Durante os últimos anos, as empresas criaram um grande volume de conteúdos não estruturados, que incluem documentos, mensagens de correio electrónico, vídeos, mensagens instantâneas, páginas Web, entre outros. Normalmente, estes conteúdos encontram-se num estado de caos impossível de gerir e que não permite às empresas utilizar eficazmente estes activos valiosos para uma melhor partilha de conhecimentos, optimização das comunicações com os clientes e aumento da eficácia de processos. A Gestão de Conteúdo da Empresa (ECM) da Microsoft é um componente chave na infra-estrutura de uma empresa, que pode ajudar a ultrapassar estes desafios.

Incorporada numa plataforma bem integrada, a solução ECM da Microsoft expande facilmente a gestão de conteúdos a todos os info-trabalhador de uma empresa através da integração com ferramentas familiares, como o Microsoft Office system. Uma solução ECM da Microsoft pode ajudar as empresas a:

Gerir conteúdos diversos

As capacidades integradas de gestão de documentos da solução ECM integrada em Microsoft, pode ajudar as empresas a consolidar conteúdos diversos a partir da partilha de vários ficheiros e de unidades pessoais num repositório gerido de centralmente e em categorias consistentes. Deste modo, as capacidades integradas de procura podem ajudar os utilizadores a procurar e partilhar estas informações. As empresas de TI podem igualmente proteger os conteúdos neste repositório gerido centralmente do acesso não autorizado.

As capacidades integradas de colaboração, como o fluxo de trabalho automatizado, ajudam os utilizadores a trabalhar melhor em conjunto para criar, rever e aprovar documentos de forma mais estruturada. Deste modo, é suprimida a necessidade de utilização exclusiva do correio electrónico para partilhar documentos. Os trabalhadores móveis podem também utilizar estes documentos offline quando não estão ligados à rede.

Satisfazer a conformidade e os requisitos legais

A solução ECM da Microsoft inclui também capacidades integradas de gestão de registos que permitem às empresas armazenar e proteger registos empresariais no seu estado final. As políticas de expiração aplicadas a estes registos ajudam a garantir que estes são mantidos pelo período de tempo adequado, de modo a respeitar os regulamentos ou as políticas empresariais da empresa, reduzindo, desta forma, os respectivos riscos legais. Os registos de auditoria fornecem uma prova para os auditores internos e externos de que os registos foram mantidos adequadamente. É possível aplicar bloqueios em registos específicos que fazem parte de processos jurídicos, evitando a sua destruição.

Gerir eficazmente vários Web sites

As capacidades integradas de gestão de conteúdos Web permite aos utilizadores publicarem conteúdos Web com uma ferramenta de criação de conteúdos de fácil utilização e um processo de aprovação incorporado. Isto ajuda a garantir que os conteúdos são enviados para os Web sites atempadamente, sem sobrecarregar o pessoal de TI. Os modelos nos formatos de Páginas Mestre e Esquemas de Página permitem aplicar uma personalização consistente a todas as páginas, ajudando assim a garantir que os activos personalizados são utilizados correctamente. Uma única infra-estrutura de implementação e gestão para sites da intranet, extranet e Internet, bem como para sites multilingue, reduz o custo e a complexidade nos departamentos de TI.

Simplificar os processos de negócio

A solução ECM da Microsoft permite às empresas simplificar os processos de negócio de colaboração orientados por conteúdos, fornecendo as ferramentas e a plataforma para automatização das tarefas referentes a estes processos. As soluções de formulários electrónicos fornecem um mecanismo para reunir e validar entradas para estes processos de negócio em Web sites, dispositivos móveis e programas do Microsoft Office system. Os formulários são criados uma vez e as ferramentas de gestão permitem ao pessoal de TI implementar e controlar facilmente a utilização destes formulários em múltiplos canais.

