São várias as vantagens do marketing por correio electrónico:

• Os custos são baixos
• É instantâneo.
• É interactivo.
• Transmite a mensagem a vários clientes simultaneamente.
• Não espera pela visita dos clientes, leva a mensagem até eles.
• Facilita o controlo de situações como endereços de correio electrónico incorrectos (através de devoluções), respostas positivas e negativas, visitas a páginas Web (a partir de uma hiperligação incorporada numa mensagem de correio electrónico) e aumentos nas vendas.

O marketing por correio electrónico facilita o estabelecimento de um programa de comunicações agendado regularmente que fortalece a sua marca e empresa.

O marketing por correio electrónico também tem as suas desvantagens. Inundados com correio electrónico, os clientes podem filtrar as mensagens, retirando-as das pastas a receber de correio electrónico e eliminá-las sem as ler. Para agravar a situação, podem confundir as suas mensagens de correio electrónico com spam, especialmente se receberem demasiadas mensagens irrelevantes. E, pior ainda, os clientes podem determinar que as suas mensagens são spam se o conteúdo não corresponder àquilo que pensavam receber. Nesse caso, podem excluir-se da sua lista de correio e ficar com uma ideia errada da sua empresa.

Resumindo e concluindo: o marketing por correio electrónico realizado da forma adequada pode reforçar as interacções positivas dos clientes com a sua empresa.

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• Componentes de um marketing por correio electrónico de sucesso

• Conquistar a confiança dos clientes

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Componentes de um marketing por correio electrónico de sucesso

O que precisa para realizar um marketing por correio electrónico de sucesso?

• Fazê-lo dentro da lei.
• Tornar o conteúdo relevante e resumido.
• Apelar claramente à acção.
• Tornar a mensagem pessoal.
• Ser consistente.
• Formatar a mensagem criteriosamente.
• Testar a mensagem antes de a enviar.

A chave para uma acção de marketing por correio electrónico de sucesso, à semelhança de outro tipo de marketing, está em certificar-se de que as pessoas certas se encontram na lista de destinatários, criar expectativas quanto ao produto que irão receber e cumprir com o prometido.

Manter o marketing por correio electrónico dentro da legalidade

A Lei CAN-SPAM de 2003 (Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography and Marketing Act) descreve, em linhas gerais, os requisitos para todos quanto enviam correio electrónico comercial. Também descreve as sanções aplicadas aos remetentes de spam e às empresas cujos produtos são publicitados em spam, no caso de infringirem a lei, e dá aos destinatários o direito de pedirem aos remetentes de correio electrónico que deixem de enviar-lhes spam.

A lei abrange o correio electrónico cujo objectivo principal é o de publicitar ou promover um produto ou serviço comercial, incluindo conteúdo de um Web site. Uma "mensagem transaccional ou relacional" (correio electrónico que facilita uma transacção acordada ou actualiza um cliente numa relação comercial existente) não pode conter informações de encaminhamento falsas ou enganadoras, mas não é abrangida pela maior parte das disposições da Lei CAN-SPAM. Para mais informações, clique numa hiperligação, na secção Consulte Também.

Tornar o conteúdo relevante e resumido

A maior parte dos seus clientes e de potenciais clientes têm tempo e interesse em ler aquilo que lhes diz respeito, desde que vá directo à questão. Quando mais direccionar cada mensagem de correio electrónico aos interesses individuais dos destinatários, maiores probabilidades há de os mesmos abrirem, lerem e responderem às suas mensagens. As funcionalidades de Correio Electrónico em Série no Microsoft Office Publisher 2007 podem ajudá-lo a direccionar eficazmente o conteúdo para os interesses de cada destinatário.

Os tipos de conteúdo que resultam no marketing por correio electrónico incluem:

• Lançamentos semanais especiais, descontos e outras ofertas promocionais
• Convites para eventos e seminários
• Informações actualizadas sobre o produto
• Boletins informativos

As mensagens de marketing por correio electrónico eficazes incluem os seguintes elementos (a maior parte dos quais também são exigidos pela Lei CAN-SPAM):

• Um assunto claro e conciso  Não recorra a truques ou artimanhas para levar os destinatários a abrirem a mensagem de correio electrónico. Limite-se a prometer-lhes benefícios reais ou a valorizar aquilo que tem para oferecer. A Lei CAN-SPAM exige que o assunto da mensagem corresponda exactamente ao conteúdo da mesma.

