Informații despre structura unei baze de date Access

Familiarizarea cu tabelele, formularele, interogările și alte obiecte dintr-o bază de date facilitează efectuarea unei mai varietăți de activități, cum ar fi introducerea datelor într-un formular, adăugarea sau eliminarea tabelelor, găsirea și înlocuirea datelor și executarea interogărilor.

Acest articol oferă o prezentare generală a structurii unei baze de date Access. Access furnizează mai multe instrumente pe care aveți posibilitatea să le utilizați pentru a vă familiariza cu structura unei anumite baze de date. De asemenea, acest articol arată cum, când, și de ce se utilizează fiecare instrument.

 Notă   Acest articol se referă la bazele de date Access tradiționale care constau dintr-un fișier sau dintr-un set de fișiere ce conțin toate datele și caracteristicile aplicației, cum ar fi formularele de introducere a datelor. O parte din acesta nu se aplică la bazele de date Web, un nou tip de baze de date Access pe care le publicați pe Web utilizând SharePoint Server cu Access Services. Pentru mai multe informații despre bazele de date Web, consultați articolul Construirea unei baze de date pentru partajare pe Web.

În acest articol


Prezentare generală

O bază de date este o colecție de informații legate de un subiect sau de un scop anume, cum ar fi urmărirea comenzilor clienților sau gestionarea unei colecții muzicale. Dacă baza de date nu este stocată pe un computer sau doar anumite părți din aceasta sunt stocate, este posibil să urmăriți informații de la diverse surse pe care trebuie să coordonați și să le organizați.

De exemplu, să presupunem că numerele de telefon ale furnizorilor dvs. sunt stocate în diverse locații: într-un dosar de cărți de vizită care conține numerele de telefon ale furnizorilor, în dosare de informații despre produse dintr-un fișet și într-o foaie de calcul care conține informații despre comenzi. În cazul în care numărul de telefon al unui furnizor se schimbă, poate fi necesar să actualizați acele informații în toate cele trei locuri. Într-o bază de date Access bine proiectată, numărul de telefon este stocat doar o singură dată, pentru ca dvs. să actualizați aceste informații într-un singur loc. În consecință, atunci când actualizați numărul de telefon al unui furnizor, acesta se actualizează automat de fiecare dată când îl utilizați în baza de date.

Fișiere bază de date Access

Aveți posibilitatea să utilizați Access pentru a gestiona toate informațiile într-un singur fișier. Într-un fișier bază de date Access, aveți posibilitatea să utilizați:

  • Tabele, pentru a stoca datele.
  • Interogări, pentru a găsi și a regăsi doar datele pe care le doriți.
  • Formulare, pentru a vizualiza, a adăuga și a actualiza datele din tabele.
  • Rapoarte, pentru a analiza sau a imprima date cu un aspect specific.

Date din tabele utilizate într-o interogare, într-un formular și într-un raport

Explicație 1 Stocați date o singură dată într-un tabel, dar le vizualizați din mai multe locații. Când actualizați datele, acestea sunt actualizate automat peste tot unde apar.
Explicație 2 Regăsiți datele utilizând o interogare.
Explicație 3 Vizualizați sau introduceți date utilizând un formular.
Explicație 4 Afișați sau imprimați datele utilizând un raport.

Toate aceste elemente - tabele, interogări, formulare și rapoarte - sunt obiecte ale bazei de date (obiecte bază de date: O bază de date Access conține obiecte ca tabele, interogări, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi și module. Un proiect Access conține obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi și module.).


 Notă   Unele baze de date Access conțin linkuri către tabele care sunt stocate în alte baze de date. De exemplu, este posibil să aveți o bază de date Access care nu conține decât tabele și o altă bază de date Access care conține linkuri la tabelele respective, precum și interogări, formulare și rapoarte bazate pe tabelele legate. În majoritatea cazurilor, nu contează dacă un tabel este tabel legat sau stocat cu adevărat în baza de date.

Tabele și relații

Pentru a stoca datele, creați un tabel pentru fiecare tip de informații pe care le urmăriți. Tipurile de informații pot cuprinde informații despre clienți, despre produse și detalii despre comenzi. Pentru a reuni date din mai multe tabele într-o interogare, într-un formular sau într-un raport, definiți relațiile dintre tabele.

 Notă   Într-o bază de date Web, nu se poate utiliza fila Relații obiect pentru a crea relații. Aveți posibilitatea să utilizați câmpurile de căutare pentru a crea relații într-o bază de date Web.

