Tarefas básicas no SharePoint Workspace 2010

Introdução ao Office 2010 Eis algumas tarefas básicas que poderá efectuar para aprender a utilizar o Microsoft SharePoint Workspace 2010.

 Nota   O SharePoint Workspace era anteriormente denominado Office Groove.

Neste artigo


O que é o SharePoint Workspace?

O Microsoft SharePoint Workspace 2010 permite aceder ao conteúdo do SharePoint quer esteja ou não ligado ao servidor do SharePoint ou a trabalhar offline. Quando estiver ligado ao servidor do SharePoint, todas as actualizações de conteúdo no servidor e na área de trabalho são automaticamente sincronizadas. Quando não estiver ligado, as alterações que efectuar na área de trabalho são armazenadas na cache local. Da próxima vez que ligar ao servidor do SharePoint, todas as alterações são automaticamente sincronizadas.

As áreas de trabalho do SharePoint fornecem uma navegação fácil no acesso e trabalho com o conteúdo do SharePoint. Se souber como utilizar um site SharePoint, saberá imediatamente como utilizar uma área de trabalho do SharePoint.

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Tipos de área de trabalho no SharePoint Workspace

O SharePoint Workspace oferece três tipos de área de trabalho: áreas de trabalho do SharePoint, áreas de trabalho do Groove e pastas partilhadas.

As áreas de trabalho do SharePoint   , novas nesta versão, permitem-lhe criar uma cópia de um site SharePoint no computador que é automaticamente sincronizado com o servidor. Este tipo de área de trabalho só pode incluir um membro, o criador da área de trabalho.

As áreas de trabalho do Groove    serão conhecidas por quem utilizou uma versão anterior deste software, tal como o Office Groove 2007. Este tipo de áreas de trabalho contém normalmente uma variedade de ferramentas de produtividade, adicionadas conforme necessário, e contém normalmente dois ou mais membros que aderem através de convite.

Uma pasta partilhada é um tipo especial de área de trabalho do Groove que lhe permite partilhar o conteúdo de uma pasta no sistema de ficheiros do Windows. Para mais informações sobre este tipo de área de trabalho, consulte Acerca das pastas partilhadas.

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Partes de uma área de trabalho do SharePoint

Uma área de trabalho do SharePoint

Chamada 1 Bibliotecas de documentos do SharePoint sincronizadas nesta área de trabalho.
Chamada 2 Listas do SharePoint sincronizadas nesta área de trabalho.
Chamada 3 Listas ou bibliotecas não suportadas na área de trabalho do SharePoint. Uma hiperligação da Web é fornecida para navegar para este conteúdo no site SharePoint.
Chamada 4 Conteúdo na biblioteca de documentos seleccionada.

Este documento descreve como criar um SharePoint Workspace a começar a partir de um site SharePoint.

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Partes de uma área de trabalho do Groove

Com as áreas de trabalho do Groove, os grupos ou organizações com fins e objectivos comuns poderão partilhar ideias e trabalhar em conjunto. Uma área de trabalho do Groove contém, normalmente, dois ou mais "membros", isto é, pessoas que se associam à área de trabalho através de convite. O conteúdo da área de trabalho é extremamente dinâmico. Todos os membros que estejam actualmente online verão de imediato todas as actualizações que eles ou outros membros adicionem. O utilizador e outros membros enviam e recebem actualizações logo que ficam online.

As áreas de trabalho do Groove permitem que os membros trabalhem com várias ferramentas de aplicação especializadas. Por exemplo, suponha que realiza uma reunião semanal para debater o desenvolvimento de materiais de marketing. As actividades poderão envolver o estabelecimento de prazos, a atribuição de tarefas, bem como a revisão do trabalho concluído. Para facilitar esta reunião, os membros da área de trabalho poderão colocar ficheiros numa Ferramenta de documentos, debater problemas numa Ferramenta de debates e colaborar em agendas de reuniões utilizando uma Ferramenta de calendário. Todos os membros que estejam actualmente online, em simultâneo, na área de trabalho poderão interagir utilizando o chat em tempo real.

Chamada 1 Ferramentas nesta área de trabalho.
Chamada 2 Membros nesta área de trabalho.
Chamada 3 Conteúdo na ferramenta de área de trabalho actualmente seleccionada.
Chamada 4 Um item que contém conteúdo novo ou não lido.
Chamada 5 Convide novos membros para esta área de trabalho na caixa Convidar para Área de Trabalho.
Chamada 6 A transcrição do chat da área de trabalho.

