Adăugarea unei înregistrări sau a mai multor înregistrări la o bază de date

Acest articol explică modul în care se introduc datele într-o bază de date Microsoft Office Access 2007. De asemenea, furnizează informațiile de bază necesare pentru a înțelege diferitele procese de intrare date și explică modul de utilizare al fiecărei tehnici de intrare de date furnizate de Access.

---

• Informații de bază despre adăugarea de înregistrări
• Adăugarea de înregistrări direct la un tabel în modul de vizualizare Foaie de date
• Adăugarea de înregistrări prin utilizarea unui formular
• Editarea elementelor dintr-un câmp de căutare
• Introducerea de șiruri de caractere cu lungime zero
• Adăugarea de înregistrări prin utilizarea caracteristicii Colectare date
• Adăugarea de înregistrări prin importarea sau legarea de date
• Utilizarea unei interogări de adăugare pentru a adăuga înregistrări din altă bază de date
• Metode de economisire a timpului la introducerea datelor

---

Informații de bază despre adăugarea de înregistrări

Pentru a introduce date în mod corect și rapid într-o bază de date Access, este bine să înțelegeți câteva din noțiunile de bază despre modul de funcționare al unei baze de date. Informațiile din următoarele secțiuni explică anumite principii de bază despre structura și proiectarea bazelor de date, care controlează modul de introducere al datelor.

Cum afectează proiectarea bazelor de date introducerea datelor

O bază de date Access nu este un fișier în același sens ca un document Microsoft Office Word 2007 sau un pachet de diapozitive Microsoft Office PowerPoint 2007. În schimb, o bază de date Access este o colecție de obiecte  - tabele, formulare, rapoarte, interogări și altele  - care trebuie să coopereze pentru ca o bază de date să funcționeze corect.

În plus, obiectele trebuie să adere la un set de principii de proiectare. În caz contrar, baza de date va funcționa cu deficiențe sau nu va funcționa deloc. În schimb, principiile de proiectare afectează modul în care se introduc date. Rețineți pe parcurs aceste informații despre obiectele dintr-o bază de date și despre proiectare.

• Access stochează toate datele într-unul sau mai multe tabele. Numărul de tabele utilizate depinde de proiectarea și complexitatea bazei de date. Deși este posibil să vizualizați datele într-un formular sau în rezultatele returnate de o interogare, Access stochează datele doar în tabele și celelalte obiecte din baza de date sunt construite deasupra tabelelor respective.
• Fiecare tabel ar trebui să accepte un singur tip de date. De exemplu, un tabel de informații cu contacte de afaceri nu ar trebui să conțină informații legate de vânzări. Dacă ar conține, găsirea informațiilor corecte ar deveni dificilă, dacă nu imposibilă.
• În mod obișnuit, fiecare din câmpurile dintr-un tabel acceptă un singur tip de date. De exemplu, nu se pot stoca note într-un câmp setat să accepte numere. Dacă se încearcă introducerea de text într-un asemenea câmp, Access va afișa un mesaj de eroare. Cu toate acestea, aceasta nu este o regulă generală. De exemplu, aveți posibilitatea să stocați numere (cum ar fi un cod poștal) într-un câmp setat la tipul de date Text, dar nu se pot efectua calcule cu datele respective.
• Cu anumite excepții, câmpurile dintr-o înregistrare ar trebui să accepte o sigură valoare. De exemplu, nu se poate introduce mai mult de o adresă într-un câmp de adresă. Aceasta spre deosebire de Microsoft Office Excel 2007, care, în mod implicit, permite introducerea unui număr infinit de nume și adrese sau imagini într-o singură celulă, dacă nu se setează celula să accepte tipuri de date limitate.

Cu toate acestea, aveți posibilitatea să introduceți un număr limitat de elemente în câmpuri setate la tipul de date Text sau tipul de date Memo. În plus, Office Access 2007 furnizează o caracteristică nouă denumită câmp multivaloare. Când utilizați câmpuri multivaloare pentru a atașa părți multiple de date la o singură înregistrare și a crea liste care acceptă valori multiple. De exemplu, aveți posibilitatea să atașați un pachet de diapozitive Microsoft Office PowerPoint 2007 și orice număr de imagini la o înregistrare din baza de date. De asemenea, aveți posibilitatea să creați o listă de nume și să selectați oricâte nume sunt necesare. Utilizarea de câmpuri multivaloare pare a încălca regulile de proiectare a bazelor de date, deoarece aveți posibilitatea să stocați mai mult de o înregistrare pe câmp de tabel, dar de fapt nu se încalcă nicio regulă, deoarece Access forțează regulile "în fundal", prin stocarea de date în tabele speciale, ascunse.

• În versiunile anterioare de Access, trebuia să proiectați și să creați cel puțin un tabel înainte să introduceți datele. Trebuia să decideți ce câmpuri să adăugați la tabel și să setați tipurile de date pentru fiecare câmp. În Office Access 2007, este posibil să deschideți un tabel gol și să începeți să introduceți date. Access nu va implica un tip de date bazat pe ceea ce introduceți.

