Saiba tudo sobre o novo Microsoft Office

O "Friso"

Quando abrir o Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 ou Microsoft Office Access 2007, ou quando criar uma nova mensagem no Microsoft Office Outlook 2007, irá reparar que a janela do programa mudou. O antigo sistema de menus e barras de ferramentas foi substituído. Como utilizar este novo sistema? Leia para obter mais informações e para ver como o Microsoft Office está ainda melhor e mais simples de utilizar.

A simplicidade que sempre pediu

Poderá sentir-se ligeiramente confuso quando utilizar o seu programa favorito do Office pela primeira vez. O Office que tem vindo a utilizar ao longo dos anos tem agora um aspecto diferente. É natural que se sinta um pouco perdido. Mas espere, não desista e veja como tudo funciona. Com um pouco de tempo e habituação, irá aperceber-se de que o novo design funciona a seu favor e não contra si. A interface de utilizador do Office Fluent foi desenvolvida para fornecer o que os utilizadores do Office (possivelmente até mesmo você próprio) nos pediram: programas mais fáceis de utilizar, com comandos mais fáceis de localizar.

Facilitar a localização dos comandos

Um exemplo do modo como é mais fácil localizar comandos na edição de 2007 é o abrangente conjunto de botões agrupados que se encontra na parte superior da janela. Deixará de ter de andar à procura de comandos. Aquilo de que necessita está agora à vista e pronto a utilizar. Em vez de ter barras de ferramentas ocultas com comandos "enterrados" em menus ou em painéis separados, agora tem à sua disposição um centro de controlo que agrupa todos os comandos essenciais e aumenta a sua exposição visual; estes botões não fogem, vão estar sempre no mesmo local.

Mostrar-lhe apenas os comandos que utiliza

Poderá pensar: "Todos os comandos no mesmo local e todos visíveis. Mas isso ocupa o ecrã inteiro". É verdade. Consequentemente, a alteração do design do Office teve outro objectivo: reduzir o número de comandos apresentados no conjunto principal, limitando-os aos comandos que utiliza com maior frequência.

Os engenheiros de utilização da Microsoft descobriram que os utilizadores do Office têm um conjunto de comandos que utilizam continuamente. Estes comandos estão agora em destaque.

Por exemplo, o comando Colar é um dos comandos mais frequentemente utilizado no Office. Então porque não dar-lhe prioridade máxima na janela, juntamente com os comandos relacionados Cortar e Copiar? Estes comandos já não têm de partilhar espaço com um conjunto de comandos vagamente relacionados num menu ou barra de ferramentas. Estes são os comandos mais frequentemente utilizados, portanto são aqueles que estão ao alcance dos seus dedos. Lembre-se de que as suas funcionalidades favoritas não desapareceram, foram simplesmente dispostas de acordo com a frequência com que são utilizadas.

Organizar comandos para suportar tarefas centrais

Portanto, os comandos foram tornados mais visíveis e o seu número foi reduzido de acordo com a frequência de utilização. Mas como estão organizados?

Os comandos foram organizados em redor das tarefas centrais efectuadas num determinado programa do Office. Eis como isto funciona: o Friso — a faixa existente na parte superior da janela que contém todos os comandos — separa as tarefas centrais de cada programa, sendo cada tarefa representada por um separador. Por exemplo, a tarefa principal no Word é escrever, pelo que o separador apresentado em primeiro lugar no programa é o separador Escrever. Os comandos primários de que necessita enquanto escreve um documento, tal como formatar tipos de letra e estilos de texto, estão reunidos neste separador.

Nota     Os comandos Colar, Cortar e Copiar encontra-se neste separador. Estes comandos são utilizados com frequência, pelo que se enquadram na tarefa principal do Word: escrever. Se clicar nos outros separadores, o Friso muda, permitindo conceder mais visibilidade aos comandos que representam outras tarefas centrais do Word. Por exemplo, o separador Inserir contém comandos que abrangem uma vasta gama de elementos que são inseridos, desde gráficos e formas a hiperligações, cabeçalhos e WordArt. O separador seguinte, Esquema de Página, contém todos os comandos para organizar e formatar a página.

Irá encontrar uma organização semelhante nos outros programas do Microsoft Office system de 2007, com o primeiro separador a incluir comandos para o tipo de trabalho mais importante. Por exemplo, o separador principal do Excel é chamado Folha. O separador principal do PowerPoint é chamado Diapositivo. Para o Access é Dados e para o Outlook é Escrever, para suportar a criação de uma nova mensagem.

Grupos: comandos dentro da tarefa mais abrangente

Vamos observar o conteúdo de um separador mais de perto: muitos comandos, dispostos em conjuntos por função. Os conjuntos são chamados grupos, podendo ser comparados às barras de ferramentas do passado. No entanto, a sua vantagem é agrupar os comandos que serão necessários para um determinado tipo de tarefa, para além de lhe fornecer auxiliares visuais.

Por exemplo, o separador Escrever inclui um grupo chamado Formatação Rápida, que apresenta um conjunto de estilos de texto com exemplos visuais e fornece uma pré-visualização do texto seleccionado no estilo para que apontar.

Mais comandos quando necessita deles

Então e os comandos que não se encontram nos grupos principais dos separadores? Em vez de tornar todos os comandos constantemente disponíveis, alguns comandos só são apresentados em resposta a uma acção tomada pelo utilizador. Por exemplo no PowerPoint, quando insere uma imagem, são apresentados todos os comandos de alinhamento e ordenação de formas; estes comandos já não estão "enterrados" em submenus.

