Caixa de Respostas: Imprimir etiquetas de endereço no Word

Caixa de Respostas

Por Connie Miller

Tem um ficheiro de dados com todos os endereços de clientes. Agora pretende introduzir esses endereços num conjunto de etiquetas de endereço. As indicações que se seguem descrevem a melhor forma de o fazer, incluindo algumas sugestões práticas.

Aplica-se ao
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002

Uma pergunta dos comentários

Pretendo imprimir apenas um conjunto de etiquetas de endereço para enviar algumas informações por correio aos clientes. Estou sempre a ter problemas. Por que é que é tão difícil?

Conselhos da Caixa de Respostas

Pode começar por assistir às demonstrações ou ler as informações referentes aos detalhes mais importantes deste processo.

Quanto maior for número de etiquetas que pretende criar, mais complicado será criá-las.

Etiqueta de endereço com imagem

É bastante fácil:

  • Imprimir uma etiqueta ou um conjunto de etiquetas com os endereços dispostos da mesma forma. Para obter informações, clique numa hiperligação da caixa Consulte também.
  • Escreva algumas etiquetas diferentes numa folha de etiquetas e imprima-a. Existem algumas opções distintas para esse efeito:
    • Considere transferir um dos modelos de etiquetas a partir do Web site de Modelos do Microsoft Office Online.
    • Utilize a caixa de diálogo Envelopes e etiquetas para criar uma página de etiquetas.
      1. No menu Ferramentas, aponte para Cartas e mailings e, em seguida, clique em Envelopes e etiquetas.
      2. Clique no separador Etiquetas e, em seguida, clique em Opções.
      3. Escolha o tipo de impressora e o fornecedor das folhas de etiquetas em que irá imprimir as etiquetas. Em Número do produto, seleccione número correspondente ao número listado na embalagem de folhas de etiquetas e, em seguida, clique em OK.
      4. Na caixa de diálogo Envelopes e etiquetas, clique em Novo documento.

É aberto um novo documento de etiquetas.

  1. Escreva as informações nas etiquetas que pretende utilizar.
  2. No menu Ficheiro, clique em Imprimir para imprimir as etiquetas.

Quando pretende criar e imprimir mais do que uma folha de etiquetas, as coisas podem ficar um pouco complicadas. A criação de mais do que uma folha de etiquetas implica a utilização de um processo de impressão em série. Depois de entrar no processo, não é assim tão difícil, mas não deixa de ser um processo e, em cada passo do mesmo, poderá deparar-se com potenciais armadilhas.

Nesta coluna, vamos analisar o processo de criação de etiquetas de impressão em série e explicá-lo passo-a-passo detalhadamente. Em cada passo, serão observadas as potenciais armadilhas e será explicada a forma de as evitar ou ultrapassar.

O processo de criação de etiquetas de impressão em série

A criação de um conjunto de etiquetas envolve cinco passos principais:

  1. Em primeiro lugar, configure o documento principal de etiquetas. O documento principal de etiquetas é a página de etiquetas com a qual começa. Serve de modelo para o tamanho e a forma de todas as etiquetas que venha a imprimir.
  2. Em seguida, ligue o documento principal de etiquetas que acabou de configurar a um ficheiro de dados que contém os nomes e endereços que pretende adicionar às etiquetas. Adiante, encontrará mais informações sobre os ficheiros de dados.
  3. Em seguida, adicione marcadores de posição (oficialmente denominados por campos) ao documento principal de etiquetas para as informações (como nomes e endereços) que serão diferentes em cada etiqueta. Neste passo, adicione também quaisquer informações como, por exemplo, o endereço de um remetente, um logótipo ou outra imagem, que serão iguais em cada etiqueta.
  4. Em seguida, pré-visualize as etiquetas para se certificar de que as informações do ficheiro de dados foram correctamente intercaladas. Quando estiver satisfeito com os resultados, pode concluir a intercalação.
  5. Por fim, imprima as etiquetas.