  Para além disso, não exceda os 50 caracteres no assunto de modo a não ficar truncado na pasta A Receber do destinatário e evite a pontuação, a não ser que se trate de uma pergunta, (ocupa demasiado espaço precioso). Principalmente, evite utilizar pontos de exclamação. São grandes indicadores de que a mensagem é estritamente promocional.

• Notificação de que a mensagem de correio electrónico é um anúncio ou convite  A Lei CAN-SPAM exige que este aviso seja claro e sério e de que dá a possibilidade aos destinatários de se excluírem da lista de correio, uma forma de exercerem o direito de opt-out.
• Um endereço de remetente válido  A Lei CAN-SPAM exige que seja fornecido um endereço físico. Também convém fornecer um número de telefone. Afinal de contas, pretende ser contactado pelos destinatários.
• Uma opção de opt-out  A Lei CAN-SPAM exige que seja fornecido um endereço de correio electrónico do remetente ou outro mecanismo de resposta baseado na Web que permita aos destinatários solicitar o não envio de mensagens de correio electrónico futuras para esse endereço de correio electrónico. Tem de respeitar os pedidos no prazo de 10 dias úteis a contar da recepção do pedido de opt-out e, pelo menos, 30 dias após o envio da mensagem de correio electrónico. Também não pode ajudar ninguém a enviar correio electrónico para o endereço de alguém que exerceu o direito de opt-out.

Apelar claramente à acção

Esclareça, no primeiro parágrafo, que acção pode ser tomada pelos destinatários. Não os obrigue a percorrer a mensagem para descobri-lo, e volte a referi-lo no fim, no caso de os mesmos optarem por ler a mensagem toda antes de agirem.

Seguem-se algumas opções para um apelo à acção:

• Clicar numa hiperligação para mais informações.
• Registar-se para receber uma oferta especial.
• Visitar uma página Web para se habilitar (e tornar essa página relevante para a oferta específica).
• Transferir um boletim, jogo, protecção de ecrã, cupão ou documento.
• Fazer uma chamada telefónica.

Tornar a mensagem pessoal

Quanto mais pessoal for o tom ou a voz, melhor. Escreva a mensagem do ponto de vista pessoal e não institucional. As pessoas procuram relacionamentos com outras pessoas e não com uma empresa.

Acrescente um toque pessoal fornecendo algo adicional como, por exemplo, informações relacionadas com os interesses dos clientes na sua empresa. Por exemplo, um restaurante pode incluir revistas sobre vinhos ou receitas como parte da comunicação periódica por correio electrónico. Quando os clientes provam estes vinhos ou receitas em casa, o restaurante está a demonstrar conhecimentos e enriquece a relação entre o cliente e a empresa. A formação, opiniões fundamentadas, posições de princípios ou o humor podem tornar a sua empresa mais prestável e humana, mas há que reconhecer também os riscos que tal acarreta. Certifique-se de que conhece o seu público alvo bem e que prevê como este irá reagir.

Seja consistente

Quando enviar uma série de mensagens de correio electrónico, tente ser consistente nessas mensagens, no esquema e na escolha do momento do envio do correio. Esta consistência reforça a ideia de que a sua empresa é fiável, organizada e sólida.

Envie uma série de mensagens de correio electrónico ao mesmo tempo todos os dias, todas as semanas e todos os meses. Se as mensagens forem dirigidas a outras empresas (ou pessoas nos respectivos empregos), envie-as para que as possam ler durante a semana de trabalho mas não a uma Segunda-feira de manhã (não envie as suas mensagens entre Sexta-feira à tarde e Segunda-feira à tarde). Se as mensagens forem dirigidas aos consumidores em casa, envie-as de modo a que estes as leiam no fim de semana.

Se os envios de correio não forem suficientemente frequentes, os clientes acabarão por esquecer-se da sua empresa. Comece por testar uma agenda de envios de correio electrónico semanais e partir daí. Mas se tiver dúvidas, é preferível enviá-los com menor frequência do que com demasiada frequência.

Formatar a mensagem criteriosamente

Se criar uma mensagem de correio electrónico a partir de uma publicação impressa, poderá resultar demasiado grande e obrigar o destinatário a percorrê-la na horizontal. Da mesma forma, quanto mais os destinatários tiverem de percorrer a mensagem na vertical, menor será a probabilidade de chegarem a ler a mensagem na totalidade. Mesmo que opte por uma publicação concebida para mensagens de correio electrónico, pré-visualize a mensagem para verificar o esquema e o tamanho e poder efectuar as alterações necessárias ao texto, gráfico e esquema antes de a enviar.

