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Utilizando o Microsoft Office Project, é possível efectuar uma estimativa e controlar informações básicas sobre o custo (custo: custo total agendado para uma tarefa, atribuição ou um recurso ou para um projecto inteiro. Por vezes, é referido como o custo actual. No Project, os custos da linha base são normalmente denominados por "orçamento".) do projecto. Pode utilizar vários tipos de custos que o Project irá calcular à medida que o projecto evolui.

• Que tipos de custos estão disponíveis no Project?

• Como criar orçamentos e controlar os respectivos custos?

• O que são custos baseados em taxas e como são calculados?

• O que são custos por utilização e como são calculados?

• O que são custos fixos e como são calculados?

• O que são recursos de custo e como são calculados?

• Como regular o fluxo monetário?

Que tipos de custos estão disponíveis no Project?

Os custos constituem um aspecto importante do agendamento e controlo de projectos. O Project disponibiliza vários tipos de custos. Utilizando o Project, pode introduzir e controlar os seguintes tipos de custos:

• Custo baseado em taxas: um custo que é calculado com base nas taxas de pagamento (taxa de pagamento: custo do recurso por hora. O Project inclui dois tipos de taxas de pagamento: taxas padrão e taxas de horas extraordinárias.) especificadas para um recurso (recursos: pessoas, equipamento e material utilizados para concluir as tarefas de um projecto.) e na quantidade de trabalho (trabalho: relativamente a tarefas, é o trabalho total necessário para concluir uma tarefa. Em relação a atribuições, é a quantidade de trabalho atribuída a um recurso. Para os recursos, é a quantidade total de trabalho atribuída a um recurso para todas as tarefas. O trabalho é diferente da duração da tarefa.) executado por esse recurso.
• Custo por utilização (custo por utilização: taxa definida para a utilização de um recurso que pode estar no lugar de, ou juntamente com, uma variável. No que respeita aos recursos de trabalho, o custo por utilização é acumulado sempre que o recurso é utilizado. Relativamente a recursos materiais, o custo por utilização é acumulado apenas uma vez.): um custo incorrido uma vez por cada utilização de um recurso ou uma vez por cada tarefa (tarefa: actividade com um início e um fim. Os planos do projecto são constituídos por tarefas.) completa atribuída ao recurso.
• Custo fixo (custo fixo: custo estabelecido para uma tarefa que permanece constante, independentemente da duração da tarefa ou do trabalho efectuado por um recurso.): um custo definido para uma tarefa e não para um recurso. Um custo fixo permanece inalterável independentemente da duração (duração: período total de tempo de trabalho activo necessário para concluir uma tarefa. É, normalmente, a quantidade de tempo de trabalho desde o início até ao fim de uma tarefa, como definido pelo calendário do projecto e do recurso.) da tarefa ou do trabalho executado por um recurso na tarefa.
• Recurso de custo (recursos de custo: recursos que não dependem da quantidade de trabalho de uma tarefa ou da duração de uma tarefa, tal como tarifa aérea ou alojamento.): um recurso que permite acumular custos ocasionais ou periódicos que pertençam a uma tarefa. Os recursos de custo poderão incluir tarifas aéreas e alojamento, que são, normalmente, considerados como um custo ocasional por tarefa, embora possam existir várias entradas individuais para este custo ao longo da duração de uma tarefa.
• Recurso orçamental (recurso orçamental: recurso que determina a capacidade máxima de um projecto em termos do dinheiro, trabalho ou unidades materiais que esse mesmo projecto pode vir a requerer. Os orçamentos só podem ser aplicados ao nível do projecto atribuindo um recurso orçamental à tarefa de resumo do projecto.): um recurso que é aplicado ao projecto como um todo. Os recursos orçamentais representam a capacidade máxima conferida a um projecto para consumir unidades monetárias, de trabalho ou de material. No entanto, isto não significa que um projecto não possa exceder o respectivo orçamento. Em vez disso, um recurso orçamental fornece um método de comparação dos números planeados com os custos constantes, para o ajudar a controlar a integridade fiscal do projecto.

