Activități de bază în Access 2010

Introducere în Office 2010 Iată câteva activități de bază care se pot efectua pentru a vă ajuta să învățați cum să utilizați Microsoft Access 2010.

 


În acest articol


Ce este Access?

Access 2010 este un instrument pentru proiectarea aplicațiilor de baze de date și implementarea acestora, instrument care poate fi utilizat pentru a urmări informațiile importante. Este posibil să păstrați datele pe computer sau să le publicați pe Web, astfel încât și alte persoane să poată utiliza baza de date folosind un browser Web.

Multe persoane încep să utilizeze Access când programul pe care îl utilizează pentru a urmări ceva devine din ce în ce mai puțin potrivit pentru activitatea respectivă. De exemplu, să presupunem că sunteți organizator de evenimente și doriți să urmăriți toate detaliile pe care trebuie să le gestionați pentru a organiza evenimente de succes. Dacă utilizați un procesor de text sau un program de calcul tabelar pentru acest lucru, este posibil să întâmpinați curând probleme cu date dublură sau neuniforme. Aveți posibilitatea să utilizați software de planificare, însă urmărirea informațiilor financiare într-un calendar nu este o alegere bună.

Baze de date relaționale în Access

Uneori, aveți nevoie de o bază de date relațională pentru a urmări astfel de informații: un depozit de date care a fost împărțit în colecții mai mici de date (numite tabele) pentru a elimina redundanța, apoi au fost asociate pe baza unor fragmente comune de informații (numite câmpuri). De exemplu, o bază de date relațională pentru organizarea de evenimente poate conține un tabel cu informațiile despre clienți, un tabel cu informații despre furnizori și un tabel cu informații despre eveniment. Tabelul cu informații despre eveniment poate avea un câmp care să îl asocieze cu tabelul despre clienți și un câmp care să îl asocieze cu tabelul despre furnizori. Astfel, de exemplu, dacă s-a modificat numărul de telefon al unui furnizor, informațiile se pot modifica o singură dată în tabelul cu furnizori, în loc să se modifice în fiecare eveniment care implică furnizorul.

Access este un instrument pe care aveți posibilitatea să îl utilizați pentru a dezvolta rapid și ușor aplicații de baze de date relaționale care vă ajută să gestionați informațiile. Aveți posibilitatea să creați o bază de date care să vă ajute să urmăriți aproape orice tip de informații, cum ar fi inventare, persoane de contact pentru afaceri sau procese de afaceri. De fapt, Access este însoțit de șabloane pe care aveți posibilitatea să le utilizați imediat pentru a urmări o varietate de informații, facilitând experiența chiar și pentru un începător.

Când deschideți Access

Când porniți Access 2010, vedeți vizualizarea Microsoft Office Backstage, de unde aveți posibilitatea să obțineți informații despre baza de date curentă, să creați o bază de date nouă, să deschideți o bază de date existentă și să vizualizați conținutul recomandat de la Office.com.

Vizualizarea Backstage din Access 2010

De asemenea, vizualizarea Backstage conține multe alte comenzi pe care aveți posibilitatea să le utilizați pentru a regla, a întreține sau a partaja bazele dvs. de date. Comenzile din vizualizarea Backstage se aplică, în general, unei întregi baze de date, iar nu obiectelor din interiorul unei baze de date.

 Notă   Aveți posibilitatea să ajungeți la vizualizarea Backstage în orice moment, dacă faceți clic pe fila Fișier.

Începutul paginii Începutul paginii

Găsirea și aplicarea unui șablon

Access vă oferă o mare varietate de șabloane care pot fi utilizate pentru a accelera procesul de creare a bazei de date. Un șablon este o bază de date gata de a fi utilizată, care conține toate tabelele, interogările, formularele și rapoartele necesare efectuării activităților specifice. De exemplu, există șabloane care pot fi utilizate pentru a urmări probleme, pentru a gestiona persoane de contact sau pentru a ține o evidență a cheltuielilor. Unele șabloane conțin câteva exemple de înregistrări care demonstrează modul de utilizare. Bazele de date șablon pot fi utilizate așa cum sunt sau pot fi particularizate pentru a se potrivi mai bine cu nevoile dvs.

Pentru a găsi și a aplica un șablon în baza de date, procedați astfel:

  1. Pe fila Fișier, faceți clic pe Nou.
  2. Sub Șabloane disponibile, alegeți una dintre următoarele variante:
  • Pentru a utiliza din nou un șablon pe care l-ați utilizat recent, faceți clic pe Șabloane recente, apoi selectați șablonul dorit.
  • Pentru a utiliza din nou un șablon pe care l-ați instalat deja, faceți clic pe Șabloanele mele, apoi selectați șablonul dorit.
  • Pentru a găsi un șablon pe Office.com, sub Șabloane Office.com, faceți clic pe o categorie de șabloane, selectați șablonul dorit, apoi faceți clic pe Descărcare pentru a descărca șablonul de la Office.com pe computer.

 Notă    De asemenea, este posibil să căutați șabloane în Office.com din cadrul Access. În caseta Căutare șabloane la Office.com, tastați unul sau mai mulți termeni de căutare, apoi faceți clic pe butonul săgeată pentru a căuta.

  1. Opțional, faceți clic pe pictograma folder de lângă caseta Nume de fișier pentru a răsfoi la o locație unde doriți să creați baza de date. Dacă nu indicați o locație anume, Access creează baza de date în locația implicită care se afișează sub caseta Nume de fișier.
  2. Faceți clic pe Creare.

Access creează baza de date și o deschide pentru utilizare.