Passo 1: Configurar o documento principal de etiquetas




Como sabia que ia criar etiquetas, provavelmente dirigiu-se a uma loja de material de escritório e comprou um pacote de folhas de etiquetas de um dos respectivos fornecedores, tal como a Avery, AOne ou Formtec. Cada folha tem um determinado tamanho e contém um determinado número de etiquetas com dimensões específicas.

Para configurar o documento principal de etiquetas, necessita de fazer corresponder as dimensões do documento às dimensões das etiquetas adquiridas na loja de material de escritório.

Como configurar o documento principal de etiquetas:

  1. Inicie o Word.
  2. No menu Ferramentas, aponte para Cartas e mailings e, em seguida, clique em Assistente de impressão em série para abrir o painel de tarefas Impressão em série.
  3. No painel de tarefas, em Seleccione o tipo de documento, clique em Etiquetas. Em Passo 1 de 6 na parte inferior do painel de tarefas, clique em Seguinte: Iniciar o documento.
  4. Para configurar um novo documento principal de etiquetas, clique em Alterar o esquema do documento.

Por que motivo é necessário Alterar o esquema do documento? Ao abrir o Word, é aberto um documento em branco por predefinição. Esse documento predefinido não tem um esquema de etiquetas. Para criar etiquetas, é necessário alterar o esquema desse documento predefinido para um esquema de etiquetas.

  1. Em Alterar o esquema do documento no painel de tarefas, clique em Opções de etiqueta.
  2. Na caixa de diálogo Opções de Etiqueta, tem várias opções a seleccionar:

Caixa de diálogo Opções de Etiqueta

Chamada 1 O tipo de impressora que está a utilizar para imprimir etiquetas.
Chamada 2 O fornecedor que produziu as folhas de etiquetas.
Chamada 3 O número que corresponde ao número de produto listado no pacote das folhas de etiquetas.

 Nota   E se o número do produto para as folhas de etiquetas que adquiriu não corresponder a nenhuma das opções da caixa de diálogo Opções de etiqueta? Poderá imprimir as etiquetas na mesma, só terá de efectuar algumas personalizações. Em primeiro lugar, meça bem as etiquetas na folha que tem em seu poder e anote as medidas, bem como o número de etiquetas que cabem numa única folha. Em seguida, siga o processo descrito em Criar etiquetas personalizadas, começando pelo passo 4.

  1. Depois de efectuar todas as escolhas relativas às etiquetas, clique em OK.

É aberto um documento de etiquetas com o ponto de inserção intermitente na primeira etiqueta e poderá seguir para o próximo passo.

 Nota   Se o documento apresentado no ecrã aparentar ser um documento normal sem etiquetas, poderá ter activada a opção para ocultar as linhas de grelha. No menu Tabela, clique em Mostrar linhas de grelha para mostrar as linhas que indicam os limites das etiquetas.

  1. Em Passo 2 de 6 na parte inferior do painel de tarefas, clique em Seguinte: Seleccionar destinatários.

Passo 2: Ligar ao ficheiro de dados



Se está a criar etiquetas de endereço, deve estar a planear um envio por correio e, como tal, deverá provavelmente ter uma lista de correio que contém os nomes e endereços de clientes, funcionários ou outros destinatários pretendidos. É a esta lista de correio que nos referimos quando falamos em "ficheiro de dados". Este passo tem a finalidade de estabelecer ligação ao ficheiro de dados dessa lista de correio para obter os nomes e endereços da lista para as etiquetas.

 Nota   Se ainda não tiver um ficheiro de dados de lista de correio configurado, continue a ler. Irá constatar que é possível configurar um ficheiro de dados a partir do Word.

O Word consegue estabelecer ligação a muitos tipos diferentes de ficheiros de dados (para ver uma lista completa, clique numa hiperligação da caixa Consulte também), portanto, qualquer lista de correio que possua irá provavelmente funcionar sem problemas. Por exemplo, poderá ter os nomes e endereços dos destinatários numa folha de cálculo do Microsoft Excel, numa base de dados do Microsoft Access ou numa tabela configurada no Word. Ou, poderá manter o ficheiro de Contactos do Microsoft Outlook® especialmente actualizado para este efeito. Qualquer uma destas opções (e muitas outras) funcionará sem problemas.

