Guardar e recuperar automaticamente ficheiros do Office

Por vezes, um programa do Microsoft Office fecha antes de guardar as alterações num ficheiro em que está a trabalhar. Algumas causas possíveis incluem:

  • Ocorrência de uma falha de corrente.
  • O sistema fica instável devido a outro programa.
  • Algo corre mal com o próprio programa do Microsoft Office.

Embora nem sempre seja possível evitar que problemas deste tipo aconteçam, é possível tomar precauções para proteger o trabalho quando um programa Office fecha incorrectamente.

O que pretende fazer?


Obter informações sobre o funcionamento da Recuperação Automática e da Gravação Automática

A opção Recuperação Automática (nestes programas do Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Publisher e Visio) e a opção Gravação Automática (no Microsoft Office Outlook) podem ajudar a evitar a perda de trabalho de duas formas:

  • Os dados são guardados automaticamente     Se activar a Recuperação Automática ou a Gravação Automática, o ficheiro (como, por exemplo, um documento do Microsoft Office Word) ou item (como, por exemplo, uma mensagem de correio electrónico do Outlook) é guardado automaticamente as vezes que pretender. Deste modo, caso tenha estado a trabalhar durante muito tempo e se esqueceu de guardar um ficheiro ou se a corrente falhar, o ficheiro no qual tem estado a trabalhar contém todo ou, pelo menos, algum trabalho que executou desde a última vez que o guardou.
  • O estado do programa é guardado automaticamente     No Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office PowerPoint e Microsoft Office Word, existe uma vantagem adicional em activar a Recuperação Automática ou a Gravação Automática. Nestes programas, se activar esta opção, alguns aspectos do estado do programa são recuperados quando o programa é reiniciado depois de fechar incorrectamente.

Por exemplo, está a trabalhar em vários livros do Excel ao mesmo tempo. Cada ficheiro é aberto numa janela diferente, com dados específicos visíveis em cada janela. Num dos livros, é seleccionada uma célula para o ajudar a manter um registo das linhas que já foram revistas e, em seguida, o Excel falha. Quando reinicia o Excel, o mesmo abre novamente os livros e restaura as janelas da forma como eram antes de o Excel falhar.

Embora nem todos os aspectos do estado do programa possam ser recuperados, em muitos casos, a funcionalidade de Recuperação pode ajudar a recuperar de forma mais rápida.

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Activar e ajustar a Recuperação Automática e a Gravação Automática

Que programa do está a utilizar?


Excel

  1. Clique no Botão do Microsoft OfficeImagem de botão e, em seguida, clique em Opções do Excel.
  2. Clique em Guardar.
  3. Seleccione a caixa de verificação Guardar informações de Recuperação Automática a cada x minutos.
  4. Na lista minutos, especifique a frequência com que pretende que o programa guarde os dados e o estado do programa.

 Sugestão   A quantidade de novas informações contidas no ficheiro recuperado depende da frequência com que o programa do Microsoft Office guarda o ficheiro de recuperação. Por exemplo, se o ficheiro de recuperação for guardado apenas de 15 em 15 minutos, o ficheiro recuperado não conterá os últimos 14 minutos de trabalho antes de uma falha de electricidade ou de outro problema ter ocorrido.

  1. Opcionalmente, pode alterar a localização (especificada na caixa Localização do ficheiro de Recuperação Automática) na qual o programa guarda automaticamente uma versão dos ficheiros em que trabalha.

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Outlook

  1. No menu Ferramentas, clique em Opções.
  2. No separador Preferências, clique em Opções de Correio Electrónico e, em seguida, clique em Opções Avançadas de Correio Electrónico.
  3. Seleccione a caixa de verificação Guardar Automaticamente itens a cada: x minutos.
  4. Na lista minutos, especifique a frequência com que pretende que o programa guarde os dados e o estado do programa.