Începutul paginii Începutul paginii

Crearea unei baze de date de la zero

 Notă   Dacă doriți o introducere mai detaliată în conceptele care stau la baza utilizării Access pentru a crea o bază de date, consultați articolul Noțiuni de bază despre proiectarea bazelor de date.

Dacă niciunul dintre șabloane nu se potrivește nevoilor dvs. sau dacă aveți date în alt program pe care doriți să le utilizați în Access, poate vă hotărâți că este mai bine să creați o bază de date de la zero. În Access 2010, aveți de ales: o bază de date desktop standard sau o bază de date Web.

 Notă   Pentru mai multe informații despre bazele de date Web, consultați articolul Construirea unei baze de date pentru partajare pe Web.

Pentru a crea o bază de date nouă, procedați astfel:

  1. Porniți Access.
  2. Pe fila Nou, în vizualizarea Backstage, faceți clic pe Bază de date necompletată sau pe Bază de date Web necompletată.

 Important   Alegerea pe care o faceți aici va determina ce caracteristici sunt disponibile în baza de date. Bazele de date desktop nu se pot publica pe Web, iar bazele de date Web nu acceptă anumite caracteristici desktop, cum ar fi interogările de totaluri.

  1. În dreapta, tastați un nume pentru baza de date în caseta Nume de fișier.

Pentru a modifica locația în care creați fișierul, faceți clic pe Răsfoire Imagine buton, lângă caseta Nume fișier, navigați și selectați noua locație, apoi faceți clic pe OK.

  1. Faceți clic pe Creare.

Access creează baza de date, apoi deschide un tabel necompletat (denumit Tabel1) în vizualizarea Foaie de date (Vizualizare foaie de date: O vizualizare care afișează datele dintr-un tabel, formular, interogare, vizualizare sau procedură stocată în format rânduri și coloane. În vizualizare foaie de date se pot edita câmpuri, adăuga și șterge date și căuta date.).

  1. Access plasează cursorul în prima celulă goală din coloana Faceți clic pentru adăugare din tabelul nou.

Pentru a adăuga date, începeți să tastați. Mai aveți posibilitatea să lipiți date dintr-o altă sursă, după cum este descris în secțiunea Lipirea datelor dintr-o altă sursă într-un tabel Access, mai jos în acest articol.

 Note 

  • Introducerea datelor în vizualizarea Foaie de date este proiectată să fie similară cu introducerea datelor într-o foaie de lucru Excel. Restricțiile principale sunt reprezentate de faptul că datele trebuie introduse în rânduri și coloane alăturate, începând din colțul din stânga sus al foii de date. Nu se recomandă să încercați să formatați datele introducând înregistrări sau coloane necompletate, așa cum ați face într-o foaie de calcul Excel, deoarece acest lucru va însemna risipă de spațiu în tabel. Tabelul conține numai datele dvs. Toate reprezentările acelor date se vor efectua în formularele și rapoartele pe care le veți proiecta mai târziu.

Dacă nu doriți să introduceți date în acest moment, faceți clic pe Închidere Imagine buton.

 Notă   Access va șterge Tabel1 dacă îl închideți fără să salvați.

Începutul paginii Începutul paginii

Deschiderea unei baze de date Access existente

 Sfat   Pentru a deschide rapid una dintre ultimele baze de date pe care le-ați deschis, pe fila Fișier, faceți clic pe Recent, apoi faceți clic pe numele fișierului.

  1. În fila Fișier, faceți clic pe Deschidere.
  2. Faceți clic pe o comandă rapidă în caseta de dialog Deschidere sau, în caseta Privire în, faceți clic pe unitatea sau folderul care conține baza de date dorită.
  3. În lista de foldere, faceți dublu clic pe foldere până când deschideți folderul care conține baza de date.
  4. Când găsiți baza de date, alegeți una dintre variantele următoare:
  • Pentru a deschide baza de date în modul de deschidere implicit, faceți dublu clic pe ea.
  • Pentru a deschide baza de date pentru acces partajat într-un mediu multi-utilizator (bază de date multiutilizator (partajată): O bază de date care permite ca mai mult de un singur utilizator să acceseze și să modifice același set de date în același timp.), astfel încât și dvs. și alți utilizatori să citiți și să scrieți în baza de date în același timp, faceți clic pe Deschidere.
  • Pentru a deschide baza de date doar în citire, astfel încât să poată vizualizată dar nu și editată, faceți clic pe săgeata de lângă butonul Deschidere, apoi pe Deschidere doar în citire.
  • Pentru a deschide baza de date pentru acces exclusiv, astfel încât să nu poată fi deschisă de altcineva cât timp o aveți deschisă, faceți clic pe săgeata de lângă butonul Deschidere, apoi pe Deschidere exclusivă.
  • Pentru a deschide o bază de date pentru acces doar în citire, faceți clic pe săgeata de lângă butonul Deschidere, apoi pe Deschidere exclusiv doar în citire. Alți utilizatori vor avea în continuare posibilitatea să deschidă baza de date, dar vor avea acces doar în citire.

Dacă nu găsiți baza de date pe care doriți să o deschideți     

  1. În caseta de dialog Deschidere, faceți clic pe comanda rapidă Computerul meu, sau, în caseta Privire în, faceți clic pe Computerul meu.
  2. În lista de unități, faceți clic cu butonul din dreapta pe unitatea care credeți că este posibil să conțină baza de date, apoi faceți clic pe Căutare.
  3. Introduceți criteriile de căutare, apoi apăsați ENTER pentru a căuta în baza de date.
  4. Dacă se găsește baza de date, deschideți-o făcând dublu clic pe caseta de dialog Rezultate căutare.