Como posso alterar o tamanho da página?

1. No menu Ficheiro, clique em Configurar Página.
2. Efectue um dos seguintes procedimentos:
• Em Correio electrónico, clique num tamanho de página padrão ou clique em Criar tamanho de página personalizado.
• Em Página, altere as medidas de Largura e Altura.

Alguns tipos de letras utilizados numa publicação impressa podem não ter uma leitura online fácil. Pondere utilizar um tipo de letra Web ou esquema de tipos de letra concebido para legibilidade no ecrã, especialmente para os utilizadores que podem ter ecrãs de diferentes tamanhos e resoluções. Para obter uma lista dos tipos de letra Web e esquemas de tipos de letra no Microsoft Office Publisher, consulte Aplicar um esquema de tipos de letra.

Tenha também em conta as capacidades de correio electrónico do seu público. Se estiverem em redes de banda larga ou redes de empresa, não precisarão de esperar muito para transferir ficheiros com gráficos. Como uma mensagem de correio electrónico com muitos gráficos e formatação de cor requer um tamanho de ficheiro consideravelmente grande, os destinatários com ligações mais lentas poderão demorar mais tempo a transferir ou abrir a mensagem. É muito provável que estes destinatários concluam que a sua mensagem não merece tal espera.

Testar a mensagem antes de a enviar

Antes de enviar correio electrónico para uma grande lista de destinatários, certifique-se de que testa a mensagem de correio electrónico, o respectivo conteúdo e quaisquer mecanismos que configure para rastrear e responder, incluindo hiperligações no corpo da mensagem. Comece por pré-visualizar a mensagem. Como alguns problemas podem não aparecer na pré-visualização do browser, envie a mensagem para si próprio para verificar o tamanho do ficheiro e a formatação final. O melhor é pedir a outras pessoas para testar a mensagem e lhe fornecerem os respectivos comentários. Conseguirá perceber melhor o que deixou escapar se observar com imparcialidade a forma como as pessoas que estão a fazer o teste abrem, lêem e respondem à mensagem.

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Conquistar a confiança dos clientes

A base para um programa de marketing por correio electrónico de sucesso está numa lista de clientes e potenciais clientes que estão suficientemente interessados nas suas ofertas, empresa ou sector e interessados em receber correio electrónico sobre os mesmos.

Quando pergunta aos clientes e potenciais clientes se pretendem receber mensagens da sua empresa, está a pedir-lhes que confiem em si. Faça tudo o que estiver ao seu alcance para conquistar e manter a confiança deles indo de encontro às suas expectativas e comunicando de forma clara. Faça isto e ganhará a sua lealdade. A lealdade é a melhor forma de gerar negócio.

Opt out ou opt in?

As pessoas recebem correio electrónico principalmente de duas formas: sem esperarem ou a pedido.

• Surpresa!  - Opt out  A não ser que a mensagem de correio electrónico seja de alguém conhecido, é muito provável que pense que qualquer mensagem inesperada ou não pretendida seja spam. Tem de ter uma forma de pedir para ser removido ou exercer direito de opt out relativamente ao envio desse correio. O correio electrónico de opt-out é uma mensagem de correio electrónico não solicitada que oferece aos destinatários uma possibilidade de se auto-excluírem de outros envios de correio.

  O correio electrónico de opt-out é normalmente (embora nem sempre) um incómodo. Um exemplo de correio electrónico de opt-out possivelmente legítimo é uma mensagem não solicitada sobre um evento futuro que seja relevante para os participantes de um seminário anterior que tenha sido apresentado por si. Aqui está uma boa hipótese de que possam estar interessados. Ainda assim, existe uma forma melhor.

• Fui eu que pedi!  - Opt in  Em vez de enviar correio electrónico não solicitado aos participantes do seminário do ano anterior, é preferível pedir-lhes, no seminário, os endereços de correio electrónico para o caso de pretenderem ser notificados sobre eventos futuros. Aqueles que escolherem ser notificados, terão exercido o direito de opt-in, dando-lhe permissão para o envio de correio e dizendo-lhe o tipo de informação que pretendem receber. Esta lista de subscritores pré-seleccionados são a garantia de que não perderá tempo com o envio de mensagens a clientes não interessados. Significa que tem uma óptima oportunidade de continuar a construir uma relação.

