Activități elementare pentru o bază de date desktop Access 2013

Bazele de date Access vă pot ajuta să stocați și să urmăriți aproape orice tip de informații, cum ar fi inventare, persoane de contact sau procese de afaceri. Să parcurgem căile pe care le puteți urma pentru a crea o bază de date desktop Access, a adăuga date în aceasta și a afla despre următorii pași pentru particularizarea și utilizarea noii baze de date.

 Notă    Dacă vă interesează mai mult bazele noul tip de aplicații Access proiectate pentru web, vedeți cu să creați o aplicație Access și aflați despre activitățile de bază pentru o aplicație Access.

Pentru mai multe informații despre caracteristicile noi disponibile, consultați Noutăți în Access 2013.

Alegerea unui șablon

Șabloanele Access au tabele, interogări, formulare și rapoarte încorporate, gata de a fi utilizate. O gamă de șabloane este primul lucru pe care îl veți observa atunci când porniți Access și puteți să căutați online mai multe șabloane.

vizualizarea șabloane din ecranul de pornire

  1. În Access, faceți clic pe Fișier > Nou.
  2. Selectați un șablon de bază de date desktop și introduceți un nume pentru baza de date sub Nume fișier. (Dacă nu vedeți un șablon care vi se potrivește, utilizați caseta Căutați șabloane online.)
  3. Puteți fie să utilizați locația implicită pe care o afișează Access, sub caseta Nume fișier, fie să faceți clic pe pictograma folder pentru a alege unul.
  4. Faceți clic pe Creare.

crearea unei baze de date desktop dintr-un șablon

În funcție de șablon, poate fi necesar să efectuați oricare dintre următoarele activități pentru a începe:

  • Dacă Access afișează o casetă de dialog Conectare cu o listă goală de utilizatori:
  1. Faceți clic pe Utilizator nou.
  2. Completați formularul Detalii utilizator.
  3. Faceți clic pe Salvare și închidere.
  4. Selectați numele de utilizator pe care tocmai l-ați introdus, apoi faceți clic pe Conectare.
  • Dacă Access afișează un mesaj Avertisment de securitate în bara de mesaje și aveți încredere în sursa șablonului, faceți clic pe Activare conținut. Dacă baza de date necesită conectare, conectați-vă din nou.

Pentru mai multe informații, consultați Crearea unei baze de date desktop Access dintr-un șablon.

Crearea unei baze de date de la zero

Dacă niciunul dintre șabloane nu vă întrunește cerințele, puteți începe de la o bază de date desktop necompletată.

  1. Din Access, faceți clic pe Nou > Bază de date desktop necompletată.
  2. Tastați un nume pentru baza dvs. de date în caseta Nume fișier.
  3. Puteți fie să utilizați locația implicită pe care o afișează Access, sub caseta Nume fișier, fie să faceți clic pe pictograma folder pentru a alege unul.
  4. Faceți clic pe Creare.

Adăugarea unui tabel

Într-o bază de date, informațiile dvs. sunt stocate în mai multe tabele asociate. Pentru a crea un tabel:

  1. Când deschideți baza dvs. de date pentru prima dată, veți vedea un tabel necompletate în vizualizarea Foaie de date, în care puteți adăuga datele. Pentru a adăuga alt tabel, faceți clic pe fila Creare > Tabel. Puteți fie să începeți să introduceți date în câmpul necompletat (celulă), fie să lipiți date din altă sursă, cum ar fi un registru de lucru Excel.
  2. Pentru a redenumi o coloană (câmp), faceți dublu clic pe titlul coloanei, apoi tastați numele nou.

 Sfat    Denumirile semnificative vă ajută să știți ce conține fiecare câmp fără a-i vedea conținutul.

  1. Faceți clic pe Fișier > Salvare.
  • Pentru a adăuga mai multe câmpuri, tastați în coloana Faceți clic pentru adăugare.
  • Pentru a muta o coloană, selectați-o făcând clic pe titlul ei, apoi glisați-o acolo unde doriți. De asemenea, puteți să selectați coloane alăturate și să le glisați pe toate într-o locație nouă.

Pentru mai multe informații, consultați Introducere în tabele.

