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Criar um fluxo de trabalho
Com o Microsoft Office SharePoint Designer 2007, pode estruturar fluxos de trabalho que adicionem uma lógica aplicacional à aplicação ou site sem a necessidade de escrever códigos de personalização. Se utilizar o Estruturador de Fluxos de Trabalho, cria regras que associam condições e acções a itens nas listas e bibliotecas do Microsoft SharePoint para que alterações a itens em listas ou bibliotecas accionem acções no fluxo de trabalho.
Por exemplo, pode estruturar fluxos de trabalho para automatizarem processos empresariais na respectiva empresa , como a revisão, aprovação e arquivo de documentos, entre outros. Ou pode criar rapidamente fluxos de trabalho apenas para tratarem de processos de rotina no site da equipa, como enviar notificações ou criar tarefas.
Este artigo ajuda-o a começar explicando algumas considerações de estruturação principais e fornecendo um procedimento básico. Na última secção, pode encontrar ligações para exemplos completos de fluxos de trabalho.
Para obter mais informações sobre fluxos de trabalho, consulte Introdução a fluxos de trabalho.
Importante Para criar um fluxo de trabalho, o site tem de estar localizado num servidor com o Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007.
Neste artigo
Como é que um fluxo de trabalho avalia os passos?
Pode pensar num passo num fluxo de trabalho apenas como uma página no Estruturador do Fluxo de Trabalho que agrupa um conjunto de condições e acções relacionadas. Todas as condições e acções nessa página são avaliadas e processadas ao mesmo tempo. Assim, é iniciado um fluxo de trabalho (manual ou automaticamente) e, para cada passo, avalia todas as condições que foram criadas e, em seguida, efectua as acções que escolheu no Estruturador do Fluxo de Trabalho. Um passo num fluxo de trabalho pode efectuar todas as acções, desde o envio de uma mensagem de correio electrónico à criação, cópia, movimentação ou eliminação de um item de lista.
Quando cria um fluxo de trabalho com muitos passos, uma consideração chave é como agrupar as acções e condições em cada passo do fluxo de trabalho. As regras num passo são processadas até à conclusão antes de avançar para o passo seguinte, assim, agrupa no mesmo passo todas as regras necessárias para realizar a acção ou acções específicas pretendidas.
Além disso, tem de estruturar o fluxo de trabalho de modo a cada passo seguir logicamente o passo anterior. Por exemplo, se o fluxo de trabalho depender de uma resposta do participante do fluxo de trabalho, o fluxo de trabalho deverá ter as condições e acções necessárias para acomodar todas as respostas possíveis.
Quando estrutura um fluxo de trabalho, é importante compreender a forma como um fluxo de trabalho avalia cada passo. As seguintes declarações são todas verdadeiras:
- Se um passo contiver apenas acções e nenhuma condição, o fluxo de trabalho efectua sempre essas acções.
- Se um passo tiver ramos condicionais e cada ramo tiver uma condição, o fluxo de trabalho efectua uma acção apenas quando a condição num dos ramos for satisfeita. Se nenhuma das condições de qualquer ramo for satisfeita, o fluxo de trabalho move-se para o passo seguinte por predefinição.
- Se um passo tiver ramos condicionais e cada ramo tiver uma condição, excepto para o último ramo, o fluxo de trabalho só efectua uma acção quando a condição num dos ramos for satisfeita. Além disso, se nenhuma condição for satisfeita, o fluxo de trabalho efectua a acção nu último ramo, que não tem qualquer condição.
 Parte Superior da Página
Antes de começar
Antes de estruturar o fluxo de trabalho, necessita de efectuar todas as alterações ou personalizações necessárias no site, na lista ou biblioteca, por exemplo:
- Um fluxo de trabalho está sempre anexado a exactamente uma lista ou biblioteca do SharePoint. O site tem de ter, pelo menos, uma lista ou biblioteca antes de criar um fluxo de trabalho. Se não existirem listas no site, ser-lhe-á pedido para criar uma quando criar um fluxo de trabalho.
- Se pretende que o fluxo de trabalho utilize qualquer uma das colunas ou definições personalizadas, tem de efectuar essas alterações antes de criar o fluxo de trabalho de modo a que essas colunas e definições estejam disponíveis no Estruturador de Fluxos de Trabalho.
- Se pretende que o fluxo de trabalho utilize qualquer funcionalidade da lista ou biblioteca que não esteja activada por predefinição, tal como a Aprovação do Conteúdo, tem de activar estas funcionalidades antes de estruturar o fluxo de trabalho.
