Cum se găsesc înregistrări

Să presupunem că ați creat o bază de date utilizând unul din șabloanele noi furnizate cu Microsoft Office Access 2007. Poate că este o bază de date de persoane de contact și ați importat informații de persoane de contact din Microsoft Office Outlook 2007. La un moment dat, datele vor fi suficient de multe încât o înregistrare nu se va mai găsi dintr-o privire la foaia de date.

Există patru moduri de a găsi o înregistrare:

  • Navigarea    Navigarea implică mutarea între înregistrări, de obicei una odată, într-un tabel sau într-o vizualizare.

 Notă   O vizualizare este un obiect al bazei de date care afișează informații care se stochează în tabele. Formularele, interogările și rapoartele pot fi de asemenea vizualizări.

Toate șabloanele Office Access 2007 includ interogări care pot fi utilizate imediat. Aveți posibilitatea să generați propriile interogări pentru a vă ajuta să vă concentrați pe anumite înregistrări și să răspundeți la anumite întrebări.

Acest articol explică tehnicile care pot fi utilizate pentru navigarea, căutarea și filtrarea înregistrărilor. Acest articol furnizează de asemenea un exemplu de utilizare a unei interogări pentru a găsi înregistrări și oferă linkuri pentru alte articole din Ajutor, pentru informații detaliate despre utilizarea interogărilor.

Ce intenționați?


Navigarea în înregistrări

Există mai multe moduri de navigare (răsfoire) în înregistrări. Aveți posibilitatea să apăsați tasta TAB pentru a trece în ordine prin înregistrări, una pe rând. Când deschideți un tabel sau o vizualizare în vizualizarea Foaie de date (Vizualizare foaie de date: O vizualizare care afișează datele dintr-un tabel, formular, interogare, vizualizare sau procedură stocată în format rânduri și coloane. În vizualizare foaie de date se pot edita câmpuri, adăuga și șterge date și căuta date.), aveți posibilitatea să utilizați butoanele de navigare pentru a trece de la o înregistrare la alta. Majoritatea formularelor furnizează de asemenea butoane de navigare în înregistrări. În șabloanele Office Access 2007 , anumite formulare au caseta Salt la, care vă permite să alegeți o înregistrare pe baza datelor din câmpurile cheie.

Utilizarea butoanelor de navigare în înregistrări

Aveți posibilitatea să navigați de la înregistrare la înregistrare prin utilizarea butoanelor de navigare. În funcție de butoanele pe care doriți să faceți clic, navigați la prima, anterioara, ultima înregistrare sau o înregistrare nouă.

Butoanele de navigare

Explicație 1 Prima înregistrare
Explicație 2 Înregistrarea anterioară
Explicație 3 Înregistrarea curentă
Explicație 4 Înregistrarea următoare
Explicație 5 Ultima înregistrare
Explicație 6 Înregistrare nouă (necompletată)
Explicație 7 Indicator de filtrare
Explicație 8 Casetă de căutare

Când faceți clic pe în caseta Înregistrarea curentă, aveți posibilitatea să tastați un număr al unei înregistrări și să apăsați ENTER pentru a naviga la ultima înregistrare. Numărul înregistrării este contorizat secvențial de la începutul formularului sau al foii de date. El nu corespunde cu nicio valoare de câmp.

Butonul indicatorului de filtrare afișează dacă s-a aplicat un filtru. Dacă nu s-a aplicat niciun filtru sau au fost șterse toate filtrele, se afișează Fără filtre. Aveți posibilitatea să faceți clic pe acest buton atunci când afișează Filtrat pentru a elimina filtrul. În mod similar, când se afișează Nefiltrat, aveți posibilitatea să faceți clic pe acest buton pentru a aplica ultimul filtru utilizat, dacă a fost utilizat vreunul.

Când introduceți text în caseta Căutare, prima valoare potrivită este evidențiată în timp real în timp ce introduceți fiecare caracter. Aveți posibilitatea să utilizați această caracteristică pentru a căuta rapid o înregistrare cu o valoare potrivită.

Selectarea unei înregistrări prin utilizarea unei casete Salt la

O casetă Salt la vă permite să alegeți o anumită înregistrare dintr-o listă verticală. O veți găsi în baze de date create prin utilizarea unui șablon Access  — de obicei în formularele detaliu care afișează informații despre persoane, cum ar fi formularul Detalii persoane de contact din batele de date bazate pe șablonul Persoane de contact. Caseta Salt la se găsește uneori în alte forme, cum ar fi formularul Proiecte și activități în bazele de date bazate pe șablonul Proiecte marketing.

