Os fluxos de trabalho ajudam as pessoas a colaborar em documentos e a gerir tarefas de projecto implementando processos de negócio específicos em documentos e itens num site do Windows SharePoint Services 3.0. Os fluxos de trabalho ajudam as organizações a aderir a processos de negócio consistentes, melhorando também a eficiência e produtividade organizacionais gerindo as tarefas e passos envolvidos em processos de negócio específicos. Este procedimento permite às pessoas que efectuam estas tarefas concentrarem-se em executar o trabalho, em vez de gerir o fluxo de trabalho.
O que são fluxos de trabalho?
Um fluxo de trabalho é por vezes descrito como uma série de tarefas que produzem um resultado. No contexto de Produtos e Tecnologias do Microsoft SharePoint, um fluxo de trabalho é descrito de uma forma mais estrita como o movimento automatizado de documentos ou itens através de uma sequência específica de acções ou tarefas relacionadas com um processo de negócios. Os fluxos de trabalho podem ser utilizados para gerir de forma consistente processos de negócio comuns numa organização permitindo às organizações anexar uma lógica empresarial a documentos ou itens numa lista ou biblioteca do SharePoint. A lógica empresarial é basicamente um conjunto de instruções que especifica e controla as acções que acontecem num documento ou item.
Os fluxos de trabalho podem reduzir o custo e tempo necessários para coordenar processos de negócio comuns, como, por exemplo, a aprovação de projectos ou a revisão de documentos, ao gerir e controlar as tarefas humanas envolvidas nestes processos. Por exemplo, ao utilizar o Windows SharePoint Services 3.0, uma organização pode criar e implementar um fluxo de trabalho personalizado básico para gerir o processo de aprovação de rascunhos de documentos numa biblioteca. O fluxo de trabalho pode encaminhar um documento para uma pessoa especificada ou para um grupo de pessoas para a respectiva revisão e aprovação. Em seguida, o fluxo de trabalho pode executar acções específicas no documento com base no resultado do fluxo de trabalho. Se o documento for aprovado, o respectivo estado pode ser actualizado de Rascunho para Final, podendo o documento ser automaticamente copiado para outra biblioteca de documentos. Se um documento for rejeitado, o respectivo estado poderá permanecer como Rascunho, não ocorrendo quaisquer acções adicionais.
Quando este fluxo de trabalho de aprovação é iniciado, pode criar tarefas de aprovação de documentos, atribuir estas tarefas aos participantes no fluxo de trabalho especificados e, em seguida, enviar alertas de correio electrónico para os participantes com as instruções de tarefas e uma hiperligação para o documento a ser aprovado. Enquanto o fluxo de trabalho estiver em curso, o proprietário do fluxo de trabalho (neste caso, o autor do documento) ou os participantes no fluxo de trabalho poderão verificar a página Estado do Fluxo de Trabalho para ver que participantes concluíram as respectivas tarefas do fluxo de trabalho. Quando os participantes no fluxo de trabalho concluírem as respectivas tarefas do fluxo de trabalho aprovando ou rejeitando o documento, o fluxo de trabalho será concluído. O fluxo de trabalho executará automaticamente as acções apropriadas sobre o documento, alertando o proprietário do fluxo de trabalho sobre o resultado do fluxo de trabalho.
As acções no fluxo de trabalho de aprovação neste exemplo seguem este processo:
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Um fluxo de trabalho predefinido para um site
Um site do Windows SharePoint Services 3.0 inclui um fluxo de trabalho de Três Estados predefinido. O fluxo de trabalho de Três Estados suporta processos de negócio que exigem que as organizações controlem o estado de um problema ou item através de diferentes fases. Especificamente, o fluxo de trabalho controla um item de lista através de três estados diferentes envolvendo duas transições. Com cada uma das transições entre estados, o fluxo de trabalho atribui uma tarefa a uma pessoa e envia para essa pessoa um alerta de correio electrónico sobre a tarefa. Quando esta tarefa for concluída, o fluxo de trabalho actualizará o estado do item de forma apropriada e prosseguirá para o estado seguinte. O fluxo de trabalho de Três Estados foi concebido para trabalhar com o modelo de lista Controlo de Problemas, mas pode ser utilizado com qualquer lista que seja configurada para conter uma coluna Escolha com três ou mais valores. Os valores nesta coluna de escolha funcionam como os estados controlados pelo fluxo de trabalho.
