Quando gerir um projecto no mundo empresarial actual, poderá necessitar de reunir empresas associadas, fornecedores, subcontratados e membros de equipas que não se encontram no mesmo edifício (ou até no mesmo distrito ou país). Por exemplo, imagine que é o gestor de um grande projecto tecnicamente avançado, como, por exemplo, a instalação de uma rede alargada (WAN, Wide Area Network). Tem como missão monitorizar, gerir e integrar:

• o fluxo de informações (de toda a equipa);
• o planeamento, o controlo de alterações e a logística;
• os requisitos de planeamento do trabalho e de pessoal.

Apesar das diferenças de tamanho e de responsabilidade dos intervenientes, cada um dos membros do projecto deve contribuir para a respectiva parte no projecto no momento e local certos. Esta sinergia de tempo, informação e acção depende da comunicação, colaboração e participação (e essas tarefas dependem em grande medida do software utilizado).

A solução ideal seria:

• integrar diversos grupos de trabalho (por exemplo, design, produção, teste, suporte, etc.);
• permitir que a equipa do projecto troque dados do projecto entre sistemas o mais facilmente possível.

O Microsoft Project faz tudo isto: as capacidades de colaboração permitem a integração com um sistema de mensagens de grupo de trabalho baseado na Web ou em MAPI; além disso, supre as necessidades diárias habituais da equipa do projecto.

O que é um sistema de mensagens de grupo de trabalho?

Um sistema de mensagens de grupo de trabalho consiste numa rede utilizada para enviar e receber informações sobre o estado das tarefas e as respectivas atribuições. O ideal seria cada membro da equipa ter acesso a esta rede e poder trocar (receber e enviar) mensagens do grupo de trabalho com o gestor do projecto. O sistema de mensagens do grupo de trabalho mais fácil de utilizar e que confere maior flexibilidade, para o utilizador e para a equipa, é o Microsoft Project Central. Um método alternativo é um sistema de correio electrónico de 32 bits compatível com MAPI.

Utilizar um sistema de mensagens de grupo de trabalho

O sucesso de um projecto depende frequentemente de uma comunicação rápida e eficaz entre o gestor do projecto e os membros da equipa. Em vez de perder tempo precioso a dirigir-se a cada membro da equipa ou a enviar mensagens de correio electrónico, poderá ligar a equipa através de um sistema de mensagens de grupo de trabalho que permite a troca quase instantânea das informações do projecto. Quer os membros da equipa estejam ao fundo do corredor ou do outro lado do oceano, pode enviar rapidamente as informações importantes do projecto e receber as informações de estado das tarefas de forma a poder incorporá-las directamente no plano do projecto, se assim pretender.

A partir do Microsoft Project, é possível trocar mensagens de grupo de trabalho utilizando um dos seguintes sistemas de mensagens de grupo de trabalho:

• Microsoft Project Central.   Para utilizar o Microsoft Project Central, instale-o num servidor Web que, por sua vez, esteja ligado a uma intranet ou à Internet. Os computadores de todos os membros da equipa estão ligados do mesmo modo. Utilizando um browser, um membro da equipa pode visualizar, enviar e receber mensagens de grupo de trabalho a partir da home page do Microsoft Project Central. Os gestores de projecto utilizam o Microsoft Project Central para visualizar mensagens e relatórios de estado dos membros da equipa.
• Um sistema de correio electrónico de 32 bits compatível com MAPI.   Um sistema de correio electrónico é constituído por um grupo de computadores interligados numa rede capaz de trocar mensagens de correio electrónico. Para trocar mensagens de grupo de trabalho, cada computador na rede tem de ter instalado um sistema de correio electrónico de 32 bits compatível com MAPI como, por exemplo, o Microsoft Outlook®. Um membro do grupo de trabalho utiliza o sistema de correio electrónico para enviar e receber mensagens de grupo de trabalho. Como gestor do projecto, utiliza o sistema de correio electrónico para visualizar as mensagens dos membros do grupo de trabalho.

Pode utilizar qualquer um dos sistemas de grupo de trabalho isoladamente ou ambos, de modo a que alguns membros da equipa utilizem o correio electrónico e outros utilizem a Web.

Acerca do Microsoft Project Central

O Microsoft Project Central é um produto complementar do Microsoft Project que permite o planeamento colaborativo entre membros do grupo de trabalho, gestores de projecto e outros intervenientes. Com o Microsoft Project Central, pode trocar informações com os membros da equipa e trabalhar com as informações do projecto num Web Site.

O Microsoft Project Central está disponível como parte do produto Microsoft Project 2000 e como um produto cliente do Microsoft Project 2000. Qualquer pessoa que trabalhe com o Microsoft Project Central precisa de uma licença do Microsoft Project Central; no entanto, apenas o gestor do projecto/administrador tem de ter uma licença do Microsoft Project 2000 durante a manutenção de uma base de dados do Microsoft Project Central. Todos os utilizadores têm de utilizar cópias devidamente licenciadas do Microsoft Project 2000 ou do Microsoft Project Central.