Nota A funcionalidade do fluxo de trabalho é construída no Microsoft Windows Workflow Foundation, um componente do Microsoft Windows. Tem de ser instalada a mesma versão do Workflow Foundation no computador e no servidor. A primeira vez que criar um fluxo de trabalho, é possível que lhe seja pedido para instalar o Workflow Foundation.
Parte Superior da Página Estruturar o fluxo de trabalho
Os passos básicos da criação de um fluxo de trabalho são sempre os mesmos: Defina primeiro o fluxo de trabalho e, em seguida, crie as regras escolhendo as condições e acções.
- No menu Ficheiro, clique em Abrir Site.
- Na caixa de diálogo Abrir Site, procure e seleccione o site do SharePoint onde pretende criar o fluxo de trabalho e, em seguida, clique em Abrir.
- No menu Ficheiro, aponte para Novo e, em seguida, clique em Fluxo de Trabalho.
O Estruturador de Fluxos de Trabalho é aberto.
- Na caixa Dê um nome a este fluxo de trabalho, escreva um nome para este fluxo de trabalho.
Os visitantes do site vêem este nome quando visualizam as páginas Estado do Fluxo de Trabalho e Fluxos de Trabalho no browser. Por predefinição, os novos fluxos de trabalho são automaticamente designados como Fluxo de Trabalho 1, Fluxo de Trabalho 2, e assim sucessivamente.
- Clique numa opção na lista A que lista do SharePoint deverá estar anexado este fluxo de trabalho?.
Tem de anexar o fluxo de trabalho a uma lista ou biblioteca de documentos do SharePoint. A lista à qual anexa o fluxo de trabalho determina onde é que os participantes do fluxo de trabalho iniciam o fluxo de trabalho. Por exemplo, se pretende que um fluxo de trabalho inicie quando um item é criado ou alterado nos Documentos Partilhados, escolha essa biblioteca. A lista anexada é onde verifica o histórico e o estado do fluxo de trabalho ou inicia manualmente um fluxo de trabalho.
Nota Os fluxos de trabalho que iniciam automaticamente quando um item é criado ou alterado podem ser executados em ciclos infinitos, que pretende evitar. Por exemplo, um fluxo de trabalho que inicie quando um item é alterado nunca deve alterar um item da lista à qual está anexado. Um fluxo de trabalho que inicie quando um item é criado nunca deve criar um item na lista à qual está anexado. Isto também é um problema com vários fluxos de trabalho. Por exemplo, o Fluxo de Trabalho A está anexado à Lista A e o Fluxo de Trabalho B está anexado à Lista B. Os dois fluxos de trabalho iniciam automaticamente quando é criado um novo item. O Fluxo de Trabalho A cria um item na Lista B e o Fluxo de Trabalho B cria um item na Lista A. Este cenário cria um ciclo infinito. Um procedimento recomendado é saber quais os fluxos de trabalho que já estão a ser executados nas listas ou bibliotecas onde o fluxo de trabalho cria ou altera itens.
- Em Seleccione opções de início de fluxo de trabalho para itens em esta lista, efectue um ou mais dos seguintes procedimentos:
Nota Pode seleccionar duas ou três opções mas tem de seleccionar, pelo menos, uma opção se pretende executar o fluxo de trabalho. Se não seleccionar uma opção, pode estruturar o fluxo de trabalho e, em seguida, clicar em Concluir mas não é possível iniciar o fluxo de trabalho. Posteriormente, pode abrir o fluxo de trabalho (menu Ficheiro, comando Abrir Fluxo de Trabalho), seleccione uma opção de iniciação e, em seguida, clique em Concluir. Isto é útil para guardar um fluxo de trabalho que ainda estiver a estruturar.
- Clique em Seguinte.
- Na caixa Nome do Passo, escreva um nome para o primeiro passo do fluxo de trabalho.
Agora cria as regras para o fluxo de trabalho escolhendo as acções que pretende que o mesmo efectue e todas as condições que têm de ser satisfeitas de modo a que acções ocorram. Nota Nem todos os passos têm de conter uma condição, por exemplo, pode ter passos que são apenas uma lista de acções a efectuar. No entanto, cada passo pode ter, no máximo, um ramo condicional que contenha uma acção sem uma condição associada. Isto acontece porque um ramo condicional que não tenha uma condição actua como ramo "Else" num ramo condicional "Else If". Se a condição A for verdadeira, efectue a acção B, caso contrário (else) efectue a acção C. Assim, não faria sentido ter mais do que um ramo "Else" uma vez que o último ramo nunca seria alcançado.
- Para cada condição que pretende especificar, clique em Condições e, em seguida, clique nessa condição na lista. Repita até especificar todas as condições que pretende incluir.
