Numa impressão em série, utilize a caixa de diálogo Inserir Campo de Impressão em Série quando pretende adicionar campos individuais de uma origem de dados (origem de dados: ficheiro que contém informações a serem intercaladas num documento. Por exemplo, a lista de nomes e endereços que o utilizador pretende utilizar numa impressão em série. É necessário estabelecer ligação com a origem de dados antes de ser possível utilizar as informações da mesma.) ao documento principal (documento principal: numa operação de impressão em série do Word, é o documento que contém o texto e os gráficos que se repetem em cada versão do documento intercalado como, por exemplo, o endereço do remetente ou a saudação de uma carta de formulário.). Por exemplo, suponha que num lote de cartas pretende agradecer cada destinatário pelo seu contributo financeiro. Suponha também que a origem de dados que está a utilizar com a impressão em série armazenam estas informações num campo denominado MontanteDoação. Também pode utilizar a caixa de diálogo Inserir Campo de Impressão em Série para colocar o campo MontanteDoação em qualquer ponto do documento.
Se for apresentada a caixa de diálogo Atribuir Campos, o Microsoft Office Word pode não ter conseguido localizar algumas das informações necessárias para inserir o campo. Clique na seta junto a (não correspondente) e, em seguida, seleccione o campo da origem de dados que corresponde ao campo necessário para a impressão em série.
Campos de endereço Clique nesta opção para escolher a partir de uma lista de campos de impressão em série incorporados. Estes campos correspondem automaticamente aos campos na origem de dados, mesmo que os campos da origem de dados não tenham o mesmo nome que os ficheiros incorporados.
Campos da base de dados Clique nesta opção para escolher a partir de campos que extraem directamente dados a partir de uma coluna no ficheiro de dados.
Nota Se inserir um campo a partir da lista Campos da Base de Dados e, posteriormente, mudar para uma origem de dados sem uma coluna com o mesmo nome, o Word não conseguirá inserir as informações desse campo no documento intercalado.
Campos Clique no campo que pretende colocar no documento e, em seguida, clique em Inserir. Quando concluir a colocação dos campos num ponto específico do documento, clique em Fechar.
Atribuir Campos Para utilizar todas as funcionalidades dos campos de impressão em série do Word, mapeie os campos no ficheiro de dados para os campos de impressão em série que estão incorporados no Word. Por exemplo, se o ficheiro de dados contiver um ficheiro denominado Prefixo que armazena os valores Sr., Sra., Dr. e Dra., pode mapear o campo para o campo de impressão em série denominado Título. Os campos incorporados, tal como Título, são automaticamente incluídos nos campos de impressão em série compostos Bloco de Endereços e Linha de Saudação. Pelo que, ao mapear os dados para estes campos incorporados dispõe de mais automatização e flexibilidade do que ao inserir os campos individuais do ficheiro de dados no documento.