Criar uma área de trabalho do SharePoint

Pode criar áreas de trabalho do SharePoint a começar a partir de um site SharePoint num browser ou a partir da Barra de Iniciação do SharePoint Workspace.

Criar uma área de trabalho do SharePoint que transfere itens em todas as listas e bibliotecas

A forma mais fácil de criar uma área de trabalho do SharePoint é ir para o site SharePoint e sincronizar o site com o computador. Todos os itens nas listas e bibliotecas suportadas serão transferidos para a área de trabalho do SharePoint. Note que o conteúdo dos itens da biblioteca de documentos é transferido apenas sob pedido, à medida que abre documentos na área de trabalho do SharePoint.

As listas e as bibliotecas que ainda não são suportadas aparecem no painel de conteúdo da área de trabalho e fornecem hiperligações para o site SharePoint.

 Nota   O SharePoint Workspace avisará se o site SharePoint seleccionado é muito grande e, por isso, demorará muito tempo a transferir todos os itens.

  1. Num browser, vá para o site SharePoint que pretende sincronizar numa área de trabalho do SharePoint.
  2. Clique em Acções do Site e, em seguida, clique em Sincronizar com o SharePoint Workspace.

Seleccione esta opção para sincronizar um site SharePoint com o computador

  1. Na caixa de diálogo Sincronizar com o SharePoint Workspace, clique em OK.

A caixa de diálogo Sincronizar com o Computador

Uma caixa de diálogo "Progresso da Sincronização" abre-se para mantê-lo informado acerca do progresso da transferência a partir do site SharePoint para a área de trabalho do SharePoint.

Janela de progresso Sincronizar com o Computador

  1. Quando a transferência estiver concluída, clique em Abrir Área de Trabalho ou em Fechar.

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Criar uma área de trabalho do SharePoint que sincroniza uma biblioteca ou lista seleccionada

Por vezes, poderá pretender sincronizar apenas uma lista ou biblioteca específica com o computador numa área de trabalho do SharePoint. Pode fazê-lo, evitando perder tempo a transferir itens a partir de outras listas e bibliotecas.

 Nota   Também pode personalizar a criação da área de trabalho do SharePoint para transferir uma colecção de listas e bibliotecas específicas. Consulte "Criar a área de trabalho do SharePoint transferindo itens de listas e bibliotecas seleccionadas" em Criar uma nova área de trabalho para mais informações.

  1. Num browser, vá para o site SharePoint que pretende sincronizar numa área de trabalho do SharePoint.
  2. Seleccione a lista ou biblioteca que pretende sincronizar com o seu computador.
  3. Efectue um dos seguintes procedimentos:
  • Se tiver seleccionado uma lista, clique em Lista em Ferramentas de Lista.

O separador Lista nas ferramentas de Listas num site SharePoint

  • Se tiver seleccionado uma biblioteca, clique em Biblioteca em Ferramentas de Biblioteca.

O separador Biblioteca nas ferramentas de Biblioteca

  1. No friso do SharePoint, no grupo Ligar e exportar, clique em Sincronizar com o SharePoint Workspace.
  2. Clique em OK.
    Uma caixa de diálogo de evolução da sincronização é apresentada para o manter informado sobre a evolução da transferência do site SharePoint para a área de trabalho do SharePoint.
  3. Quando a transferência estiver concluída, clique em Abrir Área de Trabalho ou em Fechar.

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Sincronizar conteúdo numa área de trabalho do SharePoint com o servidor do SharePoint

Uma área de trabalho do SharePoint é sincronizada automaticamente com o site SharePoint da seguinte forma:

  • Todas as actualizações que efectuar numa área de trabalho do SharePoint são imediatamente enviadas para o site SharePoint quando as guardar.
  • Todo o conteúdo na área de trabalho do SharePoint e site SharePoint é automaticamente sincronizado de 10 em 10 minutos, independentemente de terem ocorrido ou não actualizações.

Não precisa de tomar nenhuma acção para manter o conteúdo sincronizado. No entanto, visto que existe uma janela de 10 minutos para as actualizações que ocorrem no site SharePoint, por vezes pode iniciar uma sincronização manual, para se certificar de que tem o conteúdo mais recente.