Nota Pode escolher mais do que uma condição. Se o fizer, as condições serão associadas por and, o que significa que todas as condições têm de ser satisfeitas antes de o fluxo de trabalho efectuar as acções associadas. Várias condições criam um filtro progressivo em que a ordem é importante uma vez que a primeira condição é avaliada em primeiro lugar. Para mover uma condição para cima ou para baixo numa lista de condições, clique na condição, clique na seta para baixo que é apresentada e, em seguida, clique em Mover Condição para Cima ou Mover Condição para Baixo na lista.
O Office SharePoint Designer 2007 fornece várias condições predefinidas. Além disso, pode criar condições avançadas e personalizadas. Com condições personalizadas, pode comparar um campo na lista actual com um valor. Com condições avançadas, pode comparar um valor com outro valor. Isto permite criar uma comparação entre um campo em qualquer lista e um valor de uma grande variedade de origens.
- Depois de inserir uma condição, clique em cada hiperligação e, em seguida, escolha um valor para os parâmetros necessários.
Por exemplo, uma condição pode incluir hiperligações para escolher um campo na lista, uma comparação e um valor.
- Para cada acção que pretende incluir, clique em Acções e, em seguida, clique nessa acção na lista. Repita até que tenha especificado todas as condições que pretende incluir.
Se esta acção não aparecer na lista, clique em Mais Acções, clique na acção que pretende e, em seguida, clique em Adicionar.
Nota Pode criar mais do que uma acção para uma condição. Se o fizer, as acções podem ser executadas uma a seguir à outra (associadas por "then") ou ao mesmo tempo (associadas por "and"). Para mudar entre a execução em sequência e a execução em paralelo, clique na seta no canto superior direito da regra e, em seguida, clique em Executar Todas as Acções em Sequência ou Executar Todas as Acções em Paralelo.
- Depois de inserir uma acção, clique em cada hiperligação e, em seguida, escolha um valor para os parâmetros necessários.
Por exemplo, uma acção pode incluir uma hiperligação para criar uma mensagem de correio electrónico.
- Se pretende adicionar um ramo condicional, clique em Adicionar Ramo Condicional 'Else If' e, em seguida repita os passos de 9 a 12 para criar outra regra.
Uma regra é um conjunto de condições e acções relacionadas, tal como é mostrado na ilustração anterior. Quando a condição é verdadeira, o fluxo de trabalho efectua as acções associadas. E se a condição não for verdadeira? Quando adiciona ramos condicionais, pode especificar as condições adicionais. Por exemplo, pode criar três condições diferentes para quando o estado de um documento for alterado para Aprovado, Rejeitado ou Pendente. Pode também criar uma condição Else, onde o fluxo de trabalho efectua a acção apenas quando nenhuma das condições anteriores tiver sido satisfeita. Para criar uma condição Else, a última regra no passo tem de ser uma acção sem condições. O fluxo de trabalho avalia todas as condições, se nenhuma delas for satisfeita, o fluxo de trabalho efectua qualquer acção no ramo final, que não tiver condições.
- Quando este passo do Estruturador de Fluxos de Trabalho estiver concluído, clique em Seguinte.
- Para cada passo do fluxo de trabalho, repita os passos 8-14 para criar conjuntos adicionais de condições e acções.
À medida que adiciona passos, não se esqueça de que cada passo pode conter apenas um conjunto de ramos condicionais 'Else If', onde as acções em cada ramo só são efectuadas quando a condição associada é satisfeita. Neste caso, tem de adicionar passos adicionais quando:
- É necessário avaliar vários conjuntos de ramos condicionais 'Else If'.
- Necessita de separar uma instrução com ramos de uma instrução sem ramos.
- Para verificar se existem erros no fluxo de trabalho antes de sair do Estruturador de Fluxos de Trabalho, clique em Verificar fluxo de trabalho.
Se existir um erro no fluxo de trabalho, a hiperligação muda de cor e os asteriscos são apresentados antes e depois do parâmetro inválido. Além disso, em Passos do Fluxo de Trabalho, é apresentado um símbolo de erro junto de cada passo que contenha um erro. Para cada erro, certifique-se de que os parâmetros introduzidos são válidos.
- Clique em Concluir. O fluxo de trabalho é guardado e anexado à lista especificada.
Nota Não é possível alterar a lista à qual está anexado o fluxo de trabalho depois de guardá-lo. Em vez disso, tem de criar um novo fluxo de trabalho e anexá-lo à lista pretendida.
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Agora que compreende os conceitos chave e as considerações de estrutura deverá estruturar um fluxo de trabalho com uma aplicação específica. Encontrará hiperligações para artigos que apresentam exemplos completos de fluxos de trabalho na secção Consulte Também.
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