Mai multe informații

Informațiile din această secțiune se referă la proiectarea de baze de date și la o caracteristică nouă, denumită câmpuri multivaloare.

Următoarele linkuri vă trimit la articole care furnizează mai multe informații despre aceste subiecte.

• Informații de bază despre proiectarea de baze de date

Acest articol explică conceptele fundamentale, cum ar fi planificarea unei baze de date, proiectarea datelor și normalizarea - procesul de separare a datelor în tabele asemănătoare și eliminarea datelor redundante.

• Crearea de tabele într-o bază de date

Acest articol explică modul în care se creează tabele și chei principale (câmpuri care identifică în mod unic fiecare rând sau înregistrare din tabel) și modul în care să setați tipurile de date și proprietățile tabelului.

• Atașarea de fișiere la înregistrările din baza de date

Acest articol explică modul în care se atașează una sau mai multe părți de date la un câmp Atașări.

• Utilizați o listă care stochează valori multiple

Acest articol explică modul în care se utilizează listele casetă de selectare și listele verticale din casetele de selectare pentru a stoca mai mult de o valoare.

Cum afectează tipurile de date modul de introducere al datelor

Când proiectați un tabel într-o bază de date, selectați un tip de date pentru fiecare din câmpurile din acel tabel, proces care asigură intrări de date mai precise. De exemplu, să presupunem că deschideți un tabel gol și introduceți un set de cifre legate de vânzări. Access implică atunci tipul de date Număr pentru câmpul respectiv. Dacă se încearcă introducerea de text în acel câmp, Access afișează un mesaj de eroare care nu va permite salvarea înregistrării modificate  - acest pas ajută la protejarea datelor.

Afișează modul de vizualizare al tipurilor de date

Tipul de date pe care îl setați pentru fiecare câmp de tabel furnizează primul nivel de control asupra ceea ce se poate introduce și ceea ce nu se poate introduce într-un câmp. În anumite cazuri, cum ar fi lucrul cu un câmp Memo, este posibil să introduceți orice tip de date. În alte cazuri, cum ar fi lucrul cu un câmp AutoNumerotare, setarea tipului de date vă împiedică să introduceți orice tip de informații. Următorul tabel enumeră tipurile de date pe care Office Access 2007 le furnizează și descrie modul în care acestea afectează intrările de date.

Modul în care proprietățile unui câmp din tabel afectează introducerea de date

În plus față de principiile de proiectare care controlează structura unei baze de date și tipurile de date care controlează ceea ce se poate introduce într-un câmp dat, mai multe proprietăți de câmp pot afecta, de asemenea, modul în care introduceți datele într-o bază de date Access.

Vizualizarea proprietăților unui câmp de tabel

Următorul tabel listează proprietățile care au cel mai mare impact asupra intrărilor de date și explică modul în care ele afectează intrările de date.

Începutul paginii

Adăugarea înregistrărilor direct la tabel în Vizualizare foaie de date

Un tabel deschis în Vizualizare foaie de date seamănă cu o foaie de lucru Excel și aveți posibilitatea să tastați sau să lipiți datele într-un câmp sau în mai multe câmpuri  - echivalentul celulei într-o foaie de lucru.

Rețineți aceste lucruri pe măsură ce lucrați.

• Nu este necesar să salvați explicit datele. Access efectuează modificările în tabel când mutați cursorul într-un câmp nou din același rând sau când mutați cursorul în alt rând.
• În mod implicit, câmpurile dintr-o bază de date Access sunt setate să accepte un anume tip de date, cum ar fi texte sau numere. Trebuie să introduceți tipul de date pe care câmpul este setat să le accepte. Dacă nu, Access va afișa un mesaj de eroare:

• Un câmp este posibil să aibă aplicată o mască de intrare. O mască de intrare este un set de caractere de literă și substituenți care vă obligă să introduceți date într-un anumit format.

Pentru mai multe informații despre măștile de intrare, consultați articolul Formatarea datelor în rânduri și în coloane.

• Cu excepția atașărilor și listelor multivaloare, aveți posibilitatea să introduceți numai o înregistrare în majoritatea câmpurilor. Dacă nu știți dacă un câmp acceptă sau nu atașări, aveți posibilitatea să verificați proprietățile câmpului. Pentru aceasta, consultați pașii din secțiunea Vizualizarea proprietăților unui câmp de tabel, mai sus în acest articol. Aveți posibilitatea să identificați întotdeauna o listă multivaloare, deoarece Access afișează o casetă de selectare lângă fiecare element din listă.

Introducerea datelor într-un tabel

1. În Panoul de navigare, faceți dublu clic pe tabelul de utilizat.

În mod implicit, Access deschide tabelul în Vizualizare proiect  - o grilă care seamănă cu o foaie de lucru Excel.