Dacă un formular are o casetă Salt la, aceasta se găsește în secțiunea din stânga sus a formularului respectiv și arată ca în următoarea ilustrație:

Caseta Salt la

Utilizarea unei casete Salt la

  1. Faceți clic pe săgeata de la marginea casetei.
  2. Selectați o înregistrare din lista verticală.

 Notă   Dacă știți primele câteva caractere ale înregistrării în care doriți să navigați, tastați-le în caseta Salt la pentru a vă ajuta să găsiți rapid acea înregistrare.

Caseta Salt la afișează suficiente date pentru a identifica unic fiecare înregistrare. Când selectați o înregistrare din listă, Access afișează restul datelor înregistrării respective în zona principală din formular.

Începutul paginii Începutul paginii

Căutarea pentru anumite înregistrări

Aveți posibilitatea să utilizați fila Găsire în caseta de dialog Găsire și înlocuire pentru a căuta pentru anumite înregistrări. Aveți posibilitatea să căutați într-un anumit câmp, într-un tabel întreg sau într-o vizualizare.

 Notă   Caseta de dialog Găsire și înlocuire poate fi utilizată numai dacă tabelul sau vizualizarea afișează date în mod curent. Acest lucru este adevărat chiar dacă nu există înregistrări vizibile din cauza unui filtru care a fost aplicat.

Căutarea înregistrărilor    

  1. Deschideți tabelul sau vizualizarea în care doriți să căutați.
  2. Faceți clic pe câmpul în care doriți să căutați.
  3. În fila Pornire, în grupul Găsire, faceți clic pe Găsire sau apăsați CTRL+F.

- sau -

Comandă rapidă de la tastatură  Apăsați CTRL+F.

Se afișează caseta de dialog Găsire și înlocuire, cu fila Găsire selectată.

  1. În caseta De căutat, tastați valoarea pe care doriți să o căutați. Acesta este criteriul dvs. de căutare.
  2. În mod opțional, utilizați lista Căutare în pentru a schimba câmpul în care doriți să căutați sau pentru a căuta în întreg tabelul subiacent.
  3. Opțional, în lista Potrivire, faceți clic pe Orice parte din câmp. Astfel se creează cea mai cuprinzătoare căutare posibilă.

Lista Potrivire reprezintă operatorul de comparație. Elementul, Orice parte din câmp, este echivalentul lui "conține" și determină criteriul de căutare să se potrivească cu succes de fiecare dată când se găsește în orice parte a câmpului în care căutați.

  1. În lista Căutare, selectați Totală, apoi faceți clic pe Următorul găsit.
  2. Când este evidențiat elementul pe care îl căutați, faceți clic pe Revocare în caseta de dialog Găsire și înlocuire pentru a închide caseta de dialog.

Pentru mai multe informații despre utilizarea casetei de dialog Găsire și înlocuire, consultați articolul Utilizarea casetei de dialog Găsire și înlocuire pentru modificarea datelor.

Începutul paginii Începutul paginii

Filtrarea înregistrărilor

Aveți posibilitatea să aplicați un filtru pentru a limita înregistrările afișate la cele care se potrivesc criteriilor dvs. Aplicarea unui filtru ușurează găsirea înregistrărilor pe care le doriți. De exemplu, pentru a restrânge rapid înregistrările afișate, faceți clic cu butonul din dreapta pe câmpul a cărui valorare doriți să se potrivească, apoi selectați una opțiunile de meniu Egal cu, Nu este egal, Conține sau Nu conține în partea de jos a meniului de comenzi rapide.

Aplicarea unui filtru pe baza unei selecții

  1. Deschideți un tabel sau un formular.
  2. Pentru a vă asigura că tabelul sau formularul nu este deja filtrat, în fila Pornire, în grupul Sortare și filtrare, faceți clic pe Complex, apoi pe Golire totală filtre, dacă este disponibilă această comandă.
  3. Navigați la înregistrarea care conține valoarea pe care doriți să o utilizați ca parte a filtrului, apoi faceți clic în câmp. Pentru a filtra pe baza unei selecții parțiale, selectați numai caracterele pe care le doriți.
  4. În fila Pagină de pornire, în grupul Sortare și filtrare, faceți clic pe Selecție, apoi pe filtrul pe care îl aplicați.

-sau-

Faceți clic cu butonul din dreapta pe câmp, apoi selectați una din opțiunile de meniu Egal cu, Nu este egal, Conține sau Nu conține ]n partea de jos a meniului de comenzi rapide.

  1. Pentru a filtra alte câmpuri pe baza unei selecții, repetați pașii precedenți 3 și 4.

Pentru a explora alte forme de filtrare, utilizați comenzile din grupul Sortare și filtrare în fila Pornire.