 Sugestão   A quantidade de novas informações contidas no item recuperado depende da frequência com que o programa do Microsoft Office guarda o item de recuperação. Por exemplo, se o item de recuperação for guardado apenas de 15 em 15 minutos, o item recuperado não conterá os últimos 14 minutos de trabalho antes de uma falha de electricidade ou de outro problema ter ocorrido.

  1. Opcionalmente, no menu Guardar Automaticamente itens em, seleccione a pasta onde pretende que o Outlook guarde automaticamente os itens.

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PowerPoint

  1. Clique no Botão do Microsoft OfficeImagem de botão e, em seguida, clique em Opções do PowerPoint.
  2. Clique em Guardar.
  3. Seleccione a caixa de verificação Guardar informações de Recuperação Automática a cada x minutos.
  4. Na lista minutos, especifique a frequência com que pretende que o programa guarde os dados e o estado do programa.

 Sugestão   A quantidade de novas informações contidas no ficheiro recuperado depende da frequência com que o programa do Microsoft Office guarda o ficheiro de recuperação. Por exemplo, se o ficheiro de recuperação for guardado apenas de 15 em 15 minutos, o ficheiro recuperado não conterá os últimos 14 minutos de trabalho antes de uma falha de electricidade ou de outro problema ter ocorrido.

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Publisher

  1. No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique no separador Guardar.
  2. Seleccione a caixa de verificação Guardar informações de Recuperação Automática a cada x minutos.
  3. Na lista minutos, especifique a frequência com que pretende que o programa guarde os dados.

 Sugestão   A quantidade de novas informações contidas no ficheiro recuperado depende da frequência com que o programa do Microsoft Office guarda o ficheiro de recuperação. Por exemplo, se o ficheiro de recuperação for guardado apenas de 15 em 15 minutos, o ficheiro recuperado não conterá os últimos 14 minutos de trabalho antes de uma falha de electricidade ou de outro problema ter ocorrido.

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Visio

  1. No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique no separador Guardar/Abrir.
  2. Seleccione a caixa de verificação Guardar informações de Recuperação Automática a cada x minutos.
  3. Na lista minutos, especifique a frequência com que pretende que o programa guarde os dados.

 Sugestão   A quantidade de novas informações contidas no ficheiro recuperado depende da frequência com que o programa do Microsoft Office guarda o ficheiro de recuperação. Por exemplo, se o ficheiro de recuperação for guardado apenas de 15 em 15 minutos, o ficheiro recuperado não conterá os últimos 14 minutos de trabalho antes de uma falha de electricidade ou de outro problema ter ocorrido.

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Word

  1. Clique no Botão do Microsoft OfficeImagem de botão e, em seguida, clique em Opções do Word.
  2. Clique em Guardar.
  3. Seleccione a caixa de verificação Guardar informações de Recuperação Automática a cada x minutos.
  4. Na lista minutos, especifique a frequência com que pretende que o programa guarde os dados e o estado do programa.

 Sugestão   A quantidade de novas informações contidas no ficheiro recuperado depende da frequência com que o programa do Microsoft Office guarda o ficheiro de recuperação. Por exemplo, se o ficheiro de recuperação for guardado apenas de 15 em 15 minutos, o ficheiro recuperado não conterá os últimos 14 minutos de trabalho antes de uma falha de electricidade ou de outro problema ter ocorrido.

  1. Opcionalmente, pode alterar a localização (especificada na caixa Localização do ficheiro de Recuperação Automática) na qual o programa guarda automaticamente uma versão dos ficheiros em que trabalha.

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Guardar mais cedo e muitas vezes

As funcionalidades Recuperação Automática e Gravação Automática não substituem a gravação regular do trabalhando clicando em Guardar Imagem de botão. A gravação manual do ficheiro é a forma mais segura para preservar o trabalho efectuado.

Atalho do teclado  Para guardar um ficheiro, prima CTRL+S.

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Aplica-se a:
Excel 2007, Outlook 2007, PowerPoint 2007, Publisher 2007, Visio 2007, Word 2007