Para obter mais informações sobre ficheiros de dados e como utilizá-los numa impressão em série, clique numa hiperligação da caixa Consulte também.

 Notas 

  • Verifique o modo como os nomes dos destinatários estão configurados no ficheiro de dados da lista de correio. A impressão em série dos nomes do ficheiro de dados nas etiquetas funcionará mais eficazmente se tiver os nomes próprios e os apelidos em duas colunas diferentes.
  • Os códigos postais que comecem com um zero só serão intercalados correctamente a partir de uma folha de cálculo do Excel, se introduzir um apóstrofo antes do zero inicial. O apóstrofo não será apresentado na célula da folha de cálculo nem na etiqueta; este altera simplesmente o comportamento do zero.

Para estabelecer uma ligação entre o documento de etiquetas de correio e o ficheiro de dados

No painel de tarefas Impressão em série, em Seleccionar destinatários, existem três opções:

  • Utilizar uma lista existente    Clique nesta opção se já tiver um ficheiro de dados como, por exemplo, uma folha de cálculo do Excel, uma base de dados do Access ou uma tabela do Word, que contenha os nomes e endereços dos destinatários.
  • Seleccionar contactos do Outlook    Clique nesta opção se pretender utilizar nomes e endereços da lista de Contactos do Outlook.
  • Escrever uma nova lista    Clique nesta opção se ainda não tiver um ficheiro de dados que contenha nomes e endereços de destinatários.

Clique numa das seguintes opções para ficar a conhecer as acções que pode efectuar.

MostrarUtilizar uma lista existente

  1. Em Utilizar uma lista existente, clique em Procurar para localizar o ficheiro de dados da lista de correio.
  2. Na caixa de diálogo Seleccionar origem de dados, localize o ficheiro, seleccione-o e, em seguida, clique em Abrir.
  3. Se visualizar a caixa de diálogo Seleccionar tabela, clique na tabela ou folha de cálculo que contém os nomes e endereços dos destinatários.
  4. É aberta a caixa de diálogo Destinatários da impressão em série.

MostrarSeleccionar contactos do Outlook

  1. Em Seleccionar contactos do Outlook, clique em Escolher a pasta de contactos.

Se visualizar a caixa de diálogo Seleccionar o perfil, escolha o perfil que contém a lista de Contactos que pretende utilizar e, em seguida, clique em OK.

  1. Na caixa de diálogo Seleccionar pasta da lista de contactos, clique na pasta da lista de contactos que contém os nomes e endereços dos destinatários e, em seguida, clique em OK.
  2. É aberta a caixa de diálogo Destinatários da impressão em série.

 Nota   Se ocorrerem problemas ao estabelecer ligação à lista de Contactos, obtenha ajuda de resolução de problemas clicando numa hiperligação da Caixa de Respostas em Consulte também.

MostrarEscrever uma nova lista

  1. Em Escrever uma nova lista, clique em Criar.

É aberta a caixa de diálogo Nova lista de endereços. Em Introduzir informações de endereço, poderá visualizar uma lista de categorias, tais como Nome, Apelido e Linha de endereço 1. Deve modificar esta lista de forma a que a mesma corresponda às categorias das informações que pretende registar acerca dos destinatários. Por exemplo, embora a lista na caixa de diálogo inclua itens como, por exemplo, Título, Telefone da residência e Endereço de correio electrónico, é provável que pretenda que a lista inclua apenas o Nome, Apelido e as informações de endereço.

  1. Para editar a lista de categorias, clique em Personalizar.
  2. Na caixa de diálogo Personalizar lista de endereços, utilize os botões para adicionar, eliminar ou alterar a ordem das categorias. Quando a lista estiver personalizada da forma pretendida, clique em OK.
  3. Escreva as informações da primeira entrada na caixa de diálogo Nova lista de endereços.
  4. Clique em Nova entrada para escrever as informações da segunda entrada e assim sucessivamente.
  5. Depois de criar entradas para todos os destinatários, clique em Fechar.
  6. Na caixa de diálogo Guardar lista de endereços, escreva um nome para o ficheiro e, em seguida, clique em Guardar.
  7. É aberta a caixa de diálogo Destinatários da impressão em série.

