Crearea unui raport grupat sau de sinteză

Se aplică la
Microsoft Office Access 2003
Microsoft Access 2000 și 2002

Informațiile sunt adesea mai informative când sunt vizualizate pe grup. De exemplu, un raport care grupează vânzările după regiune poate evidenția tendințe care altfel ar trece neobservate. Știați că mazărea se vinde mai bine în Peoria? Și că roșiile sunt atracția orașului în Toms River? Iar plasarea totalurilor la sfârșitul fiecărui grup din raport poate înlocui o mare parte din interacțiunea manuală cu un calculator. Cei care căutați și introduceți date  - luați aminte.

Access facilitează crearea rapoartelor grupate. După alegerea unei surse de înregistrări  - tabelul sau interogarea care furnizează datele pentru raport  - este simplu să vă începeți raportul utilizând un expert. Un expert este o caracteristică din Access ce afișează pe ecran o serie de pagini care vă pun întrebări. Apoi, expertul generează un raport pe baza răspunsurilor. Printre aceste întrebări este una care vă solicită câmpul sau câmpurile de utilizat pentru gruparea raportului.

În acest articol, vom explora pașii de urmat în crearea unui raport grupat sau sinteză.

Cuprins

Alegerea unei surse de înregistrări
Crearea unui raport grupat utilizând Expertul raport
Înțelegerea secțiunilor raportului
Ajustarea raportului în Vizualizare proiect
Adăugarea câmpurilor la raport
Adăugarea controalelor la raport
Utilizarea ferestrei Sortare și grupare
Adăugarea sumelor, numărărilor și totalurilor la raport
Salvarea raportului
Examinarea raportului
Imprimarea raportului
Trimiterea raportului ca mesaj de poștă electronică

Alegerea unei surse de înregistrări

Un raport este compus din informații extrase dintr-un tabel sau dintr-o interogare și din informații stocate cu proiectul raport, cum ar fi etichete, anteturi și grafice. Tabelul sau interogarea care furnizează datele corespondentă se mai numește și sursa de înregistrări a raportului. Înainte de crearea raportului, ar trebui în primul rând să vă gândiți la informațiile pe care doriți să le includeți. Printre câmpurile alese trebuie să se afle cele după care doriți să grupați sau să sintetizați. În cazul în care toate câmpurile pe care doriți să le includeți se află într-un singur tabel, utilizați acel tabel ca sursă de înregistrări. Dacă extrageți câmpurile din mai multe tabele, veți utiliza o interogare ca sursă de înregistrări  - acea interogare poate exista deja în baza de date sau va trebui să creați o interogare specifică pentru întâmpinarea nevoilor raportului.

Pentru mai multe informații despre interogări, consultați subiectul Despre proiectarea unei interogări (MDB)

Înapoi la început  Înapoi la început

Crearea unui raport grupat utilizând Expertul raport

Utilizarea unui expert de rapoarte este un mijloc bun de a demara rapid crearea unui raport. Raportul poate fi utilizat ca atare sau poate fi perfecționat pentru a obține exact raportul dorit.

Pentru a crea un raport cu Expertul raport

  1. În fereastra Bază de date, faceți clic pe Rapoarte.
  2. În fereastra Bază de date, faceți clic pe Nou.

Access afișează caseta de dialog Raport nou.

  1. Faceți clic în listă pe Expert raport.

Caseta de dialog Raport nou

  1. Selectați un tabel sau o interogare pentru raport, apoi faceți clic pe OK.
  2. Când Expertul raport apare, alegeți câmpurile pentru raport. Aveți posibilitatea să faceți dublu clic în lista Câmpuri disponibile pentru a le alege. Access le mută în lista Câmpuri selectate. De asemenea, este posibil să faceți clic pe butoanele adăugare și eliminare pentru a muta câmpurile între listele Câmpuri disponibile și Câmpuri selectate. Pentru a alege câmpuri dintr-un alt tabel sau interogare, faceți clic pe lista verticalăTabele/Interogări și alegeți tabelul sau interogarea.

Pagina din Expertul raport unde alegeți câmpurile

  1. Când terminați, faceți clic pe Următorul.

Pentru a grupa înregistrările utilizând Expertul raport

Gruparea permite organizarea și aranjarea înregistrărilor după grup, cum ar fi după regiune sau după agentul de vânzări. Grupurile pot fi imbricate astfel încât să se poată identifica ușor relațiile dintre grupuri și să se poată găsi ușor informațiile dorite. De asemenea, gruparea se poate utiliza pentru a calcula informații de sinteză, cum ar fi totalurile și procentele.

  1. Când includeți în raport mai mult de un tabel, expertul examinează relațiile dintre tabele și determină cum ați dori să vizualizați informațiile. În pagina Expertului raport care întreabă „Cum doriți să vizualizați datele?", faceți clic pe una dintre vizualizările din listă, apoi faceți clic pe Următorul.

Pagina din Expertul raport unde alegeți cum să vizualizați datele

  1. În Expertul raport, pentru a adăuga niveluri de grupare, faceți dublu clic pe oricare dintre nivelurile de grupare din listă pentru a le adăuga la raport.

Pagina din Expertul raport unde adăugați un nivel de grupare

Access adaugă fiecare nivel de grupare și îl afișează imbricat cu nivelul de grupare părinte.

  1. Faceți clic pe Opțiuni grupare pentru a afișa caseta de dialog Intervale de grupare.

Pagina din Expertul raport unde adăugați niveluri de grupare

  1. Pentru fiecare câmp dintr-un nivel de grupare, se poate alege un interval de grupare. Intervalul de grupare permite particularizarea modului de grupare a înregistrărilor. În ilustrația anterioară, înregistrările sunt grupate în câmpul DatăLivrare, care este un tip de date Dată/Timp. Expertul raport oferă opțiuni corespunzătoare tipului de date din lista Intervale de grupare. Astfel, deoarece DatăLivrare este de tip Dată/Oră, se poate alege un grup după valoarea efectivă (Normal), An, Trimestru, Lună, Săptămână, Zi, Oră și Minut. În cazul în care câmpul este un tip de date Text, se poate alege gruparea după întregul câmp (Normal), sau poate după primul până la primele cinci caractere. Pentru un tip de date numerice, se poate alege gruparea după valoare (Normal) sau după intervalul de incrementare selectat.

După selectarea unui interval de grupare, faceți clic pe OK.

  1. Faceți clic pe Următorul pentru a naviga la pagina următoare a expertului.

Pentru a sorta și sintetiza înregistrările utilizând Expertul raport

În Expertul raport, se pot sorta înregistrările după cel mult patru câmpuri, în ordine ascendentă sau descendentă.

  1. Faceți clic pe prima listă verticală și alegeți un câmp pentru sortare. Se poate face clic pe butonul din dreapta listei pentru a comuta între ordine ascendentă și descendentă (Ascendentă este ordinea implicită). Opțional, faceți clic pe a doua, a treia și a patra listă verticală pentru a alege câmpuri de sortare suplimentare.

