| Aplica-se ao |
| Microsoft Office Project 2003 |
Independentemente do seu sector de actividade, da sua experiência ou da especificidade do seu projecto, a verdade é que todos os projectos se baseiam num triângulo com três vértices: tempo, dinheiro e âmbito (âmbito: combinação de todos os objectivos e tarefas do projecto e o trabalho necessário para os cumprir.). Todos os dias tem de gerir estes factores para manter o plano do projecto sob controlo.
O que é o triângulo do projecto?
Qual é o lado preso do triângulo?
Como posso optimizar para cumprir a agenda?
Como posso optimizar para cumprir o orçamento?
Como posso optimizar para cumprir os requisitos do âmbito?
Qual é a relação entre qualidade e o triângulo do projecto?
O que é o triângulo do projecto?
Se o tempo, o dinheiro e os objectivos do projecto não tivessem limite, não seria necessário gerir o projecto. Infelizmente, a maioria dos projectos tem um limite de tempo, um orçamento (orçamento: custo estimado de um projecto estabelecido pelo utilizador no Project com o respectivo plano da linha base.) e um âmbito específicos.
É esta combinação de elementos (agenda (agenda: temporização e sequência de tarefas num projecto. Uma agenda é constituída sobretudo por tarefas, dependências de tarefas, durações, restrições e informações do projecto orientadas para o tempo.), dinheiro e âmbito) que designamos por triângulo do projecto. Ao compreender o triângulo do projecto, poderá escolher melhor quando tiver de fazer concessões.
Se ajustar qualquer um dos lados do triângulo, os outros dois serão afectados.
Por exemplo, se decidir ajustar o plano de projecto (plano: agenda das datas de início e de conclusão e recursos da tarefa e dos dados sobre os custos. Um plano de linha base é o plano original guardado e utilizado pelo utilizador para controlar o progresso. Um plano provisório é um conjunto de datas que pode guardar durante o projecto para comparar com outros planos provisórios.) para:
- Antecipar a data de conclusão (data de conclusão: data em que é suposto a tarefa ser concluída. Esta data baseia-se na data de início da tarefa, bem como na duração, nos calendários, datas do antecessor, dependências da tarefa e restrições.) agendada, poderá ver aumentados os custos (custo: custo total agendado para uma tarefa, atribuição ou um recurso ou para um projecto inteiro. Por vezes, é referido como o custo actual. No Project, os custos da linha base são normalmente denominados por "orçamento".) e diminuído o âmbito.
- Cumprir o orçamento do projecto, o resultado poderá ser uma agenda mais extensa e o âmbito diminuído.
- Aumentar o âmbito, o projecto pode demorar mais tempo e custar mais dinheiro sob a forma de recursos (recursos: pessoas, equipamento e material utilizados para concluir as tarefas de um projecto.), tais como trabalhadores.
As alterações ao plano podem afectar o triângulo de várias formas, dependendo de circunstâncias específicas e da natureza do projecto. Por exemplo, em alguns casos, a diminuição do prazo pode resultar no aumento dos custos. Noutros, pode contribuir para a redução dos mesmos.
Nos termos do triângulo do projecto, os recursos são considerados um item de custos. Assim, à medida que ajusta os recursos para realizarem mais ou menos trabalho ou para reflectir a respectiva disponibilidade, pode verificar-se um ajustamento correspondente dos custos. Estes custos baseiam-se nas taxas de pagamento (taxa de pagamento: custo do recurso por hora. O Project inclui dois tipos de taxas de pagamento: taxas padrão e taxas de horas extraordinárias.) dos recursos.
É igualmente possível que, ao ajustar os recursos, se verifiquem alterações na agenda. Por exemplo, se existirem várias sobrealocações (sobreatribuição: resultado de atribuir mais tarefas a um recurso do que as que o recurso pode completar no tempo de trabalho disponível.) de recursos e nivelar (nivelar: resolver conflitos de recursos ou sobreatribuições atrasando ou dividindo certas tarefas. Quando o Project nivela um recurso, as respectivas atribuições seleccionadas são distribuídas e reagendadas.) o projecto, a agenda poderá passar a incluir tarefas divididas (tarefa de divisão: tarefa cuja agenda é interrompida. Por exemplo, uma tarefa de dois dias que não requer que o trabalho contíguo seja dividido para que o primeiro dia de trabalho seja agendado para segunda-feira e o segundo dia agendado para quinta-feira.) e atrasos (atraso: quantidade de tempo entre o início agendado de uma tarefa e a altura em que o trabalho deve começar de facto na tarefa. É frequentemente utilizado para resolver sobreatribuições de recursos. Há dois tipos de atraso: atraso de atribuição e atraso de nivelamento.) que adiem a data de conclusão.
