Alguma vez confundiu uma fase com um processo? Ou um portefólio com um material a entregar? Talvez não, mas a terminologia de gestão de projetos pode ser confusa e este artigo irá ajudá-lo a distingui-la.
Neste artigo
Obter os rolamentos: fases, processos, portfolios e produtos
Um projeto é apenas um conjunto de atividades que ocorrem de acordo com uma agenda, o que leva a um determinado resultado. Alguns projetos são autónomos, sem relação com outros trabalhos que estejam a decorrer numa organização. Por outro lado, outros projetos fazem parte de esforços maiores, como é o caso de fases (fase: grupo de tarefas relacionadas que completa um passo importante num projecto.), processos, programas e portefólios (portfólio: lista de projectos dentro de uma organização que podem partilhar a gestão comum de âmbito, orçamento ou recursos.).
Fases
Os projetos podem ser agendados em fases, de forma a que vários projetos que tenham o mesmo objetivo possam ser geridos em conjunto. Por exemplo, uma organização de caridade organiza uma festa de caridade todos os anos. Para gerir todos os projetos associados a esta função, os projetos são agrupados em três fases: Planeamento, Dia do Evento e Seguimento. Cada fase contém vários projetos.
| Fase |
Projetos |
Resultado da Fase |
| Planeamento |
- Reservar instalações
- Identificar e convidar oradores
- Convidar participantes
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Documento do planeamento do evento concluído |
| Dia do Evento |
- Organizar as instalações
- Dar assistência ao orador convidado
- Fornecer serviços aos participantes
|
O evento decorre como o planeado |
| Seguimento |
- Fazer um inquérito aos participantes
- Compilar notas de seguimento
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Documento post-mortem concluído |
Processos
As atividades em dois projetos distintos podem ser interligadas para formarem um processo. Por exemplo, digamos que tem dois projetos: um contém as atividades necessárias para produzir um sistema de bilheteira de centros de atendimento telefónico, e o outro projeto contém as atividades necessárias para contratar e dar formação à equipa de suporte do centro de atendimento telefónico.
| Projeto 1 |
Projeto 2 |
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Atividades:
- Desenvolver sistema de bilheteira
- Testar sistema de bilheteira
- Disponibilizar sistema de bilheteira
|
Atividades:
- Entrevistar equipa de suporte
- Contratar equipa de suporte
- Dar formação a equipa de suporte
|
Resultado:
Sistema de bilheteira do centro de atendimento telefónico |
Resultado:
Equipa de suporte do centro de atendimento telefónico |
O conjunto combinado das atividades dos dois projetos resulta num processo para formar um centro de atendimento telefónico. O processo tem como resultado um centro de atendimento telefónico a funcionar na totalidade.
| Processo |
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Atividades do projeto 1:
- Desenvolver sistema de bilheteira
- Testar sistema de bilheteira
- Disponibilizar sistema de bilheteira
|
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Atividades do projeto 2:
- Entrevistar equipa de suporte
- Contratar equipa de suporte
- Dar formação a equipa de suporte
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Resultado do processo:
Centro de atendimento telefónico a funcionar na totalidade |
Programas
Um programa é um grupo de projetos geridos em conjunto para obter o máximo do seu estado de interligação. Por exemplo, uma empresa de construção que está a trabalhar numa nova subdivisão gere cada casa da subdivisão como um projeto distinto. Ao agrupar os projetos num programa para toda a subdivisão, a empresa pode visualizar facilmente o progresso da subdivisão como um todo e planear a introdução de recursos de terceiros, como, por exemplo, camiões de cimento ou paisagistas.
| Programa |
Projetos |
| Estados da Contoso |
- 530 Unidade Contoso
- 531 Unidade Contoso
- 532 Unidade Contoso
- 533 Unidade Contoso
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Portefólios
Alguns gestores de projeto podem utilizar portefólios na correspondência de projetos com os objetivos comerciais estratégicos. Por exemplo, uma empresa de desenvolvimento de software identificou três objetivos comerciais estratégicos: "Inovar na indústria," "Desenvolver software seguro" e "Fornecer suporte de nível superior ao cliente." A organização define portefólios para cada um destes objetivos (Inovação, Segurança e Suporte), e alinha os projetos atuais e programas dentro destes portefólios.
| Portefólio |
Projetos e Programas |
| Inovação |
- Projeto: Análise competitiva
- Programa: Formação na indústria
(Inclui três projetos: "Identificar recursos externos," "Formar gestores de produtos," e "Assistir a conferências."
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| Segurança |
- Projeto: Testar segurança
- Programa: Implementar sistema de registo baseado num servidor
(Incluir dois projetos: "Criar farm de servidores" e "Desenvolver código de registo.")
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| Suporte |
- Projeto: Implementar sistema de bilheteira do centro de atendimento telefónico
- Projeto: Contratar e formar a equipa do centro de atendimento telefónico
- Programa: Recursos online do cliente
(Inclui dois projetos: "Criar interface do utilizador para sistema de bilheteira" e "Desenvolver e disponibilizar recursos de aprendizagem eletrónica.")
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O resultado: os materiais a entregar
Projetos, fases e processos, todos produzem algum tipo de resultado, denominado material a entregar. Normalmente, um material a entregar é algum tipo de item corpóreo, como um documento ou um produto concluído. Os materiais a entregar podem ser produtos ou bens, mas também podem ser resultados ou serviços. A tabela seguinte fornece alguns exemplos destes tipos de materiais a entregar.
| Tipo de Material a Entregar |
Descrição |
Exemplos |
| Produto |
Um item corpóreo é o resultado de um projeto, fase ou processo. Os produtos podem ser materiais a entregar autónomos ou podem ser um componente de um material a entregar maior. |
Documento, programa de software, casa |
| Resultado |
O resultado de um projeto, fase ou processo concluído. |
Processo de triagem de erros revisto, nova estrutura organizacional, diretrizes para uma construção ecológica |
| Serviço |
Um resultado de um projeto, fase ou processo que permite que uma organização execute uma função comercial. |
Centro de atendimento telefónico a funcionar na totalidade, mesa com pessoal da equipa numa conferência, serviços de despacho por rádio |
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Como se enquadra o Microsoft Project no seu sistema de gestão de projetos?
Voltando mais atrás, um "sistema" de gestão de projetos refere-se a um conjunto integrado de projetos, técnicas, metodologias e ferramentas que são utilizados para agendar e controlar projetos. O Microsoft Project é uma ferramenta incluída no maior sistema de gestão de projetos. Os projetos, também denominados planos de projeto, são guardados como ficheiros separados dentro do Project 2010 e podem ser agrupados em esforços maiores, tais como fases (fase: grupo de tarefas relacionadas que completa um passo importante num projecto.), processos, programas e portefólios (portfólio: lista de projectos dentro de uma organização que podem partilhar a gestão comum de âmbito, orçamento ou recursos.).
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