Pagina din Expertul raport unde alegeți ordinea de sortare și informațiile de sinteză

  1. Faceți clic pe Opțiuni de sinteză dacă doriți să sintetizați oricare dintre câmpurile numerice.

Expertul afișează câmpurile numerice disponibile.

Pagina din Expertul raport unde alegeți opțiunile de sinteză

  1. Selectați caseta de selectare din cadrul alegerii Sumă, Medie, Min sau Max pentru a include acele calcule în subsolul de grup. De asemenea, se poate alege afișarea detaliilor și sintezei sau numai a sintezei. În cazul din urmă, totalurile pentru fiecare DatăLivrare vor fi afișate (dacă, de exemplu, ați selectat caseta de selectare pentru Sumă), dar detaliile comenzii vor fi omise. De asemenea, se poate alege afișarea procentul calculelor totale pentru sume.
  2. Faceți clic pe OK.
  3. Urmați instrucțiunile din celelalte pagini ale Expertului raport. Pe ultima pagină, faceți clic pe Terminare.

Înapoi la început  Înapoi la început

Înțelegerea secțiunilor raportului

În Access, proiectarea raportului este împărțită în secțiuni. Pentru a crea rapoarte utile, trebuie să înțelegeți cum funcționează fiecare secțiune. De exemplu, secțiunea în care alegeți să plasați un control calculat determină modul în care Access calculează rezultatele. Aici aveți un rezumat al tipurilor de secțiuni și utilizările lor.

  • Antet raport    Imprimat o dată la începutul raportului. Utilizați Antet raport pentru informații care ar apărea în mod normal într-o pagină de copertă, cum ar fi o siglă sau un titlu și o dată. Când plasați în antetul raportului un control calculat care utilizează funcția agregată Sum, suma calculată este pentru întregul raport. Antetul de raport se imprimă înaintea antetului de pagină.
  • Antet pagină    Imprimat în marginea de sus a fiecărei pagini. Utilizați un antet de pagină, de exemplu, pentru a repeta titlul raportului pe fiecare pagină.
  • Antet grup    Imprimat la începutul fiecărui grup nou de înregistrări. Utilizați antetul de grup pentru a imprima numele grupului. De exemplu, într-un raport grupat după produs, utilizați antetul de grup pentru a imprima numele produsului. Când plasați în antetul de grup un control calculat care utilizează funcția agregată Sum, suma este pentru grupul curent.
  • Detaliu    Imprimat o dată pentru fiecare rând din sursa de înregistrări. În secțiunea Detaliu se plasează controalele care alcătuiesc corpul principal al raportului.
  • Subsol grup    Imprimat la sfârșitul fiecărui grup de înregistrări. Utilizați Subsolul de grup pentru a imprima informațiile de sinteză pentru un grup.
  • Subsol pagină    Imprimat la sfârșitul fiecărei pagini. Utilizați un subsol de pagină pentru a imprima numerele paginilor sau informațiile repetate pe pagină.
  • Subsol raport    Imprimat o dată la sfârșitul raportului. Utilizați Subsol raport pentru a imprima totalurile raportului sau alte informații de sinteză pentru întregul raport. Rețineți că Subsol raport apare ultimul în modul Vizualizare proiect a raportului, dar se imprimă înaintea subsolului ultimei pagini.

Înapoi la început  Înapoi la început

Ajustarea raportului în Vizualizare proiect

După crearea unui raport de bază, se poate ajusta proiectul lui în Vizualizare proiect. Se poate utiliza caseta de instrumente (casetă de instrumente: Set de instrumente disponibile în vizualizare Proiect pentru a adăuga controale într-un formular sau raport.) pentru a plasa controale (control: Un obiect grafic al interfeței cu utilizatorul, cum ar fi o casetă text, o casetă de selectare, o bară de defilare sau un buton de comandă, care permit utilizatorului să controleze programul. Controalele sunt utilizate pentru a afișa date sau opțiuni, a executa o acțiune sau a face interfața cu utilizatorul mai ușor de citit.) în proiectul raportului sau listă de câmpuri (listă de câmpuri: Fereastră care listează toate câmpurile din sursa de înregistrări sau obiectul bază de date subordonate, exceptând în Vizualizare proiect pentru paginile de acces la date. În Vizualizare proiect pentru paginile de acces la date, ea listează toate sursele de înregistrări din baza de date subordonată.) pentru a plasa câmpuri (câmp: Un element al unui tabel care conține o informație specifică, cum ar fi numele de familie. Un câmp Titlu trebuie să conțină Dl. sau Dna. Bazele de date, cum ar fi Microsoft SQL Server, denumesc câmpurile drept coloane.). Foaia de proprietăți (foaie de proprietăți: Panou care se utilizează pentru a vizualiza sau a modifica proprietățile diferitelor obiecte, cum ar fi tabele, interogări, câmpuri, formulare, rapoarte, pagini de acces la date și controale.) oferă acces la un mare număr de proprietăți (proprietate: Un atribut numit al unui control, al unui câmp, sau al unui obiect setat pentru a se defini una din caracteristicile obiectului (cum ar fi mărime, culoare sau poziția pe ecran) sau un aspect al comportamentului său (cum ar fi dacă obiectul este ascuns).) care pot fi setate pentru particularizarea raportului.

Pentru a comuta la Vizualizare proiect    

  • În meniul Vizualizare, faceți clic pe Vizualizare proiect (sau faceți clic pe săgeata din dreptul butonului Vizualizare în bara de instrumente, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect).

Butonul Vizualizare proiect din meniul Vizualizare

Access afișează fereastra Raport în Vizualizare proiect.

Fereastra Raport în Vizualizare proiect

Explicație 1 Foaia de proprietăți se utilizează pentru a modifica proprietățile pentru raport și pentru controalele și secțiunile lui.
Explicație 2 Caseta de instrumente afișează toate instrumentele care pot fi utilizate pentru a adăuga controale proiectului raportului.
Explicație 3 Proiectul raportului este împărțit în secțiuni.
Explicație 4 Lista de câmpuri se utilizează pentru a adăuga câmpuri proiectului raport din tabelul sau interogarea subiacentă.

Caseta de instrumente se utilizează pentru a plasa controale în proiectul raportului. Controalele sunt obiecte care afișează date, efectuează acțiuni și permit vizualizarea și lucrul cu informații care îmbunătățesc aspectul raportului, cum ar fi etichete și imagini. Access acceptă trei tipuri de controale: legat, nelegat și calculat.

=[Preț unitar] * 0,75

O expresie poate utiliza date dintr-un câmp din tabelul sau interogarea subiacente raportului sau dintr-un control al raportului.

Pentru mai multe informații despre expresii, consultați subiectul Crearea unei expresii.