Requisitos para utilizar o Microsoft Project Central

Para utilizar a Web como meio de colaboração num grupo de trabalho na sua empresa, cada computador do grupo de trabalho tem de satisfazer determinadas condições:

• Microsoft Project   No mínimo, o Microsoft Project tem de ser instalado no computador do gestor do grupo de trabalho.
• Microsoft Project Central   Este programa tem de ser instalado num servidor Web ligado a uma rede à qual todo o grupo de trabalho também está ligado. Um servidor Web é um programa que liga um grupo de trabalho a uma intranet ou à World Wide Web. O Microsoft Project Central tem de estar instalado num computador servidor no qual já estejam instalados o IIS (Internet Information Server) 4.0 ou posterior e o Windows NT 4.0 Server Service Pack 4 ou posterior. Se a empresa tiver um servidor Web dedicado, contacte o administrador do servidor Web da empresa para instalar e configurar o Microsoft Project Central. Também irá necessitar, por parte do administrador do sistema, do endereço de rede (URL) do servidor Web.
• Licenças do Microsoft Project Central   Cada membro do grupo de trabalho necessita de uma licença do Microsoft Project Central para utilizar o sistema de mensagens do Microsoft Project Central (mas apenas o gestor do projecto necessita também do Microsoft Project para trocar mensagens do grupo de trabalho). O gestor de projectos recebe uma licença juntamente com a cópia do Microsoft Project Central incluída no Microsoft Project.
• Um browser   Para apresentar mensagens de grupo de trabalho num Web Site, os membros da equipa necessitam do Microsoft Internet Explorer 4.01 Service Pack 1 ou posterior ou do Browser Module para o Microsoft Project Central, que é fornecido juntamente com o Microsoft Project Central. Por predefinição, se os membros do grupo de trabalho não tiverem um browser compatível, ser-lhes-á pedido para transferir a aplicação de browser do Windows de 32 bits quando tentarem aceder à home page do Microsoft Project Central.
• Acesso à rede e uma identificação de rede.   Se estiver a utilizar uma intranet, todos os computadores na rede da intranet necessitarão de uma identificação exclusiva de rede para a funcionalidade de grupo de trabalho poder identificar os computadores participantes na rede e comunicar com eles. Se não tiver a certeza se pertence a uma rede ou qual a respectiva identificação de rede, contacte o administrador do sistema.

Aceder ao Microsoft Project Central

Após a instalação do Microsoft Project Central, é possível aceder ao mesmo a partir do Microsoft Project, através do comando Team Inbox no submenu Workgroup do menu Tools. Todos os membros da equipa podem igualmente aceder ao Microsoft Project Central apontando num browser para a home page do Microsoft Project Central.

Por motivos de segurança, o Microsoft Project Central utiliza um de dois métodos de autenticação quando o sistema começa a ser utilizado: autenticação de servidor do Microsoft Project Central ou a autenticação do Windows NT, que fornece a segurança mais forte para as informações do projecto. Dependendo do método de autenticação, poderá ser solicitado para especificar uma palavra-passe.

Requisitos para um grupo de trabalho baseado em correio electrónico

Para utilizar o sistema de correio electrónico compatível com MAPI da empresa como método de colaboração num grupo de trabalho, o gestor e os membros do grupo de trabalho têm de ter os seguintes elementos:

• Microsoft Project   No mínimo, o Microsoft Project tem de ser instalado no computador do gestor do grupo de trabalho.
• Uma rede   Os computadores de todos os membros do grupo de trabalho têm de estar ligados a uma rede com um sistema de correio electrónico. A escolha habitual para esta função é uma rede local (LAN, Local Area Network).
• Sistema de correio electrónico de 32 bits compatível com MAPI.   Os membros do grupo de trabalho têm de estar ligados através de um sistema de correio electrónico de 32 bits MAPI (Messaging Application Programming Interface). MAPI é a interface de programação padrão proposta e suportada pela Microsoft para o acesso a mensagens electrónicas. Alguns dos produtos de correio electrónico compatíveis com MAPI incluem o Microsoft Outlook, o Microsoft Exchange e o Microsoft Mail.
• WGsetup.exe   O gestor do grupo de trabalho e todos os membros do grupo de trabalho têm de executar o ficheiro WGsetup.exe, localizado no CD incluído com o Microsoft Project. A execução deste programa permite que o sistema de correio electrónico receba e envie mensagens de grupo de trabalho.

Funcionamento do Microsoft Project Central com o Microsoft Outlook

O Microsoft Project Central fornece duas funcionalidades para integrar informações do Outlook. Os utilizadores podem visualizar as tarefas do Outlook nas respectivas folhas de ponto (apesar de não as poderem editar). Os utilizadores também podem incorporar entradas de calendário não relacionadas com o horário de trabalho do Microsoft Outlook nas respectivas folhas de ponto. Também podem enviar algumas ou todas estas entradas não relacionadas com o horário de trabalho para o gestor de projecto para actualização dos calendários do projecto.