Gestão de projectos para além do Excel

Pode admiti-lo — até agora tem estado a utilizar uma folha de cálculo do Microsoft Excel para gerir projectos e não sabe muito bem porque deveria mudar. Acontece a muitos.

É tentador começar com um plano de projecto no Excel, porque ajuda a listar rapidamente todos os projectos, dispó-los de acordo com o pretendido e até criar uma espécie de vista de Gráfico Gantt (vista do Gráfico de Gantt: vista predefinida que apresenta tarefas do projecto no lado esquerdo da vista e barras gráficas correspondendo à duração das tarefas' no lado direito da vista.). Porém, uma folha de cálculo chega aos seus limites quando é necessário calcular alterações ao projecto.

Quando se encontra confrontado com a gestão simultânea de vários projectos, agendas interrompidas e recursos partilhados, a actualização de uma agenda numa folha de cálculo torna-se uma tarefa praticamente impossível. Com um motor de agendamento dinâmico, ferramentas de gestão de recursos e suporte para uma melhor comunicação, o Microsoft Project pode ajudá-lo a vencer este desafio.

O que pretende fazer?


Beneficiar de uma gestão de recursos a nível de toda a empresa

Quando utilizar uma folha de cálculo para controlar os projectos, o que acontece quando um único recurso estiver atribuído a vários projectos? Terá de gerir os recursos fora do plano do projecto, ou manualmente ou com um programa de outros fabricantes. Muitas vezes, os recursos acabam por ficar sobreatribuídos (sobreatribuição: resultado de atribuir mais tarefas a um recurso do que as que o recurso pode completar no tempo de trabalho disponível.) e será necessário gastar tempo na tentativa de reagendar o trabalho.

Com o Microsoft Project Professional, todos os projectos da organização dispõem de um agrupamento de recursos (agrupamento de recursos: conjunto de recursos disponíveis para atribuição a tarefas do projecto. Um agrupamento de recursos pode ser utilizado exclusivamente por um projecto ou pode ser partilhado por vários projectos.) central a nível de toda a empresa. Isto permite aos gestores de projectos consultar rapidamente a disponibilidade (disponibilidade: indica quando e quanto tempo de um recurso pode ser agendado para trabalho atribuído. A disponibilidade é determinada pelos calendários do projecto e do recurso, pelas datas de início e fim do recurso ou pelo nível de disponibilidade do recurso para o trabalho.) de um recurso, antes de o atribuir a uma tarefa.

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Deixar o Project calcular o efeito de alterações de datas

Pressupondo que está a controlar um projecto numa folha de cálculo. Este projecto inclui uma tarefa que não poderá ser iniciada até que um projecto diferente produza um material a entregar (pode ser entregue: resultado ou item tangível e mensurável que deve ser produzido para completar um projecto ou parte de um projecto. Normalmente, a equipa do projecto e os responsáveis pelo projecto concordam quanto aos elementos do projecto que podem ser entregues antes deste começar.) específico. Este material a entregar está agendado para estar disponível no dia 18 de Junho. No dia 25 de Junho ainda está à espera do material. Quanto tempo irá necessitar para actualizar a folha de cálculo com uma nova data para a tarefa que depende deste material a entregar? Eventualmente, não irá demorar muito se a tarefa estiver agendada no fim do projecto, mas se estiver agendada no início? E se o projecto abranger bem mais de 50 tarefas? Mais de 100 tarefas?

O Project pode ajudá-lo a ajustar rapidamente a agenda do projecto e as atribuições (atribuição: recurso específico atribuído a uma tarefa em particular.) de recursos através de um motor de agendamento dinâmico. Processa as alterações de data e os efeitos subsequentes de forma totalmente integrada, tendo em conta todas as dependências, materiais a entregar e atribuições de recursos. O Project não apenas recalcula automaticamente a agenda, como também destaca as datas que alterou, de forma a que possa rapidamente ver o efeito de cada alteração da agenda.

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Utilizar métodos de relatório flexíveis

Terá uma reunião ad-hoc com o gestor daqui há dez minutos para discutir o estado do projecto. Pretende apresentar um relatório sobre os progressos do projecto, mas a tão curto prazo, o melhor que consegue fazer é imprimir a folha de cálculo e esperar que os dados sejam correctos. Gostava de proporcionar ao gestor um relatório mais composto do projecto, mas isto simplesmente não é possível num prazo tão curto utilizando uma folha de cálculo.

Com o Project, poderá gerar rapidamente um relatório visual que utiliza um modelo que, por sua vez, exporta os dados para uma Tabela Dinâmica (tabela dinâmica: tabela interactiva que resume ou efectua a referência cruzada de grandes quantidades de dados. Pode rodar as respectivas linhas e colunas para ver resumos diferentes dos dados de origem, filtrar os dados apresentando páginas diferentes ou apresentar detalhes.) no Excel ou para um Diagrama Dinâmico no Microsoft Visio Professional. Poderá escolher quais os campos que pretende destacar no relatório, incluindo quaisquer campos personalizados que configurou para o projecto, e apresentar um relatório limpo e conciso para a reunião com a gestão.

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Integrar o Excel

Exportando os dados do projecto para o Excel, poderá continuar a utilizar as funcionalidades eficientes da folha de cálculo, enquanto aproveita o Project para controlar a agenda e os recursos do projecto. Também poderá importar ou incorporar dados do Excel no plano de projecto.

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Aplica-se a:
Project 2010