  Notas  

• É possível introduzir mais de um tipo de custo para um recurso de trabalho individual. Por exemplo, poderá introduzir uma taxa horária para o trabalho do recurso e um custo por utilização para o tempo de viagem ou outras despesas.
• Os vários tipos de custos funcionam de formas diferentes consoante o recurso seja um recurso de trabalho (uma pessoa), um recurso material (recurso material: acessórios ou outros itens consumíveis utilizados para concluir tarefas num projecto.) (como, por exemplo, cimento ou tubagens) ou um recurso de custo (recursos de custo: recursos que não dependem da quantidade de trabalho de uma tarefa ou da duração de uma tarefa, tal como tarifa aérea ou alojamento.) (como, por exemplo, uma tarifa aérea). Para recursos de trabalho, a taxa é aplicada por unidade de tempo. Para recursos materiais e recursos de custo, a taxa é aplicada por outras unidades especificadas (como, por exemplo, toneladas, metros ou unidades de uma moeda seleccionada).

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Como criar orçamentos e controlar os respectivos custos?

É possível criar e controlar orçamentos em duas direcções, utilizando um método de estimativa ascendente (estimativa ascendente: método de estimativa no qual os custos base dos itens ou recursos de trabalho individuais são calculados nos totais de custo da tarefa, do recurso e do projecto.) ou descendente (estimativa descendente: método de estimativa que utiliza os custos reais de um projecto anterior e semelhante como base para efectuar uma estimativa dos custos totais de um projecto actual. Este método é frequentemente utilizado quando há informações limitadas sobre o projecto.). O Microsoft Office Project suporta ambos os métodos.

Criar um orçamento utilizando um método ascendente

Numa abordagem ascendente, as taxas de base ou os custos por utilização para os recursos, bem como os custos fixos ou os recursos de custo (recursos de custo: recursos que não dependem da quantidade de trabalho de uma tarefa ou da duração de uma tarefa, tal como tarifa aérea ou alojamento.) para as tarefas (tarefa: actividade com um início e um fim. Os planos do projecto são constituídos por tarefas.) individuais são estimados. O Microsoft Office Project calcula os custos totais de recursos, tarefas e do projecto inteiro. Este método (também conhecido como estimativa ascendente (estimativa ascendente: método de estimativa no qual os custos base dos itens ou recursos de trabalho individuais são calculados nos totais de custo da tarefa, do recurso e do projecto.)) ajuda a obter resultados fiáveis e exactos.

Quando criar um orçamento ascendente no Microsoft Office Project:

• Comece por introduzir taxas de pagamento, custos por utilização, custo fixos e recursos de custo.
• Em seguida, introduza o trabalho ou a duração prevista para cada tarefa.
• Por último, atribua recursos às tarefas.

 Nota   Os recursos orçamentais são mais adequados à utilização no planeamento descendente. Só é possível aplicá-los ao nível do projecto atribuindo um recurso orçamental (recurso orçamental: recurso que determina a capacidade máxima de um projecto em termos do dinheiro, trabalho ou unidades materiais que esse mesmo projecto pode vir a requerer. Os orçamentos só podem ser aplicados ao nível do projecto atribuindo um recurso orçamental à tarefa de resumo do projecto.) à tarefa sumário do projecto (tarefa de resumo: tarefa composta por subtarefas e que as resume. Utilize os destaques para criar tarefas de resumo. O Project determina automaticamente informações sobre a tarefa de resumo [como a duração e o custo] utilizando as informações das subtarefas.).

Em seguida, o Microsoft Office Project calcula os custos totais estimados relativamente à conclusão de todas as tarefas do projecto. Se este total não coincidir com o orçamento, terá de ajustar taxas de pagamentos, atribuições de recursos, etc.

Depois de optimizar os custos estimados, pode guardar um plano base (plano da linha base: planos originais do projecto [até 11 por projecto] utilizados para controlar o progresso de um projecto. O plano da linha base é um instantâneo da agenda do utilizador na altura em que guardou a linha base e inclui informações sobre tarefas, recursos e atribuições.), estabelecendo, assim, o orçamento do projecto.

Com um orçamento definido, é possível comparar as despesas reais com as previstas e, em seguida, efectuar os ajustamentos necessários para cumprir o orçamento. Na maioria dos casos, terá apenas de introduzir os custos reais para cada tarefa. O Microsoft Office Project calcula o custo da tarefa com base no custo do projecto. Se necessário, também pode introduzir custos específicos.

