pagina care începe cu propoziția Ce tabel conține câmpuri ale căror valori se repetă în multe înregistrări?, selectați tabelul pe care doriți să-l analizați, apoi faceți clic pe Următorul.
  2. Aveți posibilitatea să lăsați expertul să ia decizii cu privire la repartizarea câmpurilor în tabele sau să luați singur aceste decizii. Dacă urmați sugestiile expertului, aveți în continuarea posibilitatea să faceți modificări în cadrul tabelului în următoarea pagină din expert.

 Notă   Dacă lăsați expertul să ia decizii cu privire la repartizarea câmpurilor în tabele, este posibil ca alegerile expertului să nu fie întotdeauna potrivite pentru datele dvs., mai ales dacă nu există prea multe date cu care se lucrează. Se recomandă să examinați cu atenție rezultatele expertului. Pe de altă parte, este posibil ca expertul să sugereze o organizare mai eficientă decât cea la care vă gândiți, astfel că este o idee bună să permiteți expertului să efectueze repartizarea. Dacă nu vă plac sugestiile, aranjați-le din nou în mod manual sau faceți clic pe Înapoi și stabiliți ordinea chiar dvs.

  1. Faceți clic pe Următorul. Pe această pagină, specificați repartizarea câmpurilor în tabele. Dacă lăsați expertul să decidă, veți vedea mai multe tabele conectate prin linii de relație. Altfel, Access creează numai un tabel care conține toate câmpurile. Oricum, aveți posibilitatea să efectuați modificări în această pagină.
    • Aveți posibilitatea să glisați câmpuri dintr-un tabel într-o zonă necompletată din pagină pentru a crea un tabel nou care conține acele câmpuri. Access vă solicită un nume pentru tabel.
    • Aveți posibilitatea să glisați câmpuri dintr-un tabel în altul în cazul în care credeți că vor fi stocate mai eficient în noua locație.
    • Majoritatea tabelelor primesc un câmp ID sau ID unic generat. Pentru a afla mai multe despre câmpurile ID, faceți clic pe Sfaturi în colțul din dreapta sus al expertului.
    • Pentru a anula o modificare, faceți clic pe butonul Anulare.
    • Pentru a redenumi un tabel, faceți dublu clic pe bara titlu, tastați un nume nou, apoi faceți clic pe OK.
  2. După ce ați aranjat câmpurile în modul în care doriți, faceți clic pe Următorul.
  3. Dacă expertul găsește înregistrări cu valori foarte apropiate, va identifica acele valori ca posibile erori de introducere și va prezenta un ecran în care aveți posibilitatea să confirmați acțiuni în legătură cu aceste date. Defilați în listă pentru a găsi acele valori în coloana Corecție, apoi faceți clic pe elementul potrivit din lista verticală. Selectați (Se lasă nemodificat) pentru ca expertul să nu efectueze nicio modificare. Când ați terminat, faceți clic pe Următorul.
  4. Expertul vă întreabă dacă doriți să creați o interogare care seamănă cu tabelul original. Dacă aveți deja formulare și rapoarte generate care se bazează pe tabelul original, crearea unei astfel de interogări este o idee bună. Dacă alegeți Da, se creează interogarea, expertul redenumește tabelul original adăugând "_ANTERIOR" la numele tabelului, apoi denumește noua interogare utilizând numele tabelului original. Formularele și rapoartele care s-au bazat pe tabel utilizează acum interogarea pentru datele lor și funcționează în același mod.
  5. Faceți clic pe Terminare.

Expertul creează tabelele noi după cum s-a specificat, apoi le deschide. Închideți-le când ați terminat de examinat rezultatele.

Partea de sus a secțiunii

Lucrul cu date din alte programe

Office Access 2007 oferă caracteristici pentru lucrul cu date stocate în alte programe.

  • Crearea unei baze de date noi Access care se leagă la date în alt format de fișier    Aveți posibilitatea să utilizați Access pentru a deschide un fișier în alt format de fișier, cum ar fi text, dBASE sau o foaie de lucru. Access creează automat un o bază de date Access și leagă fișierul pentru dvs.
    1. Porniți Access.
    2. Faceți clic pe butonul Microsoft Office Imagine buton, apoi faceți clic pe Deschidere.
  1. În caseta de dialog Deschidere, faceți clic pe tipul de fișier pe care doriți să-l deschideți în lista verticală Fișiere de tip. Dacă nu sunteți sigur de tipul fișierului, faceți clic pe Toate fișierele (*.*).
  2. Dacă este necesar, navigați la folderul care conține fișierul pe care doriți să-l deschideți. Când îl găsiți, faceți dublu clic pe el pentru a-l deschide.
  3. Urmați instrucțiunile din expert. În ultima pagină a expertului, faceți clic pe Terminare.
  • Importul datelor sau legarea la date dintr-o bază de date existentă Access    Aveți posibilitatea să importați date din alte surse și programe în tabelele din Access, astfel încât datele să fie conținute în fișierul Access, sau să creați legături la date din Access, astfel încât datele să rămână în fișierul original (în afara fișierului Access).