O fluxo de trabalho de Três Estados pode ser utilizado para gerir processos de negócio que exigem que as organizações controlem um grande volume de problemas ou itens, como, por exemplo, problemas de suporte ao cliente, clientes potenciais ou tarefas de projecto. Para obter mais informações sobre como trabalhar com um fluxo de trabalho de Três Estados, consulte Utilizar um fluxo de trabalho de Três Estados.
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Suporte de fluxos de trabalho personalizados
Uma organização poderá optar por programar e implementar fluxos de trabalho completamente personalizados exclusivos dos processos de negócio nessa organização. Os fluxos de trabalho podem ser tão simples ou complexos quanto os processos de negócio de uma organização exigirem. Os programadores podem criar fluxos de trabalho iniciados por pessoas que utilizem um site ou podem criar fluxos de trabalho que sejam automaticamente iniciados com base num evento específico, como, por exemplo, o momento em que um item de lista é criado ou alterado. Se uma organização tiver programado e implementado fluxos de trabalho personalizados, estes fluxos de trabalho poderão estar disponíveis para serem utilizados num site.
Existem duas formas de criar fluxos de trabalho personalizados para o Windows SharePoint Services 3.0:
- Os programadores de software profissionais podem criar fluxos de trabalho utilizando o Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation Estes fluxos de trabalho contêm código personalizado e actividades de fluxo de trabalho. Após um programador profissional criar fluxos de trabalho personalizados, o administrador de um servidor poderá implementá-los em vários sites.
- Os designers da Web podem estruturar fluxos de trabalho sem código para serem utilizados numa lista ou biblioteca específica utilizando um programa de criação de Web compatível com o Windows SharePoint Services, como, por exemplo, o Microsoft Office SharePoint Designer 2007 Estes fluxos de trabalho são criados a partir de uma lista de actividades de fluxo de trabalho disponíveis, podendo o designer da Web que cria o fluxo de trabalho implementá-lo directamente na lista ou biblioteca de documentos em que será utilizado.
Se pretender que seja programado um fluxo de trabalho personalizado, contacte o administrador do site para obter mais informações sobre que recursos poderão estar disponíveis na organização para a programação de fluxos de trabalho personalizados. Para obter mais informações sobre programar fluxos de trabalho personalizados para o Windows SharePoint Services 3.0, consulte o Microsoft Windows SharePoint Services Developer Center na MSDN.
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Passos envolvidos na utilização de fluxos de trabalho
Existem vários passos envolvidos na utilização de um fluxo de trabalho num documento ou item de lista. Cada um destes passos poderá ser concluído por indivíduos com diferentes funções. Por exemplo, o administrador de um site poderá disponibilizar um fluxo de trabalho para ser utilizado numa biblioteca de documentos específica, o proprietário de uma lista ou o autor de um documento poderá iniciar um fluxo de trabalho num documento ou item e uma terceira pessoa (por exemplo, um revisor ou aprovador de documentos) poderá concluir uma tarefa do fluxo de trabalho.
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Adicionar um tipo de conteúdo a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo
Embora um fluxo de trabalho sem código criado num programa de criação de Web compatível com o Windows SharePoint Services, como, por exemplo, o Office SharePoint Designer 2007, possa ser implementado directamente na lista ou biblioteca em que será utilizado, qualquer fluxo de trabalho personalizado instalado no servidor deverá ser adicionado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo (tipo de conteúdo: grupo reutilizável de definições para uma categoria de conteúdo. Utilize os tipos de conteúdo para gerir os metadados, modelos e comportamentos de itens e documentos consistentemente. Os tipos de conteúdo são definidos ao nível do site e são utilizados em listas e bibliotecas.) de modo a estar disponível para documentos ou itens numa localização específica. É necessário ter a permissão (permissões: definições específicas de segurança que permitem um acesso restrito a um determinado item, lista, biblioteca ou site.) Gerir Listas para adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Na maioria dos casos, esta tarefa é efectuada por administradores de sites ou indivíduos que gerem listas ou bibliotecas específicas. A disponibilidade de um fluxo de trabalho num site varia, dependendo de onde é adicionado:
- Se um fluxo de trabalho for adicionado directamente a uma lista ou biblioteca, apenas estará disponível para itens nessa mesma lista ou biblioteca. Será possível adicionar um fluxo de trabalho directamente a uma lista ou biblioteca se esse fluxo de trabalho apenas for utilizado por uma equipa específica ou para tipos de conteúdo muito específicos.
