Criar um orçamento para o projecto

A criação de um orçamento para o projecto permite que um gestor de projecto especifique a capacidade máxima de utilização de unidades monetárias, realização de trabalho ou utilização de materiais num projecto.

Neste artigo


Introdução à criação de um orçamento

Para criar um orçamento para o projecto, tem de realizar cinco acções:

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Passo 1: Criar recursos orçamentais para o projecto

A título exemplificativo do modo de criação de um orçamento para o projecto, imagine que pretende criar três recursos orçamentais, com os nomes Orçamento-Viagens, Orçamento-Trabalho e Orçamento-Materiais. Os nomes atribuídos a estes recursos orçamentais irão ajudá-lo a distingui-los de outros recursos no projecto quando os categorizar no Passo 4.

  1. Na Folha de recursos, crie três recursos para utilizar como recursos orçamentais para o projecto.
  2. Para cada recurso orçamental, clique em Informação de Recurso.
  3. Na caixa Informação de Recurso, crie o tipo de recurso orçamental pretendido clicando no tipo na lista Tipo e, em seguida, seleccionando a caixa de verificação Orçamento.
  4. Clique em OK.

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Passo 2: Atribuir os recursos orçamentais à tarefa sumário do projecto

Para mostrar o orçamento alocado ao projecto inteiro, tem de atribuir todos os recursos orçamentais à tarefa sumário do projecto:

  1. No menu Ver, clique em Gráfico de Gantt.
  2. No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique no separador Ver.
  3. Na secção Opções hierárquicas para, clique em Mostrar tarefa sumário projecto.
  4. Clique em OK.
  5. Seleccione a tarefa sumário do projecto e, em seguida, clique em Atribuir RecursosImagem de botão.
  6. No campo Nome do Recurso, seleccione os recursos orçamentais criados no primeiro passo e, em seguida, clique em Atribuir.

 Sugestão   Se tiver muitos recursos de vários tipos, mas pretender mostrar apenas os recursos orçamentais, clique em Opções da lista de recursosImagem de botão. Seleccione a caixa de verificação em Filtrar por e, em seguida, clique em Recursos Orçamentais na lista.

  1. Depois de atribuir os recursos orçamentais à tarefa sumário do projecto, clique em Fechar.

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Passo 3: Introduzir valores para recursos orçamentais

  1. No menu Ver, clique em Utilização de Recursos.
  2. Na vista Utilização de Recursos, introduza os valores orçamentais começando por inserir colunas para os campos Custo Orçamental e Trabalho Orçamental:
    1. No menu Inserir, clique em Coluna.
    2. Na caixa Nome do campo, clique em Custo Orçamental e, em seguida, clique em OK. Repita estes dois passos para inserir uma coluna para o campo Trabalho Orçamental.

 Sugestão   Se as atribuições de recursos estiverem ocultas, clique no símbolo hierárquico da tarefa Button image para as apresentar.

  1. Na linha que representa a tarefa sumário do projecto, introduza valores para os orçamentos de custos e de trabalho.

 Nota   Não se esqueça de que o campo Trabalho Orçamental inclui valores para recursos de trabalho e materiais. Para um recurso de trabalho, o orçamento é calculado em horas. Para um recurso material, o orçamento é calculado de acordo com o rótulo de material criado para o mesmo. Por exemplo, um valor de 20 para um orçamento de betão que tenha um rótulo de material especificado como Toneladas é apresentado como 20 Toneladas no campo Trabalho Orçamental.

Também pode introduzir montantes de trabalho orçamental e custo orçamental para um período de tempo específico utilizando a parte faseada (faseado no tempo: informações de tarefa, recurso ou atribuição distribuídas ao longo do tempo. Pode rever as informações faseadas no tempo em qualquer período de tempo disponível nos campos do lado direito das vistas Utilização de tarefas e Utilização de recursos.) da vista Utilização de Recursos. Este método é útil para, por exemplo, especificar que pretende alocar um determinado montante mensal ao longo da duração de um projecto.

  1. No menu Formatar, clique em Estilos de Detalhe.
  2. Na caixa Campos disponíveis, clique em Custo Orçamental e, em seguida, clique em Mostrar. Repita estes dois passos para inserir uma coluna para o campo Trabalho Orçamental.
  3. Clique em OK.