O casetă text poate fi un control legat, un control nelegat sau un control calculat. Când creați un raport care utilizează controale legate, nelegate și calculate, probabil cel mai eficient este să adăugați și să aranjați întâi toate controalele legate, mai ales dacă ele alcătuiesc majoritatea controalelor raportului. Apoi, utilizând instrumentele din caseta de instrumente, se pot adăuga controale nelegate și calculate care completează proiectul.

Legați o casetă text de un câmp prin identificarea câmpului din care controlul își extrage datele. Se poate crea un control legat de câmpul selectat glisând câmpul din lista de câmpuri în raport. (Lista de câmpuri afișează câmpurile tabelului sau interogării subiacente raportului. Pentru a afișa lista de câmpuri, în meniul Vizualizare, faceți clic pe Listă de câmpuri.) Când glisați un câmp din lista de câmpuri, creați implicit o casetă text.

Lista de câmpuri Facturi

Alternativ, un câmp poate fi legat de un control tastând numele câmpului în controlul propriu-zis sau în caseta pentru valoarea SursăControl din foaia de proprietăți a controlului.

Utilizarea listei de câmpuri este cea mai bună cale pentru a crea o casetă text legată, din două motive:

  • O casetă text legată are o etichetă atașată, iar eticheta utilizează implicit ca legendă proprie numele câmpului (sau legenda definită pentru câmpul respectiv în tabelul sau interogarea subiacentă), astfel încât dvs. să nu mai tastați legenda.
  • O casetă text legată moștenește multe dintre setările câmpului din tabelul sau interogarea subiacentă (cum ar fi proprietățile Format, Zecimale, și MascăIntrare). De aceea, fiți sigur că aceste proprietăți pentru câmp rămân aceleași ori de câte ori creați o casetă text legată de câmpul respectiv.

Dacă ați creat deja un control nelegat și doriți să îl legați de un câmp, setați proprietatea SursăControl la numele câmpului. Pentru detalii despre proprietatea SursăControl, căutați „SursăControl" în Ajutor.

Înapoi la început  Înapoi la început

Adăugarea câmpurilor la raport

Pentru a adăuga un câmp unui raport, întâi asigurați-vă că lista de câmpuri este afișată. Lista de câmpuri conține o listă a tuturor câmpurilor din sursa de înregistrări.

  • În meniul Vizualizare, faceți clic pe Listă de câmpuri (sau faceți clic pe butonul Listă de câmpuriImagine buton din bara de instrumente).
  • Pentru a adăuga un singur câmp, glisați câmpul din lista de câmpuri în secțiunea unde doriți să fie afișat în raport.
  • Pentru a adăuga dintr-o dată mai multe câmpuri adiacente, faceți clic pe primul câmp, apoi țineți apăsat SHIFT și faceți clic pe ultimul câmp. Glisați câmpurile selectate în raport.
  • Pentru a adăuga dintr-o dată mai multe câmpuri neadiacente, faceți clic pe primul câmp, apoi țineți apăsat CTRL și faceți clic pe fiecare câmp suplimentar pe care îl doriți. Apoi glisați câmpurile selectate în raport.

Când glisați câmpurile în raport, Access creează un control casetă text legat pentru fiecare câmp și plasează automat un control etichetă în dreptul fiecărei casete text.

Adăugarea controalelor la raport

Toate informațiile dintr-un formular sau raport sunt cuprinse în controale. Un control este un obiect care afișează informații, efectuează o acțiune sau ornamentează raportul. Unele controale sunt legate la câmpuri din tabelul sau interogarea subiacente, astfel încât datele se pot introduce în câmpuri sau afișa din ele. De exemplu, se pot introduse sau afișa informații utilizând un control casetă text. Alte controale afișează informații stocate numai în proiectul raportului și nu sunt conectate la o sursă de date. De exemplu, utilizați etichete pentru a afișa un text descriptive și linii sau dreptunghiuri pentru a face un raport mai atractiv.

Unele controale sunt create automat, cum ar fi controlul casetă text legat creat când adăugați în raport un câmp din lista de câmpuri. Utilizând caseta de instrumente se pot crea și alte controale.

Caseta de instrumente

Utilizarea casetei de instrumente pentru adăugarea unui control    

  • Pentru afișarea casetei de instrumente, în meniul Vizualizare faceți clic pe Casetă de instrumente (sau faceți clic pe butonul Casetă de instrumenteImagine buton în bara de instrumente).
  • Pentru a stabili numele unui instrument, plasați indicatorul mouse-ului deasupra instrumentului  - Access afișează numele instrumentului.
  • Faceți clic pe instrumentul pentru tipul de control pe care doriți să-l adăugați. De exemplu, pentru a crea o casetă de selectare, faceți clic pe instrumentul Casetă de selectare.

Creați un control calculat sau nelegat făcând clic în raport acolo unde doriți să poziționați colțul din stânga sus al controlului. Faceți clic o dată în raport pentru a crea un control de dimensiuni implicite sau faceți clic și glisați în raport pentru a crea un control de dimensiunea dorită.

Creați un control legat selectând un câmp în lista de câmpuri, apoi glisându-l în raport.

Pentru mai multe informații despre controale, consultați Despre tipurile de controale din Access

Înapoi la început  Înapoi la început

Utilizarea ferestrei Sortare și grupare

Datele pot fi sortate într-o foaie de date, într-un formular sau într-un raport. Sortarea organizează înregistrările după valorile din unul sau mai multe câmpuri. De exemplu, se poate sorta alfabetic o listă de produse. În rapoarte, sortarea poate fi mai avansată și se pot separa în grupuri înregistrările sortate.

Gruparea permite organizarea și aranjarea înregistrărilor după grup, cum ar fi după regiune sau după agentul de vânzări. Grupurile pot fi imbricate astfel încât să se poată identifica ușor relațiile dintre grupuri și să se poată găsi ușor informațiile dorite. De asemenea, gruparea se poate utiliza pentru a calcula informații de sinteză, cum ar fi totalurile și procentele.

Când imprimați un raport, de obicei doriți să organizați înregistrările într-o anumită ordine. De exemplu, dacă imprimați o listă de furnizori, poate doriți sortarea alfabetică după numele companiei. Când lucrați în Vizualizare proiect, setați ordinea de sortare pentru un raport în fereastra Sortare și grupare.

Pentru a afișa fereastra Sortare și grupare

  1. Deschideți raportul în Vizualizare proiect.
  2. În meniul Vizualizare, faceți clic pe Sortare și grupare (sau faceți clic pe Sortare și grupareImagine buton în bara de instrumente).

Fereastra Sortare și grupare

Porțiunea superioară a ferestrei Sortare și grupare se utilizează pentru a seta ordinea de sortare pentru înregistrările dintr-un raport. Se pot sorta până la 10 câmpuri și expresii, iar aceleași câmpuri și expresii pot fi sortate de mai multe ori. De exemplu, într-un câmp de cinci caractere, se poate sorta în ordine ascendentă după primele două caractere și în ordine descendentă după ultimele trei caractere.