 Notă   Deoarece căutarea a fost inițiată din caseta de dialog Deschidere, trebuie să faceți clic pe Revocare în acea casetă de dialog înainte să se deschidă baza de date.

Aveți posibilitatea să deschideți direct un fișier de date într-un format de fișier extern (cum ar fi dBASE, Paradox, Microsoft Exchange sau Excel). De asemenea, aveți posibilitatea să deschideți direct orice sursă de date ODBC (Sursă de date ODBC: Datele și informațiile necesare pentru a accesa datele din programe și baze de date care acceptă protocolul ODBC (Open Database Connectivity).), cum ar fi Microsoft SQL Server sau Microsoft FoxPro. Access creează automat o bază de date Access nouă în același folder cu fișierul de date și adaugă linkuri la fiecare tabel din baza de date externă.

Începutul paginii Începutul paginii

Introducere în utilizarea noii baze de date

În funcție de șablonul pe care l-ați utilizat, este posibil să fie necesar să faceți una sau mai multe dintre următoarele pentru a începe să utilizați noua bază de date:

  • Dacă Access afișează o casetă de dialog Login cu o listă goală de utilizatori, utilizați următoarea procedură pentru a începe:
  1. Faceți clic pe Utilizator nou.
  2. Completați formularul Detalii utilizator.
  3. Faceți clic pe Salvare și închidere.
  4. Selectați numele de utilizator pe care tocmai l-ați introdus, apoi faceți clic pe Login.
  • Dacă Access afișează o foaie de date necompletată, începeți să tastați datele direct în foaia de date respectivă sau faceți clic pe alte butoane și file pentru a explora baza de date.
  • Dacă Access afișează o pagină Introducere, aveți posibilitatea să faceți clic pe linkurile de pe pagina respectivă pentru a afla mai multe despre baza de date sau să faceți clic pe alte butoane și file pentru a explora baza de date.
  • Dacă Access afișează un mesaj Avertisment de securitate în bara de mesaje și aveți încredere în sursa șablonului, faceți clic pe Activare conținut. Dacă baza de date necesită un login, va trebui să faceți login din nou.

În cazul bazelor de date desktop și Web, puteți să începeți, de asemenea, cu unul dintre pașii următori:

Începutul paginii Începutul paginii

Adăugarea unui tabel

Aveți posibilitatea să adăugați un tabel nou la o bază de date existentă dacă utilizați instrumentele din grupul Tabele, din fila Creare.

Grupul Tabele din fila Creare

 Notă   Într-o bază de date Web, este disponibilă numai comanda Tabel în grupul Tabele.

Indiferent de vizualizarea cu care începeți, aveți întotdeauna posibilitatea să comutați la cealaltă vizualizare utilizând butoanele de vizualizare din bara de stare a ferestrei Access.

Crearea unui tabel necompletat în vizualizarea Foaie de date     În vizualizarea Foaie de date, aveți posibilitatea să introduceți date imediat și să lăsați Access să genereze în fundal structura tabelului. Numele de câmp se atribuie automat (Câmp1, Câmp2 etc.), iar Access setează tipul de date pentru câmp pe baza tipului de date pe care îl introduceți.

  1. Pe fila Creare, în grupul Tabele, faceți clic pe Tabel Imagine buton.
  2. Access creează tabelul, apoi plasează cursorul în prima celulă goală din coloana Faceți clic pentru adăugare.
  3. Pentru a adăuga date, începeți să tastați în prima celulă necompletată sau să lipiți date dintr-o altă sursă, după cum este descris mai jos în acest articol.
  • Pentru a redenumi o coloană (un câmp), faceți dublu clic pe titlul coloanei, apoi tastați numele nou.

 Sfat   Denumiți fiecare câmp cu un nume semnificativ, astfel încât să știți ce conține fără să trebuiască să vă uitați la date.

  • Pentru a muta o coloană, selectați-o făcând clic pe titlul ei, apoi glisați-o acolo unde doriți. De asemenea, aveți posibilitatea să selectați mai multe coloane alăturate și să le glisați pe toate într-o locație nouă.

Pentru a adăuga mai multe câmpuri în tabel, fie începeți să tastați în coloana Faceți clic pentru adăugare din vizualizarea Foaie de date, fie adăugați câmpuri noi, utilizând comenzile din grupul Adăugare și ștergere de pe fila Câmpuri.

Crearea unui tabel începând din vizualizarea Proiect     În vizualizarea Proiect, creați mai întâi structura tabelului nou. Apoi, comutați la vizualizarea Foaie de date pentru a introduce date sau introduceți datele utilizând altă metodă, cum ar fi cu un formular.

 Notă   Vizualizarea Proiect nu este disponibilă pentru tabelele dintr-o bază de date Web.

  1. Pe fila Creare, în grupul Tabele, faceți clic pe Proiectare tabel Imagine buton.
  2. Pentru fiecare câmp din tabel, tastați un nume în coloana Nume câmp, apoi selectați un tip de date din lista Tip de date.
  3. Aveți posibilitatea să introduceți informații suplimentare pentru fiecare câmp în coloana Descriere. Descrierea pe care o introduceți se afișează în bara de stare atunci când punctul de inserare se află în acel câmp și se utilizează ca text în bara de stare pentru orice controale pe care le creați glisând câmpul din panoul Listă de câmpuri într-un formular sau raport, și pentru orice controale care se creează pentru acel câmp de către expertul Formular sau expertul Raport.
  4. După ce adăugați toate câmpurile, salvați tabelul:
    • În fila Fișier, faceți clic pe Salvare.
  5. Începeți introducerea de date în tabel oricând, comutând la vizualizarea Foaie de date, făcând clic în prima celulă necompletată și tastând. De asemenea, aveți posibilitatea să lipiți date din altă sursă, după cum este descris în următoarea secțiune.

