Os fluxos de trabalho deverão ser adicionados a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo de modo a estarem disponíveis para serem utilizados em documentos ou itens.
Criar e implementar fluxos de trabalho
Por predefinição, um site do Windows SharePoint Services 3.0 apenas inclui um fluxo de trabalho predefinido: o fluxo de trabalho de Três estados, o qual é concebido para trabalhar com uma lista de Controlo de Problemas. Se uma organização necessitar de fluxos de trabalho adicionais, estes deverão ser instalados e activados para um determinado site por um administrador do servidor. Existem duas formas de criar fluxos de trabalho personalizados para o Windows SharePoint Services 3.0:
- Os programadores de software profissionais podem criar fluxos de trabalho utilizando o Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation. Estes fluxos de trabalho contêm código personalizado e actividades de fluxo de trabalho. Após um programador profissional criar fluxos de trabalho personalizados, o administrador de um servidor poderá implementá-los em vários sites.
- Os designers da Web podem estruturar fluxos de trabalho sem código para serem utilizados numa lista ou biblioteca específica utilizando um programa de criação de Web compatível com o Windows SharePoint Services, tal como o Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Estes fluxos de trabalho são criados a partir de uma lista de actividades de fluxo de trabalho disponíveis, podendo o designer da Web que cria o fluxo de trabalho implementá-lo directamente na lista ou biblioteca em que será utilizado.
Embora um fluxo de trabalho sem código criado no Office SharePoint Designer 2007 possa ser implementado directamente na lista ou biblioteca em que será utilizado, qualquer fluxo de trabalho personalizado instalado no servidor deverá ser adicionado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo de modo a estar disponível para documentos ou itens numa localização específica. É necessário ter a permissão Gerir Listas para adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Na maioria dos casos, esta tarefa é efectuada por administradores de sites ou indivíduos que gerem listas ou bibliotecas específicas.
A disponibilidade de um fluxo de trabalho num site varia, dependendo do local onde está adicionado:
- Se adicionar um fluxo de trabalho directamente numa lista ou biblioteca, só estará disponível para itens nessa lista ou biblioteca.
- Se adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de lista (uma instância de um tipo de conteúdo de site adicionada a uma lista ou biblioteca específica), este só estará disponível para itens desse tipo de conteúdo na lista ou biblioteca específica a que esse tipo de conteúdo está associado.
- Se adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, esse fluxo de trabalho estará disponível para todos os itens desse tipo de conteúdo em todas as listas e bibliotecas a que tenha sido adicionada uma instância desse tipo de conteúdo de site. Se pretende que um fluxo de trabalho esteja amplamente disponível em listas ou bibliotecas de uma colecção de sites para itens de um tipo de conteúdo específico, a forma mais eficaz de conseguir este resultado será adicionar esse fluxo de trabalho directamente num tipo de conteúdo de site.
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Adicionar ou alterar um fluxo de trabalho para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo
Antes de tentar adicionar um fluxo de trabalho, contacte o administrador do servidor para determinar que fluxos de trabalho estão instalados e activados para um determinado site. Por exemplo, alguns fluxos de trabalho poderão estar instalados no servidor, mas poderão não estar activados para o site.
Quando um fluxo de trabalho é adicionado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, é possível personalizar o fluxo de trabalho para a respectiva localização específica definindo várias opções:
- O nome do fluxo de trabalho
- A lista de tarefas na qual estão armazenadas tarefas relacionadas com o fluxo de trabalho
- A lista do histórico que regista todos os eventos relacionados com o fluxo de trabalho
- O modo como pretende que o fluxo de trabalho seja iniciado
- Opções adicionais específicas do fluxo de trabalho individual (por exemplo: o modo como as tarefas são encaminhadas para os participantes, que circunstâncias fazem com o que o fluxo de trabalho seja concluído e que acções ocorrem após o fluxo de trabalho ser concluído com sucesso.)
Para adicionar um novo fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo ou para alterar as definições de um fluxo de trabalho que já esteja associado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, são seguidos os mesmos passos.
- Efectue um dos seguintes procedimentos:
- Para uma lista ou biblioteca:
- Abra a lista ou biblioteca na qual pretende adicionar ou alterar um fluxo de trabalho.
No menu Definições 
, clique em Definições da Lista ou clique nas definições relativas ao tipo de biblioteca que está a abrir.
Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.
- Em Permissões e Gestão, clique em Definições do fluxo de trabalho.
- Para um tipo de conteúdo de lista:
- Abra a lista ou biblioteca que contém a ocorrência do tipo de conteúdo de lista na qual pretende adicionar ou alterar um fluxo de trabalho.
No menu Definições , clique em Definições da Lista ou clique nas definições relativas ao tipo de biblioteca que está a abrir.
