O bază de date reprezintă o colecție de informații care se referă la un anumit subiect sau scop, cum ar fi urmărirea comenzilor către clienți sau menținerea unei colecții muzicale. Dacă baza de date nu este memorată pe un calculator, sau doar anumite părți sunt, aveți posibilitatea urmăririi informațiilor dintr-o varietate de surse pe care va trebui să le coordonați și organizați personal.
De exemplu, să presupunem că numerele de telefon ale furnizorilor sunt memorate în locuri diferite: într-un dosar cu cărți de credit conținând numerele de telefon ale furnizorilor, în dosare cu informații despre produs într-un dulap cu dosare, și într-o foaie de lucru conținând informații despre comenzi. Dacă numărul de telefon al unui furnizor se modifică, va trebui să efectuați actualizarea informației respective în toate cele trei locuri. Totuși, într-o bază de date, informația respectivă va trebui actualizată doar într-un singur loc — numărul de telefon al furnizorului este actualizat automat oriunde va fi utilizat în baza de date.
Fișierele bazei de date Access
Utilizând Microsoft Access, pot fi gestionate toate informațiile dintr-un singur fișier al bazei de date. În cadrul fișierului, pot fi utilizate:
- Tabele pentru memorarea datelor.
- Interogări pentru găsirea și preluarea numai a datelor dorite.
- Formulare pentru vizualizarea, adăugarea, și actualizarea datelor în tabele.
- Rapoarte pentru analiza sau listarea datelor într-un anumit aspect.
- Pagini de acces la date pentru vizualizarea, actualizarea, sau analiza datelor bazei de date din Internet sau un intranet.
Memorați datele o dată într-un tabel, dar vizualizați-le din amplasări multiple. La actualizarea datelor, acestea sunt actualizate automat în orice alte locuri în care mai apar.
Afișarea datelor într-o interogare
Afișarea datelor într-un formular
Afișarea datelor într-un raport
Afișarea datelor într-o pagină de acces la date
Tabele și relații
Pentru memorarea datelor, creați un tabel pentru fiecare tip de informații pe care le urmăriți. Pentru reunirea datelor din mai multe tabele într-o interogare, un formular, raport, sau o pagină de acces la date, trebuie definite relații între tabele.
Informații despre clienți care au existat odată într-o listă de corespondență se găsesc acum în tabelul Clienți.
Informații despre comenzi care au existat odată într-o foaie de lucru se găsesc acum în tabelul Comenzi.
Un ID unic, cum ar fi ID Client, deosebește înregistrările între ele în cadrul unui tabel. Prin adăugarea câmpului ID unic al unui tabel la alt tabel și definirea unei relații, Microsoft Access poate potrivi înregistrările corelate din ambele tabele astfel încât să poată fi reunite într-un formular, raport, sau o interogare.
Interogări
Se creează o interogare pentru găsirea și preluarea doar a datelor care îndeplinesc condițiile precizate, inclusiv datele din tabele multiple. O interogare poate totodată actualiza sau șterge înregistrări multiple în același timp, și executa calcule predefinite sau particularizate asupra datelor.
Această interogare accesează tabele separate pentru preluarea informațiilor despre ID Comandă, Dată solicitată, Nume companie, și Oraș pentru clienții din Londra ale căror comenzi au fost solicitate în Aprilie.
Formulare
Se creează un formular pentru vizualizarea, introducerea, și modificarea ușoară a datelor direct într-un tabel. La deschiderea unui formular, Microsoft Access preia datele din unul sau mai multe tabele, și le afișează pe ecran cu așezarea în pagină selectată din Expertul Formular, sau cu așezarea în pagină creată de utilizator în vizualizare în mod proiectare (Vizualizare proiect: O vizualizare care afișează proiectul următoarelor obiecte de bază de date: tabele, interogări, formule, rapoarte și macrocomenzi. În Vizualizare proiect se pot crea obiecte de bază de date noi și se poate modifica proiectul obiectelor existente.).
Un tabel afișează multe înregistrări simultan, dar va trebui să defilați pentru a vedea toate datele într-o singură înregistrare. De asemenea, la vizualizarea unui tabel, nu aveți posibilitatea actualizării datelor din mai multe tabele simultan.
Un formular se concentrează asupra unei înregistrări la un anumit moment, și poate afișa câmpuri din mai multe tabele. Acesta poate afișa totodată imagini și alte obiecte.
Un formular poate conține un buton care să imprime, să deschidă alte obiecte, sau să execute automat activități.
Rapoarte
Se creează un raport pentru analiza datelor sau prezentarea acestora într-un anumit mod la imprimare. De exemplu, aveți posibilitatea imprimării unui raport ce grupează date și calculează totaluri, și altui raport cu date diferite formatate pentru imprimarea etichetelor de corespondență.
Utilizați un raport pentru crearea etichetelor pentru corespondență.
Utilizați un raport pentru prezentarea totalurilor într-o diagramă.
Utilizați un raport pentru calcularea totalurilor.
Pagini de acces la date
Utilizați o pagină de acces la date pentru ca datele să devină disponibile pe Internet sau pe un intranet pentru raportare interactivă, introducere de date, sau analiză de date. Microsoft Access preia datele din unul sau mai multe tabele și le afișează pe ecran cu așezarea în pagină creată de utilizator în propria vizualizare în mod proiectare, sau cu așezarea în pagină selectată în Expertul pagină.
Faceți clic pe indicatorul pentru extindere ...
... pentru afișarea datelor și a barei de instrumente pentru deplasare în înregistrare pentru următorul nivel de detaliu.
Utilizați barele de instrumente pentru deplasare în înregistrare la deplasare, sortare, și filtrare înregistrări, și pentru a obține Ajutor.