Crearea unui tabel pe baza unei liste SharePoint    Cu o listă SharePoint, datele dvs. se pot utiliza de către persoane care nu au Access. Mai mult, datele din listă se stochează pe un server, care oferă în general o protecție mai bună împotriva pierderii de date decât fișierele stocate pe un computer desktop. Fie începeți cu o listă nouă, fie creați o legătură la o listă existentă. Trebuie să aveți suficiente permisiuni pe site-ul SharePoint în care doriți să creați lista; acestea pot varia în funcție de site, deci contactați administratorul SharePoint pentru a afla detaliile despre opțiunile dvs.

 Notă   Această caracteristică nu este disponibilă într-o bază de date Web.

  1. Pe fila Creare, în grupul Tabele, faceți clic pe Liste SharePoint.
  2. Aveți posibilitatea să utilizați unul dintre șabloanele de listă pentru a crea o listă SharePoint standard, cum ar fi Persoane de contact sau Evenimente.

De asemenea, aveți posibilitatea să alegeți să creați o listă particularizată sau să creați o legătură la sau să importați o listă existentă. Faceți clic pe opțiunea dorită.

  1. Dacă alegeți oricare dintre șabloanele de listă sau pentru a crea o listă particularizată, caseta de dialog Creare listă nouă se deschide pentru a vă ghida pe parcursul procesului. Dacă alegeți să utilizați o listă existentă, caseta de dialog Preluare date externe se deschide pentru a vă ajuta.

Pentru mai multe informații despre tabele, consultați articolul Introducere în tabele.

Începutul paginii Începutul paginii

Lipirea datelor dintr-o altă sursă într-un tabel Access

Dacă datele dvs. sunt stocate în alt program, cum ar fi Excel, aveți posibilitatea să copiați și să lipiți datele într-un tabel Access. În general, acest lucru funcționează cel mai bine dacă datele dvs. sunt deja separate în coloane, cum se întâmplă într-o foaie de lucru Excel. Dacă datele dvs. sunt într-un program de procesare de text, mai întâi trebuie să le separați în coloane de date utilizând tabulatori sau să ordonați datele într-un tabel în programul de procesare de text, apoi să le copiați. Dacă datele dvs. necesită editare sau manipulare (de exemplu, separarea numelor complete în nume și prenume), efectuați aceste operațiuni înainte să copiați datele, mai ales dacă nu sunteți obișnuit cu Access.

Când lipiți datele într-un tabel necompletat, Access setează tipul de date pentru fiecare câmp în funcție de tipul de date pe care le întâlnește. De exemplu, dacă un câmp lipit care conține numai valori, Access aplică tipul de date Dată/oră pentru câmpul respectiv. Dacă câmpul lipit conține numai cuvintele „da“ și „nu“, Access va aplica tipul de date Da/Nu.

Access denumește câmpurile în funcție de ce găsește în primul rând al datelor lipite. Dacă primul rând de date lipite este similar cu rândurile care urmează, Access determină că primul rând face parte din datele efective și denumește câmpurile în mod generic (Câmp1, Câmp2 etc.), Dacă primul rând de date lipite nu este similar cu următoarele rânduri, Access utilizează primul rând ca nume de câmp și exclude primul rând din datele efective.

Dacă Access atribuie nume de câmp generice, trebuie să le redenumiți cât de curând, pentru a evita încurcăturile. Utilizați următoarea procedură:

  1. Pe fila Fișier, faceți clic pe Salvare pentru a salva tabelul.
  1. În vizualizarea Foaie de date, faceți dublu clic pe fiecare titlu de coloană, apoi tastați un nume pentru coloană.
  2. Salvați din nou tabelul.

Începutul paginii Începutul paginii

Importul sau legarea datelor dintr-o altă sursă

Este posibil să aveți date pe care le-ați colectat în alt program și pe care doriți să le utilizați în Access. Poate lucrați cu alte persoane, care stochează datele în alte programe și doriți să lucrați cu datele lor în Access. Sau poate aveți mai multe surse de date disparate și aveți nevoie de un „panou de comandă“ unde să aveți posibilitatea să le adunați, pentru analiză mai aprofundată.

Access facilitează importul sau legarea la date din alte programe. Aveți posibilitatea să aduceți în Access date de pe o foaie de lucru Excel, dintr-un tabel dintr-o altă bază de date Access, dintr-o listă SharePoint sau din oricare dintr-o varietate de alte surse. Procesul diferă ușor, în funcție de sursa de date, însă aceste instrucțiuni vă vor ajuta să începeți:

  1. În fila Date externe, în grupul Import și legare, faceți clic pe comanda pentru tipul de fișier din care importați.

De exemplu, dacă importați date dintr-o foaie de lucru Excel, faceți clic pe Excel. Dacă nu vedeți tipul corect de program, faceți clic pe Mai multe.

 Notă   Dacă nu reușiți să găsiți tipul de format corect în grupul Import și legare, este posibil să trebuiască să porniți programul în care ați creat datele, apoi să utilizați programul respectiv pentru a salva datele în formatul de fișier acceptat de Access (cum ar fi un fișier text delimitat (fișier text delimitat: Un fișier conținând date în care valorile câmpurilor individuale sunt separate de un caracter, cum ar fi o virgulă sau un tabulator.)), apoi să importați sau să creați o legătură la date.