Importul datelor sau legarea la date

  1. În fila Date externe, în grupul Import, faceți clic pe formatul în care se stochează datele.

Aveți posibilitatea să importați datele sau să creați legături la date din următoarele formate:

  • Microsoft Office Access
  • Microsoft Office Excel
  • Microsoft Windows SharePoint Services
  • Fișiere text
  • Fișiere XML
  • Baze de date ODBC
  • Documente HTML
  • Microsoft Office Outlook
  • dBase
  • Paradox
  • Lotus 1-2-3

Se afișează caseta de dialog Preluare date externe.

  1. Urmați instrucțiunile din casetele de dialog.

Access va importa sau va crea legături la datele din baza dvs. de date. Pentru majoritatea formatelor, trebuie să specificați locația datelor, apoi să alegeți cum doriți să se stocheze datele în baza dvs. de date.

Începutul secțiunii


Începutul paginii Începutul paginii

Utilizarea unei baze de date dintr-o versiune anterioară în mai multe versiuni de Access

Dacă baza dvs. de date Access sau proiectul Access au fost create în Access 2000 sau o versiune mai recentă, aveți posibilitatea să utilizați baza de date sau proiectul în versiunea de Access în care au fost create sau în oricare dintre versiunile ulterioare — chiar dacă fișierul are securitatea activată. De exemplu, fișierele Access 2000 pot fi utilizate în Access 2000 prin Office Access 2007, iar fișierele Access 2002-2003 pot fi utilizate în Access 2002-2003 prin Office Access 2007.

Este posibil să întâlniți o situație în care doriți să păstrați datele într-o versiune anterioară de Access, dar aveți utilizatori cu o versiune mai recentă de Access, care doresc să creeze legături la date dar păstreze avantajele anumitor caracteristici din versiunea nouă. Soluția este de a crea o bază de date nouă, "front-end", în versiunea recentă (cu formulare, rapoarte, interogări, macrocomenzi, dar nu tabele) și să o legați la tabelele din fișierul de versiune anterioară. Utilizați una din următoarele proceduri, în funcție de situația în care se află baza de date, dacă este conținută într-un fișier sau este divizată deja într-o aplicație front-end/back-end (aplicații front-end/back-end: Aplicație de bază de date constând dintr-un fișier bază de date „back-end” care conține tabele și copii ale unui fișier bază de date „front-end” care conține toate celelalte obiecte de bază de date cu legături la tabelele „back-end”.).



Utilizarea unei baze de date Access conținută într-un singur fișier în mai multe versiuni de Access

Dacă toate tabelele, formularele și celelalte obiecte din baza de date Access sunt conținute într-un singur fișier .mdb și doriți să utilizați baza de date în mai multe versiuni de Access, aveți posibilitatea să creați o bază de date nouă front-end într-o versiune mai recentă și să o legați la fișierul original. Utilizatorii cu versiuni anterioare de Access vor avea în continuare posibilitatea să utilizeze baza de date originală. Utilizatorii care au versiunea mai recentă pot utiliza noua bază de date front-end pentru a crea legături la aceleași date.

  1. Utilizați următoarea procedură pentru a efectua conversia bazei de date în oricare dintre cele mai recente trei formate: Access 2000, Access 2002-2003 sau Access 2007. Această comandă păstrează baza de date originală în formatul său și creează o copie în formatul pe care îl specificați.
    • Închideți fișierul Access. Dacă fișierul este o bază de date multi-utilizator Access de pe un server sau dintr-un folder partajat, asigurați-vă că nu mai este deschisă de nimeni altcineva.
    • Porniți Access 2007.
    • Faceți clic pe butonul Microsoft Office Imagine buton, apoi faceți clic pe Deschidere.
  • Navigați la locația fișierului pentru care doriți să efectuați conversia, apoi faceți dublu clic pentru a-l deschide.

 Notă   Dacă se afișează caseta de dialog Îmbunătățire bază de date întrebând dacă doriți să îmbunătățiți baza de date, faceți clic pe Nu.

  • Dacă se deschide un formular când porniți baza de date, închideți-l.
  • Faceți clic pe butonul Microsoft Office Imagine buton, indicați spre Salvare ca, apoi, sub Salvare bază de date în alt format, faceți clic pe formatul de fișier în care doriți să se efectueze conversia.
  • În caseta de dialog Salvare ca, tastați un nume pentru baza de date nouă.