Sugestões

  • Por predefinição, se não alterar a localização, o ficheiro de dados da lista de correio que acabou de criar é guardado na subpasta As minhas origens de dados da pasta Os meus documentos. Esta é uma localização prática. Se, no futuro, pretender criar um novo conjunto de etiquetas com o mesmo ficheiro de dados, o Word procurará automaticamente o ficheiro na pasta As minhas origens de dados.
  • Se pretender adicionar entradas ou alterar o ficheiro de dados que acabou de criar, existem algumas opções possíveis. Pode abrir o ficheiro e modificá-lo no Access. Ou, pode efectuar alterações ao ficheiro no Word durante o processo de impressão em série. Siga os passos indicados no painel de tarefas Impressão em série até chegar ao passo Seleccionar destinatários. Clique em Utilizar uma lista existente e, em seguida, clique em Procurar. Abra o ficheiro de dados da lista de correio que criou. Na caixa de diálogo Destinatários da impressão em série, clique em Editar. É aberta a caixa de diálogo Personalizar lista de endereços e poderá alterar categorias, adicionar novas entradas, etc.

A caixa de diálogo Destinatários da impressão em série permite-lhe filtrar ou ordenar as entradas do ficheiro de dados. Por exemplo, poderá enviar correio apenas para clientes que se encontrem numa cidade específica ou que tenham um código postal específico. Ou, poderá criar etiquetas de correio para empregados que tenham entrado para a empresa durante o ano passado.

Se pretender criar etiquetas para todos os destinatários no ficheiro de dados, não é necessário ordenar nem filtrar, basta clicar em OK para prosseguir.

Se não pretender imprimir etiquetas para todos os destinatários no ficheiro de dados, poderá efectuar todas ou algumas destas acções antes de clicar em OK:

  • Para eliminar um destinatário, clique na caixa de verificação no início da linha do destinatário que pretende remover.
  • Para ordenar as linhas por ordem ascendente ou descendente, de acordo com as informações de uma coluna específica (por exemplo, se pretender criar as etiquetas ordenadas alfabeticamente pelo apelido), clique no cabeçalho da coluna.
  • Para filtrar a lista seguindo critérios específicos (por exemplo, todas as pessoas que habitem numa localidade com o mesmo código postal), clique na seta junto a um cabeçalho de coluna. Quando clicar na seta, verá uma lista semelhante à seguinte:

Lista pendente para reduzir o número de destinatários de correio

Chamada 1 Clique em (Todas) se tiver filtrado a lista anteriormente e agora pretender incluir novamente todas as entradas.
Chamada 2 Clique no valor pelo qual pretende filtrar a lista. Neste exemplo, a coluna Código postal contém apenas dois códigos exclusivos. No caso do seu ficheiro de dados, a lista de entradas exclusivas provavelmente seria mais longa.
Chamada 3 Clique em (Em branco) para filtrar a lista de forma a mostrar apenas as entradas em branco nesta coluna.
Chamada 4 Clique em (Não em branco) para filtrar a lista de forma a mostrar apenas as entradas que tenham conteúdo nesta coluna.
Chamada 5 Clique em (Avançadas) para abrir a caixa de diálogo Filtrar e ordenar, onde poderá reduzir a lista de acordo com critérios mais complexos. Por exemplo, poderá reduzir a lista a três códigos postais ou a duas cidades.

 Nota   Quaisquer alterações de filtragem e ordenação efectuadas na caixa de diálogo Destinatários da impressão em série não afectam o ficheiro de dados original.

Depois de fechar a caixa de diálogo Destinatários da impressão em série, verá campos «Registo seguinte» em todas as etiquetas no documento inicial. Não os elimine. Estes campos não serão apresentados nas etiquetas impressas e são importantes para o passo seguinte do processo. Em Passo 3 de 6 na parte inferior do painel de tarefas, clique em Seguinte: Preparar as etiquetas para ir para o passo seguinte.