Qual é o lado preso do triângulo?
"Lado preso"? Exactamente. Na maioria dos projectos, pelo menos um lado do triângulo está preso, uma situação que virá a afectar o gestor de projecto, uma vez que não pode alterar esse lado. Em alguns projectos, é o orçamento. Não há a mínima hipótese de obter mais fundos para o projecto. Noutros é a agenda, sendo impossível alterar as datas. Noutros, é o âmbito e não se podem modificar as entregas.
A solução é localizar os lados "presos" ou fixos do triângulo do projecto. Deste modo, saberá o que pode alterar e onde efectuar os ajustamentos em caso de problemas. Colocar o problema sob a forma de uma frase pode ajudar a perceber qual o lado problemático do triângulo.
Saber qual é o lado do triângulo que não pode ser alterado irá ajudar a saber onde podem ser efectuadas alterações. Assim, quando começar a optimizar:
- Primeiro, decida qual dos três elementos é fixo. Normalmente, é o elemento mais importante para o êxito do projecto (cumprimento do prazo, do orçamento ou do âmbito acordado).
- Em seguida, determine o lado em que o problema actual ocorre. Assim, ficará a saber quais são os elementos com que terá de trabalhar para recuperar o controlo do projecto.
Se o lado problemático e o lado fixo coincidirem, pode trabalhar com os outros dois lados do triângulo. Por exemplo, se o projecto tiver de ser concluído dentro do prazo e o problema for o tempo excessivo que está a demorar, pode ajustar os recursos ou o âmbito para recuperar o controlo do projecto.
Se o lado problemático não coincidir com o lado fixo, pode optimizar ajustando o lado restante. Por exemplo, se o projecto tiver de ser concluído dentro do prazo e o âmbito tiver sido alargado, poderá jogar com o lado dos custos, por exemplo, adicionando recursos.
Tenha em atenção que quando ajusta um lado do triângulo de tempo, dinheiro e âmbito, é provável que os outros dois lados sejam afectados. A influência pode ser positiva ou negativa, consoante a natureza do projecto.
Nota Após ajustar o plano do projecto, verifique novamente os outros dois elementos para se certificar de que não inviabilizou nenhum deles. Por exemplo, se tiver ajustado o plano para diminuir os custos, verifique se a data de conclusão continua a ser aceitável.
Como posso optimizar para cumprir a agenda?
Após analisar a agenda, poderá chegar à conclusão de que esta não cumpre o prazo do projecto. Há várias formas de ajustar a duração da agenda. Os métodos escolhidos dependem das limitações globais impostas ao projecto, tais como o orçamento, a disponibilidade de recursos (disponibilidade: indica quando e quanto tempo de um recurso pode ser agendado para trabalho atribuído. A disponibilidade é determinada pelos calendários do projecto e do recurso, pelas datas de início e fim do recurso ou pelo nível de disponibilidade do recurso para o trabalho.), o âmbito e a flexibilidade das tarefas.
A forma mais eficaz de reduzir a agenda consiste na alteração das tarefas no caminho crítico (caminho crítico: série de tarefas que devem ser concluídas a tempo para um projecto acabar dentro do prazo. Cada tarefa no caminho crítico é uma tarefa crítica.). O caminho crítico é uma série de tarefas dependentes cuja última tarefa termina na data de fim do projecto. Se alguma das tarefas nesta série for movida, a data de fim do projecto também é alterada. A modificação de tarefas que não estejam no caminho crítico poderá não afectar a agenda. É possível:
À medida que ajusta a agenda, os custos podem aumentar, os recursos podem ficar sobrealocados e o âmbito poderá sofrer alterações. Por exemplo, se reduzir as durações das tarefas no caminho crítico, o projecto irá provavelmente ficar concluído mais cedo, mas é possível que o âmbito das tarefas e, eventualmente, todo o projecto sejam reduzidos. Por outro lado, se atribuir recursos adicionais a tarefas do caminho crítico, de modo a concluí-las mais depressa, poderá ficar com recursos sobrealocados, tornando necessário o pagamento de horas extraordinárias (horas extraordinárias: quantidade de trabalho numa atribuição agendada para além das horas regulares de trabalho de um recurso atribuído e cobrada de acordo com a taxa de horas extraordinárias. O trabalho extraordinário indica a quantidade de trabalho da atribuição especificada como trabalho extraordinário.), com o consequente aumento dos custos.
Como posso optimizar para cumprir o orçamento?
