A pasta Contactos é o livro onde estão guardados os endereços de correio electrónico e as informações relativas às pessoas e empresas com que pretende comunicar. Utilize a pasta Contactos para armazenar o endereço de correio electrónico, o endereço da residência, os vários números de telefone, imagem e quaisquer outras informações relacionadas com o contacto, tal como a data de nascimento ou de aniversário.

Comunicar com os contactos

A partir de um contacto na lista de contactos, pode clicar num botão ou num comando de menu para que o Microsoft Outlook envie um pedido de reunião, uma mensagem de correio electrónico ou um pedido de tarefas ao contacto Se tiver um modem, pode fazer com que o Outlook marque o número de telefone do contacto. O Outlook pode registar a duração da chamada e manter um registo na pasta Diário, na qual pode incluir as notas que tirar durante a conversação. Pode ligar qualquer item do Outlook ou documento do Microsoft Office a um contacto a fim de registar as actividades associadas ao contacto.

Introduzir informações de contacto

Quando escreve um nome ou endereço de um contacto, o Outlook separa o nome ou o endereço em partes e coloca cada parte num campo separado. Pode ordenar, agrupar ou filtrar contactos através de qualquer parte do nome ou do endereço.

Pode arquivar informações sobre contactos por apelidos, nomes próprios, nomes de empresas, alcunhas ou qualquer palavra que o ajude a localizar rapidamente o contacto como, por exemplo, "fornecedor". O Outlook proporciona várias formas de arquivar os contactos por nome ou pode indicar a forma pretendida.

Pode escrever até três endereços para cada contacto. Designe um endereço como endereço para correspondência e utilize-o em etiquetas de endereços, envelopes ou na impressão em série de cartas.

Armazenar certificados de contacto

Pode guardar o certificado (chave pública) de um destinatário na entrada de contacto que criou para o mesmo. Clique no separador Certificados no cartão de contacto para consultar o certificado listado. Quando o destinatário envia mensagens de correio electrónico assinadas digitalmente, o Outlook pode utilizar o certificado para verificar a assinatura. Também pode utilizar o certificado para enviar correio electrónico encriptado ao destinatário.

Utilizar vCards (cartões de visita virtuais)

O Outlook suporta a utilização de vCards, a norma da Internet para criar e partilhar cartões de visita virtuais. Pode guardar um contacto como um vCard e enviá-lo numa mensagem de correio electrónico. Pode também adicionar um vCard à assinatura de correio electrónico.