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Esta funcionalidade requer que esteja a utilizar uma conta de correio electrónico do Microsoft Exchange Server.

Da mesma forma que pode ter um assistente que o ajude a gerir a correspondência impressa que recebe, o Microsoft Outlook oferece funções semelhantes permitindo a atribuição de acesso a outra pessoa à sua pasta A receber e a qualquer outra pasta do Outlook que desejar. O processo de concessão de permissão a alguém para abrir as suas pastas, ler e criar itens e responder a pedidos por si é denominado acesso delegado (delegado: utilizador a quem foi concedida permissão para abrir as pastas de outro utilizador, criar itens e responder a pedidos em nome desse utilizador. A pessoa que concede permissão de delegado determina quais as pastas a que o delegado pode aceder e quais as alterações que pode efectuar.) .

Como pessoa que concede permissão, o utilizador pode determinar o nível de acesso do delegado. Pode dar uma permissão de delegado para ler itens nas pastas ou para ler, criar, modificar e eliminar itens. Pode dar uma permissão de delegado para enviar correio e responder a correio em seu nome. O delegado também pode organizar reuniões em seu nome e responder a pedidos de reunião e pedidos de tarefa que foram enviados para si. Por predefinição, se conceder a alguém o acesso às suas pastas, esse delegado terá acesso aos itens existentes nas pastas, excepto os itens marcados como privados. Deve conceder permissões adicionais para permitir o acesso a itens privados.

Nota  Se deseja utilizar a funcionalidade Acesso delegado, é necessário que o correio seja entregue na sua caixa de correio (caixa de correio: local do Microsoft Exchange Server onde é entregue o correio electrónico. O administrador configura uma caixa de correio para cada utilizador. Se designar um ficheiro de pastas pessoais como a localização de entrega de correio electrónico, estas serão encaminhadas para o mesmo a partir da caixa de correio.) no servidor e não num ficheiro de pastas pessoais no disco rígido.