A equipa utiliza a biblioteca de Documentos Partilhados para colaborar em documentos e utiliza a coluna Atribuído A para controlar a quem é que foram atribuídos os documentos. Em vez de todos os membros da equipa verificarem continuamente o site de equipa para ver se têm documentos atribuídos recentemente, crie um fluxo de trabalho que envie automaticamente uma mensagem de correio electrónico para qualquer membro da equipa quando receber uma atribuição. Pode efectuar isto rapidamente criando um fluxo de trabalho de um só passo.

Talvez esteja a pensar, porque não utilizar um alerta? Os alertas oferecem muitas opções, por exemplo, pode receber um alerta quando um item é adicionado ou modificado. Mas não pode configurar um alerta para o momento em que é alterada uma definição específica de uma coluna específica. Além disso, com um alerta não pode criar uma mensagem de correio electrónico que indique ao destinatário exactamente a acção necessária.

Para obter mais informações sobre fluxos de trabalho, consulte Introdução a fluxos de trabalho.

 Importante   Para criar um fluxo de trabalho, o site tem de estar localizado num servidor com o Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007.

• Antes de começar

• Estruturar o fluxo de trabalho

Antes de começar

Antes de estruturar o fluxo de trabalho, necessita de efectuar todas as alterações ou personalizações necessárias no site, na lista ou biblioteca, por exemplo:

• Um fluxo de trabalho está sempre anexado a exactamente uma lista ou biblioteca do SharePoint. O site tem de ter, pelo menos, uma lista ou biblioteca antes de criar um fluxo de trabalho. Se não existirem listas no site, ser-lhe-á pedido para criar uma quando criar um fluxo de trabalho.
• Se pretende que o fluxo de trabalho utilize qualquer uma das colunas ou definições personalizadas, tem de efectuar essas alterações antes de criar o fluxo de trabalho de modo a que essas colunas e definições estejam disponíveis no Estruturador de Fluxos de Trabalho.
• Se pretende que o fluxo de trabalho utilize qualquer funcionalidade da lista ou biblioteca que não esteja activada por predefinição, tal como a Aprovação do Conteúdo, tem de activar estas funcionalidades antes de estruturar o fluxo de trabalho.

 Nota   A funcionalidade do fluxo de trabalho é construída no Microsoft Windows Workflow Foundation, um componente do Microsoft Windows. Tem de ser instalada a mesma versão do Workflow Foundation no computador e no servidor. A primeira vez que criar um fluxo de trabalho, é possível que lhe seja pedido para instalar o Workflow Foundation.

Adicionar uma coluna à biblioteca de documentos

Este exemplo utiliza a biblioteca de Documentos Partilhados que, por predefinição, é apresentada num site de equipa. No entanto, tem de adicionar a coluna Atribuído A à biblioteca de Documentos Partilhados uma vez que esta coluna não é apresentada por predefinição na biblioteca.

1. No browser, vá para a biblioteca de Documentos Partilhados.

    Sugestão   Clique em Documentos Partilhados na Lista de Pastas e, em seguida, prima F12.

2. Na barra de ferramentas da biblioteca, clique em Definições e, em seguida, clique em Adicionar Colunas a partir de Colunas do Site.
3. Em Colunas de site disponíveis, clique em Atribuído A e, em seguida, clique em Adicionar.
4. Clique em OK.

   Quando visualiza os Documentos Partilhados no browser, verifica que a coluna Atribuído A é agora apresentada na biblioteca.

5. Feche o browser.

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Estruturar o fluxo de trabalho

Depois de configurar a biblioteca de Documentos Partilhados com a coluna correcta, está preparado para utilizar o Estruturador do Fluxo de Trabalho.

1. Inicie o Office SharePoint Designer 2007.
2. No menu Ficheiro, clique em Abrir Site.
3. Na caixa de diálogo Abrir Site, procure e seleccione o site do SharePoint onde pretende criar o fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Abrir.
4. No menu Ficheiro, aponte para Novo e, em seguida, clique em Fluxo de Trabalho.

   O Estruturador de Fluxos de Trabalho é aberto.

5. Na caixa Dê um nome a este fluxo de trabalho, escreva Notificação da Atribuição.

   Os visitantes do site vêem este nome quando visualizam as páginas Estado do Fluxo de Trabalho e Fluxos de Trabalho no browser.