- Se um fluxo de trabalho for adicionado a um tipo de conteúdo de lista (uma ocorrência de um tipo de conteúdo de site adicionada a uma lista ou biblioteca específicas), apenas estará disponível para itens desse tipo de conteúdo na lista ou biblioteca específicas à qual esse tipo de conteúdo está associado. Será possível adicionar um fluxo de trabalho directamente a um tipo de conteúdo de lista se esse fluxo de trabalho for utilizado apenas para tipos de conteúdo muito específicos.
- Se um fluxo de trabalho for adicionado a um tipo de conteúdo de site, esse fluxo de trabalho estará disponível para quaisquer itens desse tipo de conteúdo em todas as listas e bibliotecas às quais uma ocorrência desse tipo de conteúdo de site tiver sido adicionada. Se pretender que um fluxo de trabalho esteja vastamente disponível em várias listas ou bibliotecas numa colecção de sites para itens de um tipo de conteúdo específico, a forma mais eficiente de atingir este resultado consiste em adicionar esse fluxo de trabalho directamente a um tipo de conteúdo de site. Poderá ser útil adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site se pretender que esteja vastamente disponível a diferentes equipas em vários sites diferentes.
Quando um fluxo de trabalho é adicionado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, é possível personalizar o fluxo de trabalho para a respectiva localização específica definindo várias opções:
- O nome do fluxo de trabalho
- A lista de tarefas na qual estão armazenadas tarefas relacionadas com o fluxo de trabalho
- A lista do histórico que regista todos os eventos relacionados com o fluxo de trabalho
- O modo como pretende que o fluxo de trabalho seja iniciado
- Opções adicionais específicas do fluxo de trabalho individual (por exemplo: o modo como as tarefas são encaminhadas para os participantes, que circunstâncias concluem o fluxo de trabalho e que acções ocorrem após o fluxo de trabalho ser concluído com sucesso.)
Quando um fluxo de trabalho é adicionado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, é simplesmente disponibilizado para documentos ou itens numa localização específica. O utilizador não inicia o fluxo de trabalho real. É possível encontrar hiperligações para mais informações sobre adicionar fluxos de trabalho a listas, bibliotecas ou tipos de conteúdo na secção Consulte Também.
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Iniciar um fluxo de trabalho num documento ou item
Após um fluxo de trabalho ser adicionado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo e, por conseguinte, ser disponibilizado para ser utilizado, é possível iniciar este fluxo de trabalho num documento ou item específicos (se o fluxo de trabalho for configurado para permitir que seja iniciado manualmente). Para iniciar um fluxo de trabalho, seleccione o fluxo de trabalho pretendido na lista de fluxos de trabalho disponíveis para o documento ou item. Se necessário, poderá ser igualmente necessário preencher um formulário com as informações exigidas pelo fluxo de trabalho. Dependendo do modo como o fluxo de trabalho tiver sido estruturado e configurado, poderá existir a opção de personalizar adicionalmente o fluxo de trabalho quando for iniciado num documento ou item personalizando opções, como, por exemplo, participantes, data de conclusão e instruções de tarefas.
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Concluir tarefas do fluxo de trabalho
Qualquer evento de fluxo de trabalho que exija uma interacção humana é representado por uma tarefa de fluxo de trabalho. Quando um fluxo de trabalho atribui uma tarefa a um participante no fluxo de trabalho, o destinatário da tarefa pode concluir essa tarefa ou (dependendo do fluxo de trabalho) solicitar alterações do próprio item do fluxo de trabalho editando o formulário da tarefa do fluxo de trabalho. Quando um participante no fluxo de trabalho conclui uma tarefa do fluxo de trabalho, esta pede ao servidor para mover o fluxo de trabalho para o próximo passo relevante.
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Controlar o estado dos fluxos de trabalho
Os proprietários e participantes de fluxos de trabalho podem seguir o progresso de um fluxo de trabalho verificando a página de estado associada ao fluxo de trabalho. A página de estado inclui informações de estado sobre tarefas de fluxo de trabalho pendentes e inclui igualmente informações de histórico relevantes para o fluxo de trabalho.
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