2. Faceți clic sau plasați focalizarea pe primul câmp pe care intenționați să-l utilizați, apoi introduceți datele.
3. Pentru a vă muta la următorul câmp de pe același rând, apăsați tasta TAB, utilizați tastele săgeată dreapta sau săgeată stânga, sau faceți clic pe celula din rândul următor.

Când apăsați tasta TAB, Access utilizează în mod implicit setările regionale Windows pentru a determina dacă va muta cursorul la stânga sau la dreapta. În cazul în care computerul utilizează o limbă în care se citește de la stânga la dreapta, cursorul se mută la dreapta, când apăsați tasta TAB. În cazul în care computerul utilizează o limbă în care se citește de la dreapta la stânga, cursorul se mută la stânga.

Pentru a vă muta la următoarea celulă din coloană, utilizați tastele săgeată În sus sau În jos, sau faceți clic pe celula dorită.

Aplicarea formatării text îmbogățit datelor dintr-un câmp Memo

1. Cu tabelul deschis în Vizualizare foaie de date, selectați un câmp Memo.

În mod obișnuit, câmpurile Memo conțin comenzi sau note, astfel încât aveți posibilitatea să căutați un câmp numit "Comentarii" sau "Note". Dacă totuși nu găsiți câmpul Memo, consultați pașii din secțiunea Vizualizarea proprietăților unui câmp de tabel, mai sus în acest articol.

2. În fila Pagină de pornire, în grupul Font, utilizați butoanele și meniurile pentru a formata textul.

Aveți posibilitatea să aplicați fonturi cu aspect diferit și de mărimi diferite, aldin sau cursiv, să modificați culorile etc.

Începutul paginii

Adăugarea înregistrărilor prin utilizarea unui formular

Formularele pentru intrări de date furnizează un mod mai ușor, mai rapid și mai precis de a introduce date. În mod obișnuit, creați formulare când este nevoie să introduceți date în mai mult de un tabel o dată. De asemenea, creați formulare când ascundeți unele din câmpurile dintr-un tabel, când modificați baza de date pentru a fi mai ușor de utilizat (un pas care reduce cheltuielile de instruire) și când doriți să vă asigurați că utilizatorii introduc datele în mod precis.

Modul de utilizare al unui formular pentru editarea datelor depinde de proiectarea formularului. Formularele conțin un număr de controale, cum ar fi liste, casete de text, butoane și foi de date  - grile care seamănă cu foile de lucru Excel. In schimb, fiecare din controalele din formular fie citește datele din sau scrie datele într-un câmp de tabel subiacent. Ce intenționați cu un câmp dat depinde de tipul de date setat pentru un câmp de date subiacent orice proprietate setată pentru acel câmp și posibil pe câteva proprietăți pe care proiectantul bazei de date le setează pentru fiecare control. Pentru mai multe informații despre modul în care tipurile de date și proprietățile câmpului afectează intrările de date, consultați secțiunile Cum afectează tipurile de date modul de introducere al datelor și Modul în care proprietățile unui câmp din tabel afectează introducerea de date, mai sus în acest articol.

Următoarele secțiuni explică modul de utilizare al celor mai frecvente controale de intrare de date. Dacă aveți întrebări în legătură cu o anumită bază de date, contactați administratorul de sistem sau proiectantul bazei de date.

Adăugarea sau editarea textului dintr-o casetă de text

Când adăugați sau editați text într-o casetă de text, lucrați cu datele fie într-un câmp Memo, fie într-un câmp Text. Pe măsură ce continuați, rețineți că aveți posibilitatea să setați câmpul Memo (sau controlul legat de câmpul Memo) pentru a accepta formatarea text îmbogățit și să aplicați apoi textului diferite fonturi, mărimi, stiluri și culori.

Editarea textului dintr-o casetă de text

• Plasați cursorul în caseta de text și modificați datele. Rețineți că nu se pot efectua calculări cu numerele dintr-un câmp Memo sau un câmp Text.

Aplicarea formatării text îmbogățit

 Notă   Aveți posibilitatea să urmați acești pași numai când o casetă de text este legată la un câmp Memo. Consultați pașii din secțiunea Vizualizarea proprietăților unui câmp de tabel, mai sus în acest articol.

1. Cu un formular deschis în Vizualizare formular sau Vizualizare aspect, sau cu tabelul deschis în Vizualizare foaie de date, selectați câmpul Memo.
2. În fila Pagină de pornire, în grupul Font, utilizați butoanele și meniurile pentru a formata textul.

Aveți posibilitatea să aplicați fonturi cu aspect diferit și de mărimi diferite, aldin sau cursiv, să modificați culorile etc.

Introducerea datelor prin utilizarea unei liste

Aveți posibilitatea să utilizați liste în formulare, în seturi de rezultate din tabele și interogări deschise în Vizualizare foaie de date  - o grilă care seamănă cu o foaie de lucru Excel.

Când utilizați o listă sau un formular, este posibil să vedeți un control de casetă combo sau un control de casetă listă. Aceste ilustrații descriu un control de casetă combo și respectiv un control de casetă listă.

Când utilizați o listă într-un set de tabel sau într-un set de rezultate de interogare, Access utilizează în mod implicit o casetă combo.