  1. În caseta de dialog Preluare date externe, faceți clic pe Răsfoire pentru a găsi fișierul de date sursă sau tastați calea completă către fișierul de date sursă în caseta Nume de fișier.
  2. Faceți clic pe opțiunea pe care o doriți sub Specificați cum și unde se stochează datele în baza de date curentă. Aveți posibilitatea să creați un tabel nou care utilizează date importate sau să creați un tabel legat care menține o legătură la sursa de date.
  3. Faceți clic pe OK.

În funcție de opțiunea dvs., se deschide caseta de dialog Legare obiecte sau caseta de dialog Import obiecte.

  1. Utilizați caseta de dialog pentru a termina procesul. Pașii de urmat depind de opțiunile de import sau de legare pe care le alegeți.
  2. Pe ultima pagină a expertului, faceți clic pe Terminare.

Dacă alegeți să importați, Access vă solicită să salvați detaliile operațiunii de import pe care tocmai ați terminat-o.

  1. Dacă credeți că veți efectua aceeași operațiune din nou, faceți clic pe Salvare pași de import, apoi introduceți detaliile.

Aveți posibilitatea să reproduceți cu ușurință operațiunea de import dacă faceți clic pe Importuri salvate în grupul Import din fila Date externe, pe specificațiile de import, apoi pe Executare.

  1. Dacă nu doriți să salvați detaliile operațiunii, faceți clic pe Închidere.

Access importă datele într-un tabel nou, apoi afișează tabelul sub Tabele în Panoul de navigare.

Pentru a afla mai multe despre modul în care se importă date în Access, urmați linkurile din secțiunea Consultați și.

Începutul paginii Începutul paginii

Următorii pași

Restul procesului de proiectare variază în funcție de scopurile dvs., însă doriți probabil să luați în considerare crearea de interogări, formulare, rapoarte și macrocomenzi. Acest articol nu asigură informații despre crearea obiectelor bază de date suplimentare.

Pentru mai multe informații, consultați aceste articole:

Începutul paginii Începutul paginii

Importul datelor dintr-o foaie de calcul sau din alt program

Dacă sunteți obișnuit cu alte programe de foi de calcul sau de baze de date, probabil că știți elementele de bază ale modului în care funcționează aceste aplicații și la ce sunt utile bazele de date. Access este diferit de multe dintre aplicațiile de baze de date, deoarece permite crearea bazelor de date relaționale (bază de date relațională: Un tip de bază de date care stochează informația în tabele. Utilizează valori care se potrivesc din două tabele pentru stabilirea unei relații între datele dintr-un tabel și datele din celălalt tabel. În mod obișnuit, într-o bază de date relațională se stochează un tip specific de date o singură oară.) și diferă și mai mult de majoritatea programelor de calcul tabelar, oferind instrumente pentru dezvoltarea interogărilor, formularelor și rapoartelor sofisticate. De asemenea, Access furnizează multe opțiuni pentru lucrul cu alte programe de baze de date, cum ar fi SQL Server.

Importul unei foi de lucru Excel în Access

Multe persoane încep să lucreze cu Access după ce creează mai întâi o listă în Excel. Excel este un mediu foarte bun pentru construirea de liste, dar pe măsură ce lista crește, devine mai greu de organizat și de menținut într-o stare actualizată. Mutarea listei în Access este următorul pas logic.

O bază de date este similară ca structură cu o foaie de lucru, în sensul că datele sunt stocate în rânduri și coloane. Ca urmare, este de obicei ușor de importat o foaie de lucru într-un tabel dintr-o bază de date. Principala diferență dintre stocarea datelor într-o foaie de lucru și stocarea lor într-o bază de date este modul în care sunt organizate datele. Simplul import al întregii foi de lucru ca un tabel nou într-o bază de date nu va rezolva problemele legate de organizarea și actualizarea datelor, mai ales dacă foaia de lucru conține date redundante. Pentru a rezolva aceste probleme, trebuie să divizați datele din foaia de calcul în tabele separate, fiecare cu datele sale asociate. Pentru mai multe informații despre cum se aranjează datele în tabele, consultați articolul Noțiuni de bază despre proiectarea bazelor de date.

Access prezintă caracteristica Expert Analizor de tabel, care ajută la executarea acestui proces. După ce importați date într-un tabel, expertul vă ajută să divizați tabelul în tabele separate, fiecare conținând date care nu sunt dubluri în niciun alt tabel. Expertul creează de asemenea relațiile necesare între tabele.

Începutul paginii Începutul paginii

Importul unei foi de lucru Excel ca tabel într-o bază de date nouă

  1. Pe fila Fișier, faceți clic pe Nou, apoi pe Bază de date necompletată.
  2. Tastați un nume pentru baza de date nouă în caseta Nume de fișier, apoi faceți clic pe Creare.

Baza de date nouă se deschide, iar Access creează un tabel nou necompletat, Tabel1.

  1. Închideți Tabel1.

Când vi se solicită salvarea modificărilor din Tabel1, faceți clic pe Nu.

  1. Pe fila Date externe, în grupul Import și legare, faceți clic pe Excel. Imagine buton
  2. În caseta de dialog Preluare date externe, faceți clic pe Răsfoire.
  3. Utilizați caseta de dialog Deschidere fișier pentru a găsi fișierul dvs.
  4. Selectați fișierul, apoi faceți clic pe Deschidere.
  5. În caseta de dialog Preluare date externe, asigurați-vă că este selectată opțiunea Se importă datele sursă într-un tabel nou din baza de date curentă.
  6. Faceți clic pe OK.

Pornește expertul Import foaie de calcul și vă pune câteva întrebări despre datele dvs.

  1. Urmați instrucțiunile făcând clic pe Următorul sau Înapoi pentru a naviga în pagini. În ultima pagină a expertului, faceți clic pe Terminare.

