Actualizarea datelor utilizând o interogare

Acest articol descrie cum se creează și se execută o interogare de actualizare. Utilizați o interogare de actualizare atunci când este necesară actualizarea sau modificarea datelor existente într-un set de înregistrări.

O interogare de actualizare nu se poate utiliza pentru a adăuga înregistrări noi la o bază de date sau pentru a șterge înregistrări întregi dintr-o bază de date. Pentru a adăuga înregistrări noi la o bază de date, utilizați o interogare de adăugare, iar pentru a șterge înregistrări complete dintr-o bază de date, utilizați o interogare de ștergere. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea Vedeți și.

 Notă   Nu aveți posibilitatea să executați o interogare de actualizare într-un browser Web. Dacă doriți să executați o interogare de actualizare într-o bază de date, trebuie mai întâi să deschideți baza de date Web utilizând Access.

---

• Prezentare generală
• Crearea și executarea unei interogări de actualizare
• Actualizarea datelor dintr-un tabel în altul
• Oprirea blocării unei interogări de către modul Dezactivat
• Versiunea SQL: instrucțiunea UPDATE

---

Prezentare generală

Interogările de actualizare se utilizează pentru adăugarea, modificarea sau ștergerea datelor din înregistrări existente. O interogare de actualizare poate fi văzută ca o variantă puternică a casetei de dialog Găsire și înlocuire.

Asemănările și deosebirile dintre Găsire și înlocuire și o interogare de actualizare

Precum caseta de dialog Găsire și înlocuire, o interogare de actualizare vă permite:

• Să specificați o valoare pe care doriți să o înlocuiți.
• Să specificați o valoare de utilizat ca înlocuitor.

Spre deosebire de caseta de dialog Găsire și înlocuire, o interogare de actualizare vă permite:

• Să utilizați criteriile care nu depind de valoarea pe care doriți să o înlocuiți.
• Să actualizați numeroase înregistrări deodată.
• Să modificați înregistrări în mai multe tabele în același timp.

Restricții pentru câmpurile ce pot fi actualizate

O interogare de actualizare nu poate fi utilizată pentru a actualiza date în următoarele tipuri de câmpuri:

• Câmpuri calculate    Valorile din câmpurile calculate (câmp calculat: Un câmp, definit într-o interogare, care afișează rezultatul unei expresii și nu afișează date stocate. Valoarea se recalculează de fiecare dată când se modifică o valoare din expresie.) nu se află permanent în tabele. Ele există numai în memoria temporară a computerului după ce Access le calculează. Deoarece câmpurile calculate nu au o locație permanentă de stocare, ele nu se pot actualiza.
• Câmpurile dintr-o interogare de totaluri sau dintr-o interogare de tip tabel încrucișat    Valorile din aceste tipuri de interogare sunt calculate și, prin urmare, nu pot fi actualizate de către o interogare de actualizare.
• Câmpurile AutoNumerotare    Prin proiectare, valorile din câmpurile AutoNumerotare se modifică numai atunci când adăugați o înregistrare la un tabel.
• Câmpurile din interogările cu valori unice și din interogările cu înregistrări unice    Valorile din astfel de interogări sunt rezumate. Unele dintre valori reprezintă o singură înregistrare, iar altele reprezintă mai multe înregistrări. Operațiunea de actualizare nu este posibilă, deoarece nu este posibil să se determine ce înregistrări au fost excluse ca dubluri și, prin urmare, nu este posibil să actualizeze toate înregistrările necesare. Această restricție se aplică indiferent dacă utilizați o interogare de actualizare sau încercați să actualizați datele manual, prin introducerea valorilor într-un formular sau într-o foaie de date.
• Câmpurile dintr-o interogare de uniune    Nu aveți posibilitatea să actualizați datele din câmpurile dintr-o interogare de uniune, deoarece fiecare înregistrare care apare în două sau mai multe surse de date apare doar o singură dată în rezultatul interogării de uniune. Pentru că unele înregistrări dublate sunt eliminate din rezultate, Access nu poate actualiza toate înregistrările necesare.
• Câmpuri ce sunt chei primare    În unele cazuri, cum ar fi cazul în care câmpul cheii primare este utilizat într-o relație tabel, nu aveți posibilitatea să actualizați domeniul utilizând o interogare, decât dacă ați setat mai întâi relația să facă automat actualizările în cascadă.

