Pode criar e gerir produtos de trabalho multidocumentos com um novo tipo de conteúdo Conjunto de Documentos. Um Conjunto de Documentos é um grupo de documentos relacionados que pode ser criado num só passo e ser depois gerido como uma única entidade.
Neste artigo
O que é um Conjunto de Documentos?
Ao trabalhar em projectos, as pessoas raramente criam documentos individuais. Para muitos tipos de projecto, poderá ser mais comum criar um conjunto de vários documentos relacionados. Em alguns casos, este conjunto de documentos poderá ser o resultado final de um projecto ou o “material a entregar”. Por exemplo, uma empresa de serviços profissionais poderá produzir uma brochura de apresentação da empresa em resposta a cada pedido de proposta que receba de um potencial cliente. Noutros casos, este conjunto de documentos poderá simplesmente representar diferentes tipos de informação que suportam um projecto de maiores dimensões e resultam na criação ou entrega de algo diferente. Por exemplo, uma empresa fabril poderá produzir um conjunto padrão de documentos relacionados com a concepção, teste e fabrico de cada produto que produz.
Estes documentos podem ser produzidos em simultâneo ou por fases por uma ou mais pessoas, e poderão envolver documentos de diferentes formatos de ficheiro (por exemplo, documentos do Word, apresentações do PowerPoint, diagramas do Visio, ficheiros do Excel, etc.).
As organizações que pretendam criar e gerir produtos de trabalho multidocumentos de forma consistente podem configurar um novo tipo de conteúdo Conjunto de Documentos para cada produto de trabalho multidocumentos que normalmente criem. O tipo de conteúdo Conjunto de Documentos é um tipo de conteúdo baseado em pastas que organiza vários documentos relacionados numa única vista, onde podem ser trabalhados e geridos como uma única entidade.
Quando um tipo de conteúdo Conjunto de Documentos é adicionado a uma biblioteca, os utilizadores podem criar novas instâncias do Conjunto de Documentos clicando em Novo Documento no friso dentro da biblioteca.
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Capacidades de um Conjunto de Documentos
O tipo de conteúdo Conjunto de Documentos inclui várias capacidades que facilitam a criação e a gestão de produtos de trabalho multidocumentos com êxito. Ao configurar um tipo de conteúdo Conjunto de Documentos, pode:
- Especificar os tipos de conteúdo que são permitidos dentro do conjunto de documentos (por exemplo, ficheiros de documento, imagens, áudio ou vídeo).
- Especificar eventuais documentos predefinidos que pretenda que sejam criados automaticamente sempre que for criada uma nova instância do Conjunto de Documentos. Pode mapear os documentos predefinidos para os tipos de conteúdo permitidos. Por exemplo, se a sua organização tiver modelos padrão que utilize para contratos, ou se o utilizador tiver modelos com imagem corporativa que utilize para tipos de comunicação específicos, pode carregar esses modelos ao configurar um tipo de conteúdo Conjunto de Documentos.
- Especificar metadados partilhados que pretenda sincronizar com todos os documentos num conjunto.
- Personalizar uma Página de Boas-vindas para um Conjunto de Documentos que seja apresentada em cada instância de um produto de trabalho criado a partir de um tipo de conteúdo Conjunto de Documentos. Esta Página de Boas-vindas é uma Página de Peças Web que pode ser configurada para apresentar recursos ou informações do projecto para ajudar os membros da equipa que estão a trabalhar num Conjunto de Documentos (por exemplo, linha de tempo do projecto, hiperligações para recursos, etc.).
- Configurar os fluxos de trabalho que pretende disponibilizar para o Conjunto de Documentos. Pode utilizar os fluxos de trabalho padrão Revisão ou Aprovação com Conjuntos de Documentos. Além disso, a sua organização pode desenvolver fluxos de trabalho personalizados para Conjuntos de Documentos utilizando as quatro acções de fluxo de trabalho do Conjunto de Documentos disponíveis no Microsoft SharePoint Designer 2010. Para mais informações, consulte Acções de fluxo de trabalho no SharePoint Designer 2010: guia de referência rápida.
Depois de um tipo de conteúdo Conjunto de Documentos ser configurado e adicionado a uma biblioteca, os utilizadores do site que estejam a criar ou a gerir documentos num Conjunto de Documentos podem utilizar funcionalidades familiares de gestão de documentos, bem como funcionalidades especiais como o separador Gerir do friso Conjunto de Documentos ao trabalhar em documentos num Conjunto de Documentos.
Os autores de um Conjunto de Documentos podem efectuar as seguintes tarefas:
- Criar rápida e facilmente novos produtos de trabalho multidocumento utilizando o comando Novo Documento numa biblioteca de documentos.
- Capturar um instantâneo do histórico de versões dos documentos e das propriedades actuais dentro do Conjunto de Documentos.
- Iniciar fluxos de trabalho em todo o Conjunto de Documentos ou em itens individuais do Conjunto de Documentos para gerir tarefas comuns, tais como revisão e aprovação.
- Enviar uma hiperligação para o Conjunto de Documentos por correio electrónico.
- Utilizar o comando Enviar Para para mover ou copiar o Conjunto de Documentos para outra localização (o destino tem de ser configurado na Administração Central).
- Gerir permissões para o Conjunto de Documentos.
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