 Notă   În afara cazului în care veți salva baza de date nouă într-o altă locație, numele său trebuie să fie diferit de cel al bazei de date originale. Oricum, se recomandă să utilizați alt nume, astfel încât să se poată face diferența cu ușurință între baza de date front-end și cea back-end. Cu toate acestea, dacă efectuați conversia la formatul Access 2007, extensia de nume de fișier se modifică din .mdb în .accdb, astfel încât să utilizați același nume de fișier.

  • Faceți clic pe Salvare.
  1. Divizați baza de date pentru care ați efectuat conversia într-o aplicație front-end/back-end utilizând următoarea procedură:
    • În fila Instrumente bază de date, în grupul Mutare date, faceți clic pe Baze de date Access.Imagine buton
  • În caseta de dialog Divizor bază de date, faceți clic pe Scindare.
  • Tastați un nume pentru baza de date back-end, apoi faceți clic pe Scindare.
  1. Ștergeți baza de date back-end care a fost creată de instrumentul Divizor bază de date — cu grijă să nu ștergeți baza de date originală.
  2. Creați o legătură la noua bază de date front-end și tabelele din baza de date originală. În fila Instrumente bază de date, în grupul Instrumente bază de date, faceți clic pe Manager de tabele legate.Imagine buton
  1. Faceți clic pe Selectare totală, apoi bifați caseta de selectare Se solicită întotdeauna noua locație.
  2. Faceți clic pe OK, navigați la baza de date de versiune anterioară, apoi faceți dublu clic pe ea.

Dacă totul merge bine, Access afișează un mesaj în care anunță că toate tabelele legate selectate au fost reîmprospătate cu succes.

Acum, aveți posibilitatea să îmbunătățiți baza de date front-end pentru a accepta caracteristici noi pentru utilizatori care au făcut upgrade la Access 2000, Access 2002-2003 sau Access 2007. Utilizatorii care au versiuni anterioare pot continua să utilizeze versiunea anterioară a bazei de date.

Dacă doriți, aveți posibilitatea să efectuați conversia formatului noii baze de date front-end în încă o versiune. De exemplu, dacă baza de date originală a fost în format Access 2000, aveți posibilitatea să creați o bază de date front-end Access 2002-2003 pentru utilizatorii cu acea versiune și o bază de date front-end Access 2007 pentru utilizatorii cu acea versiune. Ambele versiuni front-end sunt legate la datele din fișierul Access 2000.

Începutul secțiunii

Utilizarea unei aplicații front-end/back-end în mai multe versiuni de Access

Dacă baza dvs. de date Access este deja o aplicație front-end/back-end (aplicații front-end/back-end: Aplicație de bază de date constând dintr-un fișier bază de date „back-end” care conține tabele și copii ale unui fișier bază de date „front-end” care conține toate celelalte obiecte de bază de date cu legături la tabelele „back-end”.), trebuie numai să efectuați conversia bazei de date front-end la formatul de fișier Access 2000, Access 2002-2003 sau Access 2007. Nu sunt necesare modificări pentru baza de date back-end.

Următoarea procedură afișează cum se utilizează comanda Salvare bază de date ca pentru a efectua conversia bazei de date front-end la oricare din cele mai recente trei formate: Access 2000, Access 2002-2003 sau Access 2007. Această comandă păstrează baza de date originală în formatul său și creează o copie în formatul pe care îl specificați.

  1. Închideți baza de date front-end. Dacă fișierul este o bază de date multi-utilizator Access de pe un server sau dintr-un folder partajat, asigurați-vă că nu mai este deschisă de nimeni altcineva.
  2. Porniți Access 2007.
  3. Faceți clic pe butonul Microsoft Office Imagine buton, apoi faceți clic pe Deschidere.
  1. Navigați la locația bazei de date front-end, apoi faceți dublu clic pentru a o deschide.

 Notă   Dacă se afișează caseta de dialog Îmbunătățire bază de date întrebând dacă doriți să îmbunătățiți baza de date, faceți clic pe Nu.

  1. Dacă apare un formular când deschideți baza de date, închideți formularul.
  2. Faceți clic pe butonul Microsoft Office Imagine buton, indicați spre Salvare ca, apoi, sub Salvare bază de date în alt format, faceți clic pe formatul de fișier în care doriți să se efectueze conversia.
  1. În caseta de dialog Salvare ca, tastați un nume pentru baza de date nouă.
  2. Faceți clic pe Salvare.

Acum, aveți posibilitatea să îmbunătățiți baza de date front-end pentru a accepta caracteristici noi pentru utilizatori care au făcut upgrade la Access 2000, Access 2002-2003 sau Access 2007.

Începutul secțiunii


Începutul paginii Începutul paginii

 
 
Se aplică la:
Access 2007