Pentru mai multe informații despre aplicarea unui filtru, consultați articolul Filtrarea: limitarea numărului de înregistrări dintr-o vizualizare.

Începutul paginii Începutul paginii

Găsirea înregistrărilor prin utilizarea unei interogări

Tehnicile care pot fi utilizate pentru a căuta și filtra înregistrări sunt foarte utile pentru găsirea anumitor înregistrări în situația curentă. Uneori veți dori totuși să efectuați aceeași operațiune de căutare sau filtrare în mod regulat. Mai degrabă decât să efectuați un set de pași de filtrare și căutare de fiecare dată, aveți posibilitatea să creați o interogare.

Diferite tipuri de informații se stochează ca diferite tipuri de date. De exemplu, aniversările se stochează ca date dată/oră, în timp ce numele se stochează ca date text. Când utilizați o interogare pentru a căuta sau a filtra, utilizați criteriile bazate pe tipul de date pe care îl căutați.

Uneori nu găsiți o anumită înregistrare, deși știți că există. Acest lucru se întâmplă dacă vizualizați înregistrări într-un formular sau interogare care nu afișează anumite înregistrări din cauza valorii unui anumit câmp. De exemplu, în șablonul Probleme, formularul Listă probleme nu afișează probleme cu starea "Închisă", deoarece înregistrările provin dintr-o interogare care exclude în mod specific acele cazuri. Pentru a vedea și cazurile închise, aveți posibilitatea să le căutați în tabelul Probleme sau în formularul Detalii probleme, să utilizați raportul Cazuri închise sau să creați o interogare care afișează cazurile închise. Următorul exemplu demonstrează utilizarea unei interogări pentru a găsi înregistrări.

Să presupunem că utilizați o bază de date creată în șablonul Probleme din Access 2007 pentru a urmări probleme. Tabelul Probleme are un câmp, denumit Stare, care arată dacă o problemă este activă, rezolvată sau închisă. Aveți posibilitatea să creați o interogare care afișează problemele ale căror stare este închisă urmând acești pași:

  1. În fila Creare, în grupul Altele, faceți clic pe Proiectare interogare.
  1. În caseta de dialog Afișare tabel, faceți dublu clic pe Probleme, apoi faceți clic pe Închidere.
  2. În proiectantul interogării, faceți dublu clic pe asterisc (*) în tabelul Probleme. Dacă faceți asta, interogarea va afișa toate câmpurile din înregistrările pe care le returnează.

Apare Probleme.* în prima coloană a grilei de proiectare, în rândul Câmp. Acest lucru indică faptul că toate câmpurile din tabelul Problemă ar trebui să fie returnate.

  1. În proiectantul de interogări, faceți dublu clic pe Stare în tabelul Probleme.

Apare Stare în a doua coloană din grila de proiectare, în rândul Câmp.

  1. În a doua coloană a grilei de proiectare, debifați caseta de selectare în rândul Afișare. Astfel, se asigură că interogarea nu afișează câmpul Stare.

Dacă nu debifați caseta de selectare Afișare în coloana Stare, câmpul Stare se va afișa de două ori în rezultatele interogării.

  1. În a doua coloană a grilei de proiectare, în rândul Criterii, tastați ="Închisă". Acesta este criteriul dvs. de căutare. Acesta este modul în care vă asigurați că interogarea va returna numai acele înregistrări în care valoarea din Stare este "Închisă".

 Notă   În acest exemplu utilizează un singur criteriu de căutare. Aveți posibilitatea să utilizați mai multe criterii de căutare pentru orice căutare dată adăugând criterii pentru mai multe câmpuri și utilizând rândul sau și rândurile suplimentare de sub sau.

Interogarea dvs. este gata de executare și arată cam așa:

Grilă de proiectare interogare

  1. În fila Proiect, în grupul Rezultate, faceți clic pe Executare.

 Notă   În afara cazului în care ați început deja urmărirea problemelor și deci aveți date în câmpul Probleme — și ați setat starea pentru cel puțin o problemă la "Închisă" — interogarea nu va returna rezultate. Cu toate acestea, aveți posibilitatea să salvați interogarea și să o utilizați oricând în viitor.

  1. Apăsați CTRL+S pentru a salva interogarea. În caseta de dialog Salvare ca, tastați un nume pentru interogare; de exemplu Probleme închise, apoi faceți clic pe OK.

Acum aveți o interogare care afișează probleme cu a cărei stare este de probleme închise.

Pentru a afla mai multe despre criteriile de căutare și filtrare, consultați articolul Exemple de criterii de interogare.

Începutul paginii Începutul paginii

 
 
Se aplică la:
Access 2007