 Notă   Access vă solicită să salvați detaliile operațiunii de import pe care tocmai ați terminat-o. Dacă credeți că veți efectua aceeași operațiune din nou, faceți clic pe Da, apoi introduceți detaliile. Aveți posibilitatea să reproduceți operațiunea în viitor făcând clic pe Importuri salvate în grupul Import de pe fila Date externe. Dacă nu doriți să salvați detaliile operațiunii, faceți clic pe Închidere.

Access importă datele într-un tabel nou, apoi îl afișează sub Toate tabelele în Panoul de navigare.

Începutul paginii Începutul paginii

Utilizarea expertului Analizor de tabel pentru a organiza datele

După ce datele au fost importate într-un tabel Access, aveți posibilitatea să utilizați expertul Analizor de tabel pentru a identifica rapid datele redundante. Expertul furnizează apoi un mod simplu de a organiza datele care se repetă în tabele separate, astfel încât să se stocheze în cel mai eficient mod. Access păstrează tabelul original pe post de copie de rezervă, apoi creează tabele noi care se pot utiliza ca bază pentru aplicația de bază de date.

  1. Deschideți baza de date Access care conține tabelul pe care doriți să-l analizați.
  2. În fila Instrumente bază de date, în grupul Analiză, faceți clic pe Analizare tabel.

Pornește expertul Analizor de tabel.

Primele două pagini din expert conțin un scurt asistent de instruire și butoane pe care faceți clic pentru a vedea exemple. Dacă nu vedeți aceste pagini de introducere, dar vedeți o casetă de selectare etichetată Se afișează pagini introductive?, atunci bifați caseta de selectare și faceți clic de două ori pe Înapoi pentru a vedea introducerea. Dacă nu doriți să vedeți paginile introductive, debifați caseta de selectareSe afișează pagini introductive?.

  1. Pe pagina Ce tabel conține câmpuri ale căror valori se repetă în multe înregistrări?, selectați tabelul pe care doriți să-l analizați, apoi faceți clic pe Următorul.
  2. Aveți posibilitatea să lăsați expertul să ia decizii cu privire la repartizarea câmpurilor în tabele sau să luați singur aceste decizii. Dacă urmați sugestiile expertului, aveți în continuarea posibilitatea să faceți modificări în cadrul tabelului în următoarea pagină din expert.

 Notă   Dacă lăsați expertul să ia decizii cu privire la repartizarea câmpurilor în tabele, este posibil ca alegerile expertului să nu fie întotdeauna potrivite pentru datele dvs., mai ales dacă nu există prea multe date cu care se lucrează. Se recomandă să examinați cu atenție rezultatele expertului. Pe de altă parte, este posibil ca expertul să sugereze o organizare mai eficientă decât cea la care vă gândiți, astfel că este o idee bună să permiteți expertului să efectueze repartizarea. Dacă nu vă plac sugestiile, aranjați-le din nou în mod manual sau faceți clic pe Înapoi și stabiliți ordinea chiar dvs.

  1. Faceți clic pe Următorul. Pe această pagină, specificați repartizarea câmpurilor în tabele. Dacă lăsați expertul să decidă, veți vedea mai multe tabele conectate prin linii de relație. Altfel, Access creează numai un tabel care conține toate câmpurile. Oricum, aveți posibilitatea să efectuați modificări în această pagină.
  • Aveți posibilitatea să glisați câmpuri dintr-un tabel într-o zonă necompletată din pagină pentru a crea un tabel nou care conține acele câmpuri. Access vă solicită un nume pentru tabel.
  • Aveți posibilitatea să glisați câmpuri dintr-un tabel în altul în cazul în care credeți că vor fi stocate mai eficient în noua locație.
  • Majoritatea tabelelor primesc un câmp ID sau ID unic generat. Pentru a afla mai multe despre câmpurile ID, faceți clic pe Sfaturi în colțul din dreapta sus al expertului.
  • Pentru a anula o modificare, faceți clic pe butonul Anulare.
  • Pentru a redenumi un tabel, faceți dublu clic pe bara de titlu, tastați un nume nou, apoi faceți clic pe OK.
  1. După ce ați aranjat câmpurile în modul în care doriți, faceți clic pe Următorul.
  2. Dacă expertul găsește înregistrări cu valori foarte apropiate, va identifica acele valori ca posibile erori de introducere și va prezenta un ecran în care aveți posibilitatea să confirmați acțiuni în legătură cu aceste date. Defilați în listă pentru a găsi acele valori în coloana Corecție, apoi faceți clic pe elementul potrivit din lista verticală. Selectați (Se lasă nemodificat) pentru ca expertul să nu efectueze nicio modificare. Când ați terminat, faceți clic pe Următorul.
  3. Expertul vă întreabă dacă doriți să creați o interogare care seamănă cu tabelul original. Dacă aveți deja formulare și rapoarte generate care se bazează pe tabelul original, crearea unei astfel de interogări este o idee bună. Dacă alegeți Da, se creează interogarea, expertul redenumește tabelul original adăugând „_ANTERIOR” la numele tabelului, apoi denumește noua interogare utilizând numele tabelului original. Formularele și rapoartele care s-au bazat pe tabel utilizează acum interogarea pentru datele lor și funcționează în același mod.
  4. Faceți clic pe Terminare.

Expertul creează tabelele noi după cum s-a specificat, apoi le deschide. Închideți-le când ați terminat de examinat rezultatele.

Începutul paginii Începutul paginii

Lucrul cu date din alte programe

Access 2010 oferă caracteristici pentru lucrul cu date stocate în alte programe.