 Nota   Para efeitos de controlo, é possível ver totais de custos numa das seguintes três formas: na caixa de diálogo Informação de Projecto, nas vistas do Project (especificamente nas vistas Utilização de Tarefas e Utilização de Recursos) ou num relatório. Utilizando Relatórios Visuais, também é possível exportar estas informações de custo para outros programas, como, por exemplo, o Microsoft Office Excel 2007 e o Microsoft Office Visio 2007.

Criar um orçamento utilizando um método descendente

Numa abordagem descendente à estimativa de orçamentos, os totais globais dos custos de recursos, tarefas e do projecto são estimados com base na experiência anterior de projectos semelhantes. Se tiver especificado um montante máximo para gastar num projecto, é preferível utilizar um método orçamental descendente em vez de um método ascendente.

Quando criar um orçamento descendente para o projecto:

• Em primeiro lugar, deve criar recursos orçamentais (recurso orçamental: recurso que determina a capacidade máxima de um projecto em termos do dinheiro, trabalho ou unidades materiais que esse mesmo projecto pode vir a requerer. Os orçamentos só podem ser aplicados ao nível do projecto atribuindo um recurso orçamental à tarefa de resumo do projecto.) que representem o orçamento global do projecto, incluindo recursos orçamentais para custos, trabalho e materiais.
• Em segundo lugar, deve atribuir os recursos orçamentais à tarefa sumário do projecto. Deste modo, os orçamentos são aplicados ao projecto inteiro.
• Em terceiro lugar, deve introduzir valores para os recursos orçamentais.
• Em quarto lugar, deve indicar os outros recursos no projecto que pretende controlar e calcular de acordo com os recursos orçamentais globais. Poderá fazê-lo criando um campo personalizado para todos os recursos no projecto e, em seguida, categorizando cada um dos recursos (incluindo os recursos orçamentais) especificando um valor no campo personalizado que indique o tipo de orçamento de acordo com o qual o recurso está a ser calculado.
• Por fim, depois de categorizar todos os recursos por tipo de orçamento, deve agrupar os recursos para os analisar em comparação com o orçamento global do projecto.

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O que são custos baseados em taxas e como são calculados?

Os custos de recursos baseados em taxas são custos de recursos de trabalho (recurso de trabalho: recursos de pessoas e equipamento que executam trabalho de forma a cumprir uma tarefa. Os recursos de trabalho consomem tempo [horas ou dias] para cumprir tarefas.), como, por exemplo, pessoas ou equipamento alugado, aos quais deve atribuir taxas normais e (se adequado) taxas para trabalho extraordinário (horas extraordinárias: quantidade de trabalho numa atribuição agendada para além das horas regulares de trabalho de um recurso atribuído e cobrada de acordo com a taxa de horas extraordinárias. O trabalho extraordinário indica a quantidade de trabalho da atribuição especificada como trabalho extraordinário.), geralmente avaliadas numa base horária. Ao atribuir um recurso a uma tarefa, o Microsoft Office Project calcula o custo total do recurso utilizando as taxas horárias especificadas para o recurso e o tempo (ou a duração (duração: período total de tempo de trabalho activo necessário para concluir uma tarefa. É, normalmente, a quantidade de tempo de trabalho desde o início até ao fim de uma tarefa, como definido pelo calendário do projecto e do recurso.)) necessário para a realização da tarefa.

 Nota   Por predefinição, o Microsoft Office Project utiliza taxas normais de recursos para calcular os custos de toda a quantidade de trabalho utilizado para concluir uma tarefa. O Microsoft Office Project não calcula automaticamente as horas adicionais como trabalho extraordinário, a não ser que as horas adicionais sejam especificamente atribuídas como trabalho extraordinário.

Uma vez que o trabalho representa sempre a quantidade total de trabalho concluído, a quantidade de trabalho extraordinário é incluída na quantidade total de trabalho e não adicionada. Por exemplo, se uma pessoa estiver agendada para trabalhar 40 horas em quatro dias, que incluam 8 horas de trabalho normal e 2 horas de trabalho extraordinário por dia, o utilizador deve atribuir 10 horas de trabalho por dia e designar 2 delas como trabalho extraordinário. O Microsoft Office Project calcula o custo das horas especificadas como trabalho extraordinário utilizando a taxa especificada para trabalho extraordinário. As horas restantes são calculadas à taxa normal.

