Înainte de crearea unei baze de date
Înainte de a crea o bază de date Access, trebuie să răspundeți la următoarele întrebări:
- Care este scopul acestei baze de date și cine o va utiliza?
- Ce tabele (date) va conține această bază de date?
- Ce interogări și rapoarte sunt necesare utilizatorilor acestei baze de date?
- Ce formulare trebuie create?
Răspunsurile la întrebările de mai sus conduc la o bună proiectare a bazei de date, facilitând crearea unei baze de date utile și utilizabile.
Pentru mai multe informații privind proiectarea unei baze de date, consultați următoarele surse:
Subiect de ajutor: Despre proiectarea unei baze de date
Articol din baza de cunoștințe: Database Normalization Basics, la http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;283878
Articol din baza de cunoștințe: Understanding Relational Database Design, la http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;283698
Articol din baza de cunoștințe: Where to find information about designing a database in Access, la http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;289533
Importul de date dintr-o altă sursă, cum ar fi o foaie de calcul Excel
Dacă datele există într-un format diferit, cum ar fi o foaie de calcul Excel, tot mai trebuie creată o bază de date utilizând Access. După crearea unei baze de date, se poate importa sau lega foaia de calcul la un tabel din baza de date nou creată.
Crearea unei baze de date
Microsoft Access furnizează trei metode pentru a crea o bază de date Access (bază de date Microsoft Access: O colecție de date și obiecte (cum ar fi tabele, interogări sau formulare) care sunt grupate pe baza unui anumit subiect sau scop.).
- O bază de date se poate crea utilizând expertul Bază de date. Expertul permite alegerea unuia dintre șabloanele predefinite și particularizarea sa într-o anumită măsură. El creează apoi un set de tabele, interogări, formulare și rapoarte, precum și un panou de comutare pentru baza de date. Tabelele nu conțin nici un fel de date. Această metodă se utilizează dacă unul dintre șabloanele predefinite corespund îndeaproape cerințelor.
Crearea unei baze de date utilizând un Expert Bază de date
Expertul baze de date se utilizează pentru a crea într-o singură operațiune tabelele, formularele și rapoartele necesare pentru tipul de bază de date ales — este cea mai ușoară cale de creare a unei baze de date. Expertul oferă opțiuni limitate de particularizare a bazei de date.
- Faceți clic pe Nou
din bara de instrumente.
- În panoul de activitate Fișier nou, sub Șabloane, faceți clic pe Pe computerul meu.
- Pe fila Baze de date, faceți clic pe pictograma pentru tipul bazei de date pentru care doriți creare, și apoi clic pe OK.
- În caseta de dialog Fișier Bază de date nouă, precizați un nume și o amplasare pentru baza de date, și apoi clic pe Creare.
- Urmați instrucțiunile din Expertul Baze de date.
Dacă expertul nu pornește
Aceasta se poate întâmpla deoarece Access se execută în modul sandbox dar pe computer nu este instalat Microsoft Jet 4.0 SP8 sau o versiune ulterioară. Este necesar Jet 4.0 SP8 sau o versiune ulterioară pentru ca Access să fie complet funcțional atunci când modul sandbox este activat.
Pentru informații suplimentare despre instalarea upgrade-ul de Jet, consultați articolul Office Online Despre Microsoft Jet 4.0 SP8 sau o versiune ulterioară.
Pentru informații suplimentare despre modul sandbox, consultați articolul Office Online Despre modul sandbox al Microsoft Jet Expression Service.
Notă Nu se poate utiliza Expertul Bază de date pentru adăugarea tabelelor, formularelor, sau rapoartelor noi unei baze de date existente.
- Dacă utilizați Access 2003, se pot căuta șabloane pentru Access în <Office Online>. Descărcarea unui șablon este cea mai rapidă cale de a crea o bază de date. Urmați această metodă dacă ați găsit un șablon care corespunde îndeaproape cerințelor dvs. Un șablon este un fișier bază de date Access (*.mdb) care cuprinde tabele, interogări, formulare și rapoarte. Tabelele nu conțin nici un fel de date. După deschiderea bazei de date, aveți posibilitatea să particularizați baza de date și obiectele.
Creare unei baze de date utilizând un șablon
Aceasta este cea mai rapidă cale de creare a unei baze de date. Această metodă funcționează cel mai bine dacă se găsește și se utilizează un șablon care corespunde cât mai exact necesităților.
- Faceți clic pe Nou din bara de instrumente.
- În panoul de activitate Fișier nou, sub Șabloane, fie căutați un anumit șablon, fie faceți clic pe Șabloane la Office Online pentru a căuta un șablon potrivit.
- Identificați șablonul Access dorit, apoi faceți clic pe Descărcare.
- Dacă doriți să începeți crearea bazei de date pornind de la un proiect propriu, creați o bază de date necompletată, adăugându-i apoi tabelele, formularele, rapoartele și alte obiecte în mod individual — aceasta este cea mai flexibilă metodă, necesitând însă definirea separată a fiecărui element al bazei de date.
Crearea unei baze de date necompletate fără utilizarea expertului Bază de date
- Faceți clic pe Nou din bara de instrumente.
- În panoul de activitate Fișier nou, sub Nou, faceți clic pe Bază de date necompletată.
- În caseta de dialog Fișier Bază de date nouă, precizați un nume și o amplasare pentru baza de date, și apoi clic pe Creare.
Apare Fereastra Bază de date (Fereastra Bază de date: În Access 2003 și versiunile anterioare, fereastra care apare la deschiderea unei baze de date sau a unui proiect. Ea afișează comenzile rapide pentru crearea obiectelor noi de bază de date și pentru deschiderea obiectelor existente. În versiunile mai recente, este înlocuită de Panoul de navigare.), și se pot crea obiectele (obiecte bază de date: O bază de date Access conține obiecte ca tabele, interogări, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi și module. Un proiect Access conține obiecte ca formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi și module.) pe care le doriți în baza de date.
Următorii pași
După crearea bazei de date, se pot efectua una sau mai multe din următoarele activități:
- Adăugarea de date în baza de date.
- Importul sau legarea la o sursă de date, cum ar fi o foaie de calcul Excel sau altă o bază de date Access.
Pentru mai multe informații despre import și efectuarea de legături, consultați următoarele subiecte de Ajutor:
Importul dintr-o listă Microsoft Windows SharePoint Services
Legarea unui tabel la o listă Microsoft Windows SharePoint Services
Importul sau legarea datelor și obiectelor
- Crearea unui obiect al bazei de date, cum ar fi un formular, un raport sau un tabel.
Pentru mai multe informații, consultați următoarele subiecte de Ajutor:
Crearea unui tabel (MDB)
Crearea unei interogări de selecție sau de tabel încrucișat (MDB)
Crearea unui formular
- Particularizarea unui obiect al bazei de date, cum ar fi adăugarea unui câmp la un tabel.
Pentru mai multe informații, consultați următoarele subiecte de Ajutor:
Despre particularizarea unui tabel (MDB)l
Despre proiectarea unei interogări (MDB)
Modalități de particularizare a unui formular
Modalități de particularizare a unui raport