6. Na lista A que lista do SharePoint deverá estar anexado este fluxo de trabalho?, clique em Documentos Partilhados.

   Quando os membros da equipa visualizam a biblioteca de Documentos Partilhados, vêem uma nova coluna para este fluxo de trabalho designada como Notificação da Atribuição. Esta coluna indica o estado do fluxo de trabalho para cada item, por exemplo, se o fluxo de trabalho foi iniciado ou concluído.

7. Em Seleccionar opções de início do fluxo de trabalho para itens nos Documentos Partilhados, efectue todos os seguintes procedimentos:
   • Desmarque a caixa de verificação Permitir que este fluxo de trabalho seja iniciado manualmente a partir de um item.
   • Seleccione a caixa de verificação Iniciar automaticamente este fluxo de trabalho quando um novo item é criado.
   • Seleccione a caixa de verificação Iniciar automaticamente este fluxo de trabalho sempre que um item é alterado.

   Ao escolher estas opções, garante que o fluxo de trabalho é executado sempre que um item é criado ou alterado. A primeira página do Estruturador de Fluxos de Trabalho deve ter agora o seguinte aspecto.

   

8. Clique em Seguinte.
9. Clique em Condições e, em seguida, clique em Condição Personalizada (Documentos Partilhados) na lista.

   A condição Se o campo for igual ao valor é apresentada no fluxo de trabalho.

   Esta lista fornece muitas condições pré-existentes mas pretende criar uma condição em que o fluxo de trabalho envie a mensagem apenas quando um campo específico (neste caso, Atribuído A) for igual a um determinado valor (neste caso, o nome de uma pessoa da equipa). Para o fazer, crie uma condição personalizada.

10. Na condição Se o campo for igual ao valor, clique em Campo e, em seguida, clique em Atribuído A na lista.
11. Na condição, clique em Valor.

    A caixa de diálogo Seleccionar Utilizadores é aberta. Pretende escolher um membro da equipa. É possível efectuar este procedimento escrevendo o respectivo nome ou endereço de correio electrónico e, em seguida, clicando em Adicionar ou pode seleccionar a partir da lista de utilizadores existentes. Pode também seleccionar utilizadores a partir do Livro de Endereços ou pesquisar nomes a partir de uma lista ou item de lista.

12. Escreva ou seleccione um nome de utilizador ou endereço, clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.
13. Clique em Acções e, em seguida, clique em Enviar uma Mensagem de Correio Electrónico na lista.

    Se esta acção não aparecer na lista, clique em Mais Acções, clique na acção que pretende e, em seguida, clique em Adicionar.

14. Na acção Enviar esta mensagem por correio electrónico, clique em esta mensagem e, em seguida, preencha o formulário introduzindo o destinatário, assunto e corpo de texto da mensagem.

    Na linha Para, introduza o mesmo nome ou endereço que escolheu como parte da condição.

15. Clique em OK.

    

    Agora tem a regra de que se um item na biblioteca de Documentos Partilhados for atribuído a um membro da equipa específico, essa pessoa recebe uma notificação por correio electrónico. Mas e se o documento for atribuído a um membro da equipa diferente? Em seguida, irá criar uma condição "else if" para cada pessoa adicional na equipa.

16. Clique em Adicionar o Ramo Condicional 'Else If'.

    Um ramo condicional é adicionado ao fluxo de trabalho. Repita os passos 8 a 14 deste procedimento para criar a mesma regra para um membro da equipa diferente.

17. Clique em Adicionar o Ramo Condicional 'Else If' para adicionar uma regra para cada membro da equipa a quem pretende que seja enviada a notificação quando é atribuído um documento, conforme necessário.



18. Para verificar se existem erros no fluxo de trabalho antes de sair do Estruturador de Fluxos de Trabalho, clique em Verificar fluxo de trabalho.

    Se existir um erro no fluxo de trabalho, a hiperligação muda de cor e os asteriscos são apresentados antes e depois do parâmetro inválido. Além disso, em Passos do Fluxo de Trabalho, é apresentado um símbolo de erro junto de cada passo que contenha um erro.

19. Clique em Concluir para guardar o fluxo de trabalho.

Para testar o fluxo de trabalho, procure a biblioteca de Documentos Partilhados, crie um novo item e defina a coluna Atribuído A para uma pessoa incluída como uma condição no fluxo de trabalho. Verifique se essa pessoa recebe a mensagem de notificação que criou.

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