  • Câmp/ Expresie    Specificați numele câmpului sau expresiei după care se sortează. Câmpul sau expresia din primul rând al coloanei Câmp/Expresie stabilește primul nivel de sortare; câmpul sau expresia din al doilea rând stabilește al doilea nivel de sortare; și așa mai departe. De exemplu, o listă de angajați se poate sorta după nume, apoi după prenume.
  • Ordine de sortare    Specificați cum să fie sortate datele în câmp sau expresie. Ascendentă sortează de la cea mai mică valoare la cea mai mare. Descendentă sortează de la cea mai mare valoare la cea mai mică. De exemplu, ordinea ascendentă sortează alfabetic valorile câmpurilor Text. Ea sortează valorile câmpurilor Numerice de la 0 la valoarea maximă.

 Sfat   Dacă ați utilizat Expertul raport pentru crearea unui raport, ordinea de sortare specificată în Expertul raport este afișată în fereastra Sortare și grupare.

Pentru a seta o ordine de sortare    

  1. Afișați fereastra Sortare și grupare.
  2. În coloana Câmp/Expresie, selectați câmpul dorit sau tastați o expresie. Asigurați-vă că expresia începe cu un semn egal (=).

Sortare și grupare - selectarea unui câmp

Când introduceți o valoare în coloana Câmp/Expresie, Access setează proprietatea Ordine sortare la Ascendent.

  1. Pentru a schimba ordinea de sortare, faceți clic pe Descendent din lista Ordine sortare.

În fereastra Sortare și grupare se poate adăuga, elimina și schimba ordinea câmpurilor și expresiilor. Pentru mai multe informații, consultați „Schimbarea ordinii de sortare și grupare” mai jos în acest articol.

Exemplu: Setarea ordinii de sortare pentru o listă de corespondență

Când imprimați etichete pentru o listă lungă de corespondență, aveți posibilitatea să sortați adresele în modul cel mai eficient pentru dvs. sau pentru serviciul poștal. De exemplu, când trimiteți cataloage noi tuturor clienților companiei Northwind Traders, etichetele pot fi sortate după țară/regiune, apoi după codul poștal, apoi după numele companiei. Următoarea ilustrație afișează aceste setări în fereastra Sortare și grupare.

Sortare și grupare - etichete de adresă

Când imprimați etichetele, Access sortează adresele întâi după țară/regiune, apoi după codul poștal, apoi după numele companiei.

Pentru multe rapoarte, sortarea înregistrărilor nu este suficientă  - poate doriți și împărțirea lor în grupuri. Un grup este o colecție de înregistrări, împreună cu orice informații introductive sau de sinteză afișate odată cu înregistrările, cum ar fi un antet. Un grup este compus dintr-un antet de grup, grupuri imbricate (dacă există), înregistrări detaliu și un subsol de grup.

Gruparea permite separarea vizuală a grupurilor sau înregistrărilor și afișarea datelor introductive sau de sinteză pentru fiecare grup. De exemplu, următorul raport grupează vânzările după data de livrare și calculează totalul volumului vânzărilor pentru fiecare zi.

Vânzări după data de livrare cu total

Explicație 1 Data introduce grupul.
Explicație 2 Totalul sintetizează grupul.

Se poate vedea cum funcționează gruparea comparând raportul Listă de produse după categorie (afișat în următoarea ilustrație) cu foaia de date pentru interogarea subiacentă, Listă produse. Atât raportul cât și interogarea sortează produse după categorie, dar raportul imprimă și numele fiecărei categorii pe o linie separată la începutul fiecărui grup (în antetul de grup) și numărul de produse pentru fiecare categorie pe o linie separată la sfârșitul fiecărui grup (în subsolul de grup).

Interogarea Listă produse

Explicație 1 Categoria nume apare în fiecare rând al foii de date.
Explicație 2 Categoria nume apare o dată pentru fiecare grup din raport, în antetul de grup.
Explicație 3 Totalul pentru categorie apare la sfârșitul fiecărui grup, în subsolul de grup.
Explicație 4 Înregistrările apar în foaia de date ca un grup mare.
Explicație 5 Înregistrările pentru fiecare categorie apar ca secțiune separată a raportului, precedată de un antet de grup și urmată de un subsol de grup.

Se poate grupa după orice câmp sau expresie după care sortați (până la 10). Se poate grupa după același câmp sau aceeași expresie de mai multe ori. Când grupați după mai mult de un câmp sau expresie, Access imbrică grupurile conform nivelului lor de grupare. Primul câmp sau expresie după care grupați este primul și cel mai important nivel de grupare; al doilea câmp sau expresie după care grupați este următorul nivel de grupare; și așa mai departe. Următoarea ilustrație arată modalitatea în care Access imbrică grupurile.

Ierarhia de anteturi și subsoluri

Explicație 1 Fiecare antet de grup este asociat cu un subsol de grup.

După specificarea câmpurilor de sortare în fereastra Sortare și grupare, se pot crea grupuri adăugând anteturi de grup și subsoluri de grup. Utilizați proprietatea AntetGrup pentru a adăuga sau elimina un antet pentru un grup și proprietatea SubsolGrup pentru a adăuga sau elimina un subsol pentru un grup. Se pot seta fie unul, fie ambele pentru fiecare câmp și expresie după care grupați.

De obicei, un antet de grup se utilizează pentru afișarea datelor care identifică grupul într-o secțiune separată la începutul raportului. De obicei, un subsol de grup se utilizează pentru afișarea datelor care sintetizează grupul într-o secțiune separată la sfârșitul raportului.

Pentru adăugarea sau eliminarea unui antet sau subsol de grup

  1. Deschideți raportul în Vizualizare proiect.
  2. În meniul Vizualizare, faceți clic pe Sortare și grupare și setați ordinea de sortare în fereastra Sortare și grupare.
  3. În fereastra Sortare și grupare, faceți clic pe câmpul sau expresia după care doriți să grupați.
  4. Setați proprietatea Antet grup sau Subsol grup:
    • Pentru a adăuga un antet de grup, faceți clic pe Da în lista verticală Antet grup. Access adaugă un antet de grup la proiectul raportului.
    • Pentru a adăuga un subsol de grup, faceți clic pe Da în lista verticală Subsol grup. Access adaugă un subsol de grup la proiectul raportului.
    • Pentru a elimina un antet de grup, faceți clic pe Nu în lista verticală Antet grup. Access vă solicită să vă confirmați opțiunea înainte de a elimina antetul de grup și orice controale amplasate în el din proiectul raportului.
    • Pentru a elimina un subsol de grup, faceți clic pe Nu în lista verticală Subsol grup. Access vă solicită să vă confirmați opțiunea înainte de a elimina subsolul de grup și orice controale amplasate în el din proiectul raportului.