În plus, listele acceptă valori multiple. Dacă vedeți o listă cu casete de selectare lângă fiecare element, aveți posibilitatea să selectați până la 100 de elemente din lista respectivă. Listele multivaloare care se pot crea fără programare sunt o caracteristică nouă în Office Access 2007 și soluționează o problemă frecventă de afaceri. De exemplu, să presupunem că utilizați o bază de date Access pentru a urmări problemele de asistență a clienților. Dacă este necesar să desemnați mai mulți oameni pentru a rezolva o problemă, aveți posibilitatea să utilizați o listă multivaloare. În versiunile anterioare de Access, ar fi fost necesară programare avansată pentru a crea un instrument similar. Ilustrațiile arată listele multivaloare uzuale.

 

De asemenea, aveți posibilitatea să editați elementele unei liste. Dacă utilizatorul sau proiectantul bazei de date activează comanda, aveți posibilitatea să adăugați, modificați și eliminați elementele din listă în mod direct. Cu toate acestea, proiectanții de baze de date au posibilitatea să dezactiveze comanda, astfel încât să nu fie disponibilă în toate bazele de date.

Pașii din secțiunile următoare explică modul în care se utilizează și se editează liste.

Selectarea elementelor dintr-o listă verticală

1. Deschideți formularul, tabelul sau setul de rezultate de interogare care conține lista.

 Notă   Trebuie să deschideți formularul în vizualizarea Formular sau Aspect. Tabelele și seturile de rezultate de interogări trebuie deschise în vizualizarea Foaie de date.

2. Faceți clic pe săgeata în jos de lângă listă, apoi selectați elementul dorit.
3. Pentru a memora selecțiile în baza de date, mutați cursorul în alt câmp.

Selectarea elementelor dintr-o casetă listă

1. Deschideți formularul care conține lista de distribuire.
2. Glisați în jos în lista de elemente din caseta listă și selectați elementul dorit.
3. Pentru a memora selecțiile în baza de date, mutați cursorul în alt câmp.

Selectarea elementelor dintr-o listă verticală cu casete de selectare

1. Deschideți formularul, tabelul sau setul de rezultate de interogare care conține lista.

 Notă   Listele verticale de casete de selectare pot fi utilizate în formulare, tabele și seturi de rezultate de interogări. Pentru a le utiliza, deschideți formularele în vizualizarea Formular sau Răsfoire, iar tabelele și rezultate de interogări în vizualizarea Foaie de date.

2. Faceți clic pe săgeata în jos de lângă listă.
3. Bifați până la 100 de casete de selectare, apoi faceți clic pe OK.

Selectarea elementelor dintr-o listă de casete de selectare

1. Deschideți formularul care conține lista.

 Notă   Trebuie să deschideți formularul în vizualizarea Formular sau în vizualizarea Răsfoire.

2. Faceți clic pe săgeata în jos de lângă listă.
3. Bifați până la 100 de casete de selectare, apoi faceți clic pe OK.

Editarea elementelor dintr-o listă

 Notă   Aveți posibilitatea să editați orice tip de listă într-un formular, tabel sau set de rezultate de interogare. Rețineți că trebuie să deschideți formularele în vizualizările Formular sau Răsfoire și că trebuie să deschideți tabelele și seturile de rezultate de interogări în vizualizarea Foaie de date. De asemenea, rețineți că proiectantul bazei de date sau departamentul TI pot dezactiva această comandă, deci este posibil să nu fie disponibilă permanent.

1. Deschideți formularul, tabelul sau setul de rezultate de interogare care conține lista.
2. Faceți clic cu butonul din dreapta pe lista pe care doriți să o editați, apoi faceți clic pe Editare elemente din listă.

Se afișează o casetă de dialog sau un formular de intrare de date. Ecranul pe care îl vedeți depinde de tipul de listă pe care doriți să o editați. Access utilizează două tipuri de bază de liste — liste de valori și liste de căutare. Listele de valori afișează un set de elemente pe care îl introduceți manual, iar listele de căutare utilizează o interogare pentru a regăsi datele din unul sau mai multe tabele. Efectuați una din următoarele acțiuni:

• Dacă editați o listă de valori, utilizați caseta de dialog Editare elemente din listă pentru a edita datele din listă și faceți clic pe OK după ce terminați.
• Dacă editați o listă de căutare, se afișează un formular de introducere de date. Utilizați acel formular pentru a edita datele din listă.

Începutul paginii

Editarea elementelor dintr-un câmp de căutare

Un câmp de căutare prezintă o listă de date pe care utilizatorii o pot utiliza pentru a selecta unul sau mai multe elemente. Aveți posibilitatea să creați două tipuri de liste de căutare.

• Liste de valori    Aceste liste conțin un set de valori codate fizic pe care le introduceți manual. Valorile se află în proprietatea Sursă rânduri a câmpului de căutare.
• Liste de căutare    Aceste liste utilizează o interogare pentru a regăsi valori din alt tabel. Proprietatea Sursă rânduri a câmpului conține o interogare în loc de liste de valori codate fizic.

