O triângulo do projeto

“Não pode ter bom, rápido e barato. Tem de escolher dois.” 

Há décadas que os engenheiros dizem isto aos gestores de projetos.

Em termos ligeiramente diferentes, cada projeto tem de equilibrar um "triângulo" de tempo, dinheiro e âmbito — não pode alterar um sem afetar pelo menos um dos outros dois. O trabalho do gestor de projetos é evitar que o triângulo se desfaça.

Como? Em primeiro lugar, quando surge um problema, é necessário localizá-lo no triângulo do projeto — é sobre tempo (prazos), dinheiro (orçamento) ou objetivos? Em segundo lugar, precisa de identificar quais os lados do triângulo que pode alterar e quais são os lados "fixos". Em terceiro lugar, ajuste o que puder para resolver o problema e otimizar o projeto. Por último, complete o projeto e festeje!

Neste artigo


Tempo + dinheiro + âmbito = qualidade

O triângulo do projeto é também conhecido como "triângulo de ferro" e, de uma forma menos poética, "tripla restrição". Seja qual for o nome que lhe dê, o cerne da questão é sempre o mesmo: não é possível alterar o orçamento, o calendário ou o âmbito de um projeto sem afetar pelo menos um dos outros dois elementos

Triângulo do projeto

Alguns exemplos de como funciona:

Qualidade é a quarta parte do triângulo do projeto. Encontra-se ao centro e qualquer alteração a qualquer um dos lados tem influência sobre ela.

Triângulo de projeto com qualidade

Por exemplo, se estiver adiantado em relação ao calendário, poderá recolocar funcionalidades eliminadas ou dar mais tempo para a realização das tarefas existentes. Com este tempo e funcionalidades adicionais, o resultado final pode ser um produto melhor.

Um ponto chave: não existe um padrão universal para a qualidade. Em qualquer projeto, a qualidade é definida dentro do próprio projeto. Para algumas empresas, manter um projeto dentro do orçamento é a medida de qualidade mais importante. Para outras, a colocação no mercado dentro do tempo previsto é o mais importante. Um gestor de projetos tem de saber em que consiste a qualidade para a sua empresa e para cada projeto específico.

No exemplo anterior, poderia simplesmente terminar o produto mais cedo, com menos funcionalidades, mas colocando-o no mercado antes da concorrência. Pode ser esta a definição de qualidade para esse projeto na sua empresa.

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Conhecer aquilo que não pode ser mudado

Na maioria dos projetos, pelo menos um lado do triângulo é fixo e não pode sofrer alterações.

Talvez o orçamento não seja negociável (soa-lhe familiar?). Talvez o produto tenha de ser colocado no mercado impreterivelmente até uma certa data. Talvez ambos se apliquem.

Muitas vezes, os elementos fixos de um projeto são ditados pelos níveis hierárquicos acima do gestor de projetos, mas nem sempre. Por vezes cabe ao gestor decidir quais os elementos mais importantes para o sucesso do projeto. Este aspeto tem de estar bem definido desde o início, para que esteja preparado quando surgirem problemas (e surgem sempre).

Quando o problema ocorre num lado fixo, o procedimento é muitas vezes claro. Por exemplo, se descobrir que uma das funcionalidades do software irá demorar mais tempo do que o previsto e assinou um contrato em que se comprometeu a incluir essa funcionalidade (âmbito), terá de prolongar a data de conclusão ou acrescentar recursos para terminar a tempo.

Se o lado com problemas e o lado fixo forem diferentes, não desista. É essa a beleza do triângulo do projeto: há sempre espaço para alterações. Por exemplo, se o projeto tiver de estar concluído dentro do prazo e existir o problema de aumento do âmbito, poderá ajustar os custos adicionando recursos.

Se todos os lados do triângulo estiverem bloqueados, não entre em pânico. O projeto pode estar em perigo, mas pelo menos você sabe disso e dispõe de um bom ponto de partida para repensar os objetivos e padrões de qualidade do projeto.

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Otimizar o calendário

Mais cedo ou mais tarde, irá enfrentar um projeto com um prazo inflexível.

A maneira mais eficiente de encurtar o calendário é a diminuição das tarefas que se encontram no caminho crítico (caminho crítico: série de tarefas que devem ser concluídas a tempo para um projecto acabar dentro do prazo. Cada tarefa no caminho crítico é uma tarefa crítica.). O caminho crítico consiste numa série de tarefas, com a conclusão da última tarefa na data de fim do projeto. A modificação de outras tarefas poderá não encurtar os prazos, pelo que terá de alterar tarefas dentro do caminho crítico. Para tal, pode:

Obviamente, estas alterações ao calendário podem ter efeitos dramáticos no orçamento, âmbito e qualidade do projeto.

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Otimizar o orçamento

Na maioria dos projetos, a maior fatia do orçamento consiste nos custos com os recursos: os custos fixos (custo fixo: custo estabelecido para uma tarefa que permanece constante, independentemente da duração da tarefa ou do trabalho efectuado por um recurso.) e variáveis dos colaboradores, equipamento e materiais. Cumprir o orçamento pode exigir escolhas muito difíceis:

  • Reduzir o âmbito do projeto para que existam menos tarefas e mais curtas, que necessitam de menos recursos.
  • Reduzir recursos.
  • Assegurar-se de que as tarifas, remunerações e horas extraordinárias sejam adequadas.
  • Verificar se os recursos são os mais adequados para as funções.
  • Substituir um recurso dispendioso por um recurso mais económico.

Manter os custos sob controlo pode fazer derrapar a data de fim do projeto ou exigir cortes no âmbito do projeto. Por exemplo, se não permitir a realização de horas extraordinárias, a data de conclusão pode prolongar-se até um mês mais tarde. Ou se diminuir o âmbito, a data de conclusão poderá ser antecipada.

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Otimizar o âmbito

Acha sensato poupar dinheiro construindo uma ponte alguns metros mais curta do que a margem do rio? Claro que não. Por vezes, o âmbito do projeto não pode sofrer alterações, por isso, terá de tomar outras medidas:

  • Adicionar recursos para assegurar que todas as tarefas sejam concluídas (custos).
  • Cortar tarefas que não estejam no caminho crítico, se existirem (custos).
  • Adicionar tarefas ou aumentar a duração das mesmas (custos).
  • Prolongar o prazo para concluir todas as tarefas com o nível de recursos atual (tempo).

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Aplica-se a:
Project Professional 2013, Project Standard 2013, Project 2010