Passo 3: Adicionar marcadores de posição e informações que permaneçam iguais

Este passo do processo serve para adicionar conteúdo ao documento principal de etiquetas. Este conteúdo inclui:

  • Informações que sejam iguais em todas as etiquetas    Por exemplo, poderá inserir um logótipo da empresa em cada etiqueta. Basta escrever ou colocar estas informações no documento principal de etiquetas.
  • Informações, tais como o endereço do destinatário, exclusivas a cada etiqueta    Não é possível escrever informações exclusivas a cada etiqueta num documento principal de etiquetas. Em vez disso, deve adicionar marcadores de posição ou campos ao documento principal de etiquetas. Estes campos correspondem a categorias (colunas) no ficheiro de dados de moradas de correio postal. Quando concluir a impressão em série no passo seguinte do processo, as informações de cada linha do ficheiro de dados substituem os campos de forma a criar um conjunto de etiquetas exclusivas.

Um documento principal de etiquetas com uma imagem e um campo poderá ter o seguinte aspecto:

Documento principal de etiquetas com um campo Bloco de endereços e uma imagem

Clique numa das seguintes opções para ficar a conhecer as acções que pode efectuar.

MostrarAdicionar uma imagem

Estes passos partem do princípio de que tem o ficheiro da imagem que pretende utilizar armazenado no computador. O documento principal de etiquetas deve ser aberto com o ponto de inserção intermitente na primeira etiqueta.

  1. No menu Inserir, aponte para Imagem e, em seguida, clique em Do ficheiro.
  2. Na caixa de diálogo Inserir imagem, localize o ficheiro, seleccione-o e, em seguida, clique em Inserir.

A imagem é apresentada do lado esquerdo da etiqueta. Não se preocupe em adicionar a imagem às outras etiquetas. A imagem será adicionada quando actualizar todas as etiquetas.

  1. Se tiver de redimensionar a imagem, arraste uma das alças de redimensionamento de canto.
  2. No menu Formatar, clique em Imagem e, em seguida, clique no separador Esquema.
  3. Em Estilo de moldagem, clique em Rectangular. Em Alinhamento horizontal, clique em Esquerda e, em seguida, clique em OK.

Clique na primeira etiqueta para que o ponto de inserção seja apresentado à direita da imagem adicionada e poderá começar a adicionar campos.

MostrarAdicionar campos de marcadores de posição

Para as etiquetas de endereço, provavelmente terá de adicionar apenas um campo ao documento principal de etiquetas: um campo BlocoEndereço.

 Nota   Se pretender obter mais informações sobre como adicionar um código de barras postal ou uma franquia electrónica, clique numa hiperligação em Consulte também.

Neste ponto, pare e observe o painel de tarefas Impressão em série. Repare na lista de hiperligações em Preparar as etiquetas. Se clicar numa destas hiperligações, irá adicionar um campo ao documento principal de etiquetas. Além disso, repare na secção Replicar etiquetas do painel de tarefas, que tem o botão de grandes dimensões com o nome Actualizar todas as etiquetas.

Para adicionar campos de marcadores de posição

  1. Certifique-se de que o ponto de inserção está localizado na primeira etiqueta, na posição em que pretende adicionar um campo de endereço. No painel de tarefas Impressão em série, clique em Bloco de endereços. Se existir um texto de exemplo referente a um endereço na etiqueta, seleccione-o.
  2. Na caixa de diálogo Inserir bloco de endereços, seleccione as opções pretendidas para o bloco de endereços. Clique em Atribuir campos.

Na caixa de diálogo Atribuir campos, os elementos do bloco de endereços estão listados do lado esquerdo e as categorias (cabeçalhos de coluna) do ficheiro de dados estão listadas do lado direito.