Implicit, Access afișează date de căutare într-o listă verticală, deși aveți posibilitatea să specificați un control casetă listă. O listă verticală se deschide pentru a prezenta lista și se închide odată ce ați efectuat o selecție. Prin contrast, o casetă listă rămâne deschisă tot timpul.

În versiunile anterioare de Access, dacă aveați nevoie să editați elementele dintr-un câmp de căutare, era necesar să găsiți tabelul care conținea câmpul. Dacă tabelul utiliza o listă de valori, trebuia să editați elementele în proprietatea Sursă rânduri a câmpului. În cazul în care câmpul utiliza o interogare, trebuia să găsiți tabelul referit de interogare și să editați datele direct în acel tabel sursă. Utilizând Office Access 2007 , aveți posibilitatea să executați comanda Editare elemente din listă sau să editați datele direct în proprietatea Sursă rânduri sau în tabelul sursă. Pentru mai multe informații despre utilizarea comenzii Editare elemente din listă, consultați Introducerea datelor prin utilizarea unei liste mai sus în acest articol. Pașii din această secțiune explică modul în care se editează elementele direct în proprietatea Sursă rânduri sau în tabelul sursă. Procesul urmează câțiva pași generali.

• Identificați câmpul de căutare. Când se lucrează cu un formular, procesul este un pic diferit decât atunci când se lucrează cu un tabel.
• Identificați tipul de câmp de căutare — o listă de valori sau o listă de căutare. Dacă utilizați o listă de căutare, identificați tabelul sursă care furnizează datele pentru câmpul de căutare.
• Editați elementele din lista de valori.

-sau-

Deschideți tabelul sursă pentru lista de căutare, apoi editați datele din acel tabel.

Identificarea unui câmp de căutare dintr-un formular

1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe formular, apoi faceți clic peVizualizare proiect.

-sau-

Dacă formularul este deja deschis, aveți posibilitatea să faceți clic pe fila formularului, apoi pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

–sau–

În fila Pagină de pornire, în grupul Vizualizare, faceți clic pe butonul Vizualizare pentru a comuta între vizualizările disponibile. Alternativ, faceți clic pe săgeata de sub Vizualizare, apoi selectați una dintre vizualizările disponibile din meniu..

2. Faceți clic cu butonul din dreapta pe controlul casetă listă sau casetă combo, apoi faceți clic pe Proprietăți.
3. În foaia de proprietăți, faceți clic pe fila Toate și găsiți proprietățile Tip sursă rânduri și Sursă rânduri. Proprietatea Tip sursă rânduri ar trebui să conțină Listă valori sau Tabel/Interogare, iar proprietatea Sursă rânduri trebuie să conțină o listă de elemente separate prin punct și virgulă sau o interogare. După cum este necesar, lărgiți foaia de proprietăți pentru a citi lista de elemente sau interogarea.

De obicei, listele de valori utilizează această sintaxă de bază: "element";"element";"element"

În acest caz, lista este un set de elemente încadrate în ghilimele și separate prin punct și virgulă.

Interogările de selectare utilizează această sintaxă de bază: SELECT [nume_tabel_sau_interogare].[nume_câmp] FROM [nume_tabel_sau_interogare].

În acest caz, interogarea conține două clauze (SELECT și FROM). Prima clauză se referă la un tabel sau la o interogare și la un câmp din acel tabel sau acea interogare. A doua clauză se referă numai la tabel sau la interogare. De reținut: clauzele SELECT pot să nu conțină numele tabelului sau interogării, deși conțin numele a cel puțin un câmp. Cu toate acestea, toate clauzele FROM trebuie să se refere la un tabel sau la o interogare. Astfel, aveți posibilitatea să găsiți întotdeauna tabelul sau interogarea sursă pentru un câmp de căutare citind clauza FROM.

4. Alegeți una dintre următoarele:
• Dacă utilizați o listă de valori, editați elementele din listă. Asigurați-vă că fiecare element este încadrat în ghilimele duble și separați elementele prin punct și virgulă.
• Dacă interogarea din lista de căutare face referire la altă interogare, în Panoul de navigare, deschideți a doua interogare în vizualizarea Proiectare (faceți clic cu butonul din dreapta pe interogare, apoi pe Vizualizare proiectare). Rețineți numele tabelului care apare în secțiunea superioară a proiectantului de interogări, apoi treceți la următorul pas.

-sau-

Dacă interogarea din câmpul Căutare se referă la un tabel, rețineți numele tabelului, apoi treceți la pasul 4.

5. Faceți dublu clic pe tabel în Panoul de navigare pentru a-l deschide în vizualizarea Foaie de date, apoi editați elementele din listă după cum este necesar.

