Qual a diferença entre projetos, portefólios, fases e processos?

Alguma vez confundiu uma fase com um processo? Ou um portefólio com um material a entregar? Talvez não, mas a terminologia de gestão de projetos pode ser confusa e este artigo irá ajudá-lo a distingui-la.

Neste artigo


Obter os rolamentos: fases, processos, portfolios e produtos

Um projeto é apenas um conjunto de atividades que ocorrem de acordo com uma agenda, o que leva a um determinado resultado. Alguns projetos são autónomos, sem relação com outros trabalhos que estejam a decorrer numa organização. Por outro lado, outros projetos fazem parte de esforços maiores, como é o caso de fases (fase: grupo de tarefas relacionadas que completa um passo importante num projecto.), processos, programas e portefólios (portfólio: lista de projectos dentro de uma organização que podem partilhar a gestão comum de âmbito, orçamento ou recursos.).

Fases

Os projetos podem ser agendados em fases, de forma a que vários projetos que tenham o mesmo objetivo possam ser geridos em conjunto. Por exemplo, uma organização de caridade organiza uma festa de caridade todos os anos. Para gerir todos os projetos associados a esta função, os projetos são agrupados em três fases: Planeamento, Dia do Evento e Seguimento. Cada fase contém vários projetos.

Fase Projetos Resultado da Fase
Planeamento
  • Reservar instalações
  • Identificar e convidar oradores
  • Convidar participantes
Documento do planeamento do evento concluído
Dia do Evento
  • Organizar as instalações
  • Dar assistência ao orador convidado
  • Fornecer serviços aos participantes
O evento decorre como o planeado
Seguimento
  • Fazer um inquérito aos participantes
  • Compilar notas de seguimento
Documento post-mortem concluído

Processos

As atividades em dois projetos distintos podem ser interligadas para formarem um processo. Por exemplo, digamos que tem dois projetos: um contém as atividades necessárias para produzir um sistema de bilheteira de centros de atendimento telefónico, e o outro projeto contém as atividades necessárias para contratar e dar formação à equipa de suporte do centro de atendimento telefónico.

Projeto 1 Projeto 2

Atividades:

  • Desenvolver sistema de bilheteira
  • Testar sistema de bilheteira
  • Disponibilizar sistema de bilheteira

Atividades:

  • Entrevistar equipa de suporte
  • Contratar equipa de suporte
  • Dar formação a equipa de suporte
Resultado:
Sistema de bilheteira do centro de atendimento telefónico
Resultado:
Equipa de suporte do centro de atendimento telefónico

O conjunto combinado das atividades dos dois projetos resulta num processo para formar um centro de atendimento telefónico. O processo tem como resultado um centro de atendimento telefónico a funcionar na totalidade.

Processo

Atividades do projeto 1:

  • Desenvolver sistema de bilheteira
  • Testar sistema de bilheteira
  • Disponibilizar sistema de bilheteira

Atividades do projeto 2:

  • Entrevistar equipa de suporte
  • Contratar equipa de suporte
  • Dar formação a equipa de suporte
Resultado do processo:
Centro de atendimento telefónico a funcionar na totalidade

Programas

Um programa é um grupo de projetos geridos em conjunto para obter o máximo do seu estado de interligação. Por exemplo, uma empresa de construção que está a trabalhar numa nova subdivisão gere cada casa da subdivisão como um projeto distinto. Ao agrupar os projetos num programa para toda a subdivisão, a empresa pode visualizar facilmente o progresso da subdivisão como um todo e planear a introdução de recursos de terceiros, como, por exemplo, camiões de cimento ou paisagistas.

Programa Projetos
Estados da Contoso
  • 530 Unidade Contoso
  • 531 Unidade Contoso
  • 532 Unidade Contoso
  • 533 Unidade Contoso

Portefólios

Alguns gestores de projeto podem utilizar portefólios na correspondência de projetos com os objetivos comerciais estratégicos. Por exemplo, uma empresa de desenvolvimento de software identificou três objetivos comerciais estratégicos: "Inovar na indústria," "Desenvolver software seguro" e "Fornecer suporte de nível superior ao cliente." A organização define portefólios para cada um destes objetivos (Inovação, Segurança e Suporte), e alinha os projetos atuais e programas dentro destes portefólios.

Portefólio Projetos e Programas
Inovação
  • Projeto: Análise competitiva
  • Programa: Formação na indústria
    (Inclui três projetos: "Identificar recursos externos," "Formar gestores de produtos," e "Assistir a conferências."
Segurança
  • Projeto: Testar segurança
  • Programa: Implementar sistema de registo baseado num servidor
    (Incluir dois projetos: "Criar farm de servidores" e "Desenvolver código de registo.")
Suporte
  • Projeto: Implementar sistema de bilheteira do centro de atendimento telefónico
  • Projeto: Contratar e formar a equipa do centro de atendimento telefónico
  • Programa: Recursos online do cliente
    (Inclui dois projetos: "Criar interface do utilizador para sistema de bilheteira" e "Desenvolver e disponibilizar recursos de aprendizagem eletrónica.")

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O resultado: os materiais a entregar

Projetos, fases e processos, todos produzem algum tipo de resultado, denominado material a entregar. Normalmente, um material a entregar é algum tipo de item corpóreo, como um documento ou um produto concluído. Os materiais a entregar podem ser produtos ou bens, mas também podem ser resultados ou serviços. A tabela seguinte fornece alguns exemplos destes tipos de materiais a entregar.

Tipo de Material a Entregar Descrição Exemplos
Produto Um item corpóreo é o resultado de um projeto, fase ou processo. Os produtos podem ser materiais a entregar autónomos ou podem ser um componente de um material a entregar maior. Documento, programa de software, casa
Resultado O resultado de um projeto, fase ou processo concluído. Processo de triagem de erros revisto, nova estrutura organizacional, diretrizes para uma construção ecológica
Serviço Um resultado de um projeto, fase ou processo que permite que uma organização execute uma função comercial. Centro de atendimento telefónico a funcionar na totalidade, mesa com pessoal da equipa numa conferência, serviços de despacho por rádio

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Como se enquadra o Microsoft Project no seu sistema de gestão de projetos?

Voltando mais atrás, um "sistema" de gestão de projetos refere-se a um conjunto integrado de projetos, técnicas, metodologias e ferramentas que são utilizados para agendar e controlar projetos. O Microsoft Project é uma ferramenta incluída no maior sistema de gestão de projetos. Os projetos, também denominados planos de projeto, são guardados como ficheiros separados dentro do Project 2010 e podem ser agrupados em esforços maiores, tais como fases (fase: grupo de tarefas relacionadas que completa um passo importante num projecto.), processos, programas e portefólios (portfólio: lista de projectos dentro de uma organização que podem partilhar a gestão comum de âmbito, orçamento ou recursos.).

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Aplica-se a:
Project Professional 2013, Project Standard 2013, Project 2010