Se tenciona partilhar uma cópia eletrónica de um documento do Microsoft Word com clientes ou colegas, convém verificar se existem dados ocultos ou informações pessoais que possam estar armazenados no próprio documento ou nas propriedades do mesmo (metadados (metadados: dados que descrevem outros dados. Por exemplo, as palavras de um documento são dados. A contagem de palavras é um exemplo de metadados.)). Como estas informações podem revelar detalhes sobre a sua organização ou sobre o próprio documento que pode não pretender partilhar publicamente, é possível remover estas informações antes de partilhar o documento com outras pessoas.
Este artigo descreve como a funcionalidade Inspector de Documentos no Word pode ajudá-lo a localizar e remover dados ocultos e informações pessoais dos documentos.
Neste artigo
Localizar e remover dados ocultos e informações pessoais
Pode utilizar o Inspetor de Documentos para localizar e remover dados ocultos e informações pessoais em documentos do Word. Antes de partilhar uma cópia eletrónica do documento do Word, convém utilizar o Inspetor de Documentos, por exemplo, num anexo de correio eletrónico.
- Abra o documento do Word onde pretende verificar se existem dados ocultos e informações pessoais.
- Clique no separador Ficheiro, clique em Guardar Como e, em seguida, escreva um nome na caixa Nome do ficheiro para guardar uma cópia do documento original.
Importante Convém utilizar o Inspector de Documentos numa cópia do documento original porque nem sempre é possível restaurar os dados removidos pelo Inspector de Documentos.
- Na cópia do documento original, clique no separador Ficheiro e, em seguida, clique em Informação.
- Em Preparar para Partilhar, clique em Verificar a Existência de Problemas e clique em Inspecionar Documento.
- Na caixa de diálogo Inspetor de Documentos, selecione as caixas de verificação para escolher que tipo de conteúdo oculto pretende que seja inspecionado. Para mais informações sobre os Inspetores individuais, consulte Informações que o Inspetor de Documentos localiza e remove.
- Clique em Inspecionar.
- Consulte os resultados da inspeção na caixa de diálogo Inspector de Documentos.
- Clique em Remover Tudo junto aos resultados da inspeção para remover do documento os tipos de conteúdo oculto pretendidos.
Importante
- Se remover conteúdo oculto do documento, poderá não conseguir restaurá-lo clicando em Anular.
- Se pretender remover dados ocultos e informações pessoais de documentos guardados no formato OpenDocument Text (.odt), tem de executar o Inspector de Documentos sempre que guardar o documento neste formato.
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Tipos de dados ocultos e dados pessoais
É possível guardar vários tipos de dados ocultos e informações pessoais num documento do Word. Estas informações podem não estar imediatamente visíveis quando visualiza o documento no Word, mas é possível que outras pessoas vejam ou obtenham essas informações.
As informações ocultas podem incluir os dados que o Word adiciona a um documento e que lhe permitem colaborar na redação e edição do mesmo com outras pessoas. Também pode incluir informações que designe intencionalmente como ocultas.
Os documentos do Word podem conter os seguintes tipos de dados ocultos e informações pessoais:
- Comentários, marcas de revisão de alterações registadas e anotações a tinta Se tiver colaborado com outras pessoas na criação do documento, este poderá conter itens como, por exemplo, marcas de revisão de alterações registadas, comentários, anotações a tinta ou versões. Estas informações podem permitir que outras pessoas vejam os nomes das pessoas que trabalharam no documento, comentários de revisores e alterações ao documento.
- Propriedades do documento e informações pessoais As propriedades do documento, também conhecidas como metadados (metadados: dados que descrevem outros dados. Por exemplo, as palavras de um documento são dados. A contagem de palavras é um exemplo de metadados.), incluem detalhes sobre o documento, tais como o autor, assunto e título. As propriedades do documento também incluem informações que são automaticamente mantidas por programas Office, tais como o nome da última pessoa a guardar um documento e a data de criação de um documento. Se tiver utilizado funcionalidades específicas, o documento também poderá conter outros tipos de informações de identificação pessoal (PII) (informações de identificação pessoal (PII): todas as informações que podem ser utilizadas para identificar uma pessoa, tais como nome, morada de correio postal, endereço de correio electrónico, número do BI, endereço IP ou qualquer identificador exclusivo associado ao PII noutro programa.), tais como cabeçalhos de correio eletrónico, informações de envio para revisão, listas de distribuição e nomes de modelos.
- Cabeçalhos, rodapés e marcas de água Os documentos do Word podem conter informações nos cabeçalhos e rodapés. Para além disso, pode ter adicionado uma marca de água ao documento do Word.
- Texto oculto Os documentos do Word podem conter texto formatado como texto oculto. Se não souber se o documento contém texto oculto, poderá utilizar o Inspector de Documentos para procurá-lo.
- Propriedades do servidor de documentos Se tiver guardado o documento numa localização num servidor de gestão de documentos, tal como um site de Área de Trabalho de Documentos ou uma biblioteca baseada no Microsoft Windows SharePoint Services, o documento poderá conter propriedades do documento adicionais ou informações relacionadas com esta localização no servidor.
- Dados XML personalizados Os documentos podem conter dados XML personalizados que não estão visíveis no próprio documento. O Inspetor de Documentos pode localizar e remover estes dados XML.
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Informações que o Inspector de Documentos localiza e remove
No Word, o Inspector de Documentos apresenta vários Inspetores diferentes que lhe permitem localizar e remover dados ocultos e informações pessoais específicos de documentos do Word. Para obter uma lista dos diferentes tipos de dados ocultos e informações pessoais que o Inspector de Documentos pode localizar e remover dos documentos do Word, consulte a tabela seguinte.
Notas
- Se a sua organização tiver personalizado o Inspector de Documentos adicionando módulos do Inspector, poderá verificar se existem tipos de informações adicionais nos documentos.
- Se estiver a utilizar o Microsoft Word Starter 2010, tenha em conta que o programa não suporta todas as funcionalidades listadas para o Word. Para mais informações sobre as funcionalidades disponíveis no Word Starter, consulte Suporte para funcionalidades do Word Starter.
| Nome do Inspector |
Localiza e remove |
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Comentários, Revisões, Versões e Anotações
Nota No Word Starter 2010, o Inspetor de Documentos só remove versões e anotações.
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- Comentários
- Marcas de revisão de alterações registadas
- Informações da versão do documento
- Anotações a tinta
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| Propriedades do Documento e Informações Pessoais |
- As propriedades do documento, incluindo as informações dos separadores Sumário, Estatísticas e Personalizar da caixa de diálogo Propriedades do Documento
- Cabeçalhos de correio eletrónico
- Listas de distribuição
- Informações de envio para revisão
- Propriedades do servidor de documentos
- Informações da Política de Gestão de Documentos
- Informações do tipo de conteúdo
- Informações de ligação de dados para campos vinculados a dados (o último valor será convertido para texto)
- Nome de utilizador
- Nome do modelo
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| Cabeçalhos, rodapés e marcas de água |
- Informações nos cabeçalhos do documento
- Informações nos rodapés do documento
- Marcas de água
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| Texto Oculto |
- Texto que está formatado como oculto (um efeito de tipo de letra que está disponível na caixa de diálogo Tipo de letra)
Nota Este Inspector não consegue detetar texto que tenha sido oculto por outros métodos (por exemplo, texto branco num fundo branco).
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| Dados XML Personalizados |
- Dados XML que podem estar armazenados num documento
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| Conteúdo Invisível |
- Objetos que não estão visíveis porque foram formatados como invisíveis
Nota Este Inspector não consegue detetar objetos que estejam tapados por outros objetos.
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