Proiectarea corespunzătoare a bazei de date asigură o întreținere ușoară a acesteia. Datele sunt memorate în tabele și fiecare tabel conține date doar despre un singur subiect, cum ar fi clienți. De aceea, la actualizarea unei anumite porțiuni de date doar într-un loc, cum ar fi o adresă, modificarea va apare automat în întreaga bază de date.
O bază de date bine proiectată conține de obicei diferite tipuri de interogări care prezintă informațiile necesare. O interogare poate prezenta un subset de date, cum ar fi toți clienții din Londra, sau combinații de date din diferite tabele, cum ar fi informații despre comenzi asociate cu informații despre clienți.
Această interogare regăsește informații despre ID comandă, nume companie, oraș, și data solicitată pentru clienții din Londra ale căror comenzi au fost solicitate în Aprilie.
Rezultatele dorite de la baza de date —- formularele și paginile de acces la date (pagină de acces date: O pagină Web, publicată din Acces, care are o conexiune la o bază de date. Într-o pagină de acces date se vizualizează, se adăugă, se editează și se manipulează datele stocate în baza de date. Este posibil ca o pagină să conțină, de asemenea, date din alte surse, cum ar fi Excel.) pe care doriți să le utilizați, și rapoartele pe care doriți să le imprimați —- nu furnizează în mod necesar soluții despre modul de structurare a tabelelor în baza de date, deoarece formularele, rapoartele, și paginile de acces la date sunt deseori bazate pe interogări în loc de tabele.
Înainte de utilizarea Microsoft Access pentru generarea efectivă a tabelelor, interogărilor, formularelor, și altor obiecte, este bine să conturați și să modificați forma întâi pe hârtie. Puteți de asemenea să examinați bazele de date bine proiectate asemănătoare celei pe care o construiți, sau se poate deschide baza de date Northwind ca exemplu și apoi să deschideți fereastra Relații (Fereastra Relații: Filă de obiect în care se vizualizează, se creează sau se modifică relațiile dintre tabele și interogări.) pentru examinarea formei acesteia.
Pentru proiectarea bazei de date respectați pașii de bază următori.
Stabiliți scopul bazei de date
Primul pas în proiectarea unei baze de date constă în stabilirea scopului acesteia și modul de utilizare:
- Consultați persoanele care vor utiliza baza de date. Împreună cu utilizatorii, edificați-vă asupra întrebărilor la care doriți să răspundă baza de date.
- Conturați rapoartele pe care doriți să le producă baza de date.
- Adunați formularele utilizate în mod curent pentru înregistrarea datelor.
După ce stabiliți scopul bazei de date, se poate întocmi o listă de cerințe de la baza de date. Apoi, se pot stabili faptele ce trebuie memorate în baza de date și cărui subiect îi aparține fiecare. Aceste fapte corespund câmpurilor (coloanelor) din baza de date, iar subiectele cărora le aparțin corespund tabelelor.
Stabiliți câmpurile de care aveți nevoie în baza de date
Fiecare câmp este un fapt despre un anumit subiect. De exemplu, vă trebuie să memorați următoarele fapte despre clienți: nume companie, adresă, oraș, stat, și număr de telefon. Trebuie să creați un câmp separat pentru fiecare din aceste fapte. Atunci când stabiliți ce câmpuri sunt necesare, rețineți următoarele principii de proiectare:
- Includeți toate informațiile ce vor fi necesare.
- Memorați informațiile în cele mai mici părți logice. De exemplu, numele angajaților sunt deseori scindate în două câmpuri, Prenume și Nume, astfel fiind ușoară sortarea datelor după Nume.
- Nu creați câmpuri pentru date alcătuite din liste cu elemente multiple. De exemplu, într-un tabel Furnizori, dacă este creat un câmp Produse care conține o listă a fiecărui produs primit de la furnizor separată prin virgulă, va fi mai dificil să găsiți doar furnizorii care furnizează un anumit produs.
- Nu includeți datele derivate sau calculate (date care sunt rezultatul unei expresii (expresie: Orice combinație de operatori matematici sau logici, constante, funcții și nume de câmpuri, controale și proprietăți evaluate ca valoare unică. Expresiile efectuează calcule, manipulează caractere sau testează date.)). De exemplu, dacă aveți un câmp PrețUnitar și un câmp Cantitate, nu creați un câmp suplimentar care să multiplice valorile în aceste două câmpuri.
- Nu creați câmpuri care se aseamănă între ele. De exemplu, într-un tabel Furnizori, dacă veți crea câmpurile Produs1, Produs2, și Produs3, va fi mai dificil să găsiți toți furnizorii care furnizează un anumit produs. De asemenea, va trebui să modificați forma bazei de date dacă un furnizor asigură mai mult de trei produse. Este necesar doar un câmp pentru produse dacă plasați câmpul respectiv în tabelul Produse în loc de tabelul Furnizori.