Crearea unei baze de date noi Access care se leagă la date în alt format de fișier    Aveți posibilitatea să utilizați Access pentru a deschide un fișier în alt format de fișier, cum ar fi text, dBASE sau o foaie de lucru. Access creează automat o bază de date Access și leagă fișierul pentru dvs.

  1. Porniți Access.
  2. În fila Fișier, faceți clic pe Deschidere.
  3. În caseta de dialog Deschidere, faceți clic pe tipul de fișier pe care doriți să-l deschideți în listă. Dacă nu sunteți sigur de tipul fișierului, faceți clic pe Toate fișierele (*.*).
  4. Dacă este necesar, navigați la folderul care conține fișierul pe care doriți să-l deschideți. Când îl găsiți, faceți dublu clic pe el pentru a-l deschide.
  5. Urmați instrucțiunile din expert. În ultima pagină a expertului, faceți clic pe Terminare.

Importul datelor sau legarea la date dintr-o bază de date existentă Access    Aveți posibilitatea să importați date din alte surse și programe în tabelele din Access, astfel încât datele să fie conținute în fișierul Access, sau să creați legături la date din Access, astfel încât datele să rămână în fișierul original (în afara fișierului Access).

  1. În fila Date externe, în grupul Import și legare, faceți clic pe formatul în care se stochează datele.

Aveți posibilitatea să importați datele sau să creați legături la date din următoarele surse:

  • Excel    Aveți posibilitatea să importați date dintr-o foaie de lucru sau dintr-o zonă denumită dintr-un registru de lucru Excel. Fiecare foaie de lucru sau zonă denumită trebuie importată sau legată separat.
  • Access    Această operațiune este foarte utilă pentru separarea procesului de date, creând o bază de date scindată. Aceasta înseamnă că aveți posibilitatea să utilizați o bază de date care să conțină toate formularele, rapoartele și macrocomenzile și să păstrați datele într-o altă bază de date. Aveți posibilitatea să dezvoltați îmbunătățiri fără a întrerupe lucrul nimănui. De asemenea, este posibil să combinați date din multe baze de date Access diferite într-una singură, facilitând sintetizarea datelor între departamente sau între partenerii de afaceri.
  • Bază de date ODBC    Multe programe acceptă acest format, inclusiv multe produse server de bază de date. Aceasta vă ajută să creați baze de date „panou de comandă“, unde combinați date din sisteme diferite.
  • Fișier text    Este posibil să vă conectați la un fișier text simplu și chiar să utilizați Access pentru a modifica conținutul fișierului respectiv. Aceasta poate contribui la facilitarea procesării de date Access de către o gamă largă de programe.
  • Fișier XML    Acest format conferă și compatibilitate cu o varietate de alte programe, inclusiv anumite servere Web.
  • Listă SharePoint    Face ca datele să devină utilizabile cu un browser Web, modalitatea standard de utilizare a unei liste SharePoint.
  • Servicii de date    Aveți posibilitatea să vă conectați la un serviciu de date Web din interiorul întreprinderii.
  • Document HTML    
  • Folder Outlook    Aveți posibilitatea să vă conectați la foldere Outlook, astfel încât să integrați mai ușor informațiile dvs. de contact cu restul datelor.
  • Fișier dBase    dBase este un sistem bază de date alternativ popular, acceptat de Access

Se afișează caseta de dialog Preluare date externe.

  1. Urmați instrucțiunile din caseta de dialog.

Access va importa sau va crea legături la datele din baza dvs. de date. Pentru majoritatea formatelor, trebuie să specificați locația datelor, apoi să alegeți cum doriți să se stocheze datele în baza dvs. de date.

Începutul paginii Începutul paginii

Utilizarea unei baze de date dintr-o versiune anterioară în mai multe versiuni de Access

Dacă baza dvs. de date Access sau proiectul Access au fost create în Access 2000 sau o versiune mai recentă, aveți posibilitatea să utilizați baza de date sau proiectul în versiunea de Access în care au fost create sau în oricare dintre versiunile ulterioare, chiar dacă fișierul are securitatea activată. De exemplu, fișierele Access 2000 pot fi utilizate în Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 și Access 2010.

Este posibil să întâlniți o situație în care doriți să păstrați datele într-o versiune anterioară de Access, dar aveți utilizatori cu o versiune mai recentă de Access, care doresc să creeze legături la date dar păstreze avantajele anumitor caracteristici din versiunea nouă. Soluția este de a crea o bază de date nouă, front-end, în versiunea recentă (cu formulare, rapoarte, interogări, macrocomenzi, dar nu tabele) și să o legați la tabelele din fișierul de versiunea anterioară. Utilizați una dintre următoarele proceduri, în funcție de situația în care se află baza de date, dacă este conținută într-un fișier sau este divizată deja într-o aplicație front-end/back-end (aplicații front-end/back-end: Aplicație de bază de date constând dintr-un fișier bază de date „back-end” care conține tabele și copii ale unui fișier bază de date „front-end” care conține toate celelalte obiecte de bază de date cu legături la tabelele „back-end”.).

Utilizarea unui fișier bază de date Access în mai multe versiuni de Access

Dacă toate tabelele, formularele și celelalte obiecte din baza de date Access de versiune anterioară sunt conținute într-un singur fișier și doriți să utilizați baza de date în mai multe versiuni de Access, aveți posibilitatea să creați o bază de date nouă front-end într-o versiune mai recentă și să o legați la fișierul original. Utilizatorii cu versiuni anterioare de Access vor avea în continuare posibilitatea să utilizeze baza de date originală. Utilizatorii care au versiunea mai recentă pot utiliza noua bază de date front-end pentru a crea legături la aceleași date. Aveți posibilitatea să creați câteva versiuni front-end, dacă trebuie să lucrați în mai multe versiuni de Access.

