Informações gerais da gestão de projetos

A gestão de projetos raramente é fácil. Este guia ajuda-o a perceber a gestão de projetos enquanto usa o Microsoft Project 2013. As ligações abaixo apresentam-lhe páginas que exploram aspetos específicos da gestão de projetos com artigos e breves tutoriais.

Informações Gerais do Project

Iniciar um plano de projeto

Quanto mais complicado se torna um projeto, maior é a necessidade de planear antes de começar a utilizar o Microsoft Project. Durante a fase de início de um projeto, utilize aplicações como o Word, o Excel e o SharePoint para o ajudar no seu raciocínio.

Objetivo do projeto DESCRIÇÃO
Inicie um plano de projeto

É frequente os projetos falharem se não houver planeamento durante a fase inicial. Neste ponto, pense sobre quem são os intervenientes e os patrocinadores à medida que esboça declarações de intenções, especificações iniciais e, talvez, um orçamento.

Em projetos mais pequenos pode fazer grande parte deste trabalho no Microsoft Project. Em projetos maiores, utilize o Word, o Excel, o PowerPoint ou até o seu telemóvel para anotar as suas ideias.

Comunique os planos aos intervenientes A comunicação com os intervenientes nem sempre é fácil mas é fulcral para o sucesso de um projeto.
Crie e partilhe relatórios de projeto Para ajudar com a parte morosa da comunicação, o Project tem vários relatórios que estão disponíveis com apenas um clique. Apresente os planos iniciais, marcos importantes do projeto, requisitos orçamentais, necessidades de pessoal, entre outros.
Novidades no Project 2013 Veja como o Project 2013 pode ajudá-lo a planear o seu projeto. Conheça as novas funcionalidades de elaboração de relatórios, integração com o SharePoint (sem o Project Server), integração com o Lync, entre outros.

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Elabore uma agenda de projeto

A elaboração de uma agenda de projeto pode demorar algum tempo. A criação de projetos pode acontecer mais rapidamente se dividir os passos em quatro categorias:

  1. Adicione tarefas
  2. Organize-as
  3. Adicione pessoas
  4. Comunique com a equipa
Objetivo do projeto DESCRIÇÃO
Crie uma nova agenda de projeto Quando concluir o planeamento inicial, é hora de iniciar o Project e criar um novo agendamento. Pode começar com um projeto em branco ou utilizar modelos que outros gestores de projetos tenham criado (alguns por peritos em gestão de projetos ou num ramo semelhante ao seu).
Adicione tarefas As tarefas são as atividades que são realizadas num projeto. Saiba como adicionar tarefas, alterar as respetivas propriedades e estimar as respetivas durações.
Organize-as As primeiras tarefas que adicionar podem não estar na ordem ideal para as gerir. Saiba como organizá-las ao usar tarefas de resumo e subtarefas e ao ligá-las.
Adicione pessoas e atribua-lhes tarefas Após adicionar tarefas ao seu projeto, pense nas pessoas que quer que trabalhem nelas. Tenha em atenção que a adição de pessoas e a atribuição delas a tarefas são duas atividades distintas no Project.
Comunique com a sua equipa Nunca é cedo demais para comunicar com a sua equipa. Se não comunicar as informações de tarefas com a frequência ou brevidade necessárias, o sucesso do seu projeto poderá ser prejudicado.
Selecione a vista certa para a sua agenda Após adicionar tarefas, organizá-las e atribuir pessoas às mesmas, o projeto poderá ficar com um aspeto confuso. Saiba como utilizar as vistas do Project para simplificar a agenda.
Crie e partilhe relatórios de projeto À medida que o projeto progride, comunique o respetivo estado e atividades à sua equipa e intervenientes. Os relatórios do Project ajudam-no a criar apresentações profissionais e atrativas que podem ser criadas em minutos.
Partilhe recursos utilizando agrupamentos de recursos e projetos principais Para ajudar a gerir pessoas em vários projetos, coloque todas as pessoas envolvidas nos seus projetos num único ficheiro de projeto. Este ficheiro funciona como um agrupamento de recursos. A partir do ficheiro de agrupamento de recursos pode partilhar recursos por vários projetos (sem o Project Server).
Defina os custos para o seu projeto A gestão de custos de projeto pode ser intimidante para qualquer gestor de projetos. Com o Project, irá descobrir que este processo não é difícil. Veja as nossas sugestões para se manter dentro do orçamento.

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Faça a gestão o seu projeto

A sua tarefa não se cinge à elaboração de uma agenda. A gestão do projeto demora mais do que a sua elaboração. Por exemplo, as tarefas podem sofrer alterações, pessoas podem ser adicionadas, a data de fim pode precisar de ser atrasada, entre outros. Com o Project, tem todas as ferramentas necessárias para controlar o progresso e fazer alterações para garantir resultados favoráveis.

OBJETIVO DESCRIÇÃO
Selecione a vista certa para a sua agenda Para diminuir a complexidade da sua agenda, descubra a vista certa. O gráfico Gantt permite-lhe ver o progresso geral do seu projeto. Também pode utilizar uma Vista de calendário, diagrama de rede ou linha cronológica para o ajudar a visualizar níveis diferentes de detalhes.
Controle o progresso da sua agenda Após ter iniciado o projeto, é hora de começar a ver como as coisas estão a correr. O trabalho está a decorrer como planeado? Existe trabalho em atraso? Irá cumprir o orçamento? Irá cumprir a data de fim?
Ajuste a data de fim de projeto O pior pesadelo de um gestor de projetos são os atrasos na data de fim após fazer alterações à agenda. Saiba mais sobre estratégias para manter a data de fim do projeto sob controlo.
Elaborar relatórios sobre o estado do projeto É frequente a comunicação ser difícil, especialmente se tiver de comunicar más notícias. Para o ajudar a comunicar com os intervenientes e executivos, o Project tem relatórios profissionais e atrativos que pode criar e enviar em poucos e simples passos.
Gerir custos do projeto Está a ultrapassar o orçamento? Precisa de ajustar os custos? Saiba como resolver problemas relacionados com custos na sua agenda.
Veja os relatórios de análise de valor ganho O valor ganho é um método de controlo avançado. No entanto, não é apenas para peritos, pois também o pode utilizar para ajudar a controlar o seu projeto.
Gerir riscos Os riscos estão espalhados pelo seu projeto. Identifique as situações de risco quando ainda estiverem na fase inicial e resolva-as antes de se tornarem problemas mais graves.

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Aplica-se a:
Project Professional 2013, Project Standard 2013