Sortare și grupare - adăugarea unui antet

Explicație 1 Selectați câmpul sau expresia după care doriți să grupați.
Explicație 2 Faceți clic pe săgeata din dreptul listei verticale pentru a afișa conținutul listei.
Explicație 3 Faceți clic pe Da pentru a adăuga un antet sau pe Nu pentru a elimina un antet.
  1. La proiectul raportului, adăugați controalele care doriți să apară în antetul de grup sau în subsolul de grup.

 Sfat   Se poate crea un grup într-un raport fără ca acesta să aibă un antet de grup. Grupul poate fi identificat în secțiunea detaliu adăugând un control casetă text legat de secțiunea detaliu a raportului și setând proprietatea Ascundere dubluri a controlului la Da.

Exemplu: Listarea vânzărilor efectuate de angajați după țară/regiune

Într-un raport care grupează după mai multe câmpuri și expresii, datele sunt mai simplu de găsit dacă afișați informațiile introductive și de sinteză pentru fiecare nivel de grupare. De exemplu, raportul Employee Sales by Country, afișat în următoarea ilustrație, utilizează anteturi de grup și subsoluri de grup pentru a introduce și sintetiza datele pentru fiecare țară/regiune și pentru fiecare angajat.

Vânzări angajați după țară

Explicație 1 Vânzările pentru UK încep aici.
Explicație 2 Vânzările pentru Steven Buchanan încep aici.
Explicație 3 Vânzările totale pentru Steven Buchanan sunt afișate aici.

În următoarea ilustrație se pot vedea toate specificațiile sortării și unele dintre specificațiile grupării pentru acest raport.

Vânzări angajați după țară, caseta de dialog Sortare și grupare

Explicație 1 Acest simbol indică gruparea raportului după acest câmp.
Explicație 2 Proprietățile grupului pentru câmpul selectat, Țară.

Tabelul următor enumeră specificații de sortare și grupare de bază pentru acest raport. Acest raport grupează vânzările mai întâi după țară/regiune. În cadrul fiecărei țară/regiune, grupează vânzările după numele fiecărui agent de vânzări. Pentru fiecare agent de vânzări, raportul sortează înregistrările după ID comandă.

Câmp/
Expresie
Ordine de
sortare
Antet grup Subsol grup Grupare
după
Interval grupare Secțiune
unită
Țară Ascendentă Da Da Fiecare valoare 1 Cu primul detaliu
=[Nume] & " " & [Prenume] Ascendentă Da Da Fiecare valoare 1 Cu primul detaliu
ID comandă Ascendentă Nu Nu Fiecare valoare 1 Nu

Pentru mai multe informații despre proprietatea Secțiune unită, consultați articolul Proprietatea Secțiune unită - Grupuri (în limba engleză).

Următoarea ilustrație a proiectului raportului arată unde trebuie plasate controalele care afișează datele introductive și de sinteză în anteturile de grup și subsolurile de grup.

Vânzări angajați după țară, vizualizare proiect

Explicație 1 Inserați controlul Țară în antetul Țară.
Explicație 2 Inserați controlul ce conține expresia care creează numele vânzătorului în antetul =[Nume] & ", " & [Prenume].
Explicație 3 Inserați controlul total pentru vânzător în subsolul =[Nume] & ", " & [Prenume].
Explicație 4 Inserați controlul Total țară în subsolul Țară.

Pentru a specifica valoarea sau intervalul valorilor care începe un grup nou, utilizați proprietățile Grupare după and Interval grupare în fereastra Sortare și grupare. Aceste proprietăți lucrează împreună ca pereche. De exemplu, într-un raport care grupează înregistrările după un câmp dată, se pot organiza înregistrările unui an în perioade de șase luni setând proprietatea Grupare după la Lună și proprietatea Interval grupare la 6.

  • Proprietatea Grupare după    Precizează modul de grupare a valorilor. Se pot grupa câmpurile următoarelor tipuri de date după fiecare valoare: Text, AutoNumerotare, Monedă, Număr și Dată/Oră. Câmpurile Text se pot grupa după primele câteva caractere ale valorilor. Câmpurile AutoNumerotare, Monedă, Număr și Dată/Oră se pot grupa pe intervale de valori.
  • Proprietatea Interval grupare    Specifică orice interval care este valid pentru valorile din câmpul sau expresia după care grupați.

Proprietățile Grupare după și Interval grupare afectează felul în care sunt organizate înregistrările într-un raport, deci când le setați nu veți vedea nici o schimbare în proiectul raport. Efectul se poate vedea când examinați raportul înaintea imprimării sau când îl imprimați.

Pentru a seta intervalul pentru grupare    

  1. În fereastra Sortare și grupare, faceți clic pe câmpul sau expresia după care doriți să grupați.
  2. Setați un interval din listă pentru proprietatea Grupare după.
  3. Tastați un interval valid pentru proprietatea Grupare după.

setarea intervalului

Explicație 1 Faceți clic pe câmpul sau expresia după care doriți să grupați.
Explicație 2 Faceți clic pe săgeata jos din dreptul listei verticale pentru a afișa valorile listei.
Explicație 3 Selectați un interval din listă.

Setările afișate de Access pentru proprietatea Grupare după depind de tipul de date din câmpul după care grupați. Tabele din următoarele secțiuni listează opțiunile disponibile pentru fiecare tip de date. Când grupați după o expresie, Access listează toate setările pentru toate tipurile de date.

Când grupați înregistrări după un câmp Text, aveți posibilitatea de a seta proprietatea Grupare după la intervalele listate în următorul tabel. Dacă setați proprietatea Grupare după la Caractere prefix, aveți posibilitatea de a seta proprietatea Interval grupare la orice număr valid pentru valorile câmpului după care grupați. Dacă setați proprietatea Grupare după la Fiecare valoare, valoarea proprietății Interval grupare este 1.

Setați proprietatea
Grupare după l
a

Pentru a grupa înregistrările
Fiecare Valoare Conține aceeași valoare în câmp sau în expresie.
Caractere prefix Conține aceleași prime n caractere în câmp sau în expresie.

Exemplu: Gruparea înregistrărilor după primul caracter al unei valori

Pentru a vă ajuta să identificați cu rapiditate începutul unui grup nou într-o listă lungă, este posibil să imprimați primele câteva caractere ale valorilor din fiecare grup în antetul grup. De exemplu, raportul Alphabetical List of Products, afișat în următoarea ilustrație, imprimă prima literă a numelor produs dintr-un grup la începutul grupului.

Raportul Alphabetical List of Products

Tabelul următor enumeră specificații de sortare și grupare pentru acest raport. Selectând Nume produs în primul rând al coloanei Câmp/Expresie, înregistrările se grupează după prima literă a numelui produselor. Selectând Nume produs în al doilea rând, înregistrările se sortează alfabetic după numele produselor, sub fiecare literă.