Datele stocate în tabele reunite pe baza unor câmpuri asociate

Explicație 1 Informațiile despre clienți care erau amplasate înainte într-o listă de corespondență se află acum în tabelul Clienți.
Explicație 2 Informațiile despre comenzi care erau amplasate înainte într-o foaie de calcul se află acum în tabelul Comenzi.
Explicație 3 Un ID unic, cum ar fi un ID client, distinge o înregistrare de o alta într-un tabel. Prin adăugarea câmpului ID unic al unui tabel la alt tabel și prin definirea unei relații între cele două câmpuri, Access poate potrivi înregistrările asociate din ambele tabele, astfel încât să aveți posibilitatea să le reuniți într-un formular, într-un raport sau într-o interogare.

Interogări

O interogare vă poate ajuta să căutați și să regăsiți datele care îndeplinesc condițiile pe care le specificați - inclusiv date din mai multe tabele. De asemenea, o interogare se poate utiliza pentru a actualiza sau a șterge mai multe înregistrări în același timp și pentru a efectua calcule predefinite sau particularizate cu datele dvs.

 Notă   O interogare nu se poate utiliza pentru a actualiza sau a șterge înregistrări dintr-o bază de date Web.

O interogare returnând rezultate din tabele diferite

Explicație 1 Tabelul Clienți are informații despre clienți.
Explicație 2 Tabelul Comenzi are informații despre comenzile clienților.
Explicație 3 Această interogare regăsește date de tipul ID comenzi și Date necesare din tabelul Comenzi, precum și date de tipul Numele firmei și Localitate din tabelul Clienți. Interogarea returnează doar comenzi care au fost solicitate în aprilie și numai pentru clienții care locuiesc în Londra.

Formulare

Aveți posibilitatea să utilizați un formular pentru a vizualiza, a introduce și a modifica date cu ușurință un rând o dată. De asemenea, este posibil să utilizați un formular pentru a efectua alte acțiuni, cum ar fi trimiterea datelor la o altă aplicație. Formularele conțin de obicei controale care sunt legate la câmpuri din tabele. Când deschideți un formular, Access regăsește datele dintr-unul sau mai multe dintre aceste tabele, apoi afișează datele în aspectul pe care l-ați ales atunci când ați creat formularul. Aveți posibilitatea să creați un formular utilizând una dintre comenzile Formular din Panglică, Expert formular sau să creați singur un formular în Vizualizarea Proiect.

 Notă   Utilizați vizualizarea Aspect, nu vizualizarea Proiect pentru a crea formulare și rapoarte în bazele de date Web.

Formularele vă pot ajuta să vizualizați și să introduceți date

Explicație 1 Un tabel afișează multe înregistrări în același timp, dar este posibil să fie necesar să defilați orizontal pentru a vedea toate datele într-o singură înregistrare. De asemenea, când vizualizați un tabel, nu aveți posibilitatea să actualizați datele din mai multe tabele în același timp.
Explicație 2 Un formular se concentrează asupra unei înregistrări o dată și poate afișa câmpuri de la mai multe tabele. De asemenea, poate afișa imagini și alte obiecte.
Explicație 3 Un formular poate conține un buton pe care faceți clic pentru a imprima un raport, pentru a deschide alte obiecte sau pentru a automatiza activitățile.

Rapoarte

Aveți posibilitatea să utilizați un raport pentru a analiza rapid datele sau pentru a le prezenta un anumit mod, în imprimare sau în alte formate. De exemplu, este posibil să trimiteți unui coleg un raport care grupează date și calculează totaluri. Altă posibilitate este să creați un raport cu date de adresă formatate pentru imprimarea de etichete poștale.

Rapoarte care prezintă date formatate sau calculate

Explicație 1 Utilizați un raport pentru a crea etichete poștale.
Explicație 2 Utilizați un raport pentru a afișa totaluri într-o diagramă.
Explicație 3 Utilizați un raport pentru a afișa totaluri calculate.

Acum că știți care este structura de bază a bazelor de date Access, citiți în continuare pentru a afla modul de utilizare a instrumentelor predefinite pentru a explora o anumită bază de date Access.

Începutul paginii Începutul paginii

Vizualizarea detaliilor despre obiectele dintr-o bază de date

Una dintre cele mai bune metode de a afla despre o anumită bază de date este utilizarea Documentarului bază de date. Utilizați Documentar bază de date pentru a construi un raport care conține informații detaliate despre obiectele dintr-o bază de date. Trebuie mai întâi să alegeți care obiecte vor fi detaliate în raport. Când executați Documentar bază de date, raportul său conține toate datele despre obiectele bazei de date pe care le-ați selectat.

  1. Deschideți baza de date de documentat.
  2. În fila Instrumente bază de date, în grupul Analiză, faceți clic pe Documentar bază de date.
  3. În caseta de dialog Documentar, faceți clic pe fila care reprezintă tipul de obiect de bază de date pe care doriți să-l documentați. Pentru a crea un raport al tuturor obiectelor dintr-o bază de date, faceți clic pe fila Toate tipurile de obiecte.
  4. Selectați unul sau mai multe dintre obiectele listate în filă. Pentru a selecta toate obiectele dintr-o filă, faceți clic pe Selectare totală.
  5. Faceți clic pe OK.