 Notă   Când faceți actualizările în cascadă, Access actualizează automat valorile cheie externe atunci când modificați o valoare de cheie primară într-un tabel părinte.

Începutul paginii

Crearea și executarea unei interogări de actualizare

Ca recomandare, există doi pași principali care trebuie să îi urmați pentru a crea și a executa o interogare de actualizare: creați o interogare de selectare care identifică înregistrările pe care doriți să le actualizați, apoi convertiți această interogare în interogare de actualizare care se poate executa pentru actualizarea înregistrărilor.

 Sfat   Se recomandă să creați o copie de rezervă a bazei de date înainte să executați o interogare de actualizare. Rezultatele unei interogări de actualizare nu pot fi anulate și o copie de rezervă asigură posibilitatea de a inversa modificările în cazul în care vă răzgândiți.

Cum se copiază de rezervă baza de date

---

• Pasul 1: creați o interogare de selectare pentru a identifica înregistrările de actualizat
• Pasul 2: actualizați înregistrările

---

Pasul 1: creați o interogare de selectare pentru a identifica înregistrările de actualizat

1. Deschideți baza de date care conține înregistrările pe care doriți să le actualizați.
2. Pe fila Proiect, în grupul Macrocomenzi și cod, faceți clic pe Proiectare interogare.

Se deschide grila de proiectare a interogărilor, și se afișează caseta de dialog Afișare tabel.

3. Faceți clic pe fila Tabele.
4. Selectați tabelul sau tabelele care conțin înregistrările pe care doriți să le actualizați și faceți clic pe Adăugare, apoi pe Închidere.

Tabelul sau tabelele apar ca una sau mai multe ferestre în secțiunea de sus a grilei de proiectare de interogări, iar ferestrele afișează toate câmpurile din fiecare tabel. Următoarea ilustrație arată proiectantul de interogări cu un tabel tipic.

5. Faceți dublu clic pe câmpurile pe care doriți să le actualizați în ferestrele tabelului. Câmpurile selectate se afișează în rândul Câmp în grila de proiectare a interogării.

Aveți posibilitatea să adăugați un câmp de tabel pentru fiecare coloană din grila de proiectare a interogării.

Pentru a adăuga rapid toate câmpurile din tabel, faceți dublu clic pe asterisc (*) în partea de sus a listei de câmpuri de tabel din fereastra tabelului. Această ilustrație afișează grila de proiectare a interogării cu toate câmpurile adăugate.

6. Pentru a limita rezultatele interogării pe baza valorilor de câmp, în grila de proiectare a interogării, în rândul Criterii, introduceți criteriile pe care doriți să le utilizați pentru a limita rezultatele.

Tabel cu exemplu de criterii

7. Pe fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Executare.
8. Verificați că interogarea returnează numai înregistrările pe care doriți să le actualizați.
9. Pentru a elimina orice câmpuri care nu doriți să fie incluse în proiectarea interogării, selectați câmpurile, apoi apăsați DELETE.
10. Pentru a adăuga orice câmpuri pe care doriți să le includeți în proiectarea interogării, glisați câmpurile suplimentare în grila de proiectare a interogării.

Pasul 2: actualizați înregistrările

1. În fila Proiect, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Actualizare.

Această procedură vă arată cum se modifică o interogare de selectare într-o interogare de actualizare. Când faceți aceasta, Access adaugă rândul Actualizare la în grila de proiectare a interogării. Următoarea ilustrație afișează o interogare de actualizare care returnează toate activele achiziționate după 5 ianuarie 2005 și modifică locația în "Depozitul 3" pentru toate înregistrările care îndeplinesc criteriul respectiv.