Poderá chegar à conclusão de que o plano do projecto excede o orçamento. Os custos são afectados sobretudo pelos recursos atribuídos às tarefas do projecto: os custos baseados em taxas (custo com base em taxa: custos que se baseiam numa taxa introduzida no separador Custos da caixa de diálogo Informações sobre o recurso.) e os custos fixos (custo fixo: custo estabelecido para uma tarefa que permanece constante, independentemente da duração da tarefa ou do trabalho efectuado por um recurso.) de pessoas, equipamento e materiais. Assim, para cortar custos, pode reduzir o âmbito do projecto, para que haja menos tarefas ou durações mais curtas das tarefas que necessitem de recursos.
Se não pretender reduzir o âmbito, pode ajustar os recursos e certificar-se de que as definições de taxas, encargos e horas extraordinárias estão correctas. Pode verificar se os recursos atribuídos são os melhores para o trabalho. Poderá ser possível substituir um recurso mais dispendioso por outro menos dispendioso e utilizar o recurso mais dispendioso onde este for mais rentável.
À medida que ajusta o plano para cumprir o orçamento, a data de conclusão poderá sofrer um adiamento ou poderá verificar-se uma redução do âmbito. Por exemplo, se remover as horas extraordinárias das tarefas a que tinham sido atribuídos recursos sobrealocados, é possível que a agenda aumente de extensão ao ponto de a data de conclusão ocorrer um mês mais tarde. Ou, se tiver reduzido o âmbito para cumprir o orçamento, é possível que a data de conclusão agendada seja antecipada.
Como posso optimizar para cumprir os requisitos do âmbito?
Há dois aspectos do âmbito a considerar, nomeadamente o âmbito do produto e o âmbito do projecto:
- O âmbito do produto descreve as entregas finais do projecto, normalmente em grande detalhe. Entre os exemplos de âmbito do produto incluem-se especificações ou cópias. Enquanto gestor de projecto, poderá não ter grande controlo sobre o âmbito do produto.
- O âmbito do projecto inclui todo o trabalho do projecto realizado para produzir as entregas descritas no âmbito do produto. Enquanto gestor de projecto, normalmente terá algum controlo sobre o âmbito do projecto. Por exemplo, poderá ignorar revisões de códigos para algumas entregas.
Normalmente, o âmbito é ajustado quando se verifica algum problema no cumprimento da data de conclusão ou do orçamento. É possível reduzir o âmbito para antecipar a data de conclusão ou cortar custos. Também pode aumentar o âmbito, caso chegue à conclusão de que tem disponível tempo adicional ou que o orçamento foi aumentado.
Normalmente, a alteração do âmbito envolve a alteração do número de tarefas ou da respectiva duração. O âmbito está intimamente relacionado com a qualidade (qualidade: grau de excelência ou padrões pretendidos num produto, processo ou projecto.). Ao aumentar o âmbito, tem a oportunidade de incorporar maior qualidade. Pelo contrário, se reduzir o âmbito, poderá necessitar de diminuir os padrões de qualidade aceitável.
Se reduzir o âmbito, os custos podem diminuir e a data de conclusão poderá ser antecipada. Se aumentar o âmbito, os custos podem aumentar e a data de conclusão poderá ocorrer mais tarde. Por exemplo, se cortar uma série de tarefas consideradas opcionais, poderá não necessitar de tantos recursos, resultando em poupanças ao nível de custos. Pelo contrário, se aumentar o âmbito através da adição de mais tempo a uma série de tarefas, é possível que a alteração do âmbito afecte o agendamento de tarefas do caminho crítico e a data de conclusão seja adiada duas semanas.
Qual é a relação entre qualidade e o triângulo do projecto?
A qualidade é o centro do triângulo do projecto. A qualidade afecta todos os lados do triângulo e todas as alterações a qualquer lado do triângulo irão, provavelmente, repercutir-se na qualidade. A qualidade não é um factor do triângulo, é um resultado daquilo que se faz com o tempo, o dinheiro e o âmbito.
Por exemplo, se chegar à conclusão de que tem tempo adicional na agenda, poderá aumentar o âmbito acrescentando tarefas e duração. Com este tempo e âmbito extra, poderá aumentar o nível de qualidade do projecto e das respectivas entregas.
Pelo contrário, se necessitar de cortar custos para cumprir o orçamento, poderá ter de reduzir o âmbito eliminando tarefas ou reduzindo as durações das tarefas. Com um âmbito reduzido, terá menos oportunidades de atingir um determinado nível de qualidade, decorrendo a qualidade inferior da necessidade de cortar custos.