Câmp/
Expresie
Ordine de
sortare
Antet grup Subsol grup Grupare
după
Interval grupare Secțiune
unită
Nume produs Ascendentă Da Da Caractere prefix 1 Grupul întreg
Nume produs Ascendentă Nu Nu Fiecare valoare 1 Nu

Mai multe informații

Pentru a imprima prima literă a fiecărui grup în antetul grupului, se folosește funcția Left. Pentru mai multe detalii, consultați articolul Funcția Left (în limba engleză)

Când grupați înregistrări după un câmp Dată/Oră, setați proprietatea Grupare după la unul dintre intervalele listate în următorul tabel. Pentru toate intervalele cu excepția intervalului Fiecare valoare, aveți posibilitatea de a seta proprietatea Interval grupare la orice număr valid pentru valorile câmpului sau expresiei după care grupați. (Valoarea Interval grupare pentru Fiecare valoare este întotdeauna 1.)

Setați proprietatea

Grupare după la

Pentru a grupa înregistrările cu
Fiecare Valoare Aceeași valoare în câmp sau expresie
An Datele din același an calendaristic
Trim Datele din același trimestru calendaristic
Lună Datele din aceeași lună
Săptămână Datele din aceeași săptămână
Zi Datele din aceeași zi
Oră Fracțiunile din aceeași oră
Minut Fracțiuni din același minut

Mai multe informații

Când setați proprietatea Grupare după pentru un câmp Dată/Oră, grupați înregistrările cronologic  - respectiv, în ordinea datei. Pentru a grupa înregistrările după aceeași perioadă de timp de-a lungul anilor  (de exemplu, pentru a grupa câștigurile mai multor ani după trimestru ) utilizați funcția DatePart. Pentru detalii, consultați articolul Funcția DatePart (în limba engleză).

Exemplu: Gruparea înregistrărilor după o valoare Dată/Oră

Când doriți să analizați vânzările pentru mai mulți ani, este convenabil să grupați înregistrările cronologic după o perioadă de timp, cum ar fi un trimestru sau o lună. Astfel, se pot vedea rapid perioadele în care vânzările au crescut sau au scăzut. De exemplu, raportul Summary of Sales by Year listează vânzările totale după trimestru. Secțiunea detaliu a raportului sinteză este ascunsă pentru a nu se vedea decât informațiile introductive și de sinteză.

sinteză a vânzărilor pe ani

Tabelul următor enumeră specificațiile principale de sortare și grupare pentru acest raport. Selectând DatăLivrare în primul rând al coloanei Câmp/Expresie, înregistrările se grupează pe ani. Selectând DatăLivrare în al doilea rând, înregistrările se grupează pe trimestre în cadrul fiecărui an.

Câmp/
Expresie
Ordine de
sortare
Antet grup Subsol grup Grupare
după
Interval
grupare
Secțiune
unită
DatăLivrare Ascendentă Da Da An 1 Grupul
întreg
DatăLivrare Ascendentă Nu Da Trim 1 Nu

Mai multe informații

În plus față de grupare, raportul Summary of Sales by Year utilizează alte caracteristici importante. Utilizează funcția DatePart pentru a returna echivalentul numeric al unei date, cum ar fi 1993. De asemenea, raportul utilizează funcția Count pentru a număra înregistrările dintr-un câmp, cum ar fi numărul de comenzi livrate. Pentru a vedea proiectul raportului final, consultați raportul Summary of Sales by Year în baza de date eșantion Northwind.mdb inclusă în Access.

Când grupați înregistrările după un câmp AutoNumerotare, Monedă sau Număr, setați proprietatea Grupare după la unul dintre intervalele listate în următorul tabel. Dacă setați proprietatea Grupare după la Interval, setați proprietatea Interval grupare la orice număr valid pentru valorile câmpului după care grupați. Dacă setați proprietatea Grupare după la Fiecare valoare, valoarea Interval grupare este 1.

Setați proprietatea
Grupare după la

Pentru a grupa înregistrările cu
Fiecare valoare Aceeași valoare în câmp sau expresie
Interval Valori cuprinse în intervalul specificat

În mod implicit, Access pornește gruparea NumerotareAutomată, Monedă și Număr cu 0 (zero). De exemplu, dacă se setează proprietatea Grupare după la Interval și proprietatea Interval grupare la 5, Access grupează înregistrările astfel: 0-4, 5-9, 10-14 și așa mai departe.

Exemplu: Gruparea după un interval de valori monetare

Valorile monetare pot fi grupate după intervale semnificative pentru dvs. De exemplu, raportul Sales by Sale Amount Northwind Traders grupează vânzările în intervale de 100$. Deoarece nu există date introductive sau de sinteză, utilizați o linie din subsolul grup pentru a vizualiza grupurile separat.

totaluri vânzări după volum

Tabelul următor enumeră specificațiile de sortare și grupare pentru acest raport. Selectând Volum vânzări în primul rând al coloanei Câmp/Expresie, înregistrările se grupează în intervale de 100. Selectând Volum vânzări în al doilea rând, înregistrările se sortează ascendent după volum în fiecare interval de 100$.

Câmp/
Expresie
Ordine de
sortare
Antet grup Subsol grup Grupare
după
Interval
grupare
Secțiune
unită
Volum vânzări Ascendentă Nu Da Interval 100 Grupul
întreg
Volum vânzări Ascendentă Nu Nu Fiecare valoare 1 Nu

Este posibil să controlați cum sunt imprimate elementele unui grup utilizând proprietatea Secțiune unită din fereastra Sortare și grupare. Un grup este compus dintr-un antet de grup, grupuri imbricate (dacă există), înregistrări detaliu și un subsol de grup.

Pentru a specifica modul de imprimare a unui grup în pagină    

  1. În fereastra Sortare și grupare, faceți clic pe câmpul sau expresia după care doriți să grupați.
  2. Setați proprietatea Secțiune unită:
    • Selectați Nu pentru a imprima cu ignorarea apariției sfârșiturilor de pagină când un grup este imprimat pe mai multe pagini.
    • Selectați Grupul întreg pentru a imprima un grup întreg în aceeași pagină.
    • Selectați Cu primul detaliu pentru a imprima cel puțin antetul grup cu prima înregistrare detaliu în aceeași pagină.

 Notă   Când setați proprietatea Secțiune unită la Grupul întreg sau Cu primul detaliu, dimensiunea grupului (sau a porțiunii unui grup care include antetul de grup cu prima înregistrare detaliu) stabilește cum va răspunde Access. Dacă întregul grup sau antetul cu prima înregistrare detaliu este prea mare pentru a încăpea în pagina imprimată curentă, Access avansează la o nouă pagină, apoi începe imprimarea.

proprietatea secțiune unită

Se pot opera modificări în fereastra Sortare și grupare înainte sau după plasarea controalelor în proiectul raportului. De exemplu, pentru a crea un raport nou care utilizează aceleași date ca și un raport existent, dar le sortează și le grupează diferit, copiați raportul, apoi modificați ordinea de sortare și grupare.