Quando pretende guardar ou anular

O Office não abandonou todas as barras de ferramentas. Para suportar as acções que efectua mais frequentemente, tal como guardar e anular, existe a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. A sua versão predefinida tem apenas alguns comandos, mas pode personalizá-la facilmente para conter qualquer comando. Basta clicar com o botão direito do rato no comando pretendido e seleccionar Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Irá ver um ícone para o comando à esquerda do primeiro separador.

Mudar de vista

Como veterano do Office, está habituado a mudar de vista na janela do programa; por exemplo, mudar entre as vistas Normal e Esquema de Impressão no Word ou entre as vistas Normal e Apresentação de Diapositivos no PowerPoint. Agora, cada programa do Office contém um selector de vistas no canto inferior direito da janela. Este selector é acompanhado pelo menu Ver, que inclui comandos para dispor as janelas dentro da janela do programa.

Itens familiares

Continua a existir um menu Ficheiro, com vários comandos a que está habituado, juntamente com novas opções para gestão de ficheiros, limpeza e distribuição. Pode abrir as familiares caixas de diálogo clicando no sinal de adição existente em alguns grupos, para ver opções mais detalhadas ou avançadas para os comandos existentes no grupo. Por vezes, painéis de tarefas  familiares, se bem que reduzidos em tamanho (tal como o painel de tarefas Estilos do Word são abertos automaticamente quando clica num comando, para o ajudar a concluir a tarefa.

Então e o precioso espaço no ecrã?

O Friso é dimensionável, adaptando-se mesmo aos ecrãs mais pequenos. O Friso apresenta versões menores dos separadores e grupos à medida que a resolução diminui. O Friso funciona bem com ecrãs de grandes dimensões e resolução elevada, mostrando toda a potencialidade da sua concepção.

Mais novidades, mais familiaridades

Existem mais aspectos a descobrir na edição 2007 que irão certamente agradar-lhe. Irá vê-los em detalhe à medida que for utilizando os programas:

  • Iniciar um ficheiro

Quando inicia um novo documento, folha, apresentação de diapositivos ou base de dados, obterá uma janela de introdução completa. Efectue uma selecção no catálogo de hiperligações para modelos ou artigos no Office Online para começar a trabalhar mais depressa. É claro que também poderá começar a trabalhar com um documento novo ou existente, tal como está habituado a fazer.

  • Concluir o ficheiro

O menu Ficheiro está mais multifacetado. Localizado no canto superior esquerdo do Friso, este menu contém os comandos básicos habituais: Guardar, Guardar como novo ficheiro e imprimir. É também aqui que pode seleccionar definições para o programa, tais como as definições para impressão, verificação ortográfica e a vista predefinida dos ficheiros.

Adicionalmente, este menu contém suporte para verificar se um ficheiro não tem marcas de revisão ou outros informações privadas, bem como para distribuir o ficheiro para uma área de trabalho partilhada.

  • Atalhos de teclado

Todas as teclas de atalho antigas, começadas com CTRL, são mantidas, bem como as teclas de função.

As novas teclas de atalho que começam com ALT encontram-se claramente indicadas no ecrã. Basta premir sem soltar a tecla ALT para que o Office apresente a letra de cada separador, grupo e comando.

Nota:     Se pretender, pode seleccionar uma definição do programa que activa as teclas de atalho começadas por ALT utilizadas no Office 2003.

  • Formatos de ficheiro

Na edição 2007, o Word, o Excel e o PowerPoint passaram a utilizar os Formatos Open XML do Microsoft Office, o que significa que os formatos de ficheiro predefinidos são agora baseados em XML (Extensible Markup Language). As vantagens desta alteração incluem o aumento da segurança dos ficheiros, a diminuição das probabilidades de ocorrência de danos nos ficheiros, a redução de tamanho dos ficheiros e a partilha de dados através de uma vasta gama de sistemas de armazenamento e obtenção. Se pretender, poderá guardar os ficheiros do Microsoft Office system de 2007 nos formatos antigos, mas perderá estas vantagens.

O formato de ficheiro predefinido dos documentos, folhas de cálculo e apresentações tem agora um "x" no final da extensão, indicativa de XML. O mesmo aplica-se se guardar o ficheiro como um modelo: obtém a extensão antiga com um "x" no final: .xlsx no Excel, por exemplo. Se o ficheiro contiver código ou macros, terá de o guardar utilizando o novo formato de ficheiro com suporte para macros. No caso de um documento do Word, a extensão será .docm; no caso de um modelo do Word, .dotm. Existirão duas versões de ficheiros compactados: os que não contêm código (.docx, .xlsx e .pptx) e os que contêm macros activas (.docm, .xlsm, .pptm e alguns outros).

  • Compatibilidade entre versões

Se abrir um ficheiro que tenha sido criado com uma versão anterior do Office, ser-lhe-á perguntado se o pretende converter para o novo formato. Se responder afirmativamente, o documento será guardado no novo formato XML. Se optar por não converter o ficheiro, este irá reter o formato original. Poderá abri-lo e modificá-lo no Microsoft Office system de 2007 mas algumas funcionalidades da edição de 2007 não estarão disponíveis.

Se estiver a utilizar uma versão anterior do Office e receber um ficheiro criado na edição de 2007, terá de transferir um conversor para poder ler e editar o ficheiro do Microsoft Office system de 2007. Pode transferir um conversor aqui.


 
 
Aplica-se a:
Access 2007, Excel 2007, Outlook 2007, PowerPoint 2007, Word 2007