Os custos de material baseados em taxas consistem nos custos de recursos materiais consumíveis, como, por exemplo, materiais de construção ou produtos, aos quais atribui taxas normais (geralmente taxas que não sejam calculadas à hora). Para atribuir custos a recursos materiais, deve definir a taxa por unidade de material, como, por exemplo, um taxa por metro ou tonelada. Ao atribuir um recurso material a uma tarefa, o Microsoft Office Project calcula os custos totais do material multiplicando a taxa especificada para o recurso material pelo número de unidades de material utilizado para concluir a tarefa.

Por vezes, os recursos de trabalho têm uma tabela de taxas de custo (tabela de taxa de custos: colecção de informações acerca das taxas de um recurso, incluindo a taxa padrão, a taxa de horas extraordinárias, qualquer custo por utilização e a data em que a taxa de pagamento entra em vigor. Pode estabelecer um máximo de cinco tabelas de taxa de custos diferentes para cada recurso.) aplicada que serve de base para calcular os custos. Uma tabela de taxas de custo é um conjunto de taxas e custos por utilização de recursos materiais e de trabalho. O Microsoft Office Project fornece cinco tabelas de taxas de custo, designadas de A a E (cujos nomes não é possível alterar), para que no caso de um recurso cobrar taxas diferentes consoante os tipos de trabalho, o utilizador possa atribuir cinco conjuntos individuais de taxas a esse recurso. Por exemplo, se um carpinteiro cobrar uma taxa mais alta por um trabalho de acabamento do que pela montagem de uma estrutura, poderá aplicar uma tabela de taxas de custo ao trabalho de acabamento e outra à montagem da estrutura.

Em cada tabela de taxas de custo, existem até 25 linhas que poderá utilizar para introduzir futuras alterações de taxas (como, por exemplo, aumentos das taxas de pagamento ou alterações ao custo dos materiais). É necessário especificar a data em que pretende que cada alteração da taxa entre em vigor. Por exemplo, se souber que um recurso será aumentado dentro de seis meses, pode definir o Microsoft Office Project para começar a utilizar automaticamente a nova taxa nessa altura.

 Nota   Se estiver a utilizar o Microsoft Office Project Professional 2003 e a trabalhar com recursos de empresa (recursos empresariais: recursos que fazem parte da lista inteira de recursos de uma organização. Os recursos empresariais podem ser partilhados pelos projectos.), a organização poderá optar por impor restrições às tabelas de taxas. Por exemplo, a organização poderá designar a tabela de taxas A para taxas de facturação e a tabela de taxas B para taxas não facturáveis. Contacte o administrador (administrador: configura e gere as contas de utilizador, atribui permissões e ajuda os utilizadores com problemas em aceder à rede ou ao servidor. Esta pessoa também pode gerir e personalizar vários elementos no Project Professional e Project Server.) para obter mais informações.

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O que são custos por utilização e como são calculados?

Os custos por utilização consistem em encargos ocasionais referentes à utilização de um recurso, como, por exemplo, equipamento. Estes custos nunca dependem da quantidade de trabalho executada. Em vez disso, consistem em custos ocasionais incorridos sempre que um recurso for utilizado. Embora um custo por utilização de um recurso de trabalho dependa do número de unidades de atribuição (unidades de atribuição: percentagem de tempo de um recurso de trabalho, ou unidades, em que o recurso é atribuído a uma tarefa.) utilizadas, um custo por utilização de um recurso material é aplicado apenas uma vez. Por exemplo, se um pedreiro tiver um custo por utilização de €100 (em vez de uma taxa horária) e forem necessários três pedreiros para concluir uma tarefa, o custo ascende a €300. No entanto, um custo de entrega por utilização de €100 referente a um recurso material, como, por exemplo, cimento, é aplicado apenas uma vez por entrega, independentemente de se tratarem de 10 ou 100 toneladas de cimento.

 Nota   Pode definir os custos por utilização no separador Custos da caixa de diálogo Informação de Recurso.

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O que são custos fixos e como são calculados?

Os custos fixos são custos referentes a uma tarefa que permanecem constantes independentemente da duração da tarefa, da quantidade de trabalho realizada pelo recurso ou do número de unidades de atribuição.