Pentru a modifica ordinea de sortare și grupare    

  1. În fereastra Sortare și grupare, faceți clic pe selectorul de rând al câmpului sau expresiei care se va muta.
  2. Faceți clic pe selector din nou și glisați rândul într-o amplasare nouă în listă.

change sorting and grouping order 1.bmp

modificarea ordinii de grupare și sortare

În cazul în care câmpul sau expresia mutată are un antet și un subsol, Access va muta secțiunile și toate controalele existente în ele în noua poziție din proiectul raportului. Însă, trebuie să ajustați manual amplasarea controalelor în secțiuni.

Pentru a insera un câmp sau o expresie de sortare sau grupare    

  1. În fereastra Sortare și grupare, faceți clic pe selectorul de rând al rândului unde inserați câmpul nou sau expresia nouă, apoi apăsați tasta INS.

Acces inserează un rând nou, necompletat.

  1. În coloana Câmp/Expresie din noul rând, selectați sau introduceți câmpul sau expresia dorită.
  2. În coloana Ordine sortare, faceți clic pe Ascendentă sau Descendentă.
  3. Setați proprietatea dorită pentru grup.

Pentru a șterge un câmp sau o expresie de sortare sau grupare    

  1. În fereastra Sortare și Grupare, faceți clic pe selectorul de rând al câmpului sau expresiei care se va șterge, apoi apăsați tasta DEL.
  2. Access vă solicită să confirmați ștergerea. Faceți clic pe OK pentru a șterge nivelul de sortare sau grupare (inclusiv antetul și subsolul pentru acel nivel de grupare și toate controalele de antet și subsol) sau faceți clic pe Revocare pentru a revoca ștergerea.

Înapoi la început  Înapoi la început

Adăugarea sumelor, numărărilor și totalurilor în raport

Access poate fi utilizat pentru a adăuga în raport sume, numărări și totaluri. Să presupunem, de exemplu, că doriți să adăugați la sfârșitul raportului o sumă a cantităților comandate. Procedați astfel creând un control calculat în subsolul raportului. Un control calculat este cel a cărui sursă de date este o expresie și nu un câmp. Când deschideți un raport care conține un control calculat, Access calculează valoarea corectă utilizând datele curente. De exemplu, pentru a imprima data curentă într-un raport, introduceți expresia =Date() într-o casetă text. =Date() este o funcție predefinită care returnează data curentă așa cum este stocată în ceasul de sistem al computerului. Când Access execută acest raport, expresia din controlul calculat, =Date(), este evaluată, iar data curentă este afișată în controlul raportului.

Utilizarea funcției Sum

Pentru a calcula suma cantităților comandate pentru întregul raport, plasați un control casetă text în subsolul raportului și setați proprietatea SursăControl a casetei text la următoarea expresie:

=Sum([CantitateComandată])

Funcția Sum calculează totalul pentru un set de valori din sursa de înregistrări , în acest caz coloana numită CantitateComandată. Sum este una dintre funcțiile agregate din Access care pot fi utilizate pentru a calcula valori de sinteză.

Majoritatea totalurilor sunt generate prin calcularea unei sume, fie pentru un grup de înregistrări, fie pentru toate înregistrările. Când calculați o sumă, este importantă secțiunea din raport în care plasați controlul calculat ce conține expresia sumei. Access stabilește modul de agregare a sumei pe baza locului în care plasați controlul , respectiv, pe baza secțiunii din raport alese.

Proiect raport vânzări după produs

De exemplu, pentru a calcula totalul pentru o înregistrare, creați o casetă text calculată în secțiunea detaliu. Un exemplu poate fi calcularea taxei pe vânzări. Pentru a calcula totalul pentru un grup de înregistrări, cum ar fi pentru fiecare produs într-un raport grupat după produs, creați o casetă text calculată în secțiunea antet de grup sau subsol de grup pentru acel grup. Pentru a imprima un total general pentru întregul raport, creați o casetă text calculată în secțiunea antet sau subsol de raport a acelui raport.

Imagine a unui raport afișând totaluri de grup și totaluri de raport

Rețineți că atunci când doriți să calculați totalul valorilor într-un control calculat, trebuie să repetați expresia utilizată în controlul calculat din funcția Sumă. De exemplu, dacă aveți un control calculat numit Taxă care utilizează expresia

=([PrețUnitar]*0.085)

modul corect de a calcula totalul valorilor în controlul Taxă este

=Sum([PrețUnitar]*0.085)

și nu

=Sum(Taxă)

Uneori, trebuie nu numai să însumați o valoare, ci și să aflați numărul de elemente. De exemplu, doriți afișarea numărului de comenzi pentru un anumit produs în plus față de suma volumelor individuale de vânzări. Pentru a număra comenzile, se poate utiliza funcția agregată Count. Access utilizează un limbajul structurat pentru interogări (SQL) pentru interogarea bazei de date, iar Count este una dintre funcțiile agregate SQL care pot fi utilizate pentru a efectua calcule asupra valorilor din coloane.

Utilizarea funcției Count

Să presupunem că aveți un raport Vânzări după produs și doriți să adăugați o numărare a comenzilor. Pentru a număra comenzile, creați un control casetă text și setați proprietatea SursăControl la o expresie care arată astfel:

=Count(*)

Asteriscul explică Access să numere toate rândurile din secțiunea detaliu, dar rezultatul depinde de amplasarea casetei text. Ca și la calcularea sumei, este importantă secțiunea din raport în care plasați caseta text, deoarece Access stabilește modul de agregare a numărării pe baza secțiunii de raport alese. Dacă plasați controlul casetă text în antetul de grup sau în subsolul de grup, numărarea va include numai rândurile detaliu pentru acel grup. Dacă plasați controlul casetă text în antetul de raport sau în subsolul de raport, numărarea include toate rândurile detaliu pentru întregul raport. În următoarea diagramă, expresia „Count(*)” este afișată în caseta de proprietăți Sursă control pentru caseta text, iar totalul generat de funcția Count este afișat în subsolul raportului.

Numărare afișată în subsolul de raport și funcția Count afișată în caseta de proprietăți

Înapoi la început  Înapoi la început

Salvarea raportului

După salvarea proiectului de raport, acesta poate fi utilizat de mai multe ori în continuare. Proiectul de raport rămâne același, dar datele curente se obțin de fiecare dată când se imprimă raportul. Dacă necesitățile de raportare se modifică, aveți posibilitatea să modificați proiectul raportului sau să creați unul nou, asemănător, pe baza celui inițial.

Pentru a salva proiectul de raport    

  1. În meniul Fișier, faceți clic pe Salvare (sau faceți clic pe Salvare în bara de instrumente).
  2. Dacă raportul nu are un titlu, tastați un nume în caseta Nume raport, apoi faceți clic pe OK.

