Neste artigo
As alterações que efectuei estão visíveis
Recebe um documento numa mensagem de correio electrónico de um colega. Como dá um bom ponto de partida para um documento no qual pretende trabalhar, guarda-o com um novo nome e altera-o de acordo com as suas necessidades. Não lhe ocorre que o seu colega tenha deixado comentários no documento original uma vez que não os vê na cópia de que dispõe.
Está agora pronto para enviar o documento aos seus clientes mas pretende enviar a sua versão do documento e não uma acumulação do documento original, ou seja, os comentários do seu colega e as suas actualizações.
Em alternativa, utilizou a funcionalidade Registar Alterações no Microsoft Office Word 2007 para manter registo das alterações efectuadas à carta de candidatura ao seu currículo. Agora pretende enviar a carta ao seu potencial empregador, que deveria ver o resultado da sua edição e não o processo utilizado para obter o seu fim.
Seja como for, fica espantado quando as pessoas lhe comunicam que é difícil ler o documento, com todas as rasuras, sublinhados e balões ao lado. Ora veja. Há um parágrafo na carta com três pontos diferentes apresentados com a formatação de rasurado e a aptidão que pretende utilizar para si aparece como texto sublinhado. As hipóteses de não conseguir o emprego são muitas.
Este texto não estava no documento quando o enviou. Como foi que o Word encontrou e apresentou este conteúdo? O que podem fazer para resolver este problema do Word?
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Noções sobre a funcionalidade Registar Alterações
Talvez não se tenha apercebido mas está a trabalhar com a funcionalidade Registar Alterações ou Comentários no Word. Normalmente, quando o Word regista alterações, apresenta as eliminações em balões nas margens e as inserções como texto sublinhado. As eliminações, bem como os comentários (ou "anotações"), também podem ser apresentadas inline.
Existem várias formas de ocultar as alterações registadas ou comentários, mas todas as alterações, que tenham sido efectuadas com a funcionalidade Registar Alterações activada, e todos os comentários que foram inseridos continuam a fazer parte do documento até serem aceites ou rejeitados (ou, no caso dos comentários, eliminados).
Nota A ocultação de alterações registadas não elimina as alterações registadas ou comentários existentes do documento. Em vez disso, a ocultação de alterações registadas permite-lhe ver o documento sem ter de ultrapassar rasurados, sublinhados e balões.
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Como verifico as alterações registadas e os comentários num documento?
O Office Word 2007 disponibiliza uma funcionalidade denominada Inspector de Documentos que lhe permite verificar alterações registadas, comentários, texto oculto e outras informações pessoais em qualquer documento. Para verificar um documento:
- Abra o documento onde pretende inspeccionar alterações registadas e comentários.
- Clique no Botão do Microsoft Office
, aponte para Preparar e, em seguida, clique em Inspeccionar Documento.
- Na caixa de diálogo Inspector de Documentos, clique em Inspeccionar.
- Reveja os resultados da inspecção. Se o Inspector de Documentos encontrar comentários e alterações registadas, ser-lhe-á pedido que clique em Remover Tudo junto a Comentários, Revisões, Versões e Anotações.
- Clique em Reinspeccionar ou em Fechar.
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Como elimino as alterações registadas e os comentários?
Para eliminar as alterações registadas e os comentários, é necessário aceitar ou rejeitar as alterações e eliminar os comentários. Eis como:
- No separador Rever, no grupo Registar, clique na seta junto a Mostrar Marcações.
- Certifique-se de que aparece uma marca de verificação ao lado de cada um dos seguintes itens:
- Comentários
- Anotações a Tinta
- Inserções e Eliminações
- Formatação
- Revisores (Aponte para Revisores e certifique-se de que a opção Todos os Revisores está seleccionada.)
Se uma marca de verificação não aparecer junto a um dos itens, clique nesse item para o seleccionar.
- No separador Rever, no grupo Alterações, clique em Seguinte ou Anterior.
- Execute um dos seguintes procedimentos:
- No grupo Alterações, clique em Aceitar.
- No grupo Alterações, clique em Rejeitar.
- No grupo Comentários, clique em Eliminar.
- Repita os passos 3 e 4 até todas as alterações registadas no documento terem sido aceites ou rejeitadas e todos os comentários terem sido eliminados.
Notas
- Se pretender aceitar todas as alterações, clique em Aceitar e, em seguida, clique em Aceitar Todas as Alterações ao Documento.
- Se pretender rejeitar todas as alterações, clique em Rejeitar e, em seguida, clique em Rejeitar Todas as Alterações ao Documento.
- Para remover todos os comentários, deverá eliminar os mesmos. No grupo Comentários, clique na seta junto de Eliminar e, em seguida, clique em Eliminar Todos os Comentários no Documento.
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Como foram essas alterações registadas lá parar?
Pode pensar que removeu os comentários ou alterações registadas ou pode ter recebido o documento de outra pessoa sem se aperceber que continha comentários ou alterações registadas. De que forma o Word armazena estes itens sem que se aperceba disso?
O utilizador, ou a pessoa que enviou o documento, poderá ter ocultado as alterações registadas ou comentários de modo a tornar o documento mais facilmente legível. Todavia, por ocultar as alterações registadas, não as remove. Elas permanecerão no documento até tomar alguma atitude em relação a elas. Dependendo da versão do Word e das definições que está a utilizar, as alterações registadas ou comentários podem voltar a aparecer quando o utilizador ou qualquer outra pessoa abre o documento.
Se não pretender que outras pessoas vejam as alterações registadas e comentários, aceite ou rejeite as alterações registadas e elimine os comentários antes de partilhar o documento com terceiros.
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Como localizar alterações e comentários ocultos?
Há várias formas de ocultar alterações registadas e comentários, o que poderá levá-lo a pensar que não se encontram no documento. Por exemplo:
- Caixa Mostrar para Revisão No separador Rever, no grupo Registo de Alterações, a caixa Mostrar para Revisão mostra o modo de visualização em que se encontra. Fornece igualmente opções adicionais para visualizar o documento. Se clicar em Final ou Original, as alterações registadas e os comentários serão ocultados. Para os mostrar, seleccione Mostrar Marcações Finais ou Mostrar Marcações Originais.
- Mostrar Marcação No separador Rever, no grupo Registo de Alterações, poderá utilizar a lista Mostrar Marcação para ocultar comentários e alterações registadas. Os itens assinalados com uma marca de verificação sob Mostrar Marcação são apresentados; os itens sem marca de verificação estão ocultos. Para mostrar um item, como Inserções e Eliminações, clique no menu Mostrar Marcação.
Porque é que o Microsoft Office Word apresenta por predefinição as alterações registadas e os comentários
Para impedir que distribua documentos com alterações registadas e comentários, o Word apresenta-os por predefinição. Mostrar Marcações Finais é a opção predefinida na caixa Mostrar para Revisão.
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Posso ter ambas as opções?
Se pretender manter as alterações registadas ou comentários num documento e quiser partilhar o documento sem que outros vejam as alterações registadas e os comentários, a melhor solução será manter cópias separadas do documento. Crie uma cópia pública para ser distribuída e guarde uma cópia privada para uso pessoal. Na versão pública do documento, aceite ou rejeite todas as alterações registadas e elimine todos os comentários, conforme descrito neste artigo. Na versão privada do documento, poderá deixar as alterações registadas e os comentários tal como estão.
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