Copierea și lipirea datelor

Puteți să copiați și să lipiți date din alt program, cum ar fi Excel sau Word, într-un tabel Access. Metoda funcționează cel mai bine dacă datele sunt separate în coloane. Dacă datele sunt într-un program de procesare a textului, cum ar fi Word, utilizați etichete pentru a separa coloanele sau efectuați conversia acestora într-un format de tabel înainte de a copia.

  1. Dacă datele necesită editare, cum ar fi separarea numelor complete în nume și prenume, faceți acest lucru mai întâi în programul sursă.
  2. Deschideți sursa și copiați (Ctrl + C) datele.
  3. Deschideți tabelul Access în care doriți să adăugați datele în vizualizarea Foaie de date și lipiți-le (Ctrl + V).
  4. Faceți dublu clic pe fiecare titlu de coloană și tastați un nume semnificativ.
  5. Faceți clic pe Fișier > Salvare și dați un nume noului tabel.

 Notă    Access setează tipul de date al fiecărui câmp pe baza informațiilor pe care le lipiți în primul rând al fiecărei coloane, așa că asigurați-vă că informațiile din rândurile următoare corespund primului rând.

Importul datelor sau legarea la date

Puteți fie să importați datele din alte surse, fie să creați o legătură la date din Access, fără a muta informațiile de unde sunt stocate. Legarea poate fi o opțiune bună dacă mai mulți utilizatori actualizează datele și doriți să vă asigurați că vedeți cea mai recentă versiune sau dacă doriți să salvați spațiu de stocare. Puteți alege să legați sau să importați date pentru majoritatea formatelor.

Opțiuni filă Date externe

Procesul diferă ușor, în funcție de sursa de date, însă aceste instrucțiuni vă vor ajuta să începeți:

  1. În fila Date externe, faceți clic pe formatul de date pe care îl veți importa sau la care vă veți lega. Dacă nu vedeți formatul corect, faceți clic pe Mai mult.

 Notă    Dacă tot nu puteți găsi formatul corect, poate fi necesar să exportați datele mai întâi într-un format de fișier acceptat de Access (de exemplu, un fișier text delimitat (fișier text delimitat: Un fișier conținând date în care valorile câmpurilor individuale sunt separate de un caracter, cum ar fi o virgulă sau un tabulator.)).

  1. Urmați instrucțiunile din caseta de dialog Preluare date externe.

Când creați legătura, unele formate sunt disponibile ca doar în citire. Iată sursele externe din care puteți importa date sau la care vă puteți lega datele:

Import Legare
Microsoft Excel Da Da
(doar în citire)
Microsoft Access Da Da
Baze de date ODBC, cum ar fi SQL Server Da Da
Fișiere text sau de valori separate prin virgulă (CSV) Da Da
(adăugați doar înregistrări noi)
Listă SharePoint Da Da
XML Da
Servicii de date Da
(doar în citire)
Document HTML Da Da
Folder Outlook Da Da

Pentru mai multe informații, consultați Importul datelor într-o bază de date Access și Importul datelor dintr-o bază de date Access.

Organizarea datelor cu Analizorul de tabel

Puteți să utilizați Expertul Analizor de tabel pentru a identifica rapid datele redundante. Expertul furnizează apoi o modalitate simplă de a organiza datele în tabele separate. Access păstrează tabelul original sub formă de copie de rezervă.

  1. Deschideți baza de date Access care conține tabelul pe care doriți să-l analizați.
  2. Faceți clic pe Instrumente bază de date > Analizare tabel.

Primele două pagini din expert conțin un scurt asistent de instruire cu exemple. Dacă vedeți o casetă de selectare etichetată Se afișează pagini introductive?, atunci bifați caseta și faceți clic de două ori pe Înapoi pentru a vedea introducerea. Dacă nu doriți să vedeți paginile introductive, debifați Se afișează pagini introductive?

Începutul paginii Începutul paginii

Pașii următori

Restul procesului de proiectare variază în funcție de ceea ce doriți să faceți, dar se recomandă să luați în considerare crearea de interogări, formulare, rapoarte și macrocomenzi. Aceste articole vă pot fi de ajutor:

Începutul paginii Începutul paginii

 
 
Se aplică la:
Access 2013