Para que os endereços do ficheiro de dados sejam apresentados correctamente nas etiquetas, cada elemento do bloco de endereços pretendido tem de corresponder a uma coluna do ficheiro de dados. Se alguns desses elementos tiverem a indicação (sem correspondente) do lado direito em vez do nome de uma coluna, clique na seta da caixa com a indicação (sem correspondente) e, em seguida, clique no nome da coluna correcta na lista apresentada.

  1. Quando terminar as correspondências, clique em OK e, em seguida, clique novamente em OK.

É apresentado um campo «BlocoEndereço» na etiqueta.

  1. No painel de tarefas Impressão em série, em Replicar etiquetas, clique em Actualizar todas as etiquetas.

O campo «Bloco de endereços» (e a imagem, caso tenha adicionado uma) é replicado automaticamente em todas as outras etiquetas. Pode pré-visualizar as etiquetas.

Passo 4: Pré-visualizar as etiquetas intercaladas e concluir a intercalação

(Estas informações são abordadas na demonstração seguinte.)

Quando clicar em Seguinte: Pré-visualizar as etiquetas na parte inferior do painel de tarefas Impressão em série, as informações do ficheiro de dados substituem os campos de marcadores de posição nas etiquetas. Poderá ver de imediato se os endereços estão a ser apresentados correctamente. Também pode clicar nos botões de seta dupla do painel de tarefas para se deslocar pelas etiquetas ou clicar em Localizar um destinatário para localizar uma etiqueta específica.

Painel de tarefas Impressão em série, passo Pré-visualizar

 Nota   À medida que se desloca pelas etiquetas para as pré-visualizar, a imagem apresentada no ecrã poderá, de alguma forma, desorientá-lo. Imaginemos que está a começar pela primeira etiqueta no canto superior esquerdo da página. Quando clicar no botão de seta dupla da direita, irá deslocar-se pela página na horizontal até chegar à etiqueta na extremidade direita da página. Em seguida, desloca-se para a etiqueta da linha de baixo na extremidade esquerda da página e assim sucessivamente. Contudo, no ecrã, a etiqueta que estiver actualmente a pré-visualizar acaba por parecer que se encontra no canto superior esquerdo da página. Trata-se de um aspecto prático da pré-visualização. Na realidade, as etiquetas não mudaram de sítio na página nem se passou nada de transcendente.

Alguns aspectos que poderão necessitar de correcção

  • Elementos de endereços em falta    Se não conseguir visualizar todos os elementos de um endereço, poderá necessitar de corresponder um cabeçalho de coluna do ficheiro de dados a um elemento do bloco de endereços. Clique na ligação Anterior na parte inferior do painel de tarefas Impressão em série. Clique com o botão direito do rato no campo «BlocoEndereço» da primeira etiqueta e, em seguida, clique em Editar bloco de endereços no menu de atalho. Na caixa de diálogo Inserir bloco de endereços, clique em Atribuir campos. Na caixa de diálogo Atribuir campos, certifique-se de que cada elemento da lista que está a utilizar do lado esquerdo, tem um cabeçalho de coluna correspondente do lado direito. Se for apresentado (sem correspondente) do lado oposto a quaisquer elementos importantes, clique na seta da caixa que tem a indicação (sem correspondente) e, em seguida, clique no nome da coluna correcta na lista apresentada. Clique em OK e, em seguida, clique novamente em OK.
  • Destinatários não pretendidos    Se tiverem sido criadas etiquetas para alguns destinatários que não pretendia incluir, clique em Editar a lista de destinatários no painel de tarefas Impressão em série para abrir a caixa de diálogo Destinatários da impressão em série e, em seguida, filtre a lista de destinatários.
  • Destinatários em falta    Se tiver sido intercalado nas etiquetas apenas um subconjunto dos registos (linhas) do ficheiro de dados, clique em Editar a lista de destinatários no painel de tarefas Impressão em série para abrir a caixa de diálogo Destinatários da impressão em série. Certifique-se de que não filtrou acidentalmente a lista de destinatários. Clique na seta do cabeçalho de coluna de cada categoria que não pretende filtrar e, em seguida, clique em (Todas) na lista. Se não tiver aplicado nenhum filtro à lista de destinatários, verifique o ficheiro de dados para se certificar de que o mesmo está organizado correctamente.
  • A maior parte das etiquetas estão em branco    Se visualizar apenas uma etiqueta com um endereço e as restantes estiverem vazias, provavelmente esqueceu-se de um pequeno passo ao organizar o conteúdo do documento principal de etiquetas. Na parte inferior do painel de tarefas Impressão em série, clique em Anterior: Preparar as etiquetas. No painel de tarefas, em Replicar etiquetas, clique em Actualizar todas as etiquetas para copiar os campos adicionados à primeira etiqueta para todas as outras etiquetas na folha. Em seguida, clique em Seguinte: Pré-visualizar as etiquetas para regressar ao passo da pré-visualização.