2. Găsiți câmpul care conține datele pe care doriți să le modificați, apoi tastați expresia (criteriile de modificare) în rândul Actualizare la pentru câmpul respectiv.

Aveți posibilitatea să utilizați orice expresie validă în rândul Actualizare la.

Tabel cu expresii exemplu

3. Pe fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Executare.

Se afișează un mesaj de avertizare.

4. Faceți clic pe Da pentru a executa interogarea și a actualiza datele.

 Notă   Când executați interogarea, este posibil să observați că unele câmpuri lipsesc din setul de rezultate. Dacă interogarea conține câmpuri care nu se actualizează, Access nu afișează acele câmpuri în rezultate. De exemplu, este posibil să includeți câmpuri ID din două tabele pentru a vă asigura că interogarea dvs. identifică și actualizează înregistrările corecte. Dacă nu actualizați aceste câmpuri ID, Access nu le afișează în rezultate.

Începutul paginii

Actualizarea datelor dintr-un tabel în altul

Când este necesară actualizarea dintr-un tabel într-altul, țineți cont de această regulă: tipurile de date din câmpurile sursă și destinație trebuie să fie identice sau să fie compatibile.

În plus, atunci când actualizați date dintr-un tabel cu date din alt tabel și utilizați tipuri de date compatibile în loc de tipuri de date care se potrivesc, Access efectuează conversia tipurilor de date ale acelor câmpuri în tabelul destinație. Astfel, este posibil ca unele date din câmpurile destinație să fie trunchiate (șterse). Secțiunea Restricții pentru conversiile de tipuri de date listează modurile în care se poate sau nu se poate efectua conversia unui tip de date. Tabelul din această secțiune explică de asemenea situațiile în care conversia unui tip de date poate modifică sau elimină o parte sau toate datele dintr-un câmp și care date riscă să fie eliminate.

Procesul de actualizare a datelor dintr-un tabel în altul se bazează pe acești pași generali.

1. Creați o interogare de actualizare și adăugați atât tabelul sursă cât și tabelul destinație în interogare.
2. Creați o asociere între cele două tabele după câmpurile care conțin informațiile asociate.
3. Adăugați numele câmpurilor destinație în rândul Câmp din grila de proiectare a interogării.
4. Adăugați numele câmpurilor sursă în rândul Actualizare la din grila de proiectare a interogării utilizând următoarea sintaxă: [tabel_sursă].[câmp_sursă].

Pașii din această secțiune presupun că se utilizează două tabele similare. În acest exemplu, tabelul Clienți se află într-o bază de date pe care tocmai ați primit-o și care conține date mai recente decât tabelul Cumpărători. Se poate vedea că unele nume de manageri și de adrese au fost schimbate. Din acest motiv, decideți să actualizați tabelul Cumpărători cu date din tabelul Clienți.

Tabelul Clienți

Tabelul Clienți

În timp ce continuați, rețineți că, deși tipurile de date pentru fiecare câmp nu trebuie să se potrivească, ele trebuie totuși să fie compatibile. Access trebuie să poată efectua conversia datelor din tabelul sursă într-un tip care să poată fi utilizat de tabelul destinație. În unele cazuri, procesul de conversie poate șterge unele date. Pentru mai multe informații despre restricțiile care se aplică la conversia tipurilor de date, consultați secțiunea Restricții pentru conversiile de tipuri de date.

Crearea și executarea interogării de actualizare

 Notă   Următorii pași presupun utilizarea tabelelor mostră anterioare. Adaptați pașii de mai jos pentru a se potrivi cu datele dvs.

1. Pe fila Proiect, în grupul Macrocomenzi și cod, faceți clic pe Proiectare interogare.
2. În caseta de dialog Afișare tabel, faceți clic pe fila Tabele.
3. Faceți dublu clic pe tabelele sursă și destinație pentru a le adăuga la interogare, apoi faceți clic pe Închidere. Fiecare tabel apare într-o fereastră din proiectantul de interogări.
4. În cele mai multe cazuri, Access alătură în mod automat câmpurile dintr-o interogare. Pentru a alătura manual câmpuri care conțin informații asociate, glisați câmpul conex dintr-un tabel în câmpul echivalent din alt tabel.