Documentarul bază de date creează un raport care conține date detaliate pentru fiecare obiect selectat, apoi deschide raportul în Examinare înaintea imprimării. De exemplu, dacă executați Documentarul bază de date pe un formular de introducere a datelor, raportul creat de Documentar listează proprietățile pentru formular ca întreg, proprietățile pentru fiecare secțiune din formular și proprietățile pentru toate butoanele, etichetele, casetele text și alte controale din formular, plus toate modulele de cod și permisiunile utilizatorilor care sunt asociate cu formularul.

  1. Pentru a imprima raportul, în fila Examinare înaintea imprimării, în grupul Imprimare, faceți clic pe Imprimare.

Începutul paginii Începutul paginii

Explorarea unui tabel în vizualizarea Proiect

 Notă   Vizualizarea Proiect nu este disponibilă pentru tabelele din bazele de date Web.

Deschiderea unui tabel în vizualizarea Proiect vă oferă o privire detaliată asupra structurii tabelului. De exemplu, aveți posibilitatea să găsiți setarea tipului de date pentru fiecare câmp, să găsiți măști de intrare (mască de intrare: Format care constă în caractere de afișare literală (cum ar fi paranteze, puncte și linii de despărțire în silabe) și caractere de mască care precizează locul unde se introduc datele, felul datelor și câte caractere sunt permise.) sau să vedeți dacă tabelul utilizează orice câmpuri de căutare - câmpuri care utilizează interogări pentru a extrage date din alte tabele. Aceste informații sunt utile, deoarece tipurile de date și măști de intrare pot afecta capacitatea dvs. de a găsi date și de a executa interogări de actualizare. De exemplu, să presupunem că doriți să utilizați o interogare de actualizare pentru a actualiza anumite câmpuri dintr-un tabel prin copierea datelor în câmpuri asemănătoare din alt tabel. Interogarea nu se va executa în cazul în care tipurile de date pentru fiecare câmp din tabelele sursă și destinație nu se potrivesc.

  1. Deschideți baza de date pe care doriți să o analizați.
  2. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe tabelul pe care doriți să îl explorați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.
  3. După cum este necesar, notați numele fiecărui câmp de tabel și tipul de date atribuit pentru fiecare câmp.

Tipul de date atribuit unui câmp poate limita dimensiunea și tipul de date pe care utilizatorii îl pot introduce într-un câmp. De exemplu, utilizatorii pot fi limitați la 20 de caractere într-un câmp text și nu pot introduce date text într-un câmp setat la tipul de date Număr.

  1. Pentru a determina dacă un câmp este un câmp de căutare, faceți clic pe fila Căutare în secțiunea de jos a grilei de proiectare a interogării, sub Proprietăți câmp.

Un câmp de căutare afișează un set de valori (unul sau mai multe câmpuri, cum ar fi numele și prenumele), dar stochează de obicei un set diferit de valori (un câmp, cum ar fi un ID-ul numeric). De exemplu, un câmp de căutare poate stoca numărul ID al unui angajat (valoarea stocată), dar afișează numele angajatului (valoarea afișată). Când utilizați un câmp de căutare în expresii sau în operațiuni de găsire și înlocuire, utilizați valoarea stocată, nu valoarea afișată. Familiarizarea cu valorile stocate și afișate de un câmp de căutare este cel mai bun mod de a vă asigura că o expresie sau o operațiune de găsire și înlocuire care utilizează câmpul de căutare funcționează așa cum vă așteptați.

Următoarea ilustrație arată un câmp de căutare tipic. Rețineți că setările pe care le vedeți în proprietatea Sursă rânduri a câmpului vor varia.

Utilizarea unui tabel sau a unei interogări ca sursă de date pentru un câmp de căutare

Câmpul de căutare afișat aici utilizează o interogare pentru a regăsi date din alt tabel. De asemenea, este posibil să vedeți un alt tip de câmp de căutare, numit listă de valori, care utilizează o listă de coduri complexe de opțiuni. Această figură afișează o listă de valori tipică.

Utilizarea unei liste de valori ca sursa de date pentru un câmp de căutare

În mod implicit, listele de valori utilizează tipul de date Text.

Cel mai bun mod de a găsi liste de căutare și de valori este să afișați fila Căutare, apoi să faceți clic pe intrările din coloana Tip de date pentru fiecare câmp din tabel. Pentru informații suplimentare despre crearea câmpurilor de căutare și a listelor de valori, consultați linkurile din secțiunea Vedeți și.

Începutul paginii Începutul paginii

Vizualizarea relațiilor dintre tabele

 Notă   Nu aveți posibilitatea să utilizați fila obiect Relații într-o bază de date Web.