Quando estiver satisfeito com o aspecto das etiquetas, clique em Seguinte: Concluir a intercalação na parte inferior do painel de tarefas Impressão em série.

Passo 5: Imprimir as etiquetas

No passo Concluir a intercalação do processo, poderá imprimir as etiquetas. Tem duas opções. Pode:

  • Clicar em Imprimir no painel de tarefas Impressão em série para imprimir as etiquetas.

Escolha esta opção se as pré-visualizações forem satisfatórias e se estiver pronto para imprimir as etiquetas finais.

  • Clicar em Editar etiquetas individuais no painel de tarefas Impressão em série para criar um novo documento com todas as etiquetas intercaladas.

Escolha esta opção se pretender rever minuciosamente as etiquetas antes de as imprimir ou se pretender efectuar alterações personalizadas a etiquetas específicas. Quando estiver satisfeito com as etiquetas, poderá imprimi-las directamente a partir deste documento.

MostrarImprimir as etiquetas

  1. Quando clicar em Imprimir no painel de tarefas Impressão em série, abrirá a caixa de diálogo Enviar a impressão em série para a impressora. Tem três opções:
    • Todos    Clique nesta opção se pretender imprimir todo o conjunto de etiquetas intercaladas.
    • Registo actual    Clique nesta opção para imprimir apenas as etiquetas na página actualmente apresentada.
    • De... A    Clique nesta opção para imprimir um intervalo de etiquetas. Poderá ser qualquer intervalo de páginas.

É necessário introduzir números de registos nas caixas De e A. A primeira etiqueta no canto superior esquerdo da primeira página de etiquetas é o registo 1. O registo 2 é a etiqueta à direita da primeira etiqueta e assim sucessivamente, até chegar à extremidade direita da página. Em seguida, desloca-se para a etiqueta da linha de baixo na extremidade esquerda da página. Por exemplo, se estiver a trabalhar com folhas de etiquetas que tenham três colunas por dez linhas de etiquetas, os números dos registos numa página serão os seguintes:

Números de registos de uma folha de etiquetas

  1. Depois de escolher as etiquetas que pretende imprimir, clique em OK.
  2. Na caixa de diálogo Imprimir, seleccione a impressora e outras opções.

Certifique-se de que as folhas de etiquetas estão colocadas na impressora e de que escolheu a origem de papel adequada (por exemplo, o tabuleiro que contém as folhas de etiquetas). Além disso, certifique-se de que a impressora está configurada para imprimir apenas num dos lados das folhas. Geralmente, a origem de papel é indicada clicando em Propriedades na caixa de diálogo Imprimir.

  1. Clique em OK.

MostrarCriar um novo documento de etiquetas e imprimir as etiquetas

  1. Quando clicar em Editar etiquetas individuais no painel de tarefas Impressão em série, abrirá a caixa de diálogo Enviar impressão em série para novo documento. Tem três opções:
    • Todos    Clique nesta opção se pretender criar um novo documento que contenha todo o conjunto de etiquetas intercaladas.
    • Registo actual    Clique nesta opção para criar um novo documento que contenha apenas as etiquetas na página actualmente apresentada.
    • De... A    Clique nesta opção para criar um novo documento que contenha um intervalo de etiquetas. Poderá ser qualquer intervalo de páginas.