Estas capacidades são fornecidas pela Microsoft numa única infra-estrutura integrada de produtividade do negócio. Deste modo, é possível reduzir significativamente as tarefas de gestão no departamento de TI, uma vez que agora existe um conjunto de ferramentas e metodologias comuns para gerir a solução. A integração próxima com ferramentas familiares, como os programas do Microsoft Office system, permite à solução ECM da Microsoft expandir facilmente estas capacidades a todos os info-trabalhadores da empresa. Deste modo, a carga de tarefas atribuídas aos utilizadores é reduzida, uma vez que deixa de ser necessário aprender a trabalhar com novas ferramentas ou alterar o método de trabalho para poderem participar na estratégia de gestão de conteúdos da empresa.

As capacidades de fluxo de trabalho ajudam a reduzir as barreiras de aceitação do utilizador. Ver uma imagem maior.

Capacidades do ECM da Microsoft

A solução ECM da Microsoft fornece capacidades para gerir o ciclo de vida completo dos conteúdos não estruturados, desde a criação à expiração, numa única plataforma unificada. Estas capacidades incluem a gestão de documentos, gestão de registos, gestão de conteúdos Web e soluções de formulários.

Gestão de documentos

• Poupar tempo e reutilizar facilmente as informações.  Organize e classifique os conteúdos num repositório de documentos centralizado para fornecer um método consistente de organização, classificação, navegação e procura rápida das informações indicadas.
• Ajudar a proteger informações confidenciais.  Ajuda a salvaguardar os documentos através de uma gestão de direitos integrada que se mantém aplicada aos documentos. Os direitos de acesso de utilizador podem ser especificados a itens individuais e é possível remover os metadados dos documentos antes da publicação final.
• Simplificar a criação de documentos de colaboração.  Com fluxos de trabalho de documentos incorporados, é possível iniciar, controlar e colaborar em processos orientados por documentos directamente a partir dos programas de ambiente de trabalho do Microsoft Office system. Alertas importantes e informação de tarefas podem ser apresentados no documento, ajudando a garantir que os passos do fluxo de trabalho são correctamente seguidos.

Gestão de registos

• Melhorar a conformidade legal e de regulamentação.  Aplique aos registos de negócio políticas de retenção, protecção e auditoria de informações para ajudar a garantir que estes recursos são mantidos correctamente.
• Ajudar a proteger os registos vitais e de negócio.  Um repositório com segurança optimizada ajuda a garantir que os registos são bloqueados no seu estado final.
• Detectar facilmente conteúdos referentes a processos jurídicos.  Ajuda a garantir que as informações necessárias para processos jurídicos podem ser obtidas de forma económica e bloqueadas segundo os respectivos requisitos.

Repositório de Registos para retenção a longo prazo. Ver uma imagem maior.

Gestão de conteúdos Web

• Criar e publicar conteúdos rápida e facilmente.  Os grupos de negócio podem criar e publicar conteúdos Web atempadamente através de ferramentas de criação fáceis de utilizar e de fluxos de trabalho integrados com o envolvimento mínimo do departamento de TI.
• Manter um aspecto consistente nos Web sites.  Mantenha a consistência fornecendo páginas mestre esquemas de página aprovados, que permitem aos autores de conteúdos especificar uma vez e reutilizar a personalização e navegação do site.
• Reduzir os custos de implementação e gestão dos Web sites.   Implemente uma única infra-estrutura de várias camadas para publicação de conteúdos em sites da intranet, extranet e da Internet.

Soluções de formulários

• Automatizar os processos de negócio.  Automatize diversas tarefas manuais utilizando o Windows Workflow Foundation. Crie novos fluxos de trabalho com ferramentas, como, por exemplo, o Microsoft Visual Studio 2005 e o Microsoft Office SharePoint Designer 2007.
• Reunir informações utilizando formulários electrónicos.  Através da utilização do Microsoft Office InfoPath 2007, as empresas podem criar formulários electrónicos que, em seguida, são implementados em vários canais, incluindo Web sites, dispositivos móveis e aplicações cliente eficazes.
• Implementar e gerir rapidamente soluções de formulários.  Implemente rapidamente actualizações paralelas de soluções de formulários para ajudar a garantir um período de indisponibilidade mínimo. Veja o estado de todos os formulários de implementação numa única vista.

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