Pentru a vedea o reprezentare grafică a tabelelor dintr-o bază de date, câmpurile în fiecare tabel și relațiile dintre aceste tabele, utilizați fila obiectului Relații. Fila obiect Relații oferă o imagine de ansamblu a tabelului și a structurii de relații ale bazei de date - informații cruciale atunci când trebuie să creați sau să modificați relațiile dintre tabele.

 Notă   De asemenea, utilizați fila obiectului Relații pentru a adăuga, a modifica sau a șterge relații.

  • Deschideți baza de date pe care doriți să o analizați.
  • În fila Instrumente bază de date, în grupul Relații, faceți clic pe Relații.

Apare fila obiectului Relații și vă arată relațiile dintre toate tabelele din baza de date deschisă.

O relație între două tabele

Începutul paginii Începutul paginii

Vizualizarea modului în care obiectele utilizează alte obiecte

Panoul Dependențe obiect ilustrează modul în care obiectele bazei de date, cum ar fi tabele, formulare, interogări și rapoarte interacționează cu sau depind de alte obiecte.

Aveți posibilitatea să utilizați panoul Dependențe obiect pentru a evita ștergerea din neatenție a surselor de înregistrare. De exemplu, să presupunem că aveți o interogare Comenzi trimestriale într-o bază de date Vânzări și nu mai aveți nevoie de o interogare. Înainte de a șterge interogarea, trebuie să aflați dacă oricare alt obiect din baza de date, cum ar fi un formular sau raport, utilizează interogarea ca sursă de date. Apoi aveți posibilitatea să modificați obiectele dependente pentru a elimina referirile la interogare sau să ștergeți obiectele dependente împreună cu interogarea. Vizualizarea unei liste complete de obiecte dependente vă poate ajuta să economisiți timp, prin eliminarea necesității de a verifica manual proprietățile obiectului și reduce erorile găsind detalii pe care o verificare manuală le-ar omite.

Când doriți să modificați proiectarea unui obiect din baza de date, panoul Dependențe obiect poate fi, de asemenea, util, arătându-vă modul în care alte obiecte vor fi afectate de schimbările de proiect. Trebuie să utilizați panoul Dependențe obiect pentru a planifica modificările majore de proiectare.

Utilizarea panoului Dependențe obiect

  1. Deschideți baza de date de investigat.
  2. În Panoul de navigare, selectați sau deschideți un tabel, un formular, un raport sau o interogare
  3. În fila Instrumente bază de date, în grupul Relații, faceți clic pe Dependențe obiect.
  4. Dacă vi se solicită, faceți clic pe OK pentru a actualiza informațiile de dependență.

 Notă   Actualizarea informațiilor de dependență poate dura un timp.

Apare panoul Dependențe obiect.

Panoul Dependențe obiect.

  1. Pentru a vedea o listă de obiecte care utilizează obiectul pe care l-ați selectat la pasul 2, faceți clic pe Obiecte dependente de mine în partea de sus a panoului. Pentru a vedea o listă de obiecte pe care o folosește obiectul selectat, faceți clic peObiecte de care eu depind.
  2. Pentru a vedea informații despre dependențe pentru un obiect, faceți clic pe pictograma (+) de extindere de lângă acel obiect. Access arată până la patru niveluri de dependențe pentru un obiect.

Rețineți aceste lucruri în timp ce utilizați panoul Dependențe obiect:

  • Informațiile despre dependențe sunt disponibile numai dacă aveți permisiuni de a deschide un obiect în Vizualizarea Proiect.
  • Panoul nu afișează informații despre macrocomenzi și module de cod.
  • Panoul funcționează doar pentru tabele, formulare, rapoarte și interogări, cu excepția următoarelor tipuri de interogări:
    • Interogări de acțiune - interogări care introduc, actualizează sau șterg date
    • Interogări specifice SQL, inclusiv interogările de uniune, interogările de definiție date și interogările directe
    • Subinterogări

Când Access întâlnește interogări imbricate, informații despre dependențe sunt generate doar pentru interogarea aflată cel mai la exterior. Această regulă se aplică și pentru tabelele sursă și pentru interogările unei subfoi de date a unei interogări și pentru câmpurile de căutare.

  • Access generează informații de dependență căutând asocierile de nume menținute de caracteristica AutoCorecție - o caracteristică ce corectează automat reacții adverse frecvente care apar atunci când redenumiți formulare, rapoarte, tabele, interogări, câmpuri sau controale în formulare și rapoarte. În cazul în care informațiile de urmărire a numelor AutoCorecție sunt dezactivate, vi se va solicita să le activați pentru a vizualiza informațiile de dependență.

Începutul paginii Începutul paginii

 
 
Se aplică la:
Access 2010