Pode sincronizar uma lista ou biblioteca individual ou todas as listas e bibliotecas na área de trabalho do SharePoint de uma só vez.

Sincronizar uma lista ou biblioteca individual

  1. Clique na lista ou biblioteca que pretende sincronizar no painel de Conteúdo.
  2. No separador Sincronizar, clique em Sincronizar e, em seguida, clique em Ferramenta de Sincronização.

O comando Ferramenta de Sincronização

A barra de estado reporta o progresso da sincronização.

Sincronizar todas as listas e bibliotecas na área de trabalho do SharePoint

  • No separador Sincronizar, clique em Sincronizar e, em seguida, clique em Sincronizar Área de Trabalho.

A barra de estado reporta o progresso da sincronização.

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Navegar para uma área de trabalho do SharePoint

Navegar para uma área de trabalho do SharePoint na Barra de Iniciação

Pode ir para qualquer área de trabalho do SharePoint que tenha criado abrindo-a na Barra de Iniciação.

  1. Iniciar a área de trabalho do SharePoint.
  2. Na Barra de Iniciação, clique no separador Base.
  3. Faça duplo clique no nome da área de trabalho do SharePoint para abrir a área de trabalho.

Uma área de trabalho do SharePoint na Barra de Iniciação

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Navegar para uma área de trabalho do SharePoint no sistema de ficheiros

Pode navegar para as áreas de trabalho do SharePoint directamente no sistema de ficheiros.

Se estiver a executar o Windows Vista ou superior, as áreas de trabalho estão armazenadas na pasta Áreas de Trabalho na pasta Perfil de Utilizador.

Se utilizar o Windows XP, as áreas de trabalho estão armazenadas na pasta Áreas de Trabalho na pasta Os Meus Documentos.

Abrir a pasta Áreas de Trabalho inicia automaticamente o SharePoint Workspace, se ainda não estiver a ser executado. As áreas de trabalho são listadas com os mesmos ícones que na barra de iniciação.

As áreas de trabalho do SharePoint Workspace 2010 aparecem nesta pasta no sistema de ficheiros

 Nota   Só as áreas de trabalho do SharePoint 2010 ou Groove são apresentadas na lista. Além disso, as áreas de trabalho do SharePoint só são apresentadas se contiverem pelo menos uma biblioteca de documentos e as áreas de trabalho do Groove só são apresentadas se contiverem pelo menos uma ferramenta de Documentos.

Abra qualquer "pasta" de uma área de trabalho para ver uma lista de todas as ferramentas de Documentos nessa área de trabalho.

Áreas de trabalho do SharePoint Workspace 2010

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Criar uma área de trabalho do Groove

Pode criar uma nova área de trabalho do Groove na Barra de Iniciação.

  1. No separador Base, clique em Novo e clique em Área de Trabalho do Groove.
  2. Escreva um nome para a área de trabalho.
  3. Clique em Criar.

O SharePoint Workspace cria a área de trabalho do Groove e lista-a como o membro inicial com a função de Gestor. Pode agora adicionar ou actualizar as ferramentas de área de trabalho e convidar pessoas para participar como membros.

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Convidar pessoas para uma área de trabalho do Groove

Para convidar alguém para uma área de trabalho do Groove, pode proceder da seguinte forma:

  1. Abra a área de trabalho.
  2. No painel Membros, escreva o endereço de correio electrónico do destinatário na caixa Convidar para a Área de Trabalho e clique em Ir.

Convidar para uma área de trabalho através do endereço de correio electrónico

 Nota   Se a pessoa que pretende convidar já for membro de outras áreas de trabalho do Groove ou na sua lista de contactos, pode encontrá-la rapidamente escrevendo as primeiras letras do respectivo pseudónimo na caixa.

  1. Na caixa Enviar Convite, clique em Convidar.

Caixa de diálogo Enviar Convite

Quando enviar o convite, o destinatário tem de abrir e aceitar o convite. Em seguida, receberá uma mensagem para "confirmar a aceitação".

Assim que confirmar a aceitação, a área de trabalho é enviada para o computador do novo membro. O novo membro é adicionado à lista de membros na área de trabalho.

Para obter informações detalhadas sobre como enviar convites, consulte Convidar alguém para uma área de trabalho do Groove.

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Aplica-se a:
SharePoint Workspace 2010