Os campos Trabalho Orçamental e Custo Orçamental são apresentados como linhas. Introduza os valores orçamentais por período de tempo. Não se esqueça de que só pode introduzir valores para a tarefa sumário do projecto.

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Passo 4: Categorizar custos de recursos consoante o respectivo tipo de orçamento

Este passo serve para categorizar todos os recursos, incluindo recursos orçamentais, de acordo com o tipo de recurso a que cada um pertence. Pode fazê-lo criando um campo de texto personalizado que contenha palavras ou frases que identifiquem cada tipo de recurso. Depois de categorizar todos os recursos desta forma, no passo final que se segue, irá agrupar os tipos de recursos para os analisar em comparação com o orçamento global.

  1. No menu Ver, clique em Folha de Recursos.
  2. Crie um campo de texto personalizado que irá conter uma palavra ou frase que identifique o tipo de recurso a que os recursos pertencem:
    1. No menu Ferramentas, aponte para Personalizar e clique em Campos.
    2. Na caixa de diálogo Campos Personalizados, clique em Recurso e, em seguida, na lista Tipo, clique em Texto1 (ou em qualquer outro campo de texto de Texto1 a Texto30).
    3. Clique em Mudar o nome para mudar o nome do campo de forma a reflectir a categoria do orçamento que pretende agrupar como, por exemplo, Tipo de Orçamento.
    4. Seleccione a opção Passar para baixo, salvo introduzido manualmente e, em seguida, clique em OK.
  3. Adicione o campo de texto personalizado do recurso à vista Folha de Recursos.
  4. Na vista Folha de Recursos, para cada recurso (incluindo recursos orçamentais), escreva uma palavra ou frase no campo personalizado que identifique o tipo de orçamento do recurso.

Por exemplo, para cada pessoa no projecto que esteja a trabalhar activamente nas tarefas, pode utilizar a palavra Trabalho para indicar o tipo de recurso. Para cada recurso material, poderá utilizar a palavra Materiais. Para cada recurso de custo que envolva viagens, poderá utilizar a palavra Viagens.

 Nota   Certifique-se de que utiliza estas mesmas palavras ou frases de categorização para os recursos orçamentais atribuídos à tarefa sumário do projecto, bem como para os recursos individuais de trabalho, materiais e de custo.

Configuração de recursos orçamentais

Chamada 1 Foi adicionado um campo personalizado com o nome Tipo de Orçamento à Folha de Recursos.
Chamada 2 Todos os recursos de viagens, incluindo o recurso orçamental com o nome Orçamento-Viagens, estão categorizados no mesmo tipo de orçamento.

As palavras e frases de categorização que escreveu no campo personalizado serão utilizadas para o agrupamento no passo seguinte.

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Passo 5: Agrupar recursos de forma a compará-los com o orçamento

  1. No menu Ver, clique em Utilização de Recursos.
  2. No menu Projecto, aponte para Agrupar por e, em seguida, clique em Personalizar Agrupar Por.
  3. Na caixa de diálogo Personalizar Agrupar Por, na coluna Nome do Campo, clique no nome do campo de texto personalizado do recurso que criou no Passo 4 e, em seguida, clique em OK.

Os recursos são agrupados pelo respectivo tipo de orçamento. Agora poderá ver o estado dos custos de recursos em comparação com o orçamento global especificado para o projecto no Passo 3.

Gráfico com recursos orçamentais na vista Utilização de Recursos.

Chamada 1 O orçamento total para o trabalho ao longo do projecto.
Chamada 2 A quantidade de trabalho total para todos os recursos no projecto. O trabalho atribuído excede o orçamento em 24 horas.
Chamada 3 A quantidade de trabalho atribuída ao Pedro.

 Sugestão   Também é possível ver um relatório gráfico do orçamento. No menu Relatório, clique em Relatórios Visuais. Na caixa de diálogo Relatórios Visuais, clique no separador Utilização da Atribuição e, em seguida, clique em Relatório de Trabalho Orçamental ou Relatório de Custo Orçamental. Clique em Ver para ver o relatório.

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Aplica-se a:
Project 2007