Identificarea unui câmp de căutare dintr-un tabel

1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe tabel, apoi pe Vizualizare proiect.
2. În secțiunea superioară a grilei de proiectare a interogării, în coloana Tip de date, faceți clic pe sau plasați cursorul în orice câmp Text, Număr sau Da/Nu.
3. În secțiunea de jos a grilei de proiectare de tabel, faceți clic pe fila Căutare, apoi observați proprietățile Tip sursă rânduri și Sursă rânduri

În proprietatea Tip sursă rânduri trebuie să apară Listă valori sau Tabel/Interogare. Proprietatea Sursă rânduri trebuie să conțină o listă de valori sau o interogare.

Listele de valori utilizează această sintaxă de bază: "element";"element";"element"

În acest caz, lista este un set de elemente încadrate în ghilimele și separate prin punct și virgulă.

De obicei, interogările de selectare utilizează această sintaxă de bază: SELECT [nume_tabel_sau_interogare].[nume_câmp] FROM [nume_tabel_sau_interogare].

În acest caz, interogarea conține două clauze (SELECT și FROM). Prima clauză se referă la un tabel sau la o interogare și la un câmp din acel tabel sau acea interogare. A doua clauză se referă numai la tabel sau la interogare. De reținut: clauzele SELECT pot să nu conțină numele tabelului sau interogării, deși conțin numele a cel puțin un câmp. Cu toate acestea, toate clauzele FROM trebuie să se refere la un tabel sau la o interogare. Astfel, aveți posibilitatea să găsiți întotdeauna tabelul sau interogarea sursă pentru un câmp de căutare citind clauza FROM.

4. Alegeți una dintre următoarele:
• Dacă utilizați o listă de valori, editați elementele din listă. Asigurați-vă că fiecare element este încadrat în ghilimele duble și separați elementele prin punct și virgulă.
• Dacă interogarea din câmpul Căutare face referire la altă interogare, în Panoul de navigare, deschideți a doua interogare în vizualizarea Proiectare (faceți clic cu butonul din dreapta pe interogare, apoi pe Vizualizare proiectare). Rețineți numele tabelului care apare în secțiunea superioară a proiectantului de interogări, apoi treceți la următorul pas.

-sau-

Dacă interogarea din câmpul Căutare se referă la un tabel, rețineți numele tabelului, apoi treceți la pasul 4.

5. Faceți dublu clic pe tabel în Panoul de navigare pentru a-l deschide în vizualizarea Foaie de date, apoi editați elementele din listă după cum este necesar.

Începutul paginii

Introducerea șirurilor de lungime zero

Access permite diferențierea între două tipuri de valori necompletate: valori Null și șiruri de lungime zero. Valorile Null indică o valoare necunoscută, iar șirurile de lungime zero arată câmpuri care conțin un spațiu. De exemplu, să presupunem că aveți un tabel cu date de clienți și că acel tabel conține un câmp pentru numărul de fax. Aveți posibilitatea să lăsați acel câmp necompletat dacă nu sunteți sigur de numărul de fax al clientului. În acel caz, dacă lăsați câmpul necompletat se introduce o valoare nulă, care înseamnă că nu cunoașteți valoare. Dacă determinați mai târziu că acel client nu are fax, aveți posibilitatea să introduceți un șir de lungime zero în câmp, pentru a indica faptul că știți că nu există o valoare.

 Notă   Rețineți că aveți posibilitatea să configurați o proprietate care împiedică câmpurile să accepte valori Null. Pentru mai multe informații despre setarea acelei proprietăți, consultați Cum afectează tipurile de date modul de introducere al datelor mai jos în acest articol.

1. Deschideți un tabel în vizualizarea Foaie de date sau deschideți un formular în vizualizarea Formular sau Răsfoire.
2. Selectați câmpul dorit, apoi tastați două ghilimelele duble fără spații între ele ("").
3. Mutați cursorul în altă înregistrare pentru a memora modificările în baza de date. Implicit, ghilimelele vor dispărea.

Începutul paginii

Adăugarea înregistrărilor prin utilizarea caracteristicii Colectare date

Office Access 2007 oferă o nouă caracteristică, denumită Colectare date. Aveți posibilitatea să configurați un formular de introducere de date în Microsoft Office Outlook 2007, să trimiteți acel formular ca mesaj de poștă electronică pentru a colecta informații, apoi să stocați datele într-o bază de date Access. Explicarea modului de utilizare a caracteristicii Colectare date depășește subiectul acestui articol.

Pentru informații despre utilizarea Colectare date, consultați articolul Colectarea datelor prin mesaje de poștă electronică.

Începutul paginii

Adăugarea înregistrărilor prin importul datelor sau legarea la date

Aveți posibilitatea să importați date sau să creați legături la date din diverse surse, incluzând bazele de date Access, registrele de lucru Excel, fișierele text și documentele Word și listele de pe serverele pe care se execută Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 sau mai recent.

Explicarea modului în care se importă și se creează legături la acele surse de date depășește subiectul acestui articol. Aceste linkuri accesează informații despre importul datelor și legarea la date.