Por exemplo, numa biblioteca de documentos clique em Definições da Biblioteca de Documentos.
- Em Tipos de Conteúdo, clique no nome do tipo de conteúdo.
Nota Se a lista ou biblioteca não estiver configurada de modo a permitir vários tipos de conteúdo, a secção Tipos de Conteúdo não surgirá na página Personalizar da lista ou biblioteca.
- Em Definições, clique em Definições de fluxo de trabalho.
- Para um tipo de conteúdo de site:
- Na home page da colecção de sites, no menu Acções do Site
, clique em Definições do Site.
- Em Galerias, clique em Tipos de conteúdo de site.
- Clique no nome do tipo de conteúdo de site no qual pretende adicionar ou alterar um fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Definições de fluxo de trabalho.
Nota Se já tiverem sido adicionados fluxos de trabalho a esta lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, este passo remetê-lo-á directamente para a página Alterar Definições de Fluxo de Trabalho, devendo clicar em Adicionar um fluxo de trabalho para aceder à página Adicionar um Fluxo de Trabalho. Se não tiverem sido adicionados quaisquer fluxos de trabalho a esta lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, este passo remetê-lo-á directamente para a página Adicionar um Fluxo de Trabalho.
- Na página Alterar Definições de Fluxo de Trabalho, clique em Adicionar um fluxo de trabalho ou clique no nome do fluxo de trabalho cujas definições pretende alterar.
- Efectue um dos seguintes procedimentos:
- Se estiver a ser adicionado um fluxo de trabalho, na página Adicionar um Fluxo de Trabalho, na secção Fluxo de trabalho, clique no nome do modelo de fluxo de trabalho que pretende utilizar.
- Se estiverem a ser alteradas as definições de um fluxo de trabalho, na página Alterar um Fluxo de Trabalho, altere as definições que pretende alterar de acordo com os passos que se seguem.
- Na secção Nome, escreva um nome exclusivo para o fluxo de trabalho.
- Na secção Lista de Tarefas, especifique uma lista de tarefas para utilizar com este fluxo de trabalho.
Notas
- É possível utilizar a lista Tarefas predefinida ou, em alternativa, é possível criar uma nova. Se a lista Tarefas predefinida for utilizada, os participantes no fluxo de trabalho serão capazes de localizar e visualizar de forma fácil as respectivas tarefas de fluxo de trabalho utilizando a vista As Minhas Tarefas da lista Tarefas.
- Se as tarefas para este fluxo de trabalho vierem a revelar dados sensíveis ou confidenciais que pretenda manter separados da lista Tarefas geral, deverá ser criada uma nova lista de tarefas.
- Se uma organização vier a ter inúmeros fluxos de trabalho ou se os fluxos de trabalho vierem a envolver inúmeras tarefas, deverá ser criada uma nova lista de tarefas. Neste caso, poderá ser útil criar listas de tarefas para cada um dos fluxos de trabalho.
- Na secção Lista do Histórico, seleccione uma lista do histórico para utilizar com este fluxo de trabalho. A lista do histórico apresenta todos os eventos que ocorrem durante cada uma das ocorrências do fluxo de trabalho.
Nota É possível utilizar a lista Histórico predefinida ou, em alternativa, é possível criar uma nova. Se uma organização vier a ter inúmeros fluxos de trabalho, poderá ser útil criar uma lista do histórico separada para cada um dos fluxos de trabalho.
- Na secção Opções de Início, especifique como, quando ou por quem será iniciado um fluxo de trabalho.
Notas
- Poderão não estar disponíveis opções específicas se não forem suportadas pelo modelo de fluxo de trabalho seleccionado.
- A opção Iniciar este fluxo de trabalho para aprovar a publicação de uma versão principal de um item apenas estará disponível se o suporte para o controlo de versões principais e secundárias estiver activado para a biblioteca e se o modelo de fluxo de trabalho seleccionado puder ser utilizado para aprovação de conteúdos.
- Se este fluxo de trabalho estiver a ser adicionado a um tipo de conteúdo de site, especifique se pretende ou não adicionar este fluxo de trabalho a todos os tipos de conteúdo que herdem a partir deste tipo de conteúdo na secção Actualizar Tipos de Lista e de Conteúdo de Sites.
Nota A secção Actualizar Tipos de Lista e de Conteúdo de Sites é apenas apresentada na página Adicionar um Fluxo de Trabalho para tipos de conteúdo de site.
- Se existirem opções de personalização adicionais disponíveis para o fluxo de trabalho, clique em Seguinte e, em seguida, especifique as opções pretendidas na página Personalizar para o fluxo de trabalho.
- Se não existirem opções de personalização adicionais disponíveis para o fluxo de trabalho, clique em OK.
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