Începutul paginii Începutul paginii

Pasul 1: Faceți o copie a bazei de date existente și salvați-o într-un nou format

Utilizați următoarea procedură pentru a efectua conversia bazei de date în oricare dintre cele mai recente trei formate: Access 2000, Access 2002-2003 sau Access 2007. Această comandă păstrează baza de date originală în formatul său și creează o copie în formatul pe care îl specificați.

  1. Închideți fișierul Access. Dacă fișierul este o bază de date multi-utilizator Access de pe un server sau dintr-un folder partajat, asigurați-vă că nu mai este deschisă de nimeni altcineva.
  2. Porniți Access 2010.
  3. În fila Fișier, faceți clic pe Deschidere.
  4. Navigați la locația fișierului pe care doriți să îl convertiți, apoi faceți dublu clic pentru a-l deschide.

 Notă   Dacă se afișează caseta de dialog Îmbunătățire bază de date întrebând dacă doriți să îmbunătățiți baza de date, faceți clic pe Nu.

  1. Dacă se deschide un formular când porniți baza de date, închideți-l.
  2. În fila Fișier, faceți clic pe Salvare bază de date ca.
  3. În caseta de dialog Salvare ca, tastați un nume pentru baza de date nouă.

 Notă   În afara cazului în care veți salva baza de date nouă într-o altă locație, numele său trebuie să fie diferit de cel al bazei de date originale. Oricum, se recomandă să utilizați alt nume, astfel încât să se poată face diferența cu ușurință între baza de date front-end și cea back-end. Cu toate acestea, dacă efectuați conversia la formatul Access 2007, extensia de nume de fișier se modifică din .mdb în .accdb, astfel încât să aveți posibilitatea să utilizați același nume de fișier.

  1. Faceți clic pe Salvare.

Începutul paginii Începutul paginii

Pasul 2: Divizați baza de date copie și utilizați fișierul original ca bază de date back-end

Scindați baza de date convertită, utilizând următoarea procedură:

  • Pe fila Instrumente bază de date, în grupul Mutare date, faceți clic pe Baze de date Access.Imagine buton
  • În caseta de dialog Divizor bază de date, faceți clic pe Scindare.

 Notă   Dacă doriți, este posibil să efectuați o copie de rezervă, însă este posibil și să re-creați copia, pur și simplu, utilizând baza de date originală.

  • Tastați un nume pentru baza de date back-end, apoi faceți clic pe Scindare.

Începutul paginii Începutul paginii

Pasul 3: Conectați noua bază de date la baza de date originală

  1. Ștergeți baza de date back-end care a fost creată de instrumentul Divizor bază de date, cu grijă să nu ștergeți baza de date originală.
  2. Creați o legătură între noua bază de date front-end și tabelele din baza de date originală: pe fila Date externe, în grupul Import și legare, faceți clic pe Manager de tabele legate. Imagine buton
  3. Faceți clic pe Selectare totală, apoi bifați caseta de selectare Se solicită întotdeauna noua locație.
  4. Faceți clic pe OK, navigați la baza de date de versiune anterioară, apoi faceți dublu clic pe ea.

Dacă totul merge bine, Access afișează un mesaj în care anunță că toate tabelele legate selectate au fost reîmprospătate cu succes.

Acum, aveți posibilitatea să îmbunătățiți baza de date front-end pentru a accepta caracteristici noi pentru utilizatori care au versiuni mai recente de Access. Utilizatorii care au versiuni anterioare pot continua să utilizeze versiunea anterioară a bazei de date.

Începutul paginii Începutul paginii

Utilizarea unei aplicații front-end/back-end în mai multe versiuni de Access

Dacă baza dvs. de date Access este deja o aplicație front-end/back-end (aplicații front-end/back-end: Aplicație de bază de date constând dintr-un fișier bază de date „back-end” care conține tabele și copii ale unui fișier bază de date „front-end” care conține toate celelalte obiecte de bază de date cu legături la tabelele „back-end”.), aveți posibilitatea să efectuați conversia bazei de date front-end la noul format de fișier. Nu sunt necesare modificări pentru baza de date back-end.

Următoarea procedură afișează cum se utilizează comanda Salvare bază de date ca pentru a efectua conversia bazei de date front-end la oricare din cele mai recente trei formate: Access 2000, Access 2002-2003 sau Access 2007. Această comandă păstrează baza de date originală în formatul său și creează o copie în formatul pe care îl specificați.

  1. Închideți baza de date front-end. Dacă fișierul este o bază de date multi-utilizator Access de pe un server sau dintr-un folder partajat, asigurați-vă că nu mai este deschisă de nimeni altcineva.
  2. Porniți Access 2010.
  3. Pe fila Fișier, faceți clic pe Deschidere.
  4. Navigați la locația bazei de date front-end, apoi faceți dublu clic pentru a o deschide.

 Notă   Dacă se afișează caseta de dialog Îmbunătățire bază de date întrebând dacă doriți să îmbunătățiți baza de date, faceți clic pe Nu.

  1. Dacă apare un formular când deschideți baza de date, închideți formularul.
  2. În fila Fișier, faceți clic pe Salvare bază de date ca.
  3. În caseta de dialog Salvare ca, tastați un nume pentru baza de date nouă.
  4. Faceți clic pe Salvare.

Acum este posibil să îmbunătățiți baza de date front-end nouă pentru a accepta caracteristici noi.

Începutul paginii Începutul paginii

 
 
Se aplică la:
Access 2010