Quando cria uma mensagem no Outlook, o formato predefinido é HTML. Este formato suporta formatação de texto, numeração, marcas, alinhamento, linhas horizontais, imagens (incluindo fundos), estilos HTML, papel de carta, assinaturas e a ligação a páginas Web. Uma vez que os programas de correio electrónico mais conhecidos utilizam o formato HTML, este é o formato recomendado para o envio de correio através da Internet. Este formato é também recomendado se a maioria das mensagens for enviada no interior de uma empresa que utilize o Microsoft Exchange Server.

Formato de texto simples

O formato de texto simples é um dos formatos de todos os programas de correio electrónico. No entanto, o texto simples não suporta negrito, itálico, tipos de letra coloridos ou outra formatação de texto. Também não suporta imagens apresentadas directamente no corpo da mensagem (embora as possa incluir como anexos).

Formato Rich Text

O formato Rich-text (RTF) do Outlook é um formato da Microsoft reconhecido apenas pelos seguintes programas de correio electrónico: versões 5.0 e 4.0 do Microsoft Exchange Client, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook 2002, Outlook 2000, Outlook 98 e Outlook 97. Pode utilizar o formato RTF quando envia mensagens a partir de uma empresa que utilize o Microsoft Exchange Server; recomenda-se, no entanto, que utilize o formato HTML. O formato RTF suporta formatação de texto, incluindo marcas, alinhamento e objectos ligados (objecto ligado: objecto criado num ficheiro de origem e inserido num ficheiro de destino, mantendo uma ligação entre os dois ficheiros. O objecto ligado do ficheiro de destino pode ser actualizado quando o ficheiro de origem é actualizado.). O Outlook converte automaticamente mensagens RTF para HTML quando envia uma mensagem a um destinatário da Internet, fazendo com que a formatação da mensagem seja mantida e os anexos devidamente recebidos. O Outlook também formata automaticamente pedidos de tarefas e de reuniões e mensagens com botões de voto, permitindo o envio correcto e intacto destes itens através da Internet para outros utilizadores do Outlook, independentemente do formato predefinido.

Na maior parte dos casos, não necessita de alterar o formato da mensagem. Quando envia uma mensagem com formato HTML a terceiros cujo programa de correio electrónico não reconhece o formato HTML, esse programa apresenta uma versão em texto simples no corpo da mensagem.

Quando envia uma mensagem com formato RTF a um destinatário da Internet, o Outlook converte a mesma para HTML por predefinição. Isto preserva a formatação da mensagem. Em alternativa, pode utilizar texto simples ou formato RTF para mensagens da Internet mas os utilizadores não verão formatação na mensagem e os anexos poderão não ser recebidos. Se a mensagem ligada à Internet for uma tarefa ou pedido de reunião, o Outlook irá convertê-la automaticamente para o formato iCal, um formato comum para itens de calendário da Internet, para que outros programas de correio electrónico o possam reconhecer.

Quando responde a uma mensagem, o Outlook preserva o formato da mensagem à qual está a responder. No entanto, se seleccionar a opção para Ler todas as mensagens em texto simples, o Outlook utilizará o formato no qual a mensagem é apresentada. Quando tiver activado a opção Ler todas as mensagens em texto simples e responder sem efectuar alterações ao formato da mensagem, a mensagem de resposta será enviada em texto simples. Em alternativa, poderá clicar na barra de informações e alterar o formato da mensagem (para HTML ou Rich Text) e, em seguida, responder. Se alterar o formato da mensagem, a resposta assumirá o novo formato de apresentação.

Em alguns casos, pode preferir utilizar um formato diferente para uma mensagem específica. Por exemplo, alguém pode enviar-lhe uma mensagem com formato de texto simples, mas pretende reencaminhar ou responder a essa mensagem utilizando o formato HTML e as funcionalidades que suporta. Pode pretender utilizar um certo formato para um contacto específico; por exemplo, se envia frequentemente correio contendo objectos ligados a um contacto que são suportados apenas pelo formato Rich-text (RTF) do Outlook. O Outlook oferece a flexibilidade necessária para estas situações.