• Import sau legătură cu date dintr-o altă bază de date Access
• Import sau legătură cu date dintr-un registru de lucru Excel
• Import din sau legătură către o listă SharePoint
• Import sau legătură cu date într-un fișier text

Începutul paginii

Utilizarea unei interogări de adăugare pentru adăugarea înregistrărilor din altă bază de date

O interogare de adăugare adaugă un grup de înregistrări din unul sau mai multe tabele dintr-o bază de date sursă în unul sau mai multe tabele dintr-o bază de date destinație. De exemplu, să presupunem că aveți niște clienți noi și o bază de date care conține un tabel cu informațiile despre acei clienți. Pentru a nu introduce datele noi în mod manual, aveți posibilitatea să le adăugați la tabelul sau tabelele potrivite din baza dvs. de date. De asemenea, interogările de adăugare se pot utiliza dacă doriți să:

• Adăugați câmpuri pe bază de criterii. De exemplu, este posibil să doriți să adăugați numai numele și adresele clienților, dar nu și comenzile lor.
• Adăugați înregistrări când unele câmpuri dintr-un tabel nu există în alt tabel. De exemplu, să presupunem că tabelul dvs. Clienți are 11 câmpuri, iar câmpurile din tabelul Clienți din altă bază de date se potrivesc cu 9 din cele 11. Aveți posibilitatea să utilizați o interogare de adăugare pentru a adăuga numai datele din câmpurile care se potrivesc, ignorându-le pe celelalte.

Procesul de creare a unei interogări de adăugare urmează următorii pași de bază:

• Deschideți baza de date sursă (baza de date care conține înregistrările pe care doriți să le adăugați) și creați o interogare de selectare care returnează înregistrările pe care doriți să le adăugați.
• Efectuați conversia pentru interogarea de selectare într-o interogare de adăugare.
• Adăugați tabelele și câmpurile de destinație la interogarea de adăugare. Dacă adăugați înregistrări la o altă bază de date, trebuie să deschideți mai întâi acea bază de date, apoi să selectați tabelele.
• Executarea interogării pentru adăugarea înregistrărilor.

 Notă    Creați copii de rezervă pentru date înainte de a începe. Dacă faceți o greșeală, se pot șterge înregistrările adăugate din tabelele destinație — însă ștergerea manuală a unui număr mare de înregistrări poate dura mult timp. Cu o copie de rezervă la îndemână veți repara greșelile mai repede.

Crearea unei interogări de selectare

1. Deschideți baza de date sursă — baza de date care conține înregistrările pe care doriți să le adăugați.
2. În fila Creare, în grupul Altele, faceți clic pe Proiectare interogare.

Se afișează grila de proiectare și caseta de dialog Afișare tabel.

3. Selectați tabelul care conține înregistrările pe care doriți să le adăugați, faceți clic Adăugare, apoi pe Închidere.

Tabelul apare ca o fereastră în secțiunea de sus a grilei de proiectare a interogării. Fereastra listează toate câmpurile din tabel. Această ilustrație afișează un tabel obișnuit în proiectantul de interogare:

4. Glisați câmpurile pe care doriți să le adăugați din tabel în rândul Câmp din secțiunea de jos a grilei de proiectare a interogării.

Aveți posibilitatea să adăugați un tabel pentru fiecare coloană în partea de jos. Pentru a adăuga rapid toate câmpurile, faceți clic pe asterisc (*) în partea de sus a listei de câmpuri de tabel. Această ilustrație afișează proiectantul de tabel cu mai multe câmpuri de tabel adăugate:

Această ilustrație afișează proiectantul cu toate câmpurile adăugate:

5. În fila Proiect, în grupul Rezultate, faceți clic pe Executare.

Verificați că interogarea a returnat înregistrările pe care doriți să le adăugați. Aveți posibilitatea să debifați caseta de selectare Afișare sau să apăsați tasta DELETE pentru a elimina câmpurile nedorite, după cum este necesar. De asemenea, se pot glisa câmpuri suplimentare în grila de proiectare până când se ajunge la rezultatele dorite pentru interogare.

6. Continuați cu pașii următori.

Conversia interogării într-o interogare de adăugare

1. În fila Proiect, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Adăugare.

Se afișează caseta de dialog Adăugare.

2. Acum, aveți posibilitatea să adăugați înregistrări dintr-un tabel în altul în aceeași bază de date sau să adăugați înregistrări la un tabel dintr-o altă bază de date.

Adăugarea înregistrărilor la un tabel în aceeași bază de date

1. În caseta de dialog Adăugare, faceți clic pe Baza de date curentă (dacă nu este selectată deja), apoi selectați tabelul de destinație din lista Nume tabel.
2. Faceți clic pe OK.

În pasul 4 din secțiunea anterioară, ați adăugat o parte sau toate câmpurile din tabelul sursă în grila de proiectare a interogării. Dacă ați adăugat întreg tabelul în timpul acelui pas, Access adaugă acum întreg tabelul de destinație la rândul Adăugare la , după cum este arătat aici.