Pentru a salva proiectul raport cu un nume nou    

  1. În meniul Fișier, faceți clic pe Salvare ca.
  2. În caseta de dialog Salvare ca, tastați un nume în caseta Salvare report la, faceți clic pe Raport în caseta Ca, apoi faceți clic pe OK.

Examinarea raportului înaintea imprimării

Când examinați un raport înaintea imprimării, îl vedeți cum va arăta când va fi imprimat, fără a-l imprima efectiv. De exemplu, verificați alinierea și spațierea coloanelor de date sau vedeți dacă raportul returnează datele pe care le așteptați. Când examinați un raport înaintea imprimării, aveți posibilitatea să alegeți între două vizualizări:

  • Examinare aspect    Examinare aspect se utilizează pentru a verifica fontul, dimensiunea fontului și aspectul general. Examinare aspect afișează toate secțiunile unui raport și câteva înregistrări detaliu.
  • Examinare înaintea imprimării    Examinare înaintea imprimării se utilizează pentru a vedea întregul raport exact cum va fi el imprimat.

Când afișați un raport în Examinare aspect sau Examinare înaintea imprimării, îl vizualizați în prim-plan.

Examinare înaintea imprimării

Pentru a examina un eșantion dintr-un raport din Vizualizare proiect    

  • În meniul Vizualizare, faceți clic pe Examinare aspect (sau faceți clic pe săgeata din dreptul butonului Vizualizare în bara de instrumente, apoi faceți clic pe Examinare aspect).

Pentru a reveni în Vizualizare proiect, faceți clic pe Închidere în bara de instrumente.

Pentru a examina un raport întreg din Vizualizare proiect    

  • În meniul Vizualizare, faceți clic pe Examinare aspect (sau faceți clic pe săgeata din dreptul butonului Vizualizare în bara de instrumente, apoi faceți clic pe Examinare aspect). Pentru a reveni în Vizualizare proiect, faceți clic pe Închidere în bara de instrumente.

Pentru a examina un raport din fereastra Bază de date    

  1. În fereastra Bază de date, faceți clic pe Raport, apoi selectați raportul pe care doriți să îl examinați.
  2. În fereastra Bază de date, faceți clic pe Examinare sau faceți clic pe Examinare înaintea imprimării în meniul Fișier.
  3. Pentru a reveni în fereastra Bază de date, faceți clic pe Închidere în bara de instrumente.

Pentru a naviga spre o altă pagină în Examinare înaintea imprimării    

Utilizați butoanele de navigare pentru a vizualiza succesiv paginile raportului sau pentru efectua un salt la o pagină oarecare din raport.

  1. Deschideți raportul în Examinare înaintea imprimării.
  2. Faceți clic pe unul dintre butoanele de navigare (colțul din stânga jos al ferestrei) sau tastați numărul paginii pe care doriți să o vedeți în caseta număr pagină, apoi apăsați pe ENTER.
  3. Pentru a reveni în fereastra Bază de date, faceți clic pe Închidere în bara de instrumente.

Navigarea între pagini

Explicație 1 Butonul de navigare Prima pagină
Explicație 2 Butonul de navigare Pagina anterioară
Explicație 3 Butonul de navigare Pagina următoare
Explicație 4 Butonul de navigare Ultima pagină
Explicație 5 Pentru a vizualiza o anumită pagină, tastați numărul paginii în această casetă.

În Examinare înaintea imprimării, aveți posibilitatea de a mări pentru a vedea detaliile sau de a micșora pentru a vedea cât de bine sunt poziționate datele în pagină. Cu indicatorul mouse-ului poziționat deasupra raportului, faceți clic o dată. Pentru a inversa efectul panoramării, faceți clic din nou.

 Sfat   După examinarea raportului, aveți posibilitatea și publicați rezultatele la Microsoft Office Word 2003 sau Microsoft Office Excel 2003 făcând clic pe săgeata din dreptul butonului LegăturiOffice în bara de instrumente, apoi făcând clic fie pe Publicare cu Microsoft Office Word, fie pe Analizare cu Microsoft Office Excel. În plus, este posibil să trimiteți rezultatul ca mesaj de poștă electronică indicând spre Trimitere la în meniul Fișier, apoi făcând clic pe Destinatar corespondență (ca atașare).

Imprimare raportului

Un raport poate fi imprimat din Examinare înaintea imprimării, din Examinare aspect, din Vizualizare proiect sau din fereastra Bază de date. Înainte de imprimare, verificați cu atenție setările de pagină, precum marginea sau orientarea paginii. Access salvează setările de pagină împreună cu raportul, astfel încât trebuie setate numai o dată și numai dacă necesitățile se modifică, la setați din nou mai târziu.

Modificare setărilor de pagină

  1. Deschideți raportul în Vizualizare proiect sau în Examinare înaintea imprimării (sau selectați raportul în fereastra Bază de date).
  2. În meniul Fișier, faceți clic pe Inițializare pagină. (Dacă vă aflați în Examinare înaintea imprimării, faceți clic pe Inițializare în bara de instrumente.)

Access afișează caseta de dialog Inițializare pagină.

  1. În fila Pagină, sub Orientare, faceți clic pe una din opțiunile:
    • Tip portret orientează pagina vertical.
    • Tip vedere orientează pagina orizontal.

De asemenea, din această casetă de dialog se pot modifica setările pentru hârtie sau imprimantă.

  1. Faceți clic pe OK.

Pentru a imprima un raport direct din Examinare înaintea imprimării, faceți clic pe Imprimare în bara de instrumente sau faceți clic pe Imprimare din meniul Fișier.

Trimiterea unui raport la o imprimantă

  1. Deschideți raportul în orice vizualizare (sau selectați raportul în fereastra Bază de date).
  2. În meniul Fișier, faceți clic pe Imprimare. (Dacă vă aflați în fereastra Bază de date, în Examinare aspect sau Examinare înaintea imprimării, aveți posibilitatea să faceți clic pe Imprimare în bara de instrumente.)

Access afișează caseta de dialog Imprimare.

  1. Introduceți opțiunile alese cum ar fi imprimantă, interval de imprimare și număr de copii.
  2. Faceți clic pe OK.

Trimiterea raportului ca mesaj de poștă electronică

Aveți posibilitatea să trimiteți destinatarilor raportul ca mesaj de poștă electronică în loc de a imprima o copie.

Pentru a trimite un raport ca mesaj de poștă electronică    

  1. Comutați la Examinare înaintea imprimării sau Vizualizare proiect.
  2. În meniul Fișier, faceți clic pe Trimitere către, apoi pe Destinatar corespondență (ca atașare).
  3. În caseta de dialog Trimitere, din lista Selectare format, faceți clic pe formatul de fișier pe care doriți să-l utilizați.

Caseta de dialog Trimitere

  1. Completați toate celelalte casete de dialog.
  2. Când apare programul de poștă electronică, tastați detaliile mesajului și trimiteți-l.

Înapoi la început  Înapoi la început

 
 
Se aplică la:
Access 2003