 Nota   Os custos de recursos baseados em taxas podem aumentar quando uma tarefa demora mais tempo do que o previsto, mas tal não acontece com um custo fixo. Por exemplo, se um carpinteiro for um recurso baseado numa taxa (ou seja, pago à hora) e a duração prevista da tarefa for de cinco dias, mas acabar por demorar sete, o pagamento ao carpinteiro será superior ao valor previsto no orçamento. No entanto, se o carpinteiro tiver um custo fixo pelo trabalho, esse custo permanece inalterado independentemente da duração da tarefa.

Pode atribuir custos fixos a uma tarefa que também já tenha custos de recursos baseados em taxas atribuídos. Por exemplo, se um recurso baseado em taxas atribuído a uma tarefa também incorrer em custos de viagem, poderá adicionar os custos de viagem à mesma tarefa como um montante fixo. Os custos fixos estão incluídos nos custos totais das fases do projecto (em tarefas sumário (tarefa de resumo: tarefa composta por subtarefas e que as resume. Utilize os destaques para criar tarefas de resumo. O Project determina automaticamente informações sobre a tarefa de resumo [como a duração e o custo] utilizando as informações das subtarefas.)) e do projecto inteiro.

 Nota   Pode definir custos fixos numa vista de tarefa (como, por exemplo, um Gráfico de Gantt) aplicando a Tabela de taxas de custo adequada e definindo, em seguida, o montante de custo no campo Custo Fixo.

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O que são recursos de custo e como são calculados?

Ao contrário dos custos fixos e dos custos por utilização, os recursos de custo (como, por exemplo, alojamento ou tarifa aérea) são criados como um tipo de recurso e, em seguida, atribuídos a uma tarefa. Ao contrário dos recursos de trabalho, os recursos de custo não podem ter um calendário aplicado aos mesmos; desta forma, não afectam o agendamento da tarefa. A quantidade de recursos de custo não depende da quantidade de trabalho realizado numa tarefa.

Os recursos de custo são utilizados quando pretender aplicar (a uma única tarefa) vários custos diversos que não sejam alterados pela quantidade de trabalho realizado numa tarefa. Por exemplo, um executivo a trabalhar numa nova proposta de projecto poderá ter três recursos de custo individuais aplicados: um para tarifa aérea, outro para despesas de alimentação e outro para despesas de alojamento. Desta forma, é possível aplicar vários custos "fixos" a uma única tarefa. Ao contrário dos recursos de trabalho e recursos materiais, as taxas de custo não podem ser aplicadas a recursos de custo.

 Nota   Os recursos de custo são criados na Folha de Recursos. (No separador Geral da caixa de diálogo Informação de Recurso, clique em Custo na lista Tipo.) Depois de criar o recurso de custo, poderá atribuí-lo às tarefas conforme necessário. Depois de o atribuir a uma tarefa, poderá definir o montante do custo utilizando a caixa de diálogo Informação de Tarefa referente a essa tarefa, a caixa de diálogo Informação de Atribuição referente a essa tarefa ou a vista Utilização de Tarefas que tem a Tabela de custos aplicada.

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Como regular o fluxo monetário?

Ao atribuir custos a tarefas e recursos, pode especificar o momento em que os custos são imputados (método de acréscimo: determina quando o pagamento do custo de um recurso é autorizado e quando os custos reais são cobrados para um projecto. Pode proceder ao pagamento das despesas no início [Início] ou fim [Fim] de uma tarefa ou reparti-los [Repartido] durante a tarefa.). Se o fluxo monetário constituir um factor crítico no projecto, poderá alterar o modo de imputação dos custos às tarefas individuais, para garantir que os mesmos serão apenas imputados quando tiver fundos suficientes disponíveis para efectuar os respectivos pagamentos.

Com excepção dos custos por utilização, que são sempre imputados no início de uma tarefa, o Microsoft Office Project rateia os custos, por predefinição, e calcula a imputação de custos com base na percentagem de conclusão da tarefa, distribuindo a imputação pela duração total da tarefa. No entanto, os custos também podem ser imputados no início de uma tarefa (caso tenha de efectuar um pagamento global no início) ou no fim de uma tarefa (se estiver a reter o pagamento até à conclusão do trabalho).

 Nota   O método de imputação pode ser definido de diversas formas, consoante o tipo de custo. Para a maioria dos tipos de recursos (incluindo recursos de trabalho, materiais e de custo, bem como custos por utilização), o método de imputação é definido no separador Custos da caixa de diálogo Informação de Recurso. Para custos fixos, o método de imputação é definido utilizando o campo Imputação dos Custos Fixos.

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