É necessário introduzir números de registos nas caixas De e A. A primeira etiqueta no canto superior esquerdo da primeira página de etiquetas é o registo 1. O registo 2 é a etiqueta à direita da primeira etiqueta e assim sucessivamente, até chegar à extremidade direita da página. Em seguida, desloca-se para a etiqueta da linha de baixo na extremidade esquerda da página. Por exemplo, se estiver a trabalhar com folhas de etiquetas que tenham três colunas por dez linhas de etiquetas, os números dos registos numa página serão os seguintes:

Números de registos de uma folha de etiquetas

  1. Depois de escolher as etiquetas que pretende que o novo documento contenha, clique em OK.

É aberto um novo documento que contém as etiquetas escolhidas. Cada página de etiquetas consiste numa secção do novo documento. A impressão das etiquetas não será afectada.

  1. Na caixa de diálogo Imprimir, seleccione a impressora e outras opções.

Certifique-se de que as folhas de etiquetas estão colocadas na impressora e de que escolheu a origem de papel adequada (por exemplo, o tabuleiro que contém as folhas de etiquetas). Além disso, certifique-se de que a impressora está configurada para imprimir apenas num dos lados das folhas. Geralmente, a origem de papel e as preferências de impressão são indicadas clicando em Propriedades na caixa de diálogo Imprimir.

  1. Clique em OK.

Alguns problemas que poderão ocorrer durante a impressão

  • São impressos campos em vez de informações    Se visualizar campos nas etiquetas impressas (como, por exemplo, «Bloco de endereços») em vez dos valores correspondentes a esses campos, poderá necessitar de alterar uma definição. No menu Ferramentas, clique em Opções. No separador Imprimir, certifique-se de que a caixa de verificação Códigos de campo em Incluir no documento está desmarcada.
  • Os resultados impressos não correspondem à pré-visualização    Se os resultados impressos não corresponderem aos elementos pré-visualizados, significa que, provavelmente, está utilizar um controlador de impressora desactualizado ou danificado. Pode transferir os controladores mais recentes no Web site do fabricante da impressora.

Antes de fechar o documento principal de etiquetas

Acabou de realizar a difícil tarefa de configurar um documento principal de etiquetas e de o ligar a um ficheiro de dados da lista de correio. Guardando o documento principal de etiquetas, poderá preservar o esforço realizado, bem como facilitar e acelerar a criação de um conjunto de etiquetas da próxima vez que necessitar. Quando guarda um documento principal de etiquetas, também guarda a respectiva ligação ao ficheiro de dados.

Da próxima vez que abrir o documento, verá uma mensagem a indicar que serão colocadas no documento informações de um ficheiro de dados. Clique em Sim para continuar. Se tiver utilizado uma lista de Contactos do Outlook como ficheiro de dados, também visualizará a caixa de diálogo Seleccionar pasta da lista de contactos. Seleccione a pasta da lista de contactos à qual estabeleceu ligação originalmente e, em seguida, clique em OK. No menu Ferramentas, aponte para Cartas e mailings e, em seguida, clique em Assistente de impressão em série. O painel de tarefas Impressão em série é aberto no passo Seleccionar destinatários, em que poderá escolher o ficheiro de dados ao qual pretende estabelecer ligação.

  • Se pretender utilizar o mesmo ficheiro de dados sem filtrar nem ordenar, basta clicar em Seguinte: Preparar as etiquetas e continuar o processo de impressão em série.
  • Se pretender filtrar ou ordenar a lista de destinatários do ficheiro de dados para criar um novo conjunto de etiquetas, clique em Editar a lista de destinatários.
  • Se pretender intercalar informações de destinatários de um ficheiro de dados diferente, clique em Seleccionar outra lista.

Com votos de muitas e boas etiquetas,

Connie, a monitora da Caixa de Respostas

Acerca da autora

Connie Miller, uma escritora da equipa de Assistência ao Utilizador do Microsoft Office, reúne e responde a questões enviadas para a Caixa de Respostas do Word. Para submeter uma questão detalhada de sua autoria à qual possamos responder, envie-nos os seus comentários.

 
 
Aplica-se a:
Word 2003