De exemplu, dacă utilizați tabelele mostră afișate mai sus, glisați câmpul ID Client peste câmpul ID Clientelă. Access creează o relație între cele două tabele și utilizează relația pentru a asocia orice înregistrări înrudite.

5. În fila Proiect, în grupul Tip interogare, faceți clic pe Actualizare.
6. În tabelul destinație, faceți dublu clic pe câmpurile pe care doriți să le actualizați. Fiecare câmp apare în rândul Câmp din grila de proiectare a interogării.

Dacă utilizați tabele mostră, adăugați toate câmpurile cu excepția câmpului ID Cumpărător. Observați că numele tabelului apare în rândul Tabel din grila de proiectare a interogării.

7. În rândul Actualizare la din interogare, în fiecare coloană care conține un câmp destinație, adăugați numele tabelului sursă și câmpul din tabelul sursă care corespunde câmpului din tabelul destinație, asigurându-vă că utilizați această sintaxă: [Tabel].[Câmp], unde numele de tabel și de câmp apar încadrate în paranteze și sunt separate prin punct.

Această ilustrație arată o parte din grila de proiectare, utilizând tabelele mostră. Observați sintaxa pentru numele de tabel și de câmp din rândul Actualizare la.

Pe măsură ce continuați, rețineți că trebuie să scrieți numele de tabel și de câmp corect în rândul Actualizare la și trebuie să se potrivească orice semne de punctuație prezente în tabelul și câmpurile originale. Nu este însă necesar să se potrivească literele mari și mici.

8. Pe fila Proiectare, în grupul Rezultate, faceți clic pe Executare.
9. Faceți clic pe Da când vi se solicită confirmarea actualizării.

Restricții asupra conversiei tipurilor de date

Următorul tabel listează tipurile de date furnizate de Access, explică restricțiile impuse asupra conversiei tipurilor de date și descrie pe scurt orice pierderi de date care pot avea loc în timpul conversiei.

Începutul paginii

Oprirea blocării unei interogări de către modul Dezactivat

Dacă încercați să executați o interogare de acțiune și vi se pare că nu se întâmplă nimic, verificați bara de stare Access pentru a vedea dacă apare următorul mesaj:

Acțiunea sau evenimentul au fost blocate de Modul dezactivat.

În mod implicit, Access dezactivează toate interogările de acțiune (actualizare, adăugare, ștergere sau de tip creare tabel), în afara cazului în care baza de date se află într-o locație de încredere sau este semnată și de încredere. Dacă nu este îndeplinită niciuna din aceste două condiții, aveți în continuare posibilitatea să activați interogarea pentru sesiunea curentă a bazei de date făcând clic pe Activare conținut în Bara de mesaje.

Începutul paginii

Versiunea SQL: instrucțiunea UPDATE

Dacă vă convine să lucrați cu SQL, este posibil, de asemenea, să scrieți o instrucțiune UPDATE utilizând vizualizarea SQL. Pentru a utiliza vizualizarea SQL, creați o interogare necompletată, nouă, apoi comutați la vizualizarea SQL.

Această secțiune prezintă sintaxa pentru o instrucțiune UPDATE și un exemplu de instrucțiune UPDATE.

Sintaxă

UPDATE tabel    SET valoare nouă    WHERE criterii;

Instrucțiunea UPDATE are următoarele părți:

Observații

Instrucțiunea UPDATE este utilă mai ales dacă doriți să modificați multe înregistrări sau dacă înregistrările pe care doriți să le modificați sunt în tabele multiple.

Se pot modifica mai multe câmpuri în același timp. Următorul exemplu mărește valorile din Volum comandă cu 10 procente și valorile din Transport cu 3 procente pentru expeditorii din Marea Britanie:

UPDATE Orders

SET OrderAmount = OrderAmount * 1.1,

Freight = Freight * 1.03

WHERE ShipCountry = 'UK';