–sau–

Dacă ați adăugat câmpuri individuale în pasul 4 în secțiunea anterioară și numele de câmp din tabelele sursă și destinație se potrivesc, Access adaugă automat numele de câmpuri destinație în rândul Adăugare la, după cum este afișat aici:

–sau–

Dacă ați adăugat câmpuri individuale și unele sau toate numele din tabelele sursă și destinație nu se potrivesc, Access lasă câmpurile care nu se potrivesc din rândul Adăugare la necompletate. Faceți clic pe fiecare câmp necompletat și selectați câmpul sursă dorit din lista de rezultate, după cum este afișat aici.

3. Pentru a examina modificările, faceți clic pe Vizualizare.
4. Reveniți la vizualizarea Proiectare, apoi faceți clic pe Executare pentru a adăuga înregistrările.

Adăugarea înregistrărilor la un tabel într-o altă bază de date

1. În caseta de dialog Adăugare, faceți clic pe Altă bază de date.
2. În câmpul Nume fișier, tastați locația și numele bazei de date de destinație.
3. În câmpul Nume tabel, tastați numele tabelului de destinație, apoi faceți clic pe OK.

–sau–

Faceți clic pe Răsfoire și utilizați a doua casetă de dialog Adăugare pentru a găsi baza de date de destinație. Faceți clic pe OK după ce găsiți și selectați baza de date de destinație. Astfel, se închide a doua casetă de dialog. În prima casetă de dialog, în câmpul Nume tabel, introduceți numele tabelului destinație, apoi faceți clic pe OK.

Tastați numele tabelului destinație, apoi faceți clic pe OK pentru a închide prima casetă de dialog Adăugare.

În pasul 4 din secțiunea anterioară, ați adăugat o parte sau toate câmpurile din tabelul sursă în rândul Câmp din grila de proiectare a interogării. Dacă ați adăugat întreg tabelul în timpul acelui pas, Access adaugă acum întreg tabelul de destinație la rândul Adăugare la, după cum este arătat aici:

–sau–

Dacă ați adăugat câmpuri individuale în pasul 4 și numele de câmp din tabelele sursă și destinație se potrivesc, Access adaugă automat numele de câmpuri destinație în rândul Adăugare la, după cum este afișat aici:

–sau–

Dacă ați adăugat câmpuri individuale și unele sau toate numele din tabelele sursă și destinație nu se potrivesc, Access lasă câmpurile care nu se potrivesc din rândul Adăugare la necompletate. Faceți clic pe fiecare câmp necompletat și selectați câmpul destinație dorit din lista de rezultate, după cum este afișat aici.

4. Pentru a examina modificările, faceți clic pe Vizualizare.
5. Comutați la vizualizarea Proiectare, apoi faceți clic pe Executare pentru a adăuga înregistrările.

Începutul paginii

Metode de economisire a timpului la introducerea datelor

Access furnizează mai multe moduri de a crește viteza procesului de introducere a datelor. Procedurile din următoarele secțiuni explică modul în care se poate seta o valoare implicită pentru câmpuri și liste din formulare și cum se pot utiliza comenzile rapide de la tastatură pentru a reutiliza valori atunci când se sortează date.

Setarea unei valori implicite pentru un câmp sau un control

Dacă un număr mare de înregistrări partajează aceeași valoare pentru un câmp dat, cum ar fi un oraș sau o țară/regiune, economisiți timp setând o valoare implicită pentru controlul legat la acel câmp. Când deschideți formularul sau creați o înregistrare nouă, valorile implicite apar în acel control în mod implicit.

Setarea unei valori implicite pentru un control

1. Deschideți formularul în vizualizarea Proiectare.
2. Faceți clic pe controlul cu care doriți să lucrați, apoi faceți clic pe Proprietăți.
3. În fila Date, setați proprietatea Valoare implicită la valoarea dorită.
4. Repetați pașii 1-3 pentru a seta o valoare nouă implicită.

Specificarea unei alte valori

1. Pentru o valoare dintr-o casetă text, introduceți datele noi. Aveți posibilitatea să suprascrieți oricând o valoare implicită.

–sau–

Pentru o valoare dintr-o listă, selectați o valoare nouă din listă.

Reutilizarea valorilor în sortări

Când lucrați cu înregistrările, este posibil să aveți nevoie să sortați fiecare înregistrare utilizând după aceeași valoare. Când faceți acest lucru, economisiți timp utilizând comenzile rapide de la tastatură pentru a repeta valoarea de sortare. De exemplu, să presupunem că sortați liste de comenzi după tipul de produs. În primul tip de produs, introduceți băuturi răcoritoare pentru a sorta după comenzile unde clienții au cumpărat băuturi răcoritoare. Când treceți la următoarea înregistrare, aveți posibilitatea să copiați și să reutilizați valoarea de sortare.

 Notă   În acești pași se presupune că aveți un formular deschis în vizualizarea Formular.

1. Deplasați-vă la câmpul care reutilizează valoarea din câmpul corespondent din înregistrarea anterioară.
2. Apăsați CTRL+' (apostrof).

Începutul paginii