Stabiliți tabele necesare în baza de date
Fiecare tabel trebuie să conțină informații despre un subiect. Lista de câmpuri va furniza soluții pentru tabelele necesare. De exemplu, dacă aveți un câmp DatăAngajare, subiectul acestuia este un angajat, deci acesta aparține tabelului Angajați. Poate exista un tabel pentru Clienți, un tabel pentru Produse, și un tabel pentru Comenzi.
Stabiliți tabelul căruia îi aparține fiecare câmp
Atunci când stabiliți cărui tabel îi aparține fiecare câmp, rețineți următoarele principii de proiectare:
- Adăugați câmpul doar unui singur tabel.
- Nu adăugați câmpul unui tabel dacă va avea ca rezultat aceleași informații ce vor apare în înregistrări multiple în tabelul respectiv. Dacă determinați că un câmp dintr-un tabel va conține multe informații dublate, atunci câmpul respectiv se află probabil în tabelul greșit.
De exemplu, dacă plasați câmpul ce conține adresa unui client în tabelul Comenzi, informațiile respective se vor repeta probabil în mai mult decât o înregistrare, deoarece clientul va plasa probabil mai mult decât o singură comandă. Totuși, dacă plasați câmpul adresă în tabelul Clienți, aceasta va apare doar o dată. În acest sens, un tabel într-o bază de date Microsoft Access (bază de date Microsoft Access: O colecție de date și obiecte (cum ar fi tabele, interogări sau formulare) care sunt grupate pe baza unui anumit subiect sau scop.) este diferit de un tabel într-o bază de date dintr-un fișier cum ar fi o foaie de calcul.
Când fiecare informație este memorată o singură dată, atunci ea va fi actualizată într-un singur loc. Astfel este mai eficient, și se elimină de asemenea posibilitatea intrărilor dublate care conțin informații diferite.
Identificați câmpul sau câmpurile cu valori unice în fiecare înregistrare
Stabiliți relațiile dintre tabele
Îmbunătățiți proiectul
După ce ați proiectat tabelele, câmpurile, și relațiile (relație: Asociație care se stabilește între câmpurile (coloanele) a două tabele. Relația poate fi unu la unu, unu la mai mulți sau mulți la mai mulți.) necesare, este bine să studiați proiectul și să descoperiți eventualele defecte care mai pot apare. Este mai ușor să modificați forma bazei de date la acest moment decât după completarea tabelelor cu date.
Utilizați Microsoft Access pentru a crea tabele, preciza relații între tabele, și introduce suficient de multe date în tabele astfel încât să se poată testa proiectul. Pentru a testa relațiile din baza de date, observați dacă se pot crea interogări pentru a obține răspunsurile dorite. Creați schițe aproximative pentru formulare și rapoarte și observați dacă prezintă datele pe care le așteptați. Căutați datele dublate care nu sunt necesare și eliminați-le.
Introduceți date și creați alte obiecte ale bazei de date
Atunci când sunteți mulțumit că structurile tabelului respectă principiile de proiectare descrise, este momentul să continuați și să adăugați la tabele toate datele existente. Puteți crea apoi alte obiecte ale bazei de date —- interogări (interogare: Chestionare a datelor stocate în tabele sau cerere de efectuare a unei acțiuni asupra datelor. O interogare poate alătura date din mai multe tabele pentru a servi ca sursă de date pentru un formular sau raport.), formulare (formular: Obiect bază de date Access în care se plasează controale pentru efectuarea acțiunilor sau introducerea, afișarea sau editarea datelor în câmpuri.), rapoarte (raport: Un obiect bază de date Access care se poate imprima și care conține informații formatate și organizate potrivit specificațiilor. Exemple de rapoarte sunt situațiile vânzărilor, agendele telefonice și etichetele poștale.), pagini de acces la date (pagină de acces date: O pagină Web, publicată din Acces, care are o conexiune la o bază de date. Într-o pagină de acces date se vizualizează, se adăugă, se editează și se manipulează datele stocate în baza de date. Este posibil ca o pagină să conțină, de asemenea, date din alte surse, cum ar fi Excel.), macrocomenzi (macrocomandă: O acțiune sau un set de acțiuni care se utilizează pentru a automatiza activitățile.), și module (modul: O colecție de declarații, instrucțiuni și proceduri stocate împreună ca o unitate numită. Există două tipuri de module: module standard și module de clasă.).
Utilizați instrumentele de analiză ale Microsoft Access
Pentru mai multe informații despre proiectarea unei baze de date în Access, consultați articolul Where to find information about designing a database in Access (în limba engleză).