Directrizes do opt-in

Ao construir uma relação com clientes e potenciais clientes, irá querer evitar surpresas desagradáveis.

Defina expectativas claras em cada passo pelo qual os clientes tenham de passar para levá-los a exercer o direito de opt in. Este processo pode constituir a parte mais importante do seu esforço de marketing por correio electrónico. Siga estas directrizes para conquistar a confiança dos clientes na sua integridade:

• Oferecer várias formas de subscrição  Peça endereços de correio electrónico em cada ponto de contacto (balcão do serviço, máquina registadora, Web site, catálogo, boletim, chamadas telefónicas). Por exemplo, em cada página do Web site, inclua um formulário de subscrição resumido, hiperligação para uma página de subscrição ou gráfico destacado que incentive os visitantes à subscrição.
• Declarar claramente por que motivo precisa das informações pessoais  A conquista da confiança começa aqui e precisa dela para conseguir lealdade e negócios da parte dos clientes. Informe-os de que não irá vender ou partilhar a sua lista de correio (e certifique-se de que o cumpre). Disponibilize a sua política de privacidade (no modo impresso ou na Web) perto do ponto de subscrição e facilite-lhes o esclarecimento de quaisquer dúvidas que lhes possam surgir.
• Explicar os benefícios da subscrição  Dê aos seus clientes um bom motivo para efectuarem a subscrição. De que forma esta lhes poderá interessar? Conseguirão obter informações sobre as vendas antes de estas começarem? Obterão envios gratuitos na primeira compra? Receberão ofertas especiais, actualizações sobre produtos novos e futuros ou sugestões de produtos?
• Fornecer incentivos  Ofereça aos subscritores um cupão ou desconto. Inclua-os num sorteio para um novo produto. Ofereça-lhes um envio gratuito na próxima compra que efectuarem.
• Permitir que os subscritores indiquem a frequência com que pretendem receber mensagens de correio electrónico  Se não conseguir determinar a frequência adequada, deixe que sejam eles a indicar-lha e certifique-se de que a respeita.
• Pedir aos subscritores que forneçam os respectivos endereços de correio electrónicos duas vezes  É normal as pessoas fazerem erros ortográficos. Certifique-se de que confirmam o endereço de correio electrónico fornecido.
• Utilizar o registo de opt-in duplo  Se houver a possibilidade de as pessoas se adicionarem à sua lista de correio acidentalmente ou poderem submeter o nome de outra pessoa, peça-lhes que confirmem os respectivos dados. Ao pedir a indivíduos interessados que confirmem o seu interesse poderá aborrecer aqueles cujo interesse é mínimo mas irá confirmar que todas as pessoas na lista de correio estão realmente interessadas em receber as suas mensagens de correio electrónico. O opt-in duplo assegura que não envia mensagens de correio electrónico não solicitado, o que poderia prejudicar a reputação da sua empresa.
• Agradecer aos utilizadores a subscrição  Imediatamente. Indique aquilo que irão receber por se terem registado e com que frequência, bem como a forma como poderão excluir-se da lista.
• Tornar o processo de anulação da subscrição tão fácil como o da subscrição  Poderá permitir aos subscritores utilizarem o formulário de subscrição para se auto-excluírem da sua lista de correio electrónico.
• Lembrar aos utilizadores de que efectuaram a subscrição  Em cada mensagem que enviar, inclua um título de agradecimento pela subscrição.
• Manter um registo de cada subscritor  Quer as registe num sistema de gestão de clientes, numa base de dados, numa folha de cálculo ou numa lista impressa, guarde estas informações junto aos dados do cliente. Se, mais tarde, os subscritores se esquecerem de terem efectuado a subscrição e se queixarem de estar a receber correio electrónico não solicitado da sua parte, irá querer indicar a data e de que forma o fizeram. (Por escrito? Através de um formulário Web? Por correio electrónico?) Para além disso, deverá oferecer-se educadamente para os remover da sua lista de subscrições.
• Responder sempre  Responda a perguntas, pedidos e reclamações tão prontamente quanto responde a pedidos de encomendas. Mais uma vez, esforce-se para